Ihmisinä meillä on taipumus keskittyä enemmän asioihin, jotka meidän pitäisi tehdä, kuin asioihin, jotka olemme jo tehneet. Tämä niin sanottu ”Zeigarnik-efekti”, joka on saanut nimensä venäläisen psykologin Bluma Zeigarnikin mukaan, tarkoittaa sitä, että mielemme uiskentelee usein kaikkien niiden tehtävien, vastuualueiden ja mentaalisten muistiinpanojen kanssa, joihin mielestämme pitäisi keskittyä.
Kaikki nämä tekemistä vaativat tehtävät ja projektit, tämä mentaalinen to do -lista, ilman selkeää tärkeysjärjestystä, voi vaikeuttaa keskittymistämme ja sitä, että saamme tosiasiassa tehtyä asiat valmiiksi.
Yksi keino torjua tätä Zeigarnikin hälyä on kirjata kaikki ylös. Tee varsinainen tehtävälista. Tutkimuksia on tehty, ja on osoitettu, että jo pelkkä tehtävien muistiin merkitseminen voi yksinkertaisesti ”tehdä sinusta tehokkaamman”.
Mutta, vaikka sinulla olisikin tehtävälista, ennen kuin saat oikeasti tehtyä mitään, on oltava selkeä käsitys tärkeysjärjestyksestäsi.
Kuulostaa tarpeeksi yksinkertaiselta, eikö? Valitettavasti sen selvittäminen, mitä priorisoida, voi olla vaikeaa. Se on monimutkainen prosessi, jossa punnitaan kustannuksia ja arvoa, vaivaa ja aikaa, ja monissa yrityksissä siihen osallistuu todennäköisesti monia eri sidosryhmiä.
Ratkaisu on laatia prosessi priorisoitavien asioiden määrittämiseksi.
Kun sinulla on selkeä prosessi, jonka avulla voit asettaa tehtävät tai projektit riviin ja päättää, mitkä niistä kannattaa priorisoida juuri nyt, voit säästää ajan tuhlaamiselta vähemmän tärkeiden asioiden pohtimiseen.
Tässä artikkelissa tarkastelemme yhtä monista tekniikoista, joiden avulla voit lajitella prioriteettisi – priorisointimatriisia. Puran perusidean ja käyn läpi muutamia erilaisia lähestymistapoja oman priorisointimatriisin rakentamiseen. Tarjolla on jopa ilmainen valmiiksi tehty tarkistuslistamalli, jota voit käyttää koko prosessin ohjaamiseen.
Priorisointimatriisin käsitteen tekivät tunnetuksi kirjailijat Michael Brassard (The Memory Jogger 2) ja David Allen (Getting Things Done).
Olet varmasti innokas näkemään varsinaisen mallin, joten tässä nopea linkki:
Priorisointimatriisin mallin saat napsauttamalla tästä.
Aloitetaan nyt perusasioista.
Mikä on priorisointimatriisi?
Priorisointimatriisi on liiketoimintaprosessien analysointityökalu, jota käytetään usein muiden bpm-ohjelmistojen tai Six Sigma -tekniikoiden rinnalla valintojen vertailemiseen tiettyjen kriteerien avulla ja sen selvittämiseen, mitä priorisoida.
Sitä voi soveltaa mihin tahansa, yksinkertaisista tehtävistä monimutkaisiin projekteihin, kuka tahansa, yksittäisistä henkilöistä suuriin organisaatioihin.
Priorisointimatriisi tarjoaa sidosryhmille luotettavan prosessin, jonka avulla ne pystyvät ratkaisemaan erimielisyyksien syntymisen ja päättämään, mihin esityksiin kannattaa keskittyä. Ne auttavat myös karsimaan vilpilliset kannustimet ja piiloagendat, kun kyseessä on hankkeiden priorisointi, edistämällä yhteisymmärrystä.
Priorisointimatriisi voi saada useita eri muotoja, jotka perustuvat prioriteettien arviointikriteerien monimutkaisuuteen sekä siihen, millaisiksi nämä erityiskriteerit on määritelty.
Jotkut matriisit ovat esimerkiksi yksinkertaisia 2×2-ruudukoita, joissa ”kustannukset” on piirretty ”arvoa” vastaan, kuten tämä:
Toiset, kuten Six Sigma -menetelmässä käytetyt matriisit, ovat monimutkaisempia ja vaativat perusteellisempaa lähestymistapaa suunnitteluun ja soveltamiseen.
Kuuden Sigman priorisointimatriisi
Priorisointimatriisi voi viitata myös tiettyyn jatkuvan parantamisen Six Sigma -tekniikkaan. Se on yksi Six Sigma -menetelmässä käytetyistä seitsemästä johtamisvälineestä.
Tässä yhteydessä priorisointimatriisi on visuaalinen kaavio, jota käytetään useiden (vähintään kahden) tietokokonaisuuksien vertailemiseen painotettujen kriteerien avulla.
Projektien priorisointi on kriittinen tekijä Six Sigma -menetelmässä tapahtuvan laadunparannusprosessin kannalta. Tässä priorisointimatriisit ovat käytännöllisiä välineitä, joita käytetään erilaisten jatkuvan parantamisen menetelmien, kuten DMAIC:n ja PDSA:n, suunnittelu- ja analyysivaiheissa.
Nämä matriisit ovat usein monimutkaisempia, kuten tämä syy-seuraus-matriisi Six Sigman panosten (X) ja tuotosten (Y) prioriteettien laskemiseksi:
3 erilaista priorisointimatriisia
Six Sigmassa on ainakin kolme erilaista priorisointimatriisityyppiä, jotka Lynne Hambleton määritteli kirjassaan Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Täydelliset analyyttiset kriteerit
- Konsensuskriteerit
- Yhdistelmämatriisi
Täydelliset analyyttiset kriteerit
Tämä menetelmä on ylivoimaisesti monimutkaisin priorisointimatriisityyppi, sillä siihen liittyy useiden eri matriisien käyttäminen erilaisten vaihtoehtojen vertailuun eri vaihtoehtojen välillä, ennen kuin saadaan aikaan lopullinen matriisi.
Se kannattaa varata tärkeimpiin päätöksiin, ja se toimii parhaiten pienemmissä tiimeissä (kolmesta kahdeksaan henkilöä), koska laajemman soveltamisalan luonteen vuoksi yhteisymmärryksen saavuttaminen on vaikeampaa, kun mukana on enemmän ihmisiä.
Konsensuskriteerit
Kun kaikki vaihtoehdot näyttävät olevan suunnilleen samanarvoisia, tämä menetelmä on yksinkertaistettu versio täydellisistä analyyttisistä kriteereistä.
Tässä käytetään myös painotettua äänestystä, jossa kullekin vaihtoehdolle annetaan numeroarvo tärkeysjärjestyksen asettamiseksi tärkeysjärjestykseen.
Toimii parhaiten vähemmillä määrillä (alle 10) kohteita ja kriteerejä, jotta asia pysyy yksinkertaisena.
Yhdistelmämatriisi
Vaihtoehtojen priorisoimiseksi syy-seuraussuhteen perusteella käytä yhdistelmämatriisia.
Yhdistelmämatriisi on syy-seuraussuhteeseen perustuva menetelmä, toisin kuin muut kriteereihin perustuvat menetelmät, joten tarvitset kokeneen tiimin, jolla on syvällinen tietämys prosessista, jota varten prioriteetteja optimoit.
Tässä menetelmässä käytetään L-muotoisia kaavioita osoittamaan kahden tai useamman ryhmän väliset kriittiset suhteet yhdessä puukaavion kanssa tehtävien hierarkian kuvaamiseksi.
Katson konsensusmatriisia tarkemmin myöhemmin postauksessa, sen jälkeen kun olen käynyt läpi yksinkertaisemman menetelmän.
Yksinkertainen tai monimutkainen, matriiseja muokkaavat kriteerit, joita niissä käytetään prioriteettien määrittelyyn, ja se, miltä matriisisi näyttää, riippuu pitkälti siitä, mitä yrität priorisoida.
Pointti on, että priorisointimatriisilla on yksi tavoite: lajitella vaihtoehdot tärkeysjärjestykseen. Riippumatta siitä, minkä tyyppistä matriisia käytät, käytetty prosessi on melko samanlainen.
Priorisointimatriisin käytön hyödyt
Priorisointimatriisin hyödyt ovat periaatteessa melko suoraviivaisia. Strukturoidun päätöksenteon tukena ne helpottavat:
- Purkaa ja priorisoi monimutkaisia asioita, kun päätökseen vaikuttavat useat tekijät
- Objektiivisesti ja yksiselitteisesti aseta prioriteetit paremmuusjärjestykseen
- Kriittisimpien painopistealueiden määrittäminen
- Luo pohjan keskustelulle siitä, mikä on tärkeätä
- Kerää tiimin/sidosryhmien tukea tärkeille osto-
- .ins
Seuraavassa osiossa, käyn läpi yksinkertaisen 2×2 ruudukkomatriisin vaiheet, ja sen jälkeen siirryn tutkimaan, miten voidaan käyttää monimutkaisempaa matriisia, jossa on painotettuja kriteerejä.
Yksinkertainen priorisointimatriisi (5 vaihetta)
Yksinkertaisimmillaan kyseessä on 2×2-ruudukko, johon piirretään yksinkertaisia, suoria käsitteitä kuten ”kiireellisyys” ja ”tärkeys”.
Tällainen matriisi sopii erinomaisesti pienten yritystehtävien priorisointiin, ja se on yksinkertainen mutta luotettava prosessi, jonka avulla voit varmistaa, että käsittelet tehtävälistasi mahdollisimman tehokkaasti.
Vaihe 0: Luettele tehtäväsi
Olet ehkä jo tehnyt tämän, mutta minkä tahansa priorisointimatriisin ensimmäinen vaihe on laatia luettelo kaikista tehtävistäsi tai siitä, mitä ikinä yritätkin priorisoida.
Vaihe 1: Mitkä ovat seuraukset?
Kysy itseltäsi, mitä seurauksia voisi olla siitä, jos jätät tekemättä kunkin tehtäväsi tai yleisemmin, jos et priorisoi tiettyä vaihtoehtoa.
Vaihe 2: Mikä on tärkeää?
Jaa listasi kahteen kategoriaan: korkean ja matalan tärkeyden kategoriaan. Sitten, ottaen huomioon kaikki edellisessä vaiheessa luettelemasi seuraukset, sijoita kukin vaihtoehtosi siihen luokkaan, jonka katsot sopivimmaksi.
Vaihe 3: Mikä on kiireellistä?
Jaa nyt kaikki ”erittäin tärkeät” ja ”vähän tärkeät” vaihtoehdot vielä alaluokkiin ”erittäin kiireellinen” ja ”vähän kiireellinen”. Nyt sinulla pitäisi olla yhteensä neljä ryhmää.
Vaihe 4: Määritä numeroarvot
Määritä nyt jokaiselle vaihtoehdolle numeroarvot 1-4, jolloin pienempi numero tarkoittaa korkeampaa prioriteettia.
Tällainen:
- Korkea tärkeys ja korkea kiireellisyys: 1
- Korkea tärkeys ja matala kiireellisyys: 2
- Matala tärkeys ja korkea kiireellisyys: 3
- Matala tärkeys ja matala kiireellisyys: 4
Tämän nopean ja yksinkertaisen metodin avulla voit karsia mentaalisen melun ja aloittaa asioiden tekemisen periaatteessa nollatilanteessa ilman valmistautumisaikaa.
Jos haluat tietää, miten soveltaa edistyneempää priorisointimatriisia, lue eteenpäin.
Miten priorisointimatriisia käytetään
Mitä tahansa matriisia käytetäänkin, menettelytapa alkaa laatimalla luettelon kaikista (lajittelemattomista) prioriteeteistasi ja päättyy siihen, että sama luettelo järjestetään jonkin mitattavissa olevan mittarin mukaan.
Tässä tarkastelemme prosessia, jossa käytetään konsensuskriteerimatriisia, joka on yksi kolmesta Six Sigmassa käytetystä päämatriisista.
Tämä prosessi on parasta suorittaa pienessä ryhmässä (alle 10 henkilöä).
Tämä prosessi voidaan jakaa viiteen yksinkertaiseen vaiheeseen.
Orientoi ryhmäsi
Ennen kuin teet mitään muuta, sinun on selitettävä selkeästi priorisointimatriisin rakentamisen tarkoitus.
Tällöin käydään läpi yrityksen tavoitteiden konteksti sekä liiketoiminnan nykyiset vahvuudet ja heikkoudet, joita sillä hetkellä on.
Tässä vaiheessa sinun on myös varmistettava, että kaikki prosessiin osallistuvat ovat samaa mieltä vaihtoehdoista (ratkaisuista, projekteista tai mistä tahansa), jotka on priorisoitava.
Tällaisen organisaation kontekstista tiedottamisen helpottamiseksi sinun kannattaa harkita SWOT- tai FMEA-analyysin suorittamista ja tulosten esittämistä tiimillesi.
Kriteerien määrittäminen
Kun tiimisi on valmistautunut ja sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä vaihtoehtoja priorisoit, on aika määritellä kriteerit tärkeyden arvioimiseksi.
Tämä voidaan jakaa kahteen osaan:
- Tosiasialliset kriteerit
- Arvosana-asteikko, jonka avulla tärkeyttä arvioidaan
Sinun ja tiimisi tulisi keskittyä kriteereihin, joilla tärkeät vaihtoehdot erotetaan selvästi merkityksettömistä. Tavoittele noin viidestä kymmeneen erilaista kriteeriä.
Tahdot, että sinulla on tarpeeksi kriteerejä, jotta voit kohtuullisesti erottaa prioriteettisi, mutta ei niin paljon, että yhteisymmärrys käy vaikeaksi.
Voit esimerkiksi sisällyttää kriteerejä, kuten:
- Miten paljon arvoa tietty vaihtoehto tarjoaa asiakkaalle
- Onko sillä sääntelyn kannalta merkitystä
- Pitkän aikavälin vs. lyhyen aikavälin vaikutukset
Luokitteluasteikosta päättäessäsi on tärkeää perustaa asteikko johonkin konkreettiseen vertailupisteeseen, jonka kaikki selvästi ymmärtävät. Alla oleva taulukko havainnollistaa tätä hienosti oikeassa sarakkeessa:
Anna kullekin kriteerillesi painotettu arvo
Aseta seuraavaksi kriteerisi alenevaan tärkeysjärjestykseen siten, että tärkein vaihtoehto on ylimpänä, ja anna kullekin kriteerillesi painotettu arvo.
Varmista, että kaikki asianosaiset ovat sopineet tästä painotuksesta.
Jatkaaksesi edellä käytettyä esimerkkiä, voit antaa seuraavat painotetut arvot:
Tarvittava palvelu tai tuote: Paino = 5
Strateginen suuntautuminen: Paino = 4
Arvo asiakkaalle: Paino = 4
Tämä painotettu arvo edustaa kunkin kriteerin suhteellista tärkeyttä, ja sitä käytetään lopullisen pistemäärän laskemiseen.
Valmistele matriisi
Luettelo kriteereistäsi vasemmalla, painoarvo, pisteytysarvot ja vaihtoehdot ylhäällä näin:
Täytä kaikki loput tiedot, niin olet valmis pisteyttämään taulukkosi.
Pisteytä kukin vaihtoehto
Katsele jokaista vaihtoehtoa kaikkia kriteerejä vasten ja päätä, mikä pistemäärä mielestäsi on riittävä. Älä kirjaa tätä arvoa vielä oikeanpuoleiseen sarakkeeseen, koska sinun on vielä laskettava painotukset.
Mahdollisuuksien mukaan on hyödyllistä määrittää pisteet yhdessä ryhmissä eikä yksin. Tämä helpottaa yhteisymmärrystä ja auttaa vähentämään puolueellisuutta. Ihannetapauksessa haluatte arvioida jokaisen vaihtoehdon kahdessa eri tiimissä ja laskea tuloksista keskiarvon.
Työskentelemällä tiimeissä hyödyt:
- objektiivisemmista ja luotettavammista tuloksista
- Jos arvioitavia vaihtoehtoja on paljon, työmäärän jakaminen tiimille voi parantaa tehokkuutta ja nopeuttaa työskentelyä
- Moninkertaiset tiimit, jotka arvioivat saman vaihtoehdon, merkitsevät sitä, että voit saada käsityksen siitä, miten hyvin kriteerit on määritelty, ja ymmärtävätkö kaikki organisaatiossasi todella harjoituksen tarkoituksen samalla tasolla
- Arvosana-asteikon johdonmukaisuus ja tehokkuus voidaan määrittää tarkemmin
Pisteytysprosessin aikana (mutta mieluiten jo sitä ennen, perehdyttämisvaiheessa) tarjoamalla tiimillesi resursseja, kuten strategisia suunnitelmia ja yrityksen toimintatapoja, varmistat, että tiimisi jäsenet kykenevät tekemään arvioinnin asianmukaisen perustellusti.
Laskekaa painotetut pisteet kullekin vaihtoehdolle
Kun olette päättäneet pisteytyksestä, kertokaa vastaava pistemäärä kunkin kriteerin painoarvolla ja kirjatkaa arvo oikeaan sarakkeeseen.
Laskekaa lopuksi yhteen kunkin vaihtoehdon kaikki arvot ja kirjatkaa kumulatiivinen pistemäärä alimmalle riville.
Vaihtoehdot asetetaan tämän jälkeen tärkeysjärjestykseen kokonaispistemäärän perusteella.
Vertaile tuloksiasi tiimisi kanssa
Kaikkien pitäisi olla pisteyttänyt vaihtoehtonsa ja heillä pitäisi olla alustava luettelo järjestetyistä prioriteeteista.
Nyt on aika käydä avointa keskustelua tiimisi kanssa, jossa voitte vertailla ja yhdistää muistiinpanoja, jotta voitte laatia pääluettelon, josta kaikki ovat samaa mieltä.
Mikäli ryhmässä on erimielisyyksiä, numeerisesti arvostetut luokitukset mahdollistavat nopeat ja helpot korjaukset. Mukautuksia olisi odotettava, ja luokitusjärjestelmän tai painotettujen arvojen hienosäätö olisi nähtävä vaiheina jatkuvan parantamisen syklissä.
Parhaista aikomuksista huolimatta sinun on muistettava, että priorisointimatriisi on väline, jolla luodaan toimintakelpoinen tärkeysjärjestys. Se ei ole kaikki kaikessa, ja kunkin vaihtoehdon prioriteettijärjestys voidaan (ja pitääkin) kyseenalaistaa sen saamasta pistemäärästä riippumatta.
Loppuhuomautuksena on hyvä ajatus käydä analyysin tulokset läpi mahdollisimman monien asiaankuuluvien ja kiinnostuneiden silmien kanssa. Sidosryhmät, asiakkaat ja muut työntekijät voivat antaa sinulle arvokasta palautetta priorisointimatriisianalyysisi tuloksista.
Vapaa priorisointimatriisimalli
Tämä yksinkertainen (ja ilmainen!) priorisointimatriisimalli auttaa yksinkertaistamaan koko priorisointimatriisin valmistelua ja käyttöä itsellesi tai yrityksellesi:
Klikkaa tästä saadaksesi priorisointimatriisimalli
Voit käyttää sitä virtaviivaistamaan jokaista vaihetta, alkaen siitä, mitkä vaihtoehdot priorisoit, siihen, että jaat tuloksesi asiaankuuluvien asianosaisten kanssa, ja se jopa luo yksinkertaisen matriisin puolestasi, automaattisesti! Process Streetin ominaisuudet, kuten ehdollinen logiikka ja dynaamiset eräpäivät, keventävät työtaakkaasi ikävistä toistuvista tehtävistä.
Jos et ole vielä tehnyt sitä, rekisteröidy ilmaiselle Process Street -tilille jo tänään, ja saat tämän + tonneittain muita valmiita malleja, jotka auttavat sinua priorisoinnissa ja liiketoimintaprosessien hallinnassa.
Mitä seuraavaksi?
Prioriteettisi ovat selvillä, nyt on aika toimia niiden mukaan. Prioriteettiesi luonne ratkaisee, miten jatkat tästä eteenpäin.
Miltä ykkösprioriteettisi näyttää? Ehkä se on ongelma, joka liittyy tiettyyn prosessiin, jota on käsiteltävä, jolloin seuraava taulukko voi olla hyödyllinen:
Tässä on joitakin jatkuvan parantamisen menetelmiä, joita voit käyttää ykkösprioriteettisi käsittelemiseen:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around
.