Introduction aux systèmes d’information comptable (SIA)

Un système d’information comptable (SIA) est une structure qu’une entreprise utilise pour collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et rapporter ses données financières afin qu’elles puissent être utilisées par les comptables, les consultants, les analystes commerciaux, les gestionnaires, les directeurs financiers (CFO), les auditeurs, les régulateurs et les agences fiscales.

Des comptables spécialement formés travaillent en profondeur avec AIS pour assurer le plus haut niveau de précision dans les transactions financières et la tenue des registres d’une entreprise, ainsi que pour rendre les données financières facilement accessibles à ceux qui ont légitimement besoin d’y accéder – tout en gardant les données intactes et sécurisées.

Introduction aux systèmes d’information comptable

Comprendre les systèmes d’information comptable (SIA)

Un système d’information comptable est un moyen de suivre toute l’activité comptable et commerciale d’une entreprise. Les systèmes d’information comptable se composent généralement de six éléments principaux : les personnes, les procédures et les instructions, les données, les logiciels, l’infrastructure informatique et les contrôles internes. Vous trouverez ci-dessous une ventilation détaillée de chaque composant.

1. Personnes du SIA

Les personnes d’un SIA sont les utilisateurs du système. Un AIS aide les différents départements d’une entreprise à travailler ensemble. Les professionnels qui peuvent avoir besoin d’utiliser le SIA d’une organisation comprennent :

• Comptables
• Consultants
• Analystes d’affaires
• Gestionnaires
• Directeurs financiers
• Auditeurs

Par exemple, la direction peut établir des objectifs de vente pour lesquels le personnel peut ensuite commander la quantité appropriée de stocks. La commande de stock notifie le service comptable d’une nouvelle créance. Lorsque des ventes sont réalisées dans une entreprise, les personnes et les services impliqués dans le processus de vente pourraient inclure les éléments suivants :

1. Les vendeurs saisissent les commandes des clients dans le SIA.
2. La comptabilité facture ou envoie une facture au client.
3. L’entrepôt assemble la commande.
4. Le service d’expédition envoie la commande au client.
5. Le service comptable est informé d’un nouveau compte client, qui est une reconnaissance de dette du client qui est généralement payée dans les 30, 60 ou 90 jours.
6. Le service client assure le suivi de la commande et des expéditions du client.
7. La direction utilise le SIA pour créer des rapports de vente et effectuer des analyses de coûts, qui peuvent inclure les coûts d’inventaire, d’expédition et de fabrication.

Avec un SIA bien conçu, tout le monde au sein d’une organisation peut accéder au même système et récupérer les mêmes informations. Un SIA simplifie également le processus de communication des informations à des personnes extérieures à l’organisation, lorsque cela est nécessaire.

Par exemple, les consultants peuvent utiliser les informations d’un SIA pour analyser l’efficacité de la structure de prix de l’entreprise en examinant les données relatives aux coûts, aux ventes et aux recettes. De même, les auditeurs peuvent utiliser les données pour évaluer les contrôles internes d’une entreprise, sa situation financière et sa conformité aux règlements tels que la loi Sarbanes-Oxley (SOX).

Le SIA doit être conçu pour répondre aux besoins des personnes qui l’utiliseront. Le système doit également être facile à utiliser et doit améliorer, et non entraver, l’efficacité.

2. Procédures et instructions

La procédure et les instructions d’un SIA sont les méthodes qu’il utilise pour collecter, stocker, récupérer et traiter les données. Ces méthodes sont à la fois manuelles et automatisées. Les données peuvent provenir de sources internes (par exemple, les employés) et de sources externes (par exemple, les commandes en ligne des clients). Les procédures et les instructions seront codées dans le logiciel AIS. Cependant, les procédures et instructions doivent également être « codées » dans les employés par le biais de la documentation et de la formation. Les procédures et instructions doivent être suivies de manière cohérente pour être efficaces.

3. Données du SIA

Un SIA doit avoir une structure de base de données pour stocker les informations, comme le langage de requête structuré (SQL), qui est un langage informatique couramment utilisé pour les bases de données. Le SQL permet de manipuler et d’extraire les données qui se trouvent dans le SIA à des fins de rapport. Le SIA aura également besoin de divers écrans d’entrée pour les différents types d’utilisateurs du système et de saisie de données, ainsi que de différents formats de sortie pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et des divers types d’informations.

Les données contenues dans un SIA sont toutes les informations financières pertinentes pour les pratiques commerciales de l’organisation. Toutes les données commerciales qui ont un impact sur les finances de l’entreprise doivent aller dans un SIA.

Le type de données incluses dans un SIA dépend de la nature de l’entreprise, mais il peut se composer des éléments suivants :

• Les commandes de vente
• Les relevés de facturation des clients
• Les rapports d’analyse des ventes
• Les demandes d’achat
• Les factures des fournisseurs
• Les registres de chèques
• Le grand livre général. grand livre
• Données sur les stocks
• Informations sur les salaires
• Temps de travail
• Informations fiscales

Les données peuvent être utilisées pour préparer des états comptables et des rapports financiers, y compris le classement chronologique des comptes clients, les tableaux de dépréciation ou d’amortissement, la balance de vérification et le compte de résultat. Le fait de disposer de toutes ces données en un seul endroit – dans le SIA – facilite les activités de tenue des registres, de production de rapports, d’analyse, d’audit et de prise de décision d’une entreprise. Pour que les données soient utiles, elles doivent être complètes, précises et pertinentes.

En revanche, les mémos, la correspondance, les présentations et les manuels sont des exemples de données qui n’iraient pas dans un SIA. Ces documents peuvent avoir une relation tangentielle avec les finances de l’entreprise, mais, en excluant les notes de bas de page standard, ils ne font pas vraiment partie de la tenue des dossiers financiers de l’entreprise.

4. Logiciel du SIA

La composante logicielle d’un SIA est constituée des programmes informatiques utilisés pour stocker, récupérer, traiter et analyser les données financières de l’entreprise. Avant l’apparition des ordinateurs, un SIA était un système manuel, sur papier, mais aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent des logiciels informatiques comme base du SIA. Les petites entreprises peuvent utiliser Quickbooks d’Intuit ou Sage 50 Accounting de Sage, mais il en existe d’autres. Les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser Business One de SAP. Les moyennes et grandes entreprises peuvent utiliser Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 ou MAS 200 du groupe Sage, PeopleSoft d’Oracle ou Epicor Financial Management.

La qualité, la fiabilité et la sécurité sont des éléments clés d’un logiciel AIS efficace. Les gestionnaires s’appuient sur les informations qu’il produit pour prendre des décisions pour l’entreprise, et ils ont besoin d’informations de haute qualité pour prendre des décisions judicieuses.

Les logiciels SIA peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de différents types d’entreprises. Si un programme existant ne répond pas aux besoins d’une entreprise, le logiciel peut également être développé en interne avec une contribution substantielle des utilisateurs finaux ou peut être développé par une société tierce spécifiquement pour l’organisation. Le système pourrait même être sous-traité à une entreprise spécialisée.

Pour les entreprises cotées en bourse, quel que soit le programme logiciel et les options de personnalisation choisis par l’entreprise, les réglementations Sarbanes-Oxley dicteront la structure du SIA dans une certaine mesure. Cela est dû au fait que les règlements SOX établissent des contrôles internes et des procédures d’audit auxquels les entreprises publiques doivent se conformer.

5. L’infrastructure informatique

L’infrastructure informatique est juste un nom fantaisiste pour le matériel utilisé pour faire fonctionner le système d’information comptable. La plupart de ces éléments matériels qu’une entreprise devrait avoir de toute façon et peuvent inclure les éléments suivants :

• Ordinateurs
• Matériels mobiles
• Serveurs
• Imprimantes
• Protecteurs de surtension
• Routeurs
• Moyens de stockage
• Une alimentation de secours

En plus du coût, facteurs à prendre en compte dans le choix du matériel sont la vitesse, la capacité de stockage et la possibilité de l’étendre et de le mettre à niveau.

Peut-être le plus important, le matériel sélectionné pour un SIA doit être compatible avec le logiciel prévu. Idéalement, il ne serait pas seulement compatible, mais optimal – un système maladroit sera beaucoup moins utile qu’un système rapide. Une façon pour les entreprises de répondre facilement aux exigences de compatibilité matérielle et logicielle est d’acheter un système clé en main qui comprend à la fois le matériel et le logiciel dont l’entreprise a besoin. L’achat d’un système clé en main signifie, théoriquement, que l’entreprise obtiendra une combinaison optimale de matériel et de logiciels pour son SIA.

Un bon SIA devrait également inclure un plan pour la maintenance, l’entretien, le remplacement et la mise à niveau des composants du système matériel, ainsi qu’un plan pour l’élimination du matériel cassé et périmé, afin que les données sensibles soient complètement détruites.

6. Contrôles internes

Les contrôles internes d’un SIA sont les mesures de sécurité qu’il contient pour protéger les données sensibles. Celles-ci peuvent être aussi simples que des mots de passe ou aussi complexes que l’identification biométrique. Les protocoles de sécurité biométriques pourraient inclure le stockage de caractéristiques humaines qui ne changent pas au fil du temps, comme les empreintes digitales, la voix et la reconnaissance faciale.

Un SIA doit avoir des contrôles internes pour se protéger contre les accès informatiques non autorisés et pour limiter l’accès aux utilisateurs autorisés, ce qui inclut certains utilisateurs à l’intérieur de l’entreprise. Il doit également empêcher l’accès non autorisé aux fichiers par des personnes qui ne sont autorisées à accéder qu’à certaines parties du système.

Un SIA contient des informations confidentielles appartenant non seulement à l’entreprise mais aussi à ses employés et à ses clients. Ces données peuvent inclure :

• Numéros de sécurité sociale
• Informations sur les salaires et le personnel
• Numéros de cartes de crédit
• Informations sur les clients
• Données financières de l’entreprise
• Informations financières des fournisseurs et des vendeurs

Toutes les données d’un SIA doivent être cryptées, et l’accès au système doit être enregistré et surveillé. L’activité du système doit également être traçable.

Un SIA a également besoin de contrôles internes qui le protègent des virus informatiques, des pirates informatiques et d’autres menaces internes et externes à la sécurité du réseau. Il doit également être protégé contre les catastrophes naturelles et les surtensions qui peuvent entraîner des pertes de données.

Exemples réels de systèmes d’information comptable

Un SIA bien conçu permet à une entreprise de fonctionner sans heurts au quotidien, tandis qu’un SIA mal conçu peut entraver son fonctionnement. La troisième utilisation d’un SIA est que, lorsqu’une entreprise a des problèmes, les données de son SIA peuvent être utilisées pour découvrir l’histoire de ce qui a mal tourné. Les cas de WorldCom et de Lehman Brothers en fournissent deux exemples.

WorldCom

En 2002, les auditeurs internes de WorldCom, Eugene Morse et Cynthia Cooper, ont utilisé le SIA de l’entreprise pour découvrir près de 4 milliards de dollars d’allocations de dépenses frauduleuses et d’autres entrées comptables.Leur enquête a conduit au licenciement du directeur financier Scott Sullivan, ainsi qu’à l’adoption d’une nouvelle législation – la section 404 de la loi Sarbanes-Oxley, qui réglemente les contrôles et les procédures financières internes des entreprises.

Lehman Brothers

Lors de l’enquête sur les causes de l’effondrement de Lehman, l’examen de son SIA et d’autres systèmes de données a été un élément clé, ainsi que la collecte et l’examen de documents, plus des entretiens avec des témoins. La recherche des causes de la faillite de la société « a nécessité une enquête et un examen approfondis des systèmes d’exploitation, de négociation, d’évaluation, financiers, comptables et autres systèmes de données de Lehman », selon le rapport de l’examinateur de 2 200 pages en neuf volumes.

Les systèmes de Lehman fournissent un exemple de la façon dont un SIA ne devrait pas être structuré. Le rapport de l’examinateur Anton R. Valukas indique :  » Au moment de son dépôt de bilan, Lehman maintenait un patchwork de plus de 2 600 systèmes et applications logicielles…. De nombreux systèmes de Lehman étaient obscurs, obsolètes ou non standard. »

L’examinateur a décidé de concentrer ses efforts sur les 96 systèmes qui semblaient les plus pertinents. Cet examen a nécessité une formation, une étude et des essais et erreurs juste pour apprendre à utiliser les systèmes.

Le rapport de Valukas a également noté que « les systèmes de Lehman étaient hautement interdépendants, mais leurs relations étaient difficiles à déchiffrer et peu documentées. Il a fallu déployer des efforts extraordinaires pour démêler ces systèmes afin d’obtenir les informations nécessaires. »

La ligne de fond

Les six composants d’un SIA travaillent tous ensemble pour aider les employés clés à collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et rapporter leurs données financières. Disposer d’un système d’information comptable bien développé et entretenu, efficace et précis, est un élément indispensable à la réussite d’une entreprise.