Yritysten omistajille jokainen dollari on tärkeä, joten jos et tiedä, missä tilanteessa olet kuukausittain, et ehkä ole enää vuoden lopussa. Ja vaikka tee-se-itse -kirjanpitoohjelmiston käyttäminen voi auttaa kustannusten seurannassa, hyvän kirjanpitäjän palkkaamisen hyödyt ulottuvat paljon pidemmälle kuin numeroiden murskaamiseen. Mahdollisesti heistä voi tulla yrityksesi elinikäinen talouskumppani, jolla on intiimi tietämys paitsi siitä, miten aiot rahoittaa esimerkiksi seuraavan trukkisi, myös siitä, miten aiot rahoittaa tyttäresi yliopisto-opinnot.
Ennen kuin palkkaat kirjanpitäjän, varmista kuitenkin, että ymmärrät yleiseen kirjanpitotoimistoon kuuluvan asiantuntemuksen neljä keskeistä osaamisaluetta:
- Liiketoiminnan neuvontapalvelut. Koska kirjanpitäjän pitäisi tuntea liiketoimintaympäristösi, verotustilanteesi ja tilinpäätöksesi, on järkevää pyytää häntä vetämään kaikki palaset yhteen ja auttamaan sinua liiketoimintasuunnitelman ja henkilökohtaisen rahoitussuunnitelman laatimisessa. Kirjanpitäjät voivat antaa neuvoja aina vakuutuksista (tarvitsetko todella liiketoiminnan keskeytysvakuutuksen vai onko halvempaa vuokrata toinen toimipaikka?) ja laajentamisesta (miten lisäkapasiteetti vaikuttaa toimintakustannuksiin?). Kirjanpitäjät voivat tuoda uudenlaista näkemystä jo pelkästään näkökulmansa ansiosta.
- Kirjanpito ja kirjanpito. Nämä ovat ehkä kaikkein perustavanlaatuisimpia kirjanpidon osa-alueita. Vaikka monien yritysten omistajien on järkevää hoitaa päivittäiset kirjanpitonsa itse, kirjanpitäjä voi auttaa kirjanpito- ja kirjanpitojärjestelmien perustamisessa ja opastaa niiden käytössä. Hyvän järjestelmän avulla voit arvioida kannattavuutta ja muuttaa hintoja. Sen avulla voit myös seurata kuluja, seurata budjettia, havaita trendejä ja vähentää tilinpäätösten ja veroilmoitusten laatimiseen tarvittavia kirjanpitomaksuja.
- Veroneuvonta. Kirjanpitäjät, jotka tarjoavat apua verotukseen liittyvissä asioissa, voivat yleensä tehdä sen kahdella alalla: verosäännösten noudattamisessa ja verosuunnittelussa. Suunnittelulla tarkoitetaan kokonaisverorasituksen vähentämistä. Noudattamisella tarkoitetaan verolakien noudattamista.
- Tilintarkastus. Pankit vaativat näitä palveluja yleisimmin lainan ehtona. Tilintarkastusta on monen tasoista, jotka vaihtelevat pelkästä tilinpäätöksen laatimisesta varsinaiseen tilintarkastukseen, jossa kirjanpitäjä tai muu kolmas osapuoli antaa varmuuden siitä, että yrityksen taloudelliset tiedot ovat oikeita.
Tilintarkastajan valinta
Paras tapa löytää hyvä kirjanpitäjä on saada suositus asianajajaltasi, pankkiiriltasi tai liikekaveriltasi. Voit myös ottaa yhteyttä osavaltiosi kirjanpitäjien yhdistykseen (Society of Certified Public Accountants), joka voi antaa suosituksen.
Vaikka kirjanpitäjät työskentelevät yleensä suurille yrityksille, CPA:t (Certified Public Accountants) työskentelevät erilaisille suurille ja pienille yrityksille. Älä aliarvioi CPA:n merkitystä. Tämä arvonimi myönnetään vain henkilöille, jotka ovat läpäisseet tiukan kaksipäiväisen, kansallisesti standardoidun kokeen. Useimmissa osavaltioissa vaaditaan, että CPA:lla on vähintään korkeakoulututkinto tai sitä vastaava tutkinto. Useat osavaltiot edellyttävät myös jatkotutkintoa.
Kun olet keksinyt hyviä ehdokkaita, on tärkeää määrittää, kuinka suuren osan työstä tekee yrityksesi ja kuinka suuren osan kirjanpitäjä.
Kirjanpitopalvelut voidaan jakaa kolmeen laajaan kategoriaan: liiketapahtumien kirjaaminen, niiden kokoaminen sekä ilmoitusten ja tilinpäätösten laatiminen. Vaikka kaksi ensimmäistä luokkaa edellyttävät alhaisempaa taitotasoa kuin jälkimmäiset, monet yritykset veloittavat samasta tuntihinnasta kaikista kolmesta. Siksi on tärkeää määritellä tarkasti, mitä töitä haluat kirjanpitäjän hoitavan.
Seuraavaksi kannattaa haastatella suosittelijoita. Suunnittele kullekin kaksi tapaamista, ennen kuin teet päätöksesi. Yhden tapaamisen tulisi tapahtua toimipaikassasi. Toisen tulisi olla heidän luonaan. Haastattelujen aikana päätavoitteesi on selvittää kolme asiaa: palvelut, persoonallisuus ja palkkiot. Seuraavassa kerrotaan, mitä kannattaa kysyä kullakin osa-alueella.
- Palvelut: Useimmat tilitoimistot tarjoavat vero- ja tilintarkastuspalveluja. Mutta entä kirjanpito? Yritysjohdon konsultointi? Kiinteistösuunnittelu? Auttaako kirjanpitäjä sinua suunnittelemaan ja ottamaan käyttöön taloustietojärjestelmiä? Tilintarkastaja voi tarjota palveluja, joihin kuuluu lainojen ja rahoituksen analysointi, tilinpäätösten laatiminen, tilintarkastus, tarkistaminen ja kokoaminen, sijoitusten hallinnointi ja edustaminen veroviranomaisille.
Vaikka pienemmät tilitoimistot ovat yleensä parempi vaihtoehto yrittäjille, ne eivät välttämättä tarjoa kaikkia näitä palveluja. Varmista, että yrityksellä on kaikki tarvitsemasi. Jos se ei voi tarjota erikoispalveluja, sillä voi olla suhteita muihin yrityksiin, joihin se voi ohjata sinut hoitamaan näitä asioita. Varmista palvelujen lisäksi, että yrityksellä on kokemusta pienyrityksistä ja juuri sinun toimialastasi. - Persoonallisuus: Sopiiko kirjanpitäjän tyyli sinun tyyliisi? Varmista, että tapaamasi henkilöt ovat samoja, jotka tulevat hoitamaan liiketoimintaasi. Monissa tilitoimistoissa jotkut osakkaat hoitavat myyntiä ja uutta liiketoimintaa ja siirtävät sitten varsinaisen tilitoimistotyön muille.
Kun arvioit pätevyyttä ja yhteensopivuutta, kysy ehdokkailta, miten he käsittelisivät sinua koskevia tilanteita. Esimerkiksi: Miten toimisit IRS:n toimistotarkastuksessa, jossa pyydetään todentamaan autokulut? Kuuntele vastaukset ja päätä, haluaisitko, että asioitasi hoidetaan samalla tavalla.
Totea myös, että erilaisen lähestymistavan omaava kirjanpitäjä voi olla hyvä asia. Varmista vain, ettei kirjanpitäjä painosta sinua tekemään asioita, jotka eivät miellytä sinua. - Maksut: Kysy tästä etukäteen. Useimmat tilitoimistot veloittavat tuntiperusteisesti, ja maksut vaihtelevat 100 ja 275 dollarin välillä. Toiset työskentelevät kuitenkin kuukausipalkkiolla. Hanki erilaisia tarjouksia eri kirjanpitäjiltä. Yritä myös saada arvio vuotuisista kokonaismaksuista niiden palvelujen perusteella, joista olette keskustelleet.
Älä kuitenkaan tee päätöstäsi pelkästään kustannusten perusteella, sillä korkeamman tuntihinnan veloittava kirjanpitäjä on todennäköisesti kokeneempi ja pystyy työskentelemään nopeammin kuin aloitteleva kirjanpitäjä, joka veloittaa pienemmän hinnan.
Pyydä myös referenssejä – erityisesti oman alasi asiakkailta. Soita heille ja selvitä, kuinka tyytyväisiä he olivat kirjanpitäjän palveluihin, palkkioihin ja saatavuuteen.
Hyödynnä suhdetta parhaalla mahdollisella tavalla
Kun olet tehnyt valinnan, selvitä sopimuksen ehdot toimeksiantokirjeessä. Asiakirjassa olisi eriteltävä laadittavat ilmoitukset ja selvitykset sekä perittävät palkkiot. Näin varmistetaan, että sinulla ja kirjanpitäjälläsi on samat odotukset.
Pitäydy myös omasta osuudestasi sopimuksesta. Älä anna kirjanpitäjälle kenkälaatikkoa täynnä kuitteja. Kirjoita tarkat tiedot kaikista shekeistä shekkirekisteriisi, olivatpa ne sitten yleishyödyllisiä palveluja, tarvikkeita ja niin edelleen. Tunnista myös tulolähteet pankkitalletustodistuksista. Mitä paremmin ylläpidät kirjanpitoa, sitä vähemmän aikaa kirjanpitäjälläsi on käytettävissään ja sitä pienemmät palkkiosi ovat.
On hyvä ajatus tavata kirjanpitäjäsi tai ainakin puhua hänen kanssaan joka kuukausi. Tarkastele tilinpäätöstietoja ja käy läpi ongelmia, jotta tiedät, mihin rahasi menevät. Kirjanpitäjäsi pitäisi mennä numeroiden murskaamista pidemmälle ja ehdottaa vaihtoehtoisia tapoja karsia kustannuksia ja toimia äänitorvena kaikille ideoillesi tai kysymyksillesi.
Ote teoksesta Start Your Own Business, Fifth Edition, jonka on laatinut Entrepreneurin henkilökunta.Asking the Right Questions
Kymmenen kriittistä kysymystä, joita kannattaa kysyä kirjanpitäjää haastatellessa:
1. Mikä on kirjanpitäjän nimi? Oletko kirjanpitäjä? (Älä oleta, että kaikki kirjanpitäjät ovat.)
2. Onko sinulla kirjanpitäjä? Onko sinulla toimilupa osavaltiossasi?
3. Milloin ja missä sait toimiluvan harjoittaa ammattia?
4. Milloin ja missä sait toimiluvan? Missä kävitte koulua ja minkä tutkinnon suorititte?
5. Keitä ovat asiakkaasi? (Soita heidät.)
6. Mihin alaan olet erikoistunut?
7. Kuinka suuria tai pieniä asiakkaasi ovat, ja minkä kokoisia he olivat, kun aloitit suhteesi heihin?
8. Millaisia asiakkaita sinulla on? Kuinka helposti lähestyttävä olet? (Jotkut kirjanpitäjät ovat tavoitettavissa vain aukioloaikoina; toiset antavat koti- tai hakunumeronsa.)
9. Mihin ammatillisiin järjestöihin kuulutte? Kuinka aktiivinen olet näissä ryhmissä?
10. Mitkä ovat palkkionne? (Pyydä nähdäksesi joitakin nykyisiä laskuja.)
Ote teoksesta Start Your Own Business, Fifth Edition, jonka on laatinut Entrepreneurin henkilökunta.