Julkisten asiakirjojen rooli on keskeinen avoimessa hallinnossa. Vaikka liittovaltion tiedonvälityksen vapautta koskeva laki antaa oikeuden tutustua asiakirjoihin, jokaisella osavaltiolla on myös omat lakinsa.
Julkisia asiakirjoja Utahissa sääntelee Government Records Access and Management Act (GRAMA). Kuten arvata saattaa, laki voi olla hieman sekava. Kuten monissa osavaltioissa, arkistot ovat usein eri virastojen hallussa, mikä vaikeuttaa arkistojen paikantamista. Kun asiakirjat on löydetty, niiden pyytämisprosessi vaihtelee.
Tässä oppaassa annetaan arvokasta tietoa rikos-, vanki-, tuomioistuin- ja elintärkeiden asiakirjojen hankkimisesta, jotta pyynnön esittäjät pääsevät tutustumaan Utahin julkisiin asiakirjoihin.
Mitä Utahin julkisia asiakirjoja koskevassa laissa sanotaan?
Kullakin osavaltiolla on erilaiset käytännöt ja lait. Utahissa laki koskee kaikkia hallinnonaloja, ja kuka tahansa yleisön jäsen voi tutustua asiakirjoihin.
Laissa on kuitenkin joitakin poikkeuksia. Arkistot, jotka sisältävät yksityisiä tietoja, kuten terveystietoja, vaaleilla valittujen virkamiesten osoitteita tai tietoja hallituksen työntekijöistä, on vapautettu avoimia arkistoja koskevista laeista.
Vakiintuneesti valtion virasto vastaa pyyntöihin kymmenessä päivässä. Jos tiedotusvälineet esittävät pyynnön, siihen vastataan yleensä hieman nopeammin; viidessä arkipäivässä.
Jos pyyntö evätään, on olemassa valitusprosessi. Pyynnön esittäjä voi tehdä valituksen viraston johtajalle ja valtion arkistokomitealle. Jos asia menee pidemmälle, se päätyy käräjäoikeuteen.
Osaat lisätietoja julkisten asiakirjojen hausta osoitteessa Utah.gov.
Miten henkilö voi tutustua julkisiin asiakirjoihin Utahissa?
Jos haluat tutustua julkisiin asiakirjoihin Utahissa, voit ehkä tutustua joihinkin niistä verkossa. Toiset ovat tiettyjen virastojen hallussa. Joissakin tapauksissa sinun on ehkä jätettävä pyyntölomake. Jos näin on, sen voi jättää postitse, sähköpostitse tai puhelimitse rekisteriä pitävälle osastolle.
Jokainen osasto on erilainen, joten säännöt vaihtelevat jonkin verran, jos haet tietoja useista eri paikoista.
Yleisesti julkisia asiakirjoja koskevan pyynnön tulee sisältää seuraavat tiedot:
- Nimesi ja yhteystietosi, mukaan lukien sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
- Haluamasi asiakirjan nimi ja mahdollisimman yksityiskohtaiset tiedot
- Tarkka ajanjakso, johon mennessä haluaisit saada aineiston
- Miten asiakirjat toimitetaan, joko sähköpostitse tai postitse
Joidenkin julkisten virastojen aukioloaikojen rajoittaminen COVID-19:n vuoksi. Tämän vuoksi online-pyynnöt ovat parhaita, mutta jos haluat mennä henkilökohtaisesti, sinun kannattaa soittaa etukäteen.
Utahin rikosrekisteri
Yhteenveto henkilön rikoshistoriasta tunnetaan nimellä rikosrekisteri. Sitä kutsutaan myös rikosrekisteriksi, joka koostuu tuomioista ja pidätyksistä. Näitä rekistereitä ylläpitävät paikalliset lainvalvontaviranomaiset.
Mitä rikosrekisteriin merkitään?
Rikosrekisteri on henkilön historia, joka sisältää täydelliset tiedot, jotka liittyvät henkilön vuorovaikutukseen lainvalvontaviranomaisten kanssa. Erilaisia resursseja käytetään näiden tietojen hankkimiseen ja sen varmistamiseen, että henkilön aiemmat pidätykset, tuomiot ja vankeusrangaistukset kirjataan tulevaisuutta varten.
Rikosrekisteriin kirjattuihin tietoihin kuuluvat tarkemmin:
- Henkilön henkilötiedot, esimerkiksi nimi, syntymäaika, kansalaisuus jne.
- Henkilön biometriset tiedot, mukaan lukien sormenjäljet ja rikoskuva.
- Henkilön tunnusmerkit, kuten fyysiset ominaisuudet tai muut tatuoinnit.
- Rikoksen tyyppiä koskevat tiedot.
Mistä henkilö voi löytää Utahin rikosrekisteritiedot?
- Lähde: Utah Department of Public Safety
Utahin osavaltiossa on tietyt säännöt rikosrekisteritietojen pyytämisessä. Vain tietyt yritykset voivat saada tietoja. Yritykset, jotka työskentelevät lasten kanssa, kuten lastenhoitokeskus, tai mikä tahansa osavaltion tai paikallishallinto voi tehdä taustatarkastuksen. Muut yksityiset yritykset eivät saa pyytää tietoja. Yritys voi kuitenkin pyytää työntekijää pyytämään omat tietonsa, joihin on liitettävä sormenjäljet.
Yllä olevasta linkistä löytyy lisätietoja, ja siinä kerrotaan, ketkä voivat ja ketkä eivät pääse tietoihin käsiksi.
Utahin vankitietueet
Utahin vankitietueet sisältävät tietoja henkilön tämänhetkisestä ja aiemmasta vangittuna olosta. Näihin asiakirjoihin voi sisältyä myös tietoja tuomiosta.
Näiden asiakirjojen ylläpidosta vastaa yleensä Utahin vankeinhoito-osasto.
Mitä vankitiedoissa on?
Vankitiedoissa on henkilön nimi, rikoskuva ja fyysiset ominaisuudet. Lisäksi se sisältää yksityiskohtaisia tietoja vangin tuomiosta, vangitsemisesta ja mahdollisista vapautumispäivistä.
Missä henkilö voi löytää Utahin vankitietoja?
- Resurssi: Utah Department of Corrections
Utahin vankitietoja ylläpitää Department of Corrections. Pääset käsiksi tietoihin vierailemalla yllä olevalla verkkosivustolla ja täyttämällä verkkolomakkeen. Tarvitset vangin etu- ja sukunimen tai vangin henkilötunnuksen. Saat välittömän vastauksen, jos etsimästäsi vangista on tietoja.
Utahin oikeusrekisterit
Oikeusrekisterit ovat tuomioistuinten itsensä tallentamia. Tuomioistuinrekisterien sisältämiä tietoja ovat muun muassa väiteasiakirjat, oikeudenkäynti ja valaehtoiset valaehtoiset vakuutukset.
Mitä oikeudenkäyntirekisterissä on?
Tuomioistuinrekisteri sisältää yleensä tiettyjä tietoja, jotka on esitetty oikeudenkäynnin aikana. Oikeudenkäyntipöytäkirjojen sisältä löydät jäljennöksiä todisteista, todistajanlausuntoja ja asiantuntijalausuntoja. Ajattele, että oikeudenkäyntipöytäkirjat ovat täydellinen yhteenveto tapauksesta.
Mistä henkilö voi löytää Utahin oikeudenkäyntiasiakirjoja?
- Resurssi: Utahin tuomioistuimet
Utahissa, toisin kuin muissa osavaltioissa, on verkkotietokanta tuomioistuinrekistereistä, joista on helppo tehdä hakuja. Voit tehdä haun muutoksenhakutoimistosta, tarkastella muutoksenhakutuomioistuimen arkistoja tai selata käräjäoikeuden arkistoja. Jos etsit yli 50 vuotta vanhaa tapausta, sinun on etsittävä arkistoituja arkistoja.
Vaikka monet arkistot ovat saatavilla verkossa, sinut saatetaan ohjata tuomioistuimen virkailijalle tai piirikunnan virkailijalle, jos arkisto puuttuu tai sitä ei ole kirjattu sähköisesti Utahin osavaltion tuomioistuinten järjestelmään.
Jos haluat tutustua korkeimman oikeuden rekistereihin, käy Utahin korkeimman oikeuden verkkosivustolla.
Utahin väestörekisterit
Syntymärekisterit, kuolinrekisterit, avioliittorekisterit ja avioerorekisterit sisältyvät väestörekistereihin. Näitä arkistoja ylläpidetään vuodesta 1905 lähtien, ja niihin pääsee käsiksi, kun ne tilataan henkilökohtaisesti, sähköpostitse tai pyydetään verkossa.
Vuoden 2011 jälkeen solmittujen avioliittojen osalta todistuksia voi saada myös siitä piirikunnasta, jossa tapahtuma on tapahtunut. Monet virastot pyytävät kuitenkin, että ihmiset tekevät tilaukset verkossa COVID-19:n vuoksi.
Vain henkilö, joka on merkitty väestörekisteriin, tai perheenjäsen voi saada nämä rekisterit Utahissa.
Mitä tietoja tarvitaan väestörekisterin pyytämiseen?
Muiden rekisterien pyytämisessä henkilötietojen antaminen ei ole tarpeen. Kun pyydät väestörekisteritietoja, ne ovat kuitenkin tarpeen. Sinun on oltava merkitty rekisteriin tai oltava verisukulaisuussuhteessa rekisteriin merkittyyn henkilöön.
Miten henkilö voi löytää Utahin väestörekisterit?
- Lähde: Utah Office of Vital Records and Statistics
Elinolotilastoja ja -rekistereitä voi pyytää verkossa. Monet valtion virastot, kuten Utahin terveysministeriö, kannustavat asukkaita käyttämään verkkotilaustoimintoa, jotta voidaan rajoittaa ihmisten määrää rakennusten sisällä koronaviruksen vuoksi.
Pyytääksesi väestörekisteritietoja sinun on luotava verkkotili, todistettava henkilöllisyytesi ja maksettava maksu. Syntymätodistusten tai kuolintodistusten oikeaksi todistetut jäljennökset postitetaan kotiisi, mutta niiden saaminen kestää yleensä 2-8 viikkoa.
Tiheästi kysyttyjä kysymyksiä Utahin rekistereistä
Osavaltion rekisteripalvelun hyödyntämiseen liittyy paljon kysymyksiä. Lisäavuksi tässä on luettelo usein kysytyistä kysymyksistä, joiden pitäisi selittää tarkemmin Utahin säännöstöä.
Voivatko muut kuin osavaltion asukkaat esittää pyynnön?
Utahin perustuslaissa ei ole asuinpaikkaa koskevaa vaatimusta. Toisin sanoen voit asua missä tahansa päin Yhdysvaltoja ja pyytää julkisia asiakirjoja.
Onko Utahissa arkistonhoitaja?
Kyllä. Osavaltion laissa nimetään arkistonhoitaja tai oikeusasiamies, joka voi käsitellä kaikki pyynnöt.
Mitä poikkeuksia on olemassa?
Utahin laki julkisista asiakirjoista on melko avoin. Ainoastaan silloin, kun arkistoja on rajoitettu tai ne on vapautettu laista, jos ne sisältävät henkilötietoja tai voivat vaikuttaa yleiseen turvallisuuteen.
Kuinka kauan osavaltiolla on aikaa vastata?
Utahissa osavaltion virastolla on kymmenen arkipäivää aikaa vastata julkiseen pyyntöön ja viisi arkipäivää aikaa vastata tiedotusvälineiden pyyntöön.
Onko käytössä valitusmenettely?
Kyllä. Utahissa on useita hallinnollisia muutoksenhakuvaihtoehtoja. Pyynnön esittäjä voi tehdä valituksen arkistoja hallussaan pitävän julkisen viraston johtajalle tai tehdä valituksen Salt Lake Cityssä sijaitsevalle State Records Committee -lautakunnalle. Jos nämä vaihtoehdot eivät toimi, asia voidaan viedä käräjäoikeuteen.
Pidetäänkö kiinteistörekistereitä julkisina?
Kyllä. Kiinteistökauppoja ja lunastamatonta omaisuutta pidetään molemmat julkisena tietona. Useimmilla osavaltion piirikunnilla, kuten Utahin piirikunnalla, on verkkotietokanta, josta voi tehdä hakuja verkossa. Jos asiakirjat ovat vanhempia, kannattaa harkita käyntiä Utahin osavaltion arkistossa.
Mitä maksuja julkisten asiakirjojen pyytämiseen liittyy?
Utahin lain mukaan osavaltion virasto voi periä ”kohtuullisen maksun, jolla katetaan asiakirjan hankkimisesta aiheutuvat todelliset kustannukset”. Tämän sanamuodon tarkoituksena on pitää maksut alhaisina.