Az “elszámoltathatóság” témája szinte minden vezetői beszélgetést meghatároz, amelynek manapság tanúja vagyok. Miközben az elszámoltathatóság szót a végtelenségig hallom, olyan vezetőket látok, akiknek nincs elég bátorságuk ahhoz, hogy végigvigyék az elszámoltathatóságot megteremtő cselekedeteket.
Itt vannak azok a dolgok, amelyeket Ön tesz, és amelyek aláássák az elszámoltathatóságot.
Az Ön szervezetének vezetői csoportja arra kérte, hogy bízza meg egyik csapattagját egy egész vállalatra kiterjedő stratégiai kezdeményezés vezetésével. A feladat az, hogy a projekt felületes áttekintéséből teljes körű üzleti tervet készítsen. Kiválasztja a legjobb emberét, ad neki néhány instrukciót, és útjára bocsátja.
Két héttel később, három nappal a határidő előtt megkapja a vázlatát, és legnagyobb megdöbbenésére azt tapasztalja, hogy az teljesen hiányos. Ön kitakarítja a naptárát, és lázasan dolgozik éjjel-nappal, hogy formába hozza, hogy a vezetői csapat elé kerülhessen.
Most elkövette az első halálos bűnt az elszámoltathatóság megteremtésében: átvette az irányítást.
Az ön döntését, hogy átveszi az irányítást, vezérelhette az ön perfekcionizmusa, a felettesei megítélésétől való félelem, vagy egyszerűen csak a kényelmetlenség vagy a készség hiánya, hogy konstruktív visszajelzést adjon, hogy az alkalmazott maga javítsa ki a dokumentumot.
Az okoktól függetlenül, amit most hangosan és világosan kimondott: “Én vagyok elszámoltatható, te nem!” Hoppá.”
Az eredmények figyelmen kívül hagyása
Visszatérve a példánkhoz, gondoljon egy másik reakcióra, amit akkor érezhetett, amikor a közvetlen beosztottja elhozta önnek az üzleti tervezetet. Egy nyúzott és kimeredt szemű csapattag átnyújtja önnek a vázlatot, és megosztja önnel, milyen folyamatot használt, hogy eljusson idáig. Beszélt 13 különböző érdekelt féllel, konzultált elemzői jelentésekkel, és egy hatalmas táblázatot készített, hogy megvizsgálja a különböző forgatókönyvek ROI-következményeit. Ön mosolyog, bólogat, és “ooh” és “aah” az erőfeszítésein.
Sajnos annyira lefoglalja, hogy lenyűgözze, mennyi munkát végzett, hogy észre sem veszi, hogy nem vette észre a lényeget. Bár kétszer annyi munkát végzett, mint amennyit kellett volna, mindent a status quo szemszögéből nézett, és nem vette figyelembe egy új üzleti modell alkalmazását.
Elkövette az elszámoltathatóság megteremtésének második halálos bűnét: az erőfeszítésre összpontosított, és figyelmen kívül hagyta az eredményt.
A döntésed, hogy az eredmény helyett a folyamatra összpontosítottál, alapulhatott azon, hogy nem volt világos, hogyan kellene kinéznie a sikernek, vagy a feladat nehézsége miatti empátián, vagy az építő visszajelzéssel kapcsolatos kényelmetlenségen.
Bármi is volt az oka, amit most hangosan és világosan kimondtál: “Mindannyian tudjuk, hogy ez nem működik, de te csak csináld tovább!”
Cukormáz
Most képzeld el, hogy tisztában vagy a munka hiányosságaival, és úgy döntesz, hogy visszajelzést adsz. Ez a visszajelzés ide-oda kóvályog, és sosem jut el igazán a lényegre. Az építő jellegű visszajelzések mindegyikét jól leplezi a többszörös pozitív kijelentés. Elég jó érzéssel hagyod ott az illetőt a munkájával kapcsolatban, és csak egy apró lábjegyzetet teszel a kisebb dolgokról, amelyeket legközelebb másképp lehetne csinálni.
Elkövetted a felelősségre vonás harmadik halálos bűnét; szépítetted a visszajelzést, és nem sikerült maradandó benyomást keltened, ami a rossz szájízzel jár.
A döntésed, hogy (ahogy Mary Poppins mondaná) “segítsd le a gyógyszert”, valószínűleg azzal függött össze, hogy kényelmetlenül érzed magad vagy nem vagy elég ügyes az építő visszajelzés adásában.
Azt mondtad, hogy “Nem végeztél jó munkát, de ettől függetlenül kedvellek.”
Érezel itt egy témát… beszélhetsz az elszámoltathatóságról, amennyit csak akarsz, de ha nem vagy hajlandó következményekkel sújtani a nem megfelelő munkát, akkor NEM fogsz elszámoltathatóságot teremteni.
Hogyan növelheted az elszámoltathatóságot
Először is be kell ismernem, hogy valójában nem tudsz elszámoltathatóságot teremteni. Az elszámoltathatóság egy érzés az emberben. Ugyanúgy nem tudsz egy alkalmazottat elszámoltathatóvá tenni, mint ahogyan azt sem, hogy elkötelezetté, boldoggá, produktívvá stb. teszed.
De ahogyan tehetsz olyan dolgokat, amelyekkel valószínűbbé teheted, hogy egy alkalmazott elkötelezett vagy produktív lesz, úgy sokat tehetsz azért, hogy növeld annak a valószínűségét, hogy az alkalmazottaid elszámoltathatónak érezzék magukat.
Vezetőként az Ön feladata, hogy olyan dolgokat vezessen be, amelyek elősegítik az elszámoltathatóság érzését, és megoldjon néhány olyan gyakori problémát, amelyek felhígítják ezt az érzést.
Probléma #1: Az alkalmazottak azért nem érzik magukat felelősnek, mert nem tudják, mit várnak el tőlük.
Megoldás #1: Állítson fel egyértelmű elvárásokat
Ha azt szeretné, hogy valaki elszámoltatható legyen, használjon világos és közvetlen megfogalmazást. “Dwayne, téged bízlak meg ennek a stratégiai kezdeményezésnek a megtervezésével. Elvárom tőled, hogy a sablon minden szempontját teljesítsd, és vond be azokat az embereket, akikre szükséged van ahhoz, hogy biztosítsd, hogy jól sikerüljön. Hacsak nem hallok mást, feltételezem, hogy minden a terv szerint halad.”
Probléma #2: A közös elszámoltathatóság eloszlatja a felelősséget.
Megoldás #2: Különböztesse meg a szerepeket
Ha két vagy több ember osztozik a felelősségen egy eredményért, akkor van hely a hibáztatásnak és a kifogásoknak. Ennek kiküszöbölése érdekében pontosan fogalmazza meg, hogy mit vár el mindenkitől. “Dwayne, te felelsz az üzleti ügy egészéért. Sherry, te vagy a vezető mérnök, és te felelsz a terv technikai aspektusaiért. Sherry, az összes specifikációt február 1-jéig el kell juttatnod Dwayne-nek, hogy Dwayne-nek legyen ideje beépíteni azokat.”
3. probléma: Az alkalmazottaknak esetleg mások az elvárásaik, mint neked. Ők úgy gondolják, hogy elvégezték a feladatot, amikor Ön szerint az hiányos vagy elégtelen.”
Megoldás #3: Definiálja a sikert
Egy közös érzést kell kialakítania arról, hogy milyen a jó. “Azt akarom, hogy ez több legyen, mint a fejedben lévő ötletek. Az üzleti indoklásodnak tartalmaznia kell egy versenyelemzést, és legalább előzetes számokat a projekt költségeiről és a megtérülésről. Van valami, amit tisztázni szeretnél az elvárásokkal kapcsolatban, mielőtt belevágsz?”
Probléma #4: Az illető nem tudja (vagy eltitkolja), hogy elmarad vagy letér az útról. Mire bárki észreveszi, már túl késő.”
Megoldás #4: Figyeljen oda és adjon folyamatos visszajelzést
A legjobb módja annak, hogy növelje az alkalmazott felelősségérzetét, ha tudatja vele, hogy figyel. Ez nem azt jelenti, hogy mikro-menedzselni kell (ami csökkenti az elszámoltathatóságot).
Ez csak azt jelenti, hogy észre kell venni, mit csinálnak, és rendszeresen ellenőrizni kell őket. “Hogy halad a projekttervezés? Van valami, ami miatt aggódsz? Nagyon fontos, hogy a vezetők rendelkezésére bocsássuk azokat az információkat, amelyek alapján jó döntést hozhatnak.”
5. probléma: A rossz eredményeket figyelmen kívül hagyják, különösen akkor, ha az emberek jó erőfeszítést tettek.”
Megoldás #5: Következtetések követése
Ha az emberek nem látják a következményeket, amikor nem teljesítenek, a jövőben nem fognak nagy felelősséget érezni. A legjobb következmény a visszajelzés. Fontos, hogy kellemetlen érzéseket keltsünk, ha a célok nem teljesülnek. “Végezzünk elbeszélgetést az általad készített üzleti ügyről. A tájékoztatás jól sikerült, és a vezetői csapat igazán gyümölcsöző megbeszélést folytatott. Sajnos a terved csak egy utat vett figyelembe, és nem adott meg nekünk választható forgatókönyveket. Hogyan jutottál arra a döntésre, hogy csak egy megközelítést tartalmazz?”
Az esetek többségében csak erre lesz szükség. Az átláthatóság és az őszinteség az illetőnek a célokhoz viszonyított teljesítményével kapcsolatban épp a megfelelő hőfokot teremti meg ahhoz, hogy motiválja az illetőt.”
Ha nem ez az első alkalom, hogy az illető nem teljesít, vagy ha a teljesítmény különösen problémás volt, további következményekre lehet szükség. “Megkérek valaki mást, hogy vizsgálja meg a következő kezdeményezést”, vagy “Legközelebb rendszeresebben kell találkoznod velem, hogy szorosabban coacholhassalak.”
Nem úgy akarsz elszámoltathatóságot teremteni, hogy gonosz vagy ijesztő vagy a seggfej bármely más formája vagy. Csak azt szeretné, ha az alkalmazottaknak nagyon világos rálátása lenne arra, hogy mit vár el, és egy sor kellemetlen (de nem fájdalmas) következményt, ha nem teljesítenek.”
A csapatában lévő működési zavarok diagnosztizálásához kattintson ide, és kapja meg ingyenes e-könyvemet és diagnosztikámat. További tippekért és eszközökért, amelyek segítenek eligazodni a munkahelyi zűrös emberi dolgokban, iratkozzon fel a www.3coze.com
oldalon.