I proprietari di aziende al di fuori della vendita al dettaglio a volte liquidano la prevenzione delle perdite come una sfida solo per i negozi al dettaglio. Ma ogni azienda può trarre beneficio dall’implementazione di strategie di prevenzione delle perdite che proteggono l’inventario e i conti.
Una forte strategia di prevenzione delle perdite vi aiuterà a:
- Proteggere i vostri profitti.
- Migliorare la soddisfazione dei clienti mantenendo un inventario accurato.
- Sviluppare una cultura della sicurezza e della responsabilità che porta a dipendenti più felici e coinvolti.
- Taccheggio
- Frode o errori dei fornitori, come quando si riceve un ordine con scorte insufficienti
- Furto da parte dei dipendenti, che costa 2.900 miliardi all’anno
- Erori amministrativi, come un errore di contabilità o un prezzo di vendita erroneamente elencato
- Danni all’inventario, come lo spreco o il deterioramento
.9 trilioni all’anno
Che cos’è la prevenzione delle perdite?
La prevenzione delle perdite è uno sforzo organizzato da un’azienda per ridurre qualsiasi perdita di entrate. Le perdite si verificano generalmente a causa di problemi di contabilità o di controllo dell’inventario. Le cause specifiche includono:
Perché ogni azienda dovrebbe avere una strategia di prevenzione delle perdite
Infatti, qualsiasi strategia decidiate di adottare dovrebbe rientrare nel vostro piano generale di gestione della sicurezza fisica. Ma anche un piccolo investimento nella prevenzione delle perdite migliorerà i vostri margini di profitto.
La prevenzione delle perdite ha anche alcuni utili benefici indiretti.
I dipendenti si accorgono quando il furto avviene intorno a loro e quando gli errori amministrativi hanno un impatto sul loro lavoro. Questi problemi possono avere un serio impatto sul morale. Fare uno sforzo proattivo per prevenire le perdite mostra ai dipendenti e ai clienti che si è investito nella gestione di un’attività ad alte prestazioni. Risponderanno positivamente a questo sforzo.
8 strategie collaudate per la prevenzione delle perdite
Ecco alcune strategie collaudate per la prevenzione delle perdite che proteggeranno la vostra azienda e vi aiuteranno a sviluppare una cultura della sicurezza sul posto di lavoro:
Sollecitate i vostri dipendenti e incoraggiateli a partecipare
Gli esperti di prevenzione delle perdite hanno scoperto che incoraggiare i dipendenti a partecipare a una nuova iniziativa di prevenzione delle perdite è solitamente più efficace che offrire semplicemente programmi di ricompense o punizioni per convincerli a conformarsi. Hanno bisogno di vedere l’iniziativa come una buona causa che possono sostenere. Quando i dipendenti sono investiti nel successo dell’azienda, saranno molto più propensi a proteggerla dalle perdite.
Spiegate ai dipendenti che volete creare un ambiente di lavoro migliore per loro e che la prevenzione delle perdite fa parte di questo piano. Per rafforzare il vostro messaggio, potete trovare altri modi per mostrare ai dipendenti che li stimate e che vi preoccupate del loro successo personale.
Collegate la vostra strategia di prevenzione delle perdite ad altri sforzi per sostenere i vostri dipendenti.
Considera anche l’implementazione di:
- Eventi di apprezzamento dei dipendenti più frequenti
- Mentoring della carriera
- Piani di rialzo basati sul rendimento, quando sono un’opzione finanziaria
Avere politiche chiare
La prevenzione delle perdite deve essere applicata regolarmente e coerentemente perché i tuoi sforzi abbiano veramente successo. Il modo più veloce per perdere l’adesione dei dipendenti è quello di vedere l’azienda applicare in modo incoerente le procedure di prevenzione delle perdite. Il miglior strumento per far rispettare un nuovo programma di prevenzione delle perdite è una politica ben documentata.
Tutti i dipendenti dell’azienda devono sapere come ci si aspetta che aiutino a prevenire le perdite. Devono capire quali sono le responsabilità dell’azienda. Inoltre, la vostra politica dovrebbe dettagliare tutte le procedure necessarie per prevenire e rispondere alle perdite.
Se la vostra azienda ha avuto a che fare con furti interni in passato, potreste prendere in considerazione di modificare le vostre politiche di assunzione. Anche se dovete trattare i dipendenti come beni nella vostra strategia di prevenzione delle perdite, dovreste assicurarvi di assumere personale che protegga la vostra azienda.
Considerate se, ad esempio, per le posizioni del personale di magazzino possano valere ulteriori controlli delle referenze o del background, e se i controlli del credito abbiano senso come parte dello screening dei candidati contabili.
Utilizzate una comunicazione chiara & Formazione
Fate della prevenzione delle perdite una parte dell’orientamento dei vostri nuovi dipendenti. Spiega che la tua azienda si preoccupa dei suoi dipendenti e vuole che lavorino in un ambiente sicuro.
Hai bisogno dell’aiuto dei tuoi dipendenti per rimuovere le persone che commettono furti dal posto di lavoro prima che diventino un pericolo per i loro colleghi o per l’azienda. È anche necessario che avvisino i manager non appena si accorgono di eventuali errori contabili.
Dopo l’orientamento, assicurati che la prevenzione delle perdite rimanga in cima alle preoccupazioni dei tuoi dipendenti. Inviate rapporti di stato ai manager in modo che ricevano un feedback regolare su come il loro reparto, negozio o team sta prevenendo le perdite. Comunicate regolarmente, magari in un’e-mail a livello aziendale, per ricordare a tutti l’importanza della prevenzione delle perdite.
Aggiornamento della contabilità
Ricordate che la prevenzione delle perdite non riguarda solo i furti. A volte, le perdite si notano solo sul bilancio. Considerate se avete bisogno di nuove pratiche contabili.
Molte aziende eseguono solo la contabilità dei costi, cioè tracciano l’inventario in base al costo pagato per lotti completi di articoli. Istituire una contabilità al dettaglio richiede più lavoro, ma di solito cattura più errori amministrativi. Questo metodo di contabilità tiene traccia dei prezzi al dettaglio effettivi nel tempo, compresi i ricarichi, i ribassi e i prezzi di vendita sui singoli articoli.
Si possono identificare più facilmente le differenze inventariali usando la contabilità al dettaglio che con altri metodi. Il compromesso è che il monitoraggio dell’inventario con la contabilità al dettaglio deve essere molto più rigoroso. Per esempio, un errore di sconto sembrerà una perdita se non è immediatamente identificato usando questo metodo.
Automatizzare i controlli dell’inventario
Identificare quali misure si possono automatizzare. L’uso dell’automazione aiuterà a compensare il lavoro extra richiesto per eseguire una migliore prevenzione delle perdite.
Puoi utilizzare armadietti per beni intelligenti per prevenire la perdita delle tue costose attrezzature aziendali. Gli armadietti registrano automaticamente ogni transazione in modo da sapere sempre chi ha firmato per quali articoli, senza alcuna possibilità di errore umano.
I sistemi di sorveglianza del contenuto degli armadietti possono verificare che gli articoli corretti siano collocati negli scomparti. Ogni pezzo di equipaggiamento è etichettato con un tag RFID wireless a corto raggio. Questi tag vengono letti nel sistema degli armadietti quando l’attrezzatura viene presa o restituita.
Questo riduce il furto interno e gli errori onesti. Un utente non può affermare falsamente di aver restituito un portatile in un armadietto incustodito, perché il sistema può verificare se il portatile è stato effettivamente messo nello scomparto. Puoi anche configurare il sistema dell’armadietto per inviare un avviso ai supervisori se le risorse non vengono restituite o se si tenta una falsa restituzione.
Usa deterrenti forti
Presentare l’apparenza di una sicurezza forte è importante quanto avere effettivamente una sicurezza forte. Dimostrare che prendete sul serio le perdite con misure di sicurezza cospicue può essere molto efficace.
Attualmente avete personale dedicato che lavora per prevenire il taccheggio o le differenze inventariali di persona in qualsiasi luogo? Potete invece impiegare delle telecamere di sorveglianza? La presenza di telecamere di sorveglianza può essere un forte deterrente al furto, anche se non stanno registrando.
Anche le targhette antifurto visibili sugli articoli in magazzino saranno un deterrente per i ladri. Una semplice segnaletica all’ingresso che avverte che state monitorando i furti può mandare i taccheggiatori altrove per un obiettivo meno vigile.
Monitorare le tendenze delle perdite
Alcune perdite saranno evidenti solo nel tempo. Gli errori contabili spesso si rivelano in questo modo, e le piccole perdite di inventario possono accumularsi nel tempo.
È necessario raccogliere un flusso costante di dati su questi inventari e conti. Osservare le tendenze che emergono. Analizzare i dati per trovare schemi o perdite inaspettate.
Eseguire regolarmente controlli programmati di questi conti. Chiedere ai manager di eseguire un certo numero di controlli a sorpresa ogni trimestre. Valutare regolarmente le prestazioni del vostro programma di prevenzione delle perdite lo manterrà efficiente dal punto di vista dei costi e vi impedirà di spendere troppo in nuove iniziative o in tecnologie non necessarie.
Adatta
Di tanto in tanto, ricordate a tutti nella vostra azienda gli obiettivi del vostro programma di prevenzione delle perdite. Siate aperti e trasparenti su come funzionano le vostre strategie di prevenzione delle perdite. Dai un feedback ai manager e ai dipendenti su come i loro dipartimenti e l’azienda nel suo complesso stanno operando.
Assicurati di continuare a dare questo feedback in modo costante. I dipendenti svilupperanno l’abitudine di valutare il loro lavoro, che a sua volta porterà a ulteriori miglioramenti. La vostra strategia di prevenzione delle perdite diventerà un ciclo che si auto-perpetua.
Potete scegliere tra queste otto idee diverse per vedere cosa funziona. Ma, come raccomandato dagli esperti di sicurezza, assicuratevi di avere una strategia integrata. Assicurati che ogni misura di prevenzione delle perdite che applichi funzioni come parte del tuo programma generale di sicurezza.
Impara di più sulle strategie di prevenzione delle perdite
Hai investito una grande quantità di tempo, sforzi e denaro nella tua azienda. Mettere in atto una strategia efficace di prevenzione delle perdite è un modo eccellente per proteggere quell’investimento.
La prevenzione delle perdite è solo una componente di un forte programma di sicurezza fisica. Iniziate applicando la vostra nuova strategia di prevenzione delle perdite, e poi vedete in che altro modo potreste essere in grado di migliorare le prestazioni della vostra azienda.
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