Täydellinen opas päivän suunnitteluun

Meistä useimmat ymmärtävät suunnittelun ja valmistautumisen arvon. Urheiluottelu ilman pelisuunnitelmaa tarkoittaa haparointia kentällä. Suuri tapahtuma, jossa kaikki yksityiskohdat eivät ole kunnossa, johtaa kaaokseen.

Tästä tiedosta huolimatta emme useinkaan aseta suunnittelua etusijalle siellä, missä sillä on eniten merkitystä: jokapäiväisessä elämässämme. Aamulla aloittaminen ilman selkeää suunnitelmaa asettaa meidät epäonnistumaan.

Asetamme tavoitteita kausien ja vuosien järjestyksessä, mutta se, mitä teemme joka päivä – omaksumamme tavat, suorittamamme tehtävät ja asiat, jotka asetamme tärkeysjärjestykseen – yhdistyvät ajan mittaan menestykseksi tai epäonnistumiseksi. Muutama päämäärätön päivä kuukaudessa voi auttaa meitä nollaamaan ja löytämään tasapainon. Mutta kun tarkoituksettomat päivämme ylittävät tarkoituksenmukaiset päivämme, jäämme lopulta paitsi tavoitteistamme ja ihmettelemme, mihin kaikki aika meni.

Paras puolustus hektisiä mutta tuottamattomia päiviä vastaan on hyvä hyökkäys päivittäisen suunnittelurituaalin muodossa. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten voit suunnitella päiväsi, jotta saat rauhallisemman ja keskittyneemmän tuottavuuden, joka tuo sinut lähemmäs tavoitteitasi. Vaikka päivän suunnitteluun pitäisi kulua vain 10-15 minuuttia, taustalla olevat strategiat, joiden avulla päivä voidaan mielekkäästi ja tarkoituksenmukaisesti suunnitella, ovat tutustumisen arvoisia kokonaisuudessaan.

Säännöllisestä suunnittelusta tapa

James Clear, Atomic Habits -kirjan myydyin kirjailija, on sitä mieltä, että motivaatio on yliarvostettua: ”Lakkaa odottamasta, että motivaatio tai inspiraatio iskee sinuun, ja aseta tavoillesi aikataulu”. Motivaatio kumpuaa toiminnasta, ei päinvastoin.

Sentähden päivittäinen suunnittelurituaali on niin tärkeä. Joinakin aamuina tunnemme olevamme motivoituneita tarttumaan päivään ja laatimaan tehtävälistan, joka kuvastaa suuria tavoitteitamme. Mutta nuo päivät ovat poikkeus. Meidän on saatava asiat tehtyä silloinkin, kun heräämme väsyneinä ja vetäytyneinä, haluamme palata sänkyyn tai kaipaamme perjantaita kello 17.00. Nuo ovat niitä päiviä, jolloin on tärkeintä lähestyä päivää suunnitelmallisesti.

Aloita asettamalla hälytys päivittäistä suunnittelusessiota varten joka päivä samaan aikaan – joko työn lopettamisrituaalin aikana tai heti aamusta. Jotta tavan luominen olisi helpompaa, niputa uusi päivittäinen suunnittelusessio olemassa olevaan tapaan, kuten aamukahvin juomiseen tai musiikin kuunteluun.

Käytä tehtävälistasovellusta, kuten Todoist, asettaaksesi toistuvan tehtävän suunnitellaksesi päiväsi tai yksinkertaisesti aseta hälytys puhelimeesi.

Tottumuksia on helpompi rakentaa, kun näemme omistautumisemme tulokset heti. Onneksi päivän suunnittelu on tapa, joka tuottaa heti tulosta. Tunnet olosi järjestäytyneemmäksi, keskittyneemmäksi ja motivoituneemmaksi, kun sinulla on suunnitelma tulevia tunteja varten. Ajan myötä päivän suunnittelusta tulee toinen luonto.

Rakenna tehtävälistasi tavoitteidesi ympärille

Päivittäisen suunnittelun tavaksi tekeminen on yksi asia. Sen varmistaminen, että suunnitelmasi todella vie sinua kohti suurempia tavoitteitasi, on toinen asia. Käytä päivittäistä suunnittelukertaa varmistaaksesi, että päivittäiset tehtäväsi ovat linjassa pitkän aikavälin tavoitteidesi kanssa. Tässä on muutama askel, joiden avulla pääset tavoitteeseesi:

Vaihe yksi: Jaottele suuret tavoitteesi

Jaottele tavoitteesi päivittäisiksi tehtäviksi. Et voi esimerkiksi lisätä päivittäiseen tehtäväluetteloosi ”päästä kuntoon”, mutta voit lisätä tehtäviä, kuten ”vietän 30 minuuttia Pelotonilla” tai ”käyn iltakävelyllä”. Tarkastele henkilökohtaisia ja ammatillisia tavoitteitasi, kun istut alas suunnittelemaan päivääsi, ja lisää tehtäviä, jotka vievät sinua lähemmäs kumpaakin.

Jos sinulla on vaikeuksia laatia realistisia päivittäisiä tehtäväluetteloita, jotka heijastavat kaikkia tavoitteitasi, niitä on ehkä liikaa. Itsesi ylikuormittaminen ei ole vain väsyttävää, vaan se tarkoittaa myös sitä, että et todennäköisesti saavuta merkityksellistä edistystä kaikilla näillä alueilla. Tee sitoumuskartoitus, jotta voit keskittyä pienempään määrään sinulle tärkeimpiä tavoitteita. Yleissääntönä on, että vältä yli viittä suurta tavoitetta kerralla ja harkitse lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden yhdistelmää.

Vaihe kaksi: Katso viikkoasi kokonaisuutena

Päivän suunnittelu alkaa miettimällä viikkoasi kokonaisuutena. Sinulla on todennäköisesti useita tavoitteita, joukko mahdollisia tehtäviä niiden saavuttamiseksi ja vain niin monta tuntia päivässä. Se ei haittaa. Vaikka jotkin tavoitteet hyötyvät päivittäisestä toiminnasta, toisten eteen työskentely muutaman kerran viikossa voi luoda vauhtia. Ehkä harrastat liikuntaa maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin. Joinakin päivinä haluat ehkä jakaa tehtävät ja keskittyä vain yhteen tiettyyn ammatilliseen tavoitteeseen liittyviin tehtäviin. Vaihtoehtoisesti voit pinota henkilökohtaisen tavoitteen tehtävät viikonloppuun. Varaa sunnuntai-iltana tai maanantaiaamuna aikaa zoomata ja hahmotella kevyesti viikkosi, jotta tiedät, mihin tavoitteisiin keskityt ja minä päivinä. Säästä yksityiskohdat päivittäisiä suunnittelukertoja varten.

Vaihe kolme: Lisää pakolliset tehtävät viimeiseksi

Tämä on vaihe, josta useimmat ihmiset aloittavat päivänsä suunnittelun. He aloittavat asetetuista tapaamisista, pakollisista kokouksista ja kiireellisistä määräajoista ja yrittävät sitten sovittaa niiden ympärille tavoitteellisia tehtäviä. Harkitse sen sijaan tämän vaiheen pitämistä loppuun. Näin sinun on pakko sovittaa pakolliset tehtävät tavoitetehtävien ympärille eikä päinvastoin.

Ideaalimaailmassa keskittyisimme vain päivittäisiin tehtäviin, jotka vievät meitä kohti pitkän aikavälin tavoitteitamme. Todellisuudessa meillä on sitoumuksia ja velvoitteita, jotka meidän on täytettävä — osa niistä vaikuttaa vain vähän henkilökohtaiseen tai ammatilliseen kasvuumme. Vähennä näitä sitoumuksia ja velvoitteita niin paljon kuin mahdollista: arvioi toistuvat kokoukset uudelleen, harkitse vastuiden delegointia ja totuttele sanomaan ”ei”. On kuitenkin ihan ok, että tehtävälistallasi on asioita, jotka on yksinkertaisesti saatava tehtyä. Varmista vain, etteivät ne vie liikaa aikaasi ja energiaasi.

Hae yksi päivittäinen prioriteetti

Monet meistä aloittavat aamunsa kymmenillä asioilla, jotka meidän on saatava tehtyä, vain tajutaksemme päivän päätteeksi, ettemme ole yliviivanneet yhtäkään niistä listaltamme. Toki saimme asioita tehtyä, mutta emme yhtään niistä, joita olimme suunnitelleet. Vastoin intuitiivista ratkaisua saada enemmän aikaan? Valitse vain yksi iso tehtävä päivässä.

Saatat ajatella: ”Miten voin saavuttaa kaikki tavoitteeni, jos keskityn vain yhteen tehtävään päivässä?”. Teoksessa Make Time: How to Focus on What Matters Every Day (Tee aikaa: miten keskittyä siihen, mikä on tärkeää joka päivä) Jake Knapp ja John Zeratsky käsittelevät salakavalaa ilmiötä, joka on kiireisyys ilman tuottavuutta. Kokousten ja ad hoc -pyyntöjen välissä voi tuntua siltä, että olemme juoksumatolla, josta emme pääse pois.

Balsamiksi hektisiä päiviä vastaan, jotka kuluvat ilman edistystä, he ottavat käyttöön ”kohokohdan” käsitteen:

”Ensimmäinen askel… on päättää, mihin haluat varata aikaa. Joka päivä valitset yhden toiminnon, jonka priorisoit ja suojelet kalenterissasi.”

Jos sinulla on vaikeuksia valita, mikä voisi olla päivän kohokohtasi tai ykkösprioriteettisi, Knapp ja Zeratsky ehdottavat seuraavaa yksinkertaista heuristiikkaa:

”Aloita jokainen päivä miettimällä, minkä toivot olevan valopilkku. Jos joku kysyy sinulta päivän päätteeksi: ”Mikä oli päiväsi kohokohta?”, mitä haluat vastauksesi olevan? Kun muistelet päivääsi, mitä toimintaa, saavutusta tai hetkeä haluat nauttia? Se on sinun kohokohtasi.”

Jos olemme rehellisiä, päivän päättäminen siten, että ainakin yksi suuri tehtävä on hoidettu, on huomattava parannus verrattuna siihen, mitä monet meistä tekevät nyt. Pidemmällä aikajänteellä 5-7 ison asian loppuunsaattaminen viikossa on merkittävää. Tarkoittaako se, että saat valmiiksi vain yhden tehtävän päivässä? Yleensä ei. Yhden merkittävän tehtävän valitseminen ja loppuunsaattaminen täyttää meidät kuitenkin onnistumisen tunteella, joka luo vauhtia tarttua myös muihin tehtäviin.

Käytä Todoistin kaltaista tehtävienhallintaohjelmaa merkitäksesi päivän kohokohdan korkealle prioriteetille ja siirtääksesi sen listasi kärkeen.

Vaihtoehtoisesti, jos valitset kynä ja paperi -tuottavuuden, yksinkertaisesti tähditä, korosta tai alleviivaa tehtäväluettelon tärkein tehtävä muistikirjassasi tai päivittäisessä suunnittelijaasi.

Käyttämästäsi välineestä riippumatta tee äärimmäisestä priorisoinnista keskeinen osa sitä, miten suunnittelet päiväsi.

Suunnittele päiväsi tuottavuusmenetelmällä

Tuottavuusmenetelmä on sekä tehokas tapa saada asiat tehtyä että strategia, jolla voit suunnitella päiväsi.

Alhaalla kerromme muutamasta suositusta tuottavuusmenetelmästä, joista voit valita, miten hoidat työtehtäviisi, ja siitä, miten voit käyttää niitä päivittäiseen suunnitteluun. Etsi itsellesi sopiva tuottavuusmenetelmä — vaikka se tarkoittaisi olemassa olevan menetelmän uudelleenmuokkaamista tai uuden luomista tyhjästä. Tässä on muutamia suosittuja menetelmiä päivittäiseen suunnitteluun, joista voit aloittaa:

Eat the Frog

Tuottavuusmenetelmässä Eat the Frog pyydetään sinua tunnistamaan yksi päivän tärkeä tehtävä ja tekemään se ensin. Tämä on loistava menetelmä, jolla saat kohokohtasi toimimaan ajoissa. Joskus se on tehtävä, jota haluamme eniten välttää (siksi sammakon syöminen). Se voi olla tehtävä, joka tuntuu liian isolta tai joka aiheuttaa epämukavuutta. Hyökkää siihen heti, ennen kuin sinulla on tilaisuus vitkastella.

Päivittäisen suunnittelusessiosi aikana laita ”sammakko”-tehtävä tehtäväsi tehtävälistan kärkeen ja määritä sille aika. Aseta sitten muut tehtävät alapuolelle.

Pomodoro-tekniikka

Pomodoro-tekniikka sopii parhaiten henkilöille, jotka tykkäävät työskennellä lyhyissä keskitetyissä sprinteissä, joissa on usein taukoja. Menetelmän kehitti 1980-luvun lopulla Francesco Cirillo, tuolloin vaikeuksissa ollut opiskelija, joka sitoutui vain 10 minuutin keskittyneeseen opiskeluun käyttämällä tomaatin (italian kielellä pomodoro) muotoista keittiöajastinta. Menetelmä sisältää seuraavat vaiheet:

1. Hanki ajastin.
2. Säädä ajastin 25 minuutiksi ja keskity yhteen tehtävään, kunnes ajastin soi.
3. Kun istuntosi päättyy, merkitse yksi pomodoro ja kirjaa ylös, mitä olet saanut valmiiksi.
4. Nauti viiden minuutin tauko.
5. Neljän jakson eli ”pomodoron” jälkeen pidä pidempi, 20-30 minuutin tauko.

Suunnitellaksesi päiväsi Pomodoro-tekniikan avulla, arvioi, kuinka monta pomodoroa (25 minuutin työistuntoa) tarvitset saadaksesi valmiiksi kunkin listallasi olevan tehtävän. Merkitse tämä luku kunkin tehtävän eteen tomaatti-emojilla tai yksinkertaisesti itse luku suluissa. Tämä menetelmä pakottaa sinut miettimään, kuinka kauan työsi kestää, ja suunnittelemaan sen mukaan. Voit halutessasi käyttää pomodoroja koko päivän ajan tai käyttää menetelmää vain tärkeimpään tehtävään.

Aikablokkaus

Aikablokkaus-tuottavuusmenetelmässä jaa päiväsi erillisiin aikalohkoihin. Tämä voi olla niinkin täsmällinen kuin 9:30-11:30 tai yksinkertaisesti ”aamu” riippuen siitä, kuinka kauan jokin tehtävä saattaa kestää. Työskentele sitten ilman häiriötekijöitä ja omista kukin aikalohko vain tietyn tehtävän tai tehtäväkokonaisuuden suorittamiseen.

Pomodoro-tekniikan tavoin tämä menetelmä auttaa sinua arvioimaan ja ymmärtämään, kuinka kauan tekemättömät tehtävät kestävät. Varmista, että otat mukaan lohkoja esimerkiksi lounaalle, tauoille ja työmatkoille, jotta saat parhaan mahdollisen tarkkuuden. Usein tehtävä vie enemmän tai vähemmän aikaa kuin oletat. Se ei haittaa. Tee listaan nopeita muutoksia päivän mittaan. Ajan myötä saat paremman käsityksen siitä, kuinka kauan tehtävät kestävät. Sillä välin hyvä nyrkkisääntö on kaksinkertaistaa aika, jonka uskot jonkin asian vievän.

Eisenhower-matriisi

Eisenhower-matriisin tuottavuusmenetelmä pakottaa sinut miettimään kunkin tehtävän kiireellisyyttä ja tärkeyttä sen sijaan, että tekisit vain sen, mikä on kiireellisintä – olipa se sitten ratkaisevan tärkeää tai ei. Tässä menetelmässä tehtävät jaetaan neljään kvadranttiin ja määrätään, miten kuhunkin kvadranttiin kuuluviin tehtäviin tulisi suhtautua:

• ”Kiireelliset ja tärkeät” tehtävät tulisi suorittaa välittömästi
• ”Ei kiireelliset ja tärkeät” tehtävät tulisi ajoittaa to-do-listalle tai kalenteriin
• ”Kiireelliset ja merkityksettömät” tehtävät tulisi delegoida jollekin toiselle
• ”Ei kiireelliset ja merkityksettömät” tehtävät tulisi poistaa

Voit aloittaa laatimalla tavallisen tehtävälistan, joka sisältää kaikki päivän tehtävät. Lajittele ne seuraavaksi neljään luokkaan: ”Kiireellinen ja tärkeä”, ”Ei kiireellinen ja tärkeä”, ”Kiireellinen ja merkityksetön” ja ”Ei kiireellinen ja merkityksetön”. Kun sinulla on nämä kategoriat, toimi tehtävälistasi mukaan: tee, aikatauluta, delegoi ja poista tehtäviä tehtävälistaltasi, kun suunnittelet päivääsi.

Ajan myötä tästä prosessista tulee toinen luonto, ja luonnollisesti laadit yhden ainoan tehtävälistan, jossa listallasi on vain ”Kiireelliset ja tärkeät” ja ”Ei kiireelliset ja tärkeät” tehtävät.

Valitse suunnittelutyökalusi

Olet päättänyt lähestymistavasta päivittäiseen suunnitteluun – nyt on aika valita työkalusi. Tässä muutamia suosituimpia vaihtoehtoja tuottavuusohjelmista paperiin ja kynään:

Tehtäväluettelosovellus

Digitaalinen tehtäväsuunnittelija on loistava valinta niille, jotka ovat tekniikkaan perehtyneitä ja ehdollistuneet kurottamaan puhelimeen tai tablettiin muistikirjan sijasta. Tehtäväluettelosovellusten etuna on, että ne pitävät kaiken yhdessä paikassa ja ovat käytettävissä mistä tahansa. Voit siirtää tehtäviä saumattomasti päivästä toiseen suunnitelmiesi muuttuessa, järjestää tehtävien rinnalle asiaankuuluvia asiakirjoja ja linkkejä, ja sinulla on automaattinen, hakukelpoinen tallennus kaikesta tekemästäsi.

Suosittelemme Todoistia, joka on poikkialustamainen henkilökohtainen tehtävälistasovelluksemme, joka on käytettävissä useimmilla laitteilla. Sovellus sisältää monia ominaisuuksia, kuten muistutuksia, tarroja, suodattimia, kommentteja ja tiedostojen lataamista, jotka helpottavat päivän suunnittelua.

Digitaalinen lista

Jos et ole innostunut täysimittaisesta tehtävienhallintaohjelmasta, mutta haluat silti digitaalisen ratkaisun, harkitse vähemmän erikoistuneita työkaluja, joita luultavasti jo käytät arkipäivässäsi töissä ja kotona.

• Muistiinpanosovellus tai tekstinkäsittelyohjelma. Käytä yksinkertaista muistiinpanosovellusta, kuten Bearia (vain iOS ja MacOS), Apple Notesia tai Google Keepiä, pitämään juoksevaa luetteloa päivän tehtävistäsi. Merkitse kohteet yksinkertaisesti rastilla käyttämällä valintaruutuja tai yliviivausmuotoilua. Jos haluat järeämmän ”muistiinpanosovelluksen”, harkitse Google Docsia tai Microsoft Wordia, sillä niissä on enemmän joustavuutta ja mukautusmahdollisuuksia.

• Google Sheets tai Excel. Suunnittele päiväsi taulukkolaskentaohjelmassa. Näin voit lisätä tiettyihin soluihin enemmän kontekstia ja muistiinpanoja. Menetelmät, kuten aikarajat, edistävät myös työskentelyä digitaalisessa ruudukossa.

Digitaalinen kalenteri

Monet valitsevat päivittäisen suunnittelutyökalun, jota he jo käyttävät — kalenterin. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical ja Woven ovat suosittuja kalenterisovelluksia, joiden avulla voit suunnitella päiväsi ja lisätä tehtäviä tapaamisten, kokousten ja tapahtumien ohella. Tämä on myös loistava työkalu käytettäväksi tuottavuusmenetelmän, kuten ajankäytön estämisen, kanssa. Lisäksi digitaalisissa kalentereissa on se etu, että ne ovat käytettävissä liikkeellä, yleensä sekä verkossa että mobiilissa.

Paperilla oleva suunnittelija

Tuntoaistille meistä paperi ja kynä on paras tapa suunnitella päivää. Tämä voi olla mitä tahansa muotoja, kuten muistikirjoja, esityslistoja tai erikoissuunnittelijoita. Varoitamme vain post-it-lapuista tai irtopaperista. Vaikka ne ovatkin yksinkertaisia ja rönsyileviä, ne estävät sinua tarkastelemasta vanhoja tehtäviä ja pohtimasta päivittäisen suunnittelusi tehokkuutta.

• Muistikirja – Yksinkertainen viivoitettu tai viivoittamaton muistikirja riittää yksinkertaiseen kynällä ja paperilla tehtävään suunnitteluun. Käytä uutta sivua jokaiselle päivälle ja merkitse päivämäärä yläreunaan. Kokeile rasteroituja muistikirjoja, jotka voivat tarvittaessa auttaa jakojen luomisessa.
• Päivittäiset asialistat tai suunnittelijat – Asialistat tai suunnittelijat ovat muistikirjoja, joissa on tilaa suunnitella vuoden jokaista päivää 1. tammikuuta – 31. joulukuuta. Tämä tarjoaa varattua tilaa päivittäiselle suunnittelulle ja mahdollisuuden palata aiempiin ja tuleviin merkintöihin helpommin.
• Erikoistuneet suunnittelijat – Näemme erikoistuneiden suunnittelijoiden tai paperi- ja kynäsuunnittelujärjestelmien, kuten Passion Plannerin tai Bullet Journalin, yleistyvän. Nämä järjestelmät ovat usein monimutkaisia, mutta voivat olla tehokkaita järjestelmiä asialleen omistautuneille harrastajille.

Digitaalisen ja paperin hybridi

Päivittäissuunnittelun osalta ei tarvitse valita kynä ja paperi- tai digitaalisia apuvälineitä – voit käyttää kumpaakin tai mitä tahansa yhdistelmää edellä mainituista menetelmistä. Seuraavassa on muutamia eri tapoja, joilla voit ottaa hybridijärjestelmän hyötykäyttöön:

• Henkilökohtainen ja ammatillinen jako. Käytä digitaalista järjestelmää ammatillisiin tehtäviin ja suunnittelijaa henkilökohtaisiin tehtäviin. Tämä voi olla hyödyllinen menetelmä, jos omistat työajat ammatillisten tavoitteiden tavoittelulle ja pyhität illat henkilökohtaisille tehtäville ja itsensä kasvattamiselle. Samoin voit käyttää tehtävienhallintaohjelmaa arkisin ja päiväkirjaa viikonloppuisin.
• Ensin paperi, sitten digitaalinen. Saatat nauttia taktisesta näkökulmasta suunnitellessasi päiväsi paperilla, mutta arvostat digitaalisten työkalujen hakukelpoisuutta ja pysyvyyttä. Suunnittele päiväsi käyttämällä aikataulua tai päiväkirjaa, mutta varaa kunkin päivän lopussa aikaa siirtääksesi tehtävät ja edistymisesi digitaaliseen tehtävienhallintaohjelmaan, josta niihin on helppo viitata. Tämä on myös hyvä menetelmä, jos valitset paperiset muistiinpanot häiriötekijöiden välttämiseksi. Voit esimerkiksi ottaa muistikirjan mukaan kokoukseen ja poistua sieltä muistikirjaan raapustamiesi toimintakohteiden ja pyyntöjen kanssa. Voit sitten siirtää nämä kohteet digitaaliseen tehtävälistaan ja lisätä niihin eräpäivät ja prioriteettitasot, jotta ne eivät pääse unohtumaan.
• Kynä-paperi-ajattelu, digitaalinen toteutus. Jotkut huomaavat olevansa luovempia ja ajattelevansa paremmin, kun heillä on tyhjä sivu ja kynä kädessään. Kirjoita päivän suunnitelmasi paperille mahdollisine lisämuistiinpanoineen ja -ajatuksineen. Siirrä ne sitten digitaaliseen tehtävälistaan, jotta tehtävät ovat paremmin toteutettavissa.

Kuinka pysyt päivittäisessä suunnitelmassasi &kurssikorjaus tarvittaessa

Jopa vankalla suunnitelmalla ja parhailla aikomuksilla on vaikeaa saada kaikki päivän tehtävät valmiiksi. Huomaamme väistämättä ajautuvamme pois tehtävästä, ja meitä houkuttelevat häiriötekijät, kuten Twitter-meemit ja verkkokauppaostokset. Esimiehemme määräämät tai tiimikavereiltamme delegoidut tilapäistehtävät voivat rikkoa keskittymiskykymme ja pakottaa meidät keskittymään suunnittelemattomiin asioihin.

Valitettavasti nämä keskeytykset voivat kasvaa lumipallona tuottamattomiksi päiviksi ja tehottomiksi viikoiksi. Päätämme, että päivittäinen suunnittelu ei toimi, eikä päiviämme kannata lähestyä tarkoituksella. Tämä ei voisi olla kauempana totuudesta!

Joo, päivämme eivät koskaan mene täsmälleen suunnitellusti, mutta se ei tarkoita, etteikö niitä kannattaisi suunnitella. Seuraavassa on muutamia strategioita, joista osa on suoraan tuottavuusasiantuntijoilta, joiden avulla voit pitää kiinni päivittäisestä suunnitelmastasi ja korjata kurssia, kun asiat menevät pieleen.

Eliminoi häiriötekijät

Pysy keskittyneenä eliminoimalla tavalliset häiriötekijät, jotka vievät sinut pois päivän tavoitteistasi – varsinkin jos suurin osa työstäsi tehdään tietokoneella. Jos mahdollista, työskentele niin, että suurin osa työpöytäohjelmistasi on suljettu, välilehtiä on vain vähän auki, puhelimesi on äänettömällä ja ilmoitukset pois päältä.

Jos sosiaalisen median selaamisen kutsu on liian voimakas, käytä sivustojen estoohjelmaa, kuten Self Controlia tai Freedomia, tehdäksesi häiritsevät verkkosivut tuntikausiksi tavoittamattomissa.

Seuraa aikaasi

Aivan samoin kuin budjettiasi seuraamalla voit luonnollisesti auttaa sinua kuluttamaan rahaa vähemmällä tavalla, aikasi seuraaminen auttaa sinua käyttämään sitä tehokkaammin. Käytä automaattista seurantasovellusta, kuten Rescue Time, joka kerää tietoja pöytäkoneesi ja mobiililaitteidesi käytöstä ja lajittelee aikasi verkossa ”tuottavaan”, ”neutraaliin” ja ”häiritsevään”. Voit asettaa päivittäiset tuottavuustavoitteet ja tarkistaa päivän mittaan, oletko lähestymässä tavoitettasi vai jäämässä tavoitteesta.

Kokeile tuntitarkistuksia

Sovella mindfulnessia tuottavuuteen tarkistamalla säännöllisesti itsesi ja huomaamalla, etenetkö päiväsi läpi keskittyneesti.

Peter Bergman, johtajien valmentaja ja bestsellerin 18 minuuttia kirjoittaja, suosittelee asettamaan itsellesi säännöllisen ajastimen, jotta voimme keskittää itsemme uudelleen:

”Aseta rannekellosi, puhelimesi tai tietokonettasi soimaan tunnin välein. Kun se soi, hengitä syvään, katso listaa ja kysy itseltäsi, käytitkö viimeisen tunnin tuottavasti. Katso sitten kalenteriisi ja sitoudu tietoisesti uudelleen siihen, miten aiot käyttää seuraavan tunnin. Hallitse päivääsi tunti tunnilta. Älä anna tuntien hallita sinua.”

Tarkista suunnitelmasi

Joskus ilmaantuu odottamattomia tehtäviä, joita emme voi jättää huomiotta. Se on hyvä asia. Ongelma syntyy, kun yritämme tarttua tähän odottamattomaan työhön palaamatta takaisin tarkistamaan alkuperäisiä suunnitelmiamme. Tee sen sijaan suunnittelemattomista tehtävistä osa uutta suunnitelmaa. Kun joudut siirtymään kirjanpidon ulkopuoliseen tehtävään, ota muutama minuutti aikaa säätääksesi päivän suunnitelmaasi uudelleen: siirrä tehtävät myöhempään ajankohtaan tai huomiseen. Työskentele sitten uuden suunnitelmasi pohjalta.

Cal Newport, Georgetownin yliopiston tietojenkäsittelytieteen professori ja Deep Work -kirjan bestsellerin kirjoittaja, kertoo lähestymistavastaan päivittäisen suunnitelmansa uudelleensäätöön käyttämällä aikalohkomenetelmää kynän ja paperin avulla:

”Jätän aikalohkojeni viereen hieman ylimääräistä tilaa. Näin voin tehdä tarvittaessa korjauksia, jos päivä kehittyy odottamattomalla tavalla.”

Pääset ”tehtävälistan nollaan”

Useimpina päivinä et saa tehtyä kaikkea listallasi olevaa. Pääset kuitenkin joka tapauksessa ”To do -listan nollaan”. Doistin perustaja ja toimitusjohtaja Amir Salihefendić kertoo henkilökohtaisesta tuottavuusmenetelmästään Systemist, johon kuuluu ”To-do List Zero”, Inbox Zeron innoittama konsepti:

”Päivän lopussa haluan, että tämän päivän listallani on nolla tehtävää. Totuus on, että useimpina päivinä en tee kaikkea tänään-listallani olevaa ja lykkään asioita. Tämä ei ole negatiivinen asia. Näen sen tilaisuutena tehdä tilannekatsaus, arvioida tehtävät uudelleen ja suunnitella ne uudelleen.”

Päättämällä illan puhtaalta pöydältä voimme välttää hautautumisen myöhässä oleviin tehtäviin ja tarttua huomiseen uudella tarmolla.”

Reflektoi säännöllisesti

Olet ottanut tavaksesi suunnitella päiväsi, muuttanut pitkän aikavälin tavoitteesi toteuttamiskelpoisiksi tehtäviksi, valinnut tuottavuusmetodin ja valinnut haluamasi työkalun. Olet valmis tuottavampiin päiviin, jotka rakentuvat merkityksellisemmiksi viikoiksi, kuukausiksi ja vuosiksi.

Älä kuitenkaan anna prosessisi toimia autopilotilla. Ota aikaa miettiäksesi säännöllisesti, auttaako lähestymistapasi päivittäiseen suunnitteluun sinua saavuttamaan enemmän. Varaa aika ajoin, ehkä viikoittaisen tarkastelun yhteydessä, miettiäksesi, toimiiko suunnitteluprosessisi vai voisiko sitä hienosäätää tai jopa uudistaa tehokkaammaksi.

Pohdi näitä kysymyksiä:

• Ovatko päiväni rauhallisia ja tarkoituksellisia vai stressaavia ja sattumanvaraisia?
• Suoritanko kaikki päivittäiset suunnittelutilaisuuteni loppuun vai jätänkö joitain väliin?
• Tunnenko itseni aikaansaaduksi useimpien päivien päätteeksi?
• Käsittelenkö tärkeinä pitämiäni päiviä?
• Olenko matkalla kohti pitkän aikavälin tavoitteitani?
• Tämä päivä oli erityisen tuottava – miksi?
• En saavuttanut mitään vaikuttavaa tänä päivänä – miksi?

Ollessamme rehellisiä sen suhteen, miten päivämme sujuivat ja miten pärjäämme suurten tavoitteidemme saavuttamisessa pystymme hienosäätämään päivittäistä suunnitteluamme parempiin tuloksiin. Kiireiset päivät saattavat tarkoittaa, että meidän on priorisoitava tehokkaammin tai löydettävä keino delegoida töitä. Päivittäisten suunnittelukertojen puuttuminen saattaa tarkoittaa, että ne ovat liian pitkiä ja että ne voisivat hyötyä virtaviivaisemmasta lähestymistavasta. Jos emme etene kohti tavoitteitamme, se voi tarkoittaa, että niitä on liikaa tai että emme lisää niitä päiviimme riittävän usein tai tarkoituksellisesti. Saatamme yksinkertaisesti pitää kynästä ja paperista, kun taas olemme pakottaneet itsemme kokeilemaan uutta kiiltävää sovellusta. Olipa ongelma mikä tahansa, yritä ratkaista se muuttamalla päivittäistä suunnitteluprosessiasi.

Ei ole epätavallista, että joudumme kokeilemaan ja kokeilemaan muutamia päivittäisen suunnittelun iteraatioita, ennen kuin päädymme menetelmään, joka todella johtaa siihen, että saamme enemmän aikaiseksi.

Päivääsi suunnitellessasi tavoittele mieluummin johdonmukaisuutta ja joustavuutta kuin täydellisyyttä. Vaikka olemme antaneet vinkkejä ja taktiikoita, joiden avulla voit suunnitella päiväsi tehokkaasti, ei ole olemassa mitään yleisratkaisua. Sen sijaan tunnemme olevamme valmiimpia hyökkäämään päivään, kun ilmestymme paikalle johdonmukaisesti. Tuottavilla päivillä on tapana muuttua tuottaviksi viikoiksi, kuukausiksi ja vuosiksi. Kun työstämme tehtäviämme tarkoituksella ja keskittyneesti päivä kerrallaan, ei ole mitään rajaa sille, mitä voit saavuttaa.