Muutostilaukset ovat välttämätön osa rakentamista.
Se on arkaluontoinen aihe, kun rakennushankkeen aloittamisen jälkeen ilmaantuu asioita, jotka vaativat lisäkustannusten veloittamista.
Monet urakoitsijat pelkäävät veloittaa muutostilauksista, koska pelkäävät sen vaikuttavan liikesuhteisiin. Tai mikä vielä pahempaa, he työskentelevät tuntiperusteisesti eivätkä koskaan saa palkkaa työstään.
Muutosmääräyksiä voi olla haastavaa saada hyväksyttyä ja pitää yllä vankkaa asiakassuhdetta.
Olemme rakennusalan kustannusarviointi- ja konsultointiyritys, ja olemme kehittäneet hyvin täsmällisen strategian muutosmääräysten saamiseksi hyväksytyksi.
Minä näytän sinulle, miten laskutat muutostilaukset ammattimaisesti, saat ne hyväksytyksi ja olet asiakkaallesi sellainen voimavara, että hän haluaa jatkossakin käyttää sinua projekteissa.
Käyttämällä näitä strategioita olemme nähneet, että asiakkaat ovat saaneet muutostilausten avulla 10-20 % enemmän tuloja sopimuksestaan.
Mikä on muutostilaus?
Muutostilaus on muodollinen minisopimus, joka muuttaa alkuperäistä sopimusta. Muutosmääräykset voivat olla lisäyksiä tai vähennyksiä sopimussummaan.
Kun sinulla on sopimus, sinulla on työn laajuus, joka sisältyy vastuuluetteloosi.
Jokaiseen projektiin tulee muutoksia, ja niitä tulee omistajan muutoksina, tarkastajan vaatimuksina, piirustusten ristiriitoina ja monina muina muutoksina.
Koska nämä muutokset ovat sopimuksesi ulkopuolista työtä, sinun pitäisi veloittaa työstäsi jotain.
Muutostilausten haasteena on se, että monet urakoitsijat ja aliurakoitsijat uskovat, että tietyistä asioista veloittaminen tai liiallinen veloittaminen saa asiakkaasi olemaan käyttämättä sinua enää tulevaisuudessa.
Estä muutostilaukset (ja vakiinnuta itsesi arvokkaaksi hyödykkeeksi)
Jos olet erittäin hyvä urakoitsija, teet asianmukaisen huolellisuusvelvollisuutesi tunnistaaksesi kaikki ongelmat ennen työn aloittamista estääkseesi muutostilaukset. Useimmat muutostilaukset johtuvat työmaalla jo olemassa olevista ongelmista tai koordinointiongelmista, jotka voidaan estää yksityiskohtaisella laajuuden ja suunnitelmien tarkastelulla, aliurakoitsijoiden tapaamisella tai omistajan ja arkkitehdin välisellä tapaamisella.
Jos todella haluat todistaa arvosi pääurakoitsijalle (tai omistajalle, jos olet pääurakoitsija), tunnista ongelmat, ennen kuin niitä ilmenee. Säästät GC:ltä (tai omistajalta) muutaman päänsäryn ja budjettiyllätyksen, ja voin taata, että he palaavat luoksesi tulevaisuudessa.
Yleisiä ongelmia, joita näen usein ovat:
- Mekaaniset kanavatyöt häiritsevät kattokorkeuksia
- Rakenteelliset mitat eivät vastaa arkkitehtonisia mittoja
- ADA-mitat eivät ole koodin mukaisia, mutta läpäisevät silti suunnitelmakatselmuksen
- Yläpuoliset kulkulevyt eivät vastaa Mechanical code (jotkut koodit vaativat kykyä poistaa kokonaan yläpuoliset osat)
- Työn laajuudesta puuttuu osia projekteista (tämä tapahtuu usein, koska kiirehditään aikataulujen noudattamiseksi)
Mutta et voi kontrolloida, jos omistaja suunnittelee seinät uudelleen, tai jos tarkastaja tulee ja lisää lisävaatimuksia, joita ei otettu huomioon suunnitelmakatselmuksessa, tai entä jos jokin toinen ammattikunta vahingoittaa työtäsi ja joudut tekemään joitakin töitä uudelleen?
Vai… Entä jos sprinkleriputki puhkeaa ja vahingoittaa kipsilevyä?
Kokemuksemme perusteella olemme kehittäneet tämän strategian, jossa voit tunnistaa muutostilauksen tyypin, jotta voit lähestyä sitä hieman eri tavalla.
How to Strategically Issue a Change Order
Muutostilausten vakiotoimintatapa on tyypillisesti se, että laadit asiakirjan, jossa on pieni työn laajuus suoritettavasta lisätyöstä, kokonaissumma ja tukevat taustatiedot, joilla voit todistaa, miksi veloitat tämän summan.
Se on ikään kuin mini-arvio suoritettavasta työstä. Ja kun se on allekirjoitettu, siitä tulee minisopimus, joka muuttaa alkuperäistä sopimusta.
Tässä on esimerkki siitä, miltä muutostyömääräys näyttää.
Ja sen taustatiedot:
Voi olla, että haluatte lisätä ylimääräisiä taustatietoja todisteeksi. Varmuuskopiosi on todisteesi siitä, mitä suoritettava työ on ja miksi se maksaa sen, mitä veloitat.
Sinun kannattaa liittää mukaan valokuvia, ostotilauksia, laskuja, sähköpostiviestejä, RFI:itä, lisäyksiä, tarkistuksia, luonnoksia, katkelmia suunnitelmasta, korostettua kuvaa suunnitelmasta ja mitä tahansa muuta todistusaineistoa saatat tarvita todistaaksesi asiasi.
On hyvä käyttää projektinhallintaohjelmistoa muutostilausten, tietopyyntöjen (RFI), lisäysten ja tarkistusten sekä luonnosten seuraamiseen. Voit käyttää Procorea tai Coreconia näiden hallintaan.
Suosittelen myös Dropboxia kaiken dokumentaation hallintaan. Voit integroida nämä kansiot tiimisi kanssa.
Suosittelen laskuttamaan muutosmääräykset aggressiivisesti. Tähän on muutama hyvä syy.
Syitä laskuttaa aggressiivisesti muutostilauksista
Muutostilauksista neuvotellaan usein – Esittämällä aggressiivisen hinnan, kun sinun on alennettava asiakkaan hintaa, voitat silti muutostilauksesta.
Muutostilaukset kyseenalaistetaan usein – Ne voidaan kyseenalaistaa, koska he uskovat, että työ on osa sopimustasi. Laskuttamalla aggressiivisesti muista muutostilauksistasi, kun tulee yksi, jota et voi voittaa, lievennät tappioitasi laskuttamalla tavallista enemmän muista.
Kilpailua ei ole – Tarjouskilpailussa yrität olla halvin tarjoaja, koska sinulla on kilpailijoita. Kun olet kerran urakalla, on epätodennäköistä, että urakoitsija palkkaa toisen yrityksen suorittamaan muutostilauksen.
Muutostilauksiin liittyy aina maksun laiminlyönnin riski – Vaikka maksun varmistamiseksi on olemassa laillisia keinoja, tuskin haluat mennä oikeuteen tai panttioikeuteen, ellei se ole aivan välttämätöntä. On olemassa muutostilauksia, jotka aluksi hyväksytään, ja myöhemmin omistaja on vailla rahaa, tai pääurakoitsija tajuaa, ettei hän koskaan saanut muutostilausta hyväksytyksi ja se lipsahti. On tavallista, että pääurakoitsijat palaavat myöhemmin ja pyytävät alennuksia tai kieltäytyvät suoralta kädeltä maksamasta jotain. Tai jopa ”kätevästi” unohtavat, mitä varten se on.
Korvaa ”palveluksia” – Pääurakoitsijat ovat pahamaineisia siitä, että he pyytävät ilmaista työtä palvelusten muodossa. Täysin rehellisesti sanottuna – kun olin isännöitsijänä, minulla oli tapana pyytää pieniä asioita koko ajan. Yleisurakoitsijat pitävät loukkauksena sitä, kun joudut paikkaamaan pienen reiän ja veloitat siitä 100 dollaria. Mutta mitä tapahtuu, kun he pyytävät 20 pientä palvelusta? Niistä voi kertyä tuhansia dollareita. Jos et voi laskuttaa niistä suoraan, voit korvata nämä kustannukset epäsuorasti muiden aggressiivisesti laskutettujen muutostilausten kautta.
Tehdä T&M (aika ja materiaalit) vastoin yrityksen käytäntöä
Suosittelemme, että aika ja materiaalit ovat vastoin yrityksen käytäntöä. Se ei todellakaan ole hyvä ja turvallinen tapa laskuttaa työstäsi.
Suositamme sen sijaan AINA käyttämään virallisia muutostilauksia.
Mitä työmailla tapahtuu, on se, että työmailla vallitsevan kiireen vuoksi pääurakoitsijat haluavat aliurakoitsijoiden etenevän työssä tuntipalkkaperusteisesti ja he maksaisivat kohtuullisesta työstä ja materiaaleista pienellä lisähinnalla.
Ongelma tässä on se, että se jättää sinut avoimeen asemaan sen suhteen, että asiakas voi myöhemmin pyrkiä tinkimään hinnastasi alas. He tykkäävät sanoa ”en saanut tätä hyväksyttyä, joten emme pysty kattamaan tätä”. Tai he saattavat sanoa: ”Minun on laskettava näitä kustannuksia, jos haluamme omistajan hyväksyvän sen.”
Ja koska sinulla ei ole hyväksyttyä muutostilausta, sinulla ei ole mitään oikeudellisesti sitovaa dokumentaatiota, josta saat maksun.
Sen sijaan, jos asiakkaasi vaatii T&M:ää, tarjoa muutostilausta, joka ei ylitä maksua.
Tämä on ikään kuin risteytys T&M:n ja virallisen muutostilauksen välillä. Ensin GC hyväksyy muutostilauksesi taatun enimmäishinnan perusteella. Voit käyttää kenttätikettejä tuntien seuraamiseen, joten periaatteessa he esihyväksyvät muutostilauksesi.
Lasku muutoksen syyn mukaan
Muutoksia tehdään eri syistä. Jotkut johtuvat siitä, että omistaja ja arkkitehti haluavat muutosta rakentamisen aikana, ja toiset ovat omistajien tai GC:n määräysvallan ulkopuolella.
Tässä ovat muutosten syyt ja miten niitä käsitellään.
Omistajan ohjaamat muutokset
Usein kun työ on käynnissä ja omistajat näkevät, miten seiniä pystytetään, he usein innostuvat tekemään muutoksia, koska he pystyvät oikeasti havainnollistamaan tilat.
Näissä muutostöissä muutokset ovat vapaaehtoisia. Tämän vuoksi niistä voi veloittaa lisähintaa. Logiikka tässä on se, että kilpailua ei ole, koska olet jo työmaalla.
Olen muutostilausten aggressiivisen hinnoittelun kannattaja ja annan omistajan tai pääurakoitsijan yrittää neuvotella hinnastasi alaspäin.
Arkkitehdin ohjaamat muutokset
Arkkitehdit tekevät muutoksia myös silloin, kun he huomaavat epäjohdonmukaisuuksia suunnittelussaan tai viime hetken inspiraatioita. Tämä pätee myös sisustussuunnittelijoihin.
Käsittelemme näitä samalla tavalla kuin omistajan muutoksia. Hinnoittelemme näistäkin lisähintaa. Joskus arkkitehti antaa lisäyksen tai luonnoksen selventääkseen tai parantaakseen jotakin työssä. Jos se on valinnainen muutos, hinnoittelemme palkkion. Jos kyseessä on välttämätön muutos, hinnoittelemme sen hieman halvemmalla.
Ristiriidat piirustuksissa
Mikään piirustus ei ole koskaan täydellinen. Arkkitehtuuriteollisuus on kehittänyt varsin kehittyneitä ohjelmistoja, jotka auttavat havaitsemaan ristiriidat ennen kuin niistä tulee ongelmia, mutta piirustuksissa on aina ongelmia.
Kun näin käy, yrität pitää hinnoittelun kohtuullisena, jotta et näyttäisi hinnoittelevan.
Tarkastaja vaatii lisäkohteita
Tarkastajat ovat pahamaineisia siitä, että he tulevat työmaalle ja lisäävät lisävaatimuksia ja tekevät muutoksia rakennussääntöjensä perusteella.
Joskus asiat jäävät huomaamatta suunnitelmakatselmuksessa, tai olemassa olevien rakennusten remonttien aikana seinien takana on piilotettuja yllätyksiä, jotka tarkastajat huomaavat.
Näissä tapauksissa yritä olla kohtuullinen. Tämä on odottamaton muutos.
Muiden aliurakoitsijoiden aiheuttamat vahingot
Muiden aliurakoitsijoiden aiheuttamat vahingot työmaalla ovat hyvin yleisiä. Ne johtavat usein jälkiveloitukseen työhön kohdistuneiden vahinkojen korjauskustannuksista.
Näistä aiheutuu aina jälkiveloitus. Jos sinulla on hyvät suhteet kyseiseen aliurakoitsijaan, yrität selvittää asian suoraan heidän kanssaan tai veloitat edullisesti tai omakustannushintaan. Tämä on vain kustannusten kattamiseksi.
Minulla oli kerran mekaaninen urakoitsija, joka repi kaikki akustiset kattoni irti, koska hänellä oli ongelmia mekaanisten töidensä asentamisessa. He repivät kaiken työmme irti, joten veloitimme tästä kaksinkertaisen hinnan.
Hätätilanteet työmaalla
Ja joskus asioita vain sattuu. Putkiputki voi rikkoutua, katossa voi olla vuoto, joka vahingoittaa kipsilevyä, tai voi syttyä tulipalo.
Nämä asiat on korjattava ja korjattava, ennen kuin tila luovutetaan omistajalle.
Näistä veloitetaan kohtuullisesti. Yrität jopa olla tiimipelaaja ja tehdä nämä omakustannushintaan. Se ei ole omistajan vika.
Joskus yleinen vastuuvakuutus kattaa tällaiset asiat. Jos näin on, voit veloittaa vakuutusmaksuja.
Suoritukset
Viimeiseksi GC:t ja omistajat pyytävät palveluksia.
Jos veloitat joka ikisestä pienestä summasta, näytät siltä, että huijaat ja huijaat.
Mitä teet tässä tapauksessa, on se, että pidät kirjaa työstä muutostyötilauksessa, joka on asetettu luonnokseksi ohjelmistossasi. Kun se saavuttaa tietyn kynnysarvon, ilmoitat asiakkaallesi, että alat laskuttaa.
Muutostilausten neuvotteleminen
Tulee vastaan monia tilanteita, joissa muutostilauksia ei hyväksytä. Jos laskutat edellä suosittelemamme muutoksen syyn mukaan, sinulla on todennäköisesti vähemmän haasteita saada muutostilaukset hyväksytyksi. Nämä ovat taistelussa testattuja strategioita, joissa havainnoimme muutosten perimmäisen syyn.
Keskeisesti ottaen, kun kukaan ei voi vaikuttaa asiaan, yrität olla tiimipelaaja ja laskuttaa työstäsi vähemmän. Kun kyse on vapaaehtoisista muutoksista, voit laskuttaa lisähintoja ja sinua pyydetään usein neuvottelemaan hinnoistasi. Näin varmistat, että katat kulusi ja saat kunnon voiton ajastasi ja vaivannäöstäsi.
Tulee tilanteita, joissa et saa jotain hyväksyttyä, joten voit käyttää aikataulun vipuvaikutusta ”painostaaksesi” GC:täsi hyväksymään nopeasti. Voit kertoa heille, että he tarvitsevat allekirjoitetun hyväksynnän ennen jatkamista. Tämä on tärkeä syy siihen, miksi emme kannusta T&M-työhön tai työn suorittamiseen ennen kuin sinulla on allekirjoitettu hyväksyntä. Kun työ on valmis, on hyvin mahdollista, että he tulevat takaisin ja sanovat, että ”omistaja hyväksyi vain 50 % kustannuksistanne, joten voimme maksaa teille vain sen verran”. Sitä tapahtuu koko ajan.
Onneksi allekirjoitettu muutosmääräys muuttaa laillisesti sopimusta ja antaa sinulle mahdollisuuden pidättää panttioikeutta maksamatta jättämisen vuoksi.
Johtopäätökset
Nyt tiedät, miten muutosmääräykset laskutetaan oikein ja tehokkaasti.
Muutosmääräysten saamisen ei tarvitse olla haastavaa tai hankalaa. Muutostilauksilla voit voittaa 10-20 % lisäsopimuksen arvosta. Olen näyttänyt sinulle, miten annat muutostilauksia strategisesti, kuinka paljon laskutat niistä ja kuinka neuvottelet niiden hyväksymisestä. Näytin myös, miten ne voidaan sisällyttää AIA-laskutukseen.