Kehittyvä teknologia, jatkuva globalisaatio ja muuttuvat sosiaaliset normit ovat vain muutamia nykyaikaisen organisaation haasteista. Yritysten on joko sopeuduttava nopeasti muutoksiin tai jäätävä ketterämpien kilpailijoidensa jalkoihin. Ja suoraan sanottuna sopeutuminen edellyttää usein täydellistä organisaation uudelleensuunnittelua.
Mutta kuten olet joko arvannut tai itse kokenut, onnistunut organisaation uudelleensuunnittelu on melkoinen urakka. Ja McKinsey & Companyn tutkimuksen mukaan alle 25 prosenttia organisaation uudelleensuunnittelusta onnistuu.
Jos yrityksesi on tällaisen yrityksen kynnyksellä, tässä artikkelissa käsitellään kaikkea, mitä sinun on tiedettävä ennen aloittamista. Käsittelemme tarkasti, mitä organisaatiosuunnittelu on ja miksi se on tärkeää, yleisimpiä malleja ja viitekehyksiä sekä suurimpia haasteita, joita kohtaat organisaatiosuunnittelussa.
- Mitä on organisaatiosuunnittelu?
- Miksi se on tärkeää?
- Yleiset organisaatiosuunnittelumallit
- Reaaliaikaisia esimerkkejä organisaation uudelleensuunnittelusta
- Organisaatiosuunnittelun haasteet
- Työkalut organisaatiosuunnittelun avuksi
Mitä on organisaatiosuunnittelu?
Periaatteellisimmillaan organisaatiosuunnittelu on systemaattinen prosessi, jossa luodaan periaatteet ja rakenteet, jotka ohjaavat yritystä tai organisaatiota kohti sen tavoitteiden saavuttamista.
Lähde
Menestyksekkään organisaatiosuunnittelun tulisi sisältää nämä elementit:
- Strategia – Miksi yritys on olemassa ja mitä etua sillä on kilpailijoihin nähden
- Rakenne – Miten ihmiset on organisoitu hierarkkisesti
- Järjestelmät – Prosessit osastokohtaisten raporttien toimittamiseen, työntekijöiden palkitsemiseen tai resurssien jakamiseen, esimerkiksi
- Prosessit – Menetelmät ja teknologiat, joita ihmiset käyttävät saadakseen työnsä tehtyä
- Ihmiset – Millaisia lahjakkuuksia pitäisi palkata eri osastoille, jotta koko yrityksen tavoitteet voidaan saavuttaa
- Kulttuuri – Viestintä-, yhteistyö- tai johtamistyylit
Muista, että tämä ei ole tyhjentävä luettelo, ja käsittelet eri aiheita riippuen menetelmästä tai mallista, jonka organisaatiosi valitsee.
Ja useimmiten palkkaat suunnitteluyrityksen tai konsultin auttamaan oikeiden prosessien ja organisaatiorakenteen luomisessa. Yritykset ovat hyviä ottamaan vuosikymmenten tutkimustyön tuloksena kehitetyt periaatteet ja mallit ja räätälöimään ne yrityksesi tarpeisiin.
Miksi organisaatiosuunnittelu on tärkeää?
Epätehokkaat, olemattomat tai vanhentuneet organisaatiorakenteet johtavat usein:
- jäykkiin siiloutumisiin, jotka johtuvat liian suuresta määrästä rakenteita ja liian vähäisistä systeemeistä tai kulttuurisista käytänteistä, jotka olisivat vastapainona niille.
- Kulttuuriin, jossa ihmiset eivät tunne voivansa ottaa vastuuta, vastustavat työnkuvansa ulkopuolisten tehtävien tekemistä tai lykkäävät päätöksentekoa peläten astuvansa jonkun toisen varpaille.
- Epätehokas tuotanto ja huonosti suunniteltujen järjestelmien aiheuttamat päällekkäisyydet.
- Alentunut asiakastyytyväisyys, joka syntyy, kun organisaatiorakenteeseen ei sisällytetä asiakaspalautetta yhtenä keskeisenä elementtinä, mikä johtaa tuotteisiin tai palveluihin, joita kukaan ei oikeasti halua.
- Heikomman kannattavuuden omaava liiketoiminta, joka on luonnollinen seuraus siitä, että työntekijöillä ei ole toimivaltaa, että ponnisteluja tehdään päällekkäin, ja että tuotteet eivät ilahduta asiakkaita.
Mutta tässä hyvät uutiset. Yritykset, jotka miettivät ja suunnittelevat uudelleen organisaatiorakenteensa, voivat nähdä seuraavat korkean tason hyödyt:
- Lisääntynyt innovointi, jota tuetaan kokonaisvaltaisesti suunnitellulla organisaatiorakenteella, tehokkaalla resurssien kohdentamisella ja yhteistyökulttuurilla.
- Lisääntynyt kannattavuus asiakaslähtöisten innovaatioiden ja nopeampien tuotantosyklien ansiosta.
- Iloisemmat ja sitoutuneemmat työntekijät, jotka kukoistavat yhteistoiminnallisessa toimintakulttuurissa ja jotka kokevat, etteivät heidän ponnistelunsa ole hukkaan heitettyjä tehottomat prosesseihin.
- Kirkas visio ja tiekartta yrityksen tulevaisuutta varten, jonka kaikki ymmärtävät organisaation kaikilla tasoilla.
Johtavat tutkijat ja asiantuntijat ovat onneksi kehittäneet useita organisaation uudelleensuunnittelumalleja, joiden avulla yritykset voivat nauttia näistä eduista.
Yleiset organisaatiosuunnittelumallit
Organisaatiosuunnitteluun on olemassa lukuisia lähestymistapoja, mutta muutama erottuu edukseen ja otetaan käyttöön muita useammin.
McKinseyn 7S-suunnittelumalli
Seitsemän S-mallin malli on yksi organisaatiosuunnittelun viitatuimmista. Sen kehittivät Robert H. Waterman, Jr. ja Tom Peters McKinsey & Companylle 1980-luvulla, ja siinä keskitytään useimmille organisaatioille ominaiseen seitsemään S:ään:
Lähde
Suunnittelun kuvataan sisältävän sekä kovia että pehmeitä elementtejä – siis sekä konkreettisia että aineettomampia elementtejä.
Kovia elementtejä ovat strategia (liiketoimintasuunnitelma), rakenne (miten ihmiset on organisoitu) ja järjestelmät (raportointi, palkitseminen ja resurssien jakaminen). Pehmeitä elementtejä ovat jaetut arvot (yrityskulttuuri), taidot (ydintaidot), henkilöstö (lahjakkuus) ja tyyli (miten johtajat johtavat).
7S-mallissa yritetään myös havainnollistaa, miten nämä elementit ovat linjassa toistensa kanssa ja rakentuvat toistensa päälle. Sen ymmärtäminen, miten eri ”S:t” ovat vuorovaikutuksessa keskenään, on avainasemassa ennakoitaessa, mitä koko organisaatiossa tapahtuu, kun muutoksia tehdään.
Tämän mallin rajoituksena on se, että siinä ei ole selkeää näkökulmaa siihen, miten ehdotetut muutokset pannaan täytäntöön. Se jättää myös huomiotta ulkoiset panokset, kuten asiakastyytyväisyyden, ja sen, miten ne voivat vaikuttaa siihen, miten yritys organisoituu.
Jay Galbraithin tähtimalli
Yleisimmistä malleista Jay Galbraithin malli on vanhin. Edesmennyt organisaatioteoreetikko kehitti tähtimallin 1960-luvulla ja hioi sitä koko uransa ajan.
Lähde
Tähti-mallin viisi osatekijää kattavat monia 7S-mallissa eriteltyjä kovia ja pehmeitä elementtejä, mutta niissä ei niinkään keskitytä yrityskulttuuriin, vaan kiinnitetään enemmän huomiota työntekijöiden kannustimiin, palkitsemiseen tai palkitsemiseen.
7S-mallin tavoin Tähtimalli ei ota huomioon ulkoisia vaikutteita ja panoksia. Siinä ei myöskään oteta huomioon tuotosten roolia eikä sitä, miten asiakkaiden reaktioiden tuotteeseen tulisi vaikuttaa organisaation suunnitteluun.
The Center for Organizational Design’s Transformation Model
Transformaatiomalli on Center for Organizational Designin luoma ja käyttämä kehys. Se keskittyy kahdeksaan päämuuttujaan, ja siinä pyritään puuttumaan 7S- ja Star-mallien rajoituksiin. Se näyttää seuraavalta:
Lähde
Joidenkin 7S- ja Star-malleissa nähtyjen kovien ja pehmeiden elementtien (strategia, järjestelmät, rakenne jne.) lisäksi tässä mallissa kiinnitetään huomiota ympäristöön liittyviin panoksiin. Näitä panoksia ovat esimerkiksi asiakkaiden muuttuvat makutottumukset, uudet teknologiat, kilpailu tai lait.
Malliin sisällytetään myös tuotannon tulokset, kuten myyntimittarit ja asiakaspalaute. Kun yrityksen tämänhetkisestä suorituskyvystä on vankka käsitys, se osoittaa, mitä on muutettava tai parannettava kullakin hetkellä. Tämän vuoksi transformaatiomalli soveltuu teoriassa paremmin organisaation sopeutumiskykyyn.
Purkamalla siiloja ja sisällyttämällä asiakaspalautetta organisaatiomalliin yritys on paremmin valmistautunut sopeutumaan asiakkaiden muuttuvaan makuun jokaisen tuotantosyklin myötä.
Katsokaa alla olevaa ennen- ja jälkeen-organisaatiorakennetta. Kun muutosmallia on sovellettu, myynti-, suunnittelu- ja tuotannonohjausosastot työskentelevät yhdessä vastatakseen asiakkaiden toiveisiin. Purkamalla siiloja ja ottamalla asiakaspalautteen mukaan organisaatiorakenteeseen yritys on paremmin valmistautunut sopeutumaan asiakkaiden muuttuviin makuihin jokaisen tuotantosyklin myötä.
Lähde
Yllä oleva esimerkki on todellista suunnittelua, jonka on toteuttanut eräs alumiiniteollisuuden yritys. Näiden korkean tason muutosten avulla yritys lisäsi erään tuotelinjan myyntiä 50 % ja kasvatti katteita 25 %.
Todellisia esimerkkejä organisaation uudelleensuunnittelusta
Strategy&:n DNA-lähestymistapa
Strategy&, maailmanlaajuinen strategiakonsultointiryhmä, ohjaa org-suunnittelua oman ”DNA”-lähestymistapansa avulla.
Lähde
Monet tämän mallin osatekijät ovat samankaltaisia kuin kolmessa ensimmäisessä mallissa esiintyvät elementit, mutta eri nimillä. Esimerkiksi ”Palkkiot” on muuttunut ”Motivaattoreiksi” ja ”Kulttuuri” on muuttunut ”Mielipideasetelmiksi”.
Toinen keskeinen ero on se, että Strategy& tunnustaa, että jokainen elementti on osa toisiaan täydentävää paria. Sen sijaan, että elementit olisivat ”kovia” tai ”pehmeitä”, ne nähdään saman kolikon kahtena puolena.
Esimerkiksi kaavion yläosassa oleva pari kuvaa sitä, miten päätökset tehdään. Virallisella puolella vakiintuneet prosessit vaikuttavat siihen, miten päätöksiä tehdään, ja epävirallisella puolella inhimillisillä arvoilla ja odotuksilla on merkitystä.
DNA-lähestymistavan parien merkitys on se, että jotta organisaatio voi muuttaa päätöksentekoprosesseja, sen on pohdittava menetelmiä, joilla muutetaan sekä kirjallisia sääntöjä että käyttäytymisnormeja. Näin luodaan kokonaisvaltaisempi kuva siitä, miten organisaatio toimii.
BCG:n Smart Design -lähestymistapa
7S-, Star- ja Transformation-mallit lähtevät kaikki siitä, että organisaation kovat ja pehmeät osatekijät ohjaavat tuloksia. Johtamisen konsulttiyritys BCG väittää, että kovat ja pehmeät komponentit eivät lainkaan vaikuta suoraan liiketoiminnan tuloksiin. Katso, pystytkö havaitsemaan eron heidän organisaatiomallissaan:
Lähde
BcG:n mukaan käyttäytyminen on minkä tahansa liiketoiminnan päävoima. Kovat ja pehmeät komponentit vaikuttavat tuotoksiin vain välillisesti. BCG:n mallissa keskitytään siihen, miten kovat ja pehmeät komponentit vaikuttavat ihmisten käyttäytymiseen, joka puolestaan johtaa tuloksiin.
Organisaation uudelleensuunnittelua johdettaessa Smart Design -lähestymistapa sisältää kolme päävaihetta:
- Selvitä uudelleenorganisoinnin syy, ts. mitä yritys haluaisi suorituskykynsä olevan verrattuna nykyiseen suorituskykyyn
- Keskeytä ne työntekijöiden käyttäytymismallit, jotka kurovat umpeen kuilun nykyisen ja halutun suorituskyvyn välillä
- Määritä, mitä pitää tapahtua, jotta näitä käyttäytymismalleja voidaan kannustaa
BCG:n lähestymistapa sisältää monia vaihtoehtoja siihen, miten tiettyjä käyttäytymismalleja voidaan kannustaa. Ne vaihtelevat organisaatiorakenteista, jotka on räätälöity vastaamaan yrityksen prioriteetteja (esimerkiksi vähemmän johtoportaita nopeamman päätöksenteon helpottamiseksi), työntekijän arviointiprosesseihin, joissa keskitytään vähemmän syyttämiseen puutteista ja enemmän yhteistyöhön perustuvan käyttäytymisen palkitsemiseen.
Organisaatiosuunnittelun haasteet
Jopa silloin, kun sovellat mitä tahansa edellä esitetyistä malleista, tulee silti joitakin haasteita vastaan. Seuraavassa on vain muutamia yleisimpiä haasteita, jotka tekevät org-suunnittelumalleista ja -puitteista vähemmän kuin täydellisiä:
Kaikki mallit vaativat jonkinasteista räätälöintiä
Organisaatiot ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, joilla kullakin on omat tavoitteensa, resurssinsa, rajoitteensa ja ympäristötekijänsä. Yritysten on paitsi oltava valikoivia sen suhteen, mihin malliin ne perustavat uudelleensuunnittelunsa, myös mietittävä tarkkaan, miten malli voidaan personoida vastaamaan paremmin organisaation tarpeita.
Tässä kohtaa ulkopuolinen yritys astuu kuvaan. Uudelleensuunnittelun asiantuntija auttaa yritysjohtajia ymmärtämään parhaat tavat muokata mallia omaan tilanteeseensa, sillä hän on todennäköisesti nähnyt, mitkä muutokset toimivat ja mitkä eivät vastaavissa organisaatioissa.
20. vuosisadan malleilla yritetään ratkaista 21. vuosisadan haasteita
Monet hyväksytyimmät organisaatiosuunnittelumallit ovat peräisin 1960-, 70- ja 80-luvuilla tehdyistä tutkimuksista. Vaikka tutkijat ja konsultit ovat vuosien varrella jalostaneet niitä, niiden juuret juontavat kuitenkin juurensa eri aikakautena tehtyyn työhön. Ei ole vaikea kuvitella, miksi yritysten tämän päivän haasteet ovat monin tavoin hyvin erilaisia kuin 50 vuotta sitten.
Organisaatiot keskittyvät suunnitteluprosessin aikana liikaa hierarkiaan
Ylihän usein ihmiset kuulevat sanan ”organisaatiomuotoilu” ja olettavat, että se tarkoittaa laatikoiden sekoittamista yrityksen organisaatiokaavioon. Vaikka organisaation työntekijöiden hierarkian rakenne on varmasti tärkeä, se on vain yksi osa organisaatiomuotoilua.
McKinsey Quarterly -lehden vuonna 2015 ilmestyneessä artikkelissa tämä tiivistettiin osuvaan metaforaan: ”Monilla johtajilla on taipumus jättää huomiotta muut rakenteeseen, prosesseihin ja ihmisiin liittyvät osatekijät, jotka ovat osa täydellistä uudelleensuunnittelua, ja he järjestelevät siten kansituoleja uudelleen, mutta eivät huomaa, että hyvä laiva, Titanic, saattaa olla yhä uppoamassa”.”
Miten, missä ja milloin ihmiset työskentelevät, kehittyy
Etätyöntekijöillä, konsulteilla ja uusilla viestintätekniikoilla on epäilemättä vaikutusta organisaation suunnitteluun. Suunnittelumallien tulisi hyödyntää uusia yhteistyömenetelmiä ja jättää hieman liikkumavaraa tulevien innovaatioiden sisällyttämiselle.
Valmis käynnistämään organisaation uudelleensuunnittelu?
Organisaation uudelleensuunnittelu on monimutkaista, mutta kukaan ei tunne liiketoimintaasi yhtä hyvin kuin johtoryhmäsi. Jos haluat tukea, aloita etsimällä ulkopuolinen asiantuntija, joka arvostaa tietämystäsi organisaatiosta ja osoittaa halukkuutta räätälöidä viitekehyksiä ulkoisen ja sisäisen kehityksen huomioon ottamiseksi.
Edelläkävijäyritykset, kuten The Center for Organizational Design, Strategy& ja BCG, uudistavat suunnittelumalleja ja priorisoivat yksilöllistämisen asiakkailleen. Vaikka yrityksesi ei voisikaan työskennellä juuri näiden yritysten kanssa, harkitse konsultteja, joilla on samanlainen innovaatio- ja räätälöintifilosofia.
Organisaation uudelleensuunnittelutyökalut
Pingboardin organisaatiokaavio-ohjelmisto auttaa helposti visualisoimaan organisaation uudelleensuunnittelun. Sen avulla voit luonnostella useita versioita organisaatiorakenteestasi ja kutsua sitten muita tekemään yhteistyötä tai tarkastelemaan ehdotettuja malleja. Pingboard auttaa myös tunnistamaan oikeat työntekijät johtamaan uusia osastoja tai täyttämään uusia rooleja. Pingboardin sisäänrakennetun työntekijähakemiston avulla voit löytää ehdokkaita etsimällä tarvitsemiasi taitoja ja kokemusta.
Tässä on esimerkki Pingboardin vuorovaikutteisesta organisaatiokaaviosta, joka auttaa ihmisiä suunnittelemaan organisaationsa:
Rakenna organisaatiokaavio jo tänään! Olemme aina täällä, jos tarvitset apua.
Käytä organisaatiokaavio-ohjelmistoamme organisaatiosi uudelleensuunnitteluun jo tänään ja jaa Pingboard sitten työntekijöidesi kanssa lisätäksesi sitoutumista, läpinäkyvyyttä ja toveruutta koko henkilöstössäsi. Pingboard yhdistää organisaatiosi näihin työkaluihin:
- Työntekijähakemisto hauskoilla ja oivaltavilla tiedoilla
- Vertaistunnustusohjelma, joka auttaa juhlistamaan työntekijöitä
- Yksinkertainen Out of Office -työkalu, joka lisää läpinäkyvyyttä sen suhteen, kuka tekee töitä milloinkin ja missä
- Kuka on kuka -tietokilpailu, joka auttaa työtovereita oppimaan nimiä ja työtehtäviä
Mikäli tahansa suunnitteletkin organisaatiosi uudelleen, Pingboard voi auttaa viestimään muutoksesta ja yhdistämään työvoimasi. Aloita jo tänään!