The Five Elements Of Effective Organizational Communication

Kuva:

Getty

Nicole, C-suite-johtaja, jota valmensin New Yorkissa, soitti minulle eräänä myöhäisenä iltapäivänä turhautuneena ja epätoivoisena. Hän sanoi: ”Andriana, minulla on ollut rankka päivä, eikä tiimini kuuntele minua. Olen käskenyt heitä saamaan raportin valmiiksi tänään, koska minun on lähetettävä se johtavalle yhteistyökumppanillemme Lontooseen, mutta he eivät tunnu ymmärtävän. He vaikuttavat siltä, että he työskentelevät toiselle pomolle! Eivätkö he näe, miten kovasti teen töitä? Minusta tuntuu, että olen yksin tämän kaiken kanssa! Mitä minun pitäisi tehdä?”

Nicolen turhautuminen edustaa monia keskitason ja ylemmän tason johtajia, jotka tarvitsevat tiiminsä tukea toimiakseen, kehittyäkseen ja kukoistakseen. He tarvitsevat tiiminsä yhteistyötä, jotta he voivat edetä, kehittyä ja innovoida. Erityisesti korkean stressin aikana viestintä voi olla vaikeaa, ja johtajat tuntevat, ettei heitä tueta eikä ymmärretä. Johtajat olettavat, että heidän henkilöstönsä pitäisi jo tietää, mitä he tarvitsevat ja miten heidän kanssaan kommunikoidaan. Mitä johtaja voi siis tehdä parantaakseen tiiminsä viestintäskeemaa?

Tehokkaassa organisaatioviestinnässä on viisi olennaista elementtiä:

– Empatia: Empaattinen johtaminen osoittaa työntekijöille, että välität heistä. Se luo vahvoja inhimillisiä siteitä, kun yritetään astua toisen asemaan, ymmärtää hänen tunteitaan, ajatuksiaan ja näkökulmiaan ja myöhemmin käyttää tätä ymmärrystä tulevien toimien ohjaamiseen. Pyri tietoisesti astumaan toisten ihmisten kenkiin.

– Positiivinen viestintä: Positiivisena johtajana oleminen on olennaista myös organisaatioviestinnässä. Johtajien käyttämät sanat ja kieli ovat ratkaisevan tärkeitä tehokkaan viestintäkanavan edistämisessä. Muotoile viestisi myönteisesti.

Kokemukseni mukaan, jos sinulla on myönteinen ajattelutapa, työntekijät pikemminkin kuuntelevat kuin vastustavat. Lisäksi ihmisen aivot ovat todennäköisemmin avoimemmat ja sitoutuneemmat vastaanottamaan palautetta, kun palaute on positiivista. Vaihda esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: ”Sinun ei pitäisi tehdä monitehtävää, kun puhut asiakkaalle!”, sanomaan: ”Varmista, että kun asiakas lähestyy sinua, hymyilet ja annat hänelle täyden huomiosi.”

– Selkeys: Kun johtaja lähettää viestin väelleen, viestin on oltava selkeä ja täsmällinen. Johtajalla on oltava selkeä tavoite, selkeät vaiheet ja läpinäkyvä menetelmä, joka on saavutettavissa. Kun johtaja valtuuttaa työntekijän luomaan prosessin tiettyä tavoitetta tai lopputulosta varten, johtajan on helpotettava strategiaa työntekijän kanssa ja oltava tukena matkan varrella. Selkeys on tässä avainasemassa.

– Itsevarmuus: Assertiivisuus on tehokas tapa saada luottamusta ja parantaa viestintää ihmisten kanssa. Kun olet itsevarma, ilmaiset ajatuksesi ja tunteesi selkeästi ja suoraan tuomitsematta muita. Assertiivinen käyttäytyminen on suoraa, selkeää ja kunnioittavaa. On tärkeää, että työntekijäsi tuntee tulleensa kuulluksi ja huomioiduksi. Keskity aina tehtäviin etkä ihmisten persoonallisuuksiin. Älä osoita suoraa aggressiivisuutta, kuten vihaa ja puolustautumista, äläkä ylireagoi ja yritä muotoilla tietä eteenpäin. Älä koskaan syyllistä.

– Itsereflektio: Varaa joka toinen päivä kolmesta viiteen minuuttia itsereflektioon. Tämä auttaa rauhoittamaan mieltäsi ja kehoasi, vähentää häiriötekijöitä, tyhjentää henkistä tilaasi ja auttaa sinua saamaan yhteyden syvempään, positiiviseen mieleesi.

Ajattele jotakin, mitä joku teki tai sanoi hiljattain, mikä auttoi tai ilahdutti sinua, ja jotakin, mikä vaivasi tai harmitti sinua. Etsi tilaisuus yksinkertaisesti kiittää tuota henkilöä. Jos jokin vaivasi sinua, mieti: ”Kenen kanssa minun pitäisi keskustella ja mistä?”

Johtajilla, jotka ovat empaattisia, positiivisia, itsevarmoja, kommunikoivat selkeästi ja käyttävät aikaa itsereflektioonsa, on paremmat mahdollisuudet kehittää organisaatioonsa tehokas viestintäskeema ja -ympäristö.

Nicole kykeni lopulta hahmottamaan laajemman kuvan tiiminsä dynamiikasta. Hän saavutti tehokkaan viestinnän tiimissään, kun hän pystyi laajentamaan näkökulmaansa ja muuttamaan sitä tarvittaessa. Kun hän lakkasi tekemästä oletuksia ja asettui muiden asemaan, hän sai paremman ”parvekekuvan” tiimistään ja itsestään ja loi tuottavamman ja inhimillisemmän viestintäkulttuurin.