July 25th, 2020
Henkilöstökansio sisältää kaikki tärkeät tiedot työntekijän historiasta organisaatiossa, kuten työntekijän arvioinnit, pätevyydet, palkankorotukset, ylennykset, ylennykset ja kaikki mahdolliset kurinpidolliset kuulustelut.
On olennaista, joissakin osavaltioissa jopa pakollista, että yritys pitää ja ylläpitää kaikkien työntekijöiden henkilöstötiedostoja siltä varalta, että tyytymätön tai entinen työntekijä nostaa kanteen yritystä vastaan.
Erikoistarjous
Lähettää työpaikat yli 100:lle työpaikkalautakunnalle yhdellä lähetyksellä
Julkaise työpaikat ILMAISEKSI Täysin maksuton kokeilujakso, korttia ei tarvita. Tavoita yli 150 miljoonaa ehdokasta.
Henkilöstötiedoston tarkistuslista
Työntekijän perustiedot:
- Nimi, osoite, puhelinnumero.
- Hätätapausten yhteystiedot.
Työhistoria:
- Työhakemus ja/tai ansioluettelo.
- Työtarjouskirje.
- Työnkuvaus.
- Koulutustodistus (tarvittaessa).
- Koulutustodistukset (tarvittaessa).
- Referenssit.
- Taustatarkastus.
- Mahdolliset muut työsuhteeseen liittyvät asiakirjat.
- Sairausloma-, loma- ja virkavapaa-/sabbatical-asiakirjat.
Työntekijän suorituksen kehittäminen:
- Työntekijän arvioinnit.
- Poissaolopäiväkirjat.
- Työsuoritustavoitteet.
- Työsuorituksen parantamissuunnitelma (tarvittaessa).
- Koulutus-, siirto- ja sisäisiä työhakemuksia koskevat pyynnöt.
- Koulutus- ja ammatillisen kehittymisen kirjaukset.
- Työntekijän tunnustukset, mukaan lukien palkinnot ja suorituskirjeet.
- Kirjalliset varoitukset ja/tai kurinpitokäsittelyt.
Lainsäädännölliset asiakirjat:
- IRS-verolomakkeet (W-4, I-9).
- Palkanlaskenta- ja palkka- ja palkkiotiedot.
- Työsuhde- ja työsopimustiedot.
- TYöntekijän edut.
Työntekijän irtisanomisasiakirjat:
- Nimityskirje.
- Irtisanomiskirje (tarvittaessa).
- Pöytäkirja irtisanoutumishaastattelusta.
- Työttömyys- ja vakuutusasiakirjat.
- Loppupalkkatiedot (loma, eläke jne.)
Henkilöstöasiakirjojen tarkistuslista
Lataa ilmainen henkilöstöasiakirjojen tarkistuslista Word-muodossa.
Lataa tarkistuslistaSuoraan ladattavissa. Ei vaadi sähköpostia.
FAQs:
Onko työntekijöillä oikeus nähdä henkilöstötiedostonsa?
Vain tietyissä osavaltioissa työntekijöillä voi olla oikeus nähdä henkilöstötiedostonsa. Joissakin osavaltioissa työntekijät saavat tehdä kopioita tietyistä henkilökansioissaan olevista asiakirjoista ilman, että heillä on oikeus tutustua muihin asiakirjoihin. Työntekijöiden tulisi tutustua työntekijän käsikirjaan saadakseen selvyyttä henkilöstökansioiden käyttöoikeuskäytännöstä.
Lisätietoa henkilöstökansioista.
Mitä asiakirjoja henkilöstökansiossa pitäisi olla?
- Tärkeitä tietoja työntekijästä.
- Työsuorituksen arvioinnit.
- Lomapöytäkirja.
- Veropöytäkirja.
- Kurinpitoasiakirja.
- Ertisanomisasiakirja.
Lisätietoa henkilöstökansioista.
Kuinka kauan henkilöstökansioita on säilytettävä?
Tämä riippuu osavaltiosta, jossa toimipaikkasi sijaitsee, ja työntekijätiedostojen sisällöstä. Liittovaltion työlainsäädännössä määritellään, kuinka kauan henkilöstötiedostokansioita on säilytettävä, mutta aikaraja on yleensä yhdestä neljään vuotta asiakirjasta riippuen. On tärkeää noudattaa näitä aikarajoja sakkojen välttämiseksi.
Hyödyllisempiä latausmateriaaleja löydät työpaikkailmoitusmallista, työsopimusmallista ja työsuhteen vahvistuskirjeestä.
Katso lisätietoja henkilöstökansioista.
Onko henkilöstökansiot luottamuksellisia?
Kyllä, henkilöstötiedostot sisältävät arkaluonteisia tietoja, ja henkilöstöhallinnon on pidettävä ne luottamuksellisina.
Lue lisää tietoa henkilöstötiedostoista.
Voidaanko työntekijän henkilöstötiedostot säilyttää sähköisesti?
Kyllä. Markkinoilla on monia loistavia henkilöstötiedosto-ohjelmistoja. Monet yritykset tallentavat henkilöstötiedostonsa mieluummin pilvipalveluun, jolloin arkistokaappeja ei tarvita ja henkilöstötiedostoihin pääsee käsiksi mistä tahansa. Tutustu Gustoon ja BambooHR:ään.
Saa lisätietoja henkilöstötiedostoista.
Miten järjestän henkilöstötiedostot?
- Organisoi tiedostot työntekijän nimen mukaan.
- Luo alikansioita eri luokkia varten.
- Tarrota kukin paperinen tai sähköinen tiedosto selkeästi ja oikein.
- Varmuuskopioi tiedostot.
- Pitäkää kaikki henkilöstötiedostot turvassa.
- Salli vain valtuutetuille henkilöille käyttöoikeus.
Katso henkilöstötiedoston tarkistuslista.
Voiko irtisanottu työntekijä pyytää henkilöstötiedostoa?
Monissa osavaltioissa työnantajien on lain mukaan myönnettävä nykyisille ja entisille työntekijöilleen oikeus tutustua henkilöstötiedostoihinsa. Joissakin osavaltioissa työntekijät saavat ottaa kopioita tietyistä henkilökansioissaan olevista asiakirjoista, kuten suoritusarvioinneista. Toisissa osavaltioissa tietyt asiakirjat on jätetty tämän säännön ulkopuolelle, esimerkiksi rikostutkintaan liittyvät asiakirjat. Kaikkien yritysten olisi analysoitava osavaltioiden lakeja rajoitusten laajuuden määrittämiseksi ja otettava yhteyttä lakimieheen, jos ne saavat irtisanotulta työntekijältä tarkastuspyynnön henkilöstöasiakirjoihin. Useimmilla työnantajilla on henkilöstötiedostojen käyttöoikeuskäytäntö, johon työntekijät voivat viitata työntekijäkäsikirjoissaan.
Learn more about Personnel Files.
How I should I store personnel file folders?
Henkilöstötiedostot voidaan säilyttää joko paperimuotoisina kansioina tai sähköisesti, riippuen yrityksesi koosta. Jos järjestät henkilöstötiedostot yleensä työntekijän nimen mukaan, pidä sama säilytysjärjestelmä kaikissa tiedostoissa, myös sairaus- ja palkkatiedostoissa.
Lue lisää henkilöstötiedostoista.
Ovatko henkilöstötiedostot julkisia asiakirjoja?
Henkilöstötiedostot eivät ole julkisia asiakirjoja, mutta niihin voidaan tutustua tietyissä olosuhteissa.
Lue lisää henkilöstötiedostoista.
Lue lisää henkilöstötiedostoista.