Virheellisen veloituksen riitauttaminen ja petollisesta veloituksesta ilmoittaminen edellyttävät kortinhaltijalta eri toimia.
Kahdentyyppiset veloitukset eroavat toisistaan seuraavasti:
Virheellinen veloitus: Myyjän PC-korttiveloitus, joka ei johdu petoksesta, mutta joka on kiistettävä; Esimerkkejä ovat
- veloitus tuotteesta, jota ei ole koskaan vastaanotettu
- veloitus palautetusta tuotteesta
- veloitus, joka sisältää liikevaihtoveron
- veloitus, jonka myyjä on virheellisesti asettanut tilille
Jos kortinhaltijat huomaavat eroavaisuuksia tiliotteessa ja kuiteissa, tai jos tiliotteessa on eriä, jotka vaikuttavat virheellisiltä, heidän on ensin yritettävä selvittää asia suoraan kauppiaan/toimittajan kanssa.
Jos asiaa ei voida selvittää suoraan tavarantoimittajan kanssa, kortinhaltijoiden tulee ottaa yhteyttä Citi-asiakaspalveluun numerossa 1-800-248-4553 (soitettaessa Yhdysvaltojen ulkopuolella soitetaan numeroon 1-904-954-7314), joka lähettää faksilla tai postitse esitäytetyn riitojenratkaisulomakkeen riitojen käsittelyä varten, johon on liitetty riitojen perustelut ja kopio tiliotteesta, jossa virhe on merkitty. Tämä lomake on allekirjoitettava ja palautettava faksilla tai US-postilla yhdessä mahdollisten lisäasiakirjojen (esim. kopio luottokuitista) kanssa Citibankin asiakaspalveluun.
Citibank ei voi hyväksyä riitelomakkeita ilman kortinhaltijan allekirjoitusta, koska niitä saatetaan käyttää oikeudellisina asiakirjoina ja Citibankin on verrattava riitelomakkeessa olevaa allekirjoitusta kauppiaan mahdollisesti esittämään allekirjoitukseen.
Yhdysvalloista nostetun riidan osalta aika, jonka kuluessa Citi voi ilmoittaa riidasta, on 60 päivää tiliöintipäivästä, jolloin veloitus ensimmäisen kerran ilmenee.
Väärinkäytöksinen veloitus: PCard-varaus, jota kortinhaltija ei ole tehnyt, joskus tuntemattomalta kauppiaalta, yleensä seurauksena
- fyysisen PCard-kortin varkaudesta
- fyysisen PCard-kortin katoamisesta
- PCard-tilinumeron varkaudesta
Kortinhaltijoiden, jotka havaitsevat tiliotteessaan mahdollisia vilpillisiä maksutapahtumia, on ilmoitettava välittömästi Citibankin asiakaspalveluun numeroon 1-800-248-4553 (soittamalla U.S.A.:n ulkopuolisesta maasta soitetaan numeroon 1-904-954-7314).USA:sta käsin), joka tekee yhteistyötä kortinhaltijan kanssa joko kortin sulkemiseksi tai peruuttamiseksi välittömästi. Tämän jälkeen tili siirretään Citibankin petososaston jäsenelle, joka tarkastaa yhdessä kortinhaltijan kanssa maksutapahtumat ja suorittaa epäilyttävän toiminnan tutkinnan. Kortinhaltijoita voidaan pyytää täyttämään vakuutus, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti kaikista petollisista tapahtumista.
Kortinhaltijoita on kehotettava ilmoittamaan kortti kadonneeksi tai varastetuksi tai ilmoittamaan tiliinsä kohdistuvasta epäillystä petostoiminnasta heti, kun he saavat tietää tilanteesta. Tämä kortinhaltijan välitön toiminta voi auttaa nopeuttamaan petostutkintaa, rajoittamaan luvatonta toimintaa ja vähentämään yrityksesi mahdollista vastuuta.
Kortinhaltijan erehdyksessä käyttämä ostokortti
Jos kortinhaltija käyttää ostokorttia erehdyksessä – esimerkiksi tekee henkilökohtaisen ostoksen luullen käyttäneensä henkilökohtaista luottokorttia – kortinhaltijan on otettava välittömästi yhteyttä ostokortin paikalliseen ylläpitäjään. Joissakin tapauksissa myyjä voi hyvittää ostokortilla virheellisesti veloitetun summan ja hyväksyä sen sijaan henkilökohtaisen luottokortin. Jos tämä ei ole mahdollista, kortinhaltijan on kirjoitettava Harvardin yliopistolle maksettava shekki koko veloituksen määrästä. Tässä tilanteessa kortinhaltijan on otettava yhteyttä paikalliseen ylläpitäjäänsä saadakseen lisätietoja tarkistusmenettelystä. Kaikista virheellisesti tehdyistä veloituksista on annettava yksityiskohtainen selvitys selvitysjärjestelmässä, ja kopiot tositteista, jotka osoittavat, että yliopisto on saanut täyden korvauksen, on säilytettävä paikallisesti tilintarkastuksen varalta.