No man is an island.
Olemme kaikki riippuvaisia toisistamme ja yhteiskunnasta kollektiivisesti palvellaksemme tarpeitamme ja luodaksemme vauhtia rotuna.
Sama skenaario ja logiikka heijastuvat projektinhallinnan alaan.
Mitä tahansa toimintaa tai tehtävää ei ole olemassa eristyksissä.
Jokainen kohde on jollakin tavalla riippuvainen toisen aktiviteetin tuotoksesta ja vaikuttaa osaltaan projektin lopputulokseen.
Kahden tehtävän välinen suhde määritellään niiden väliseksi riippuvuudeksi.
Tässä artikkelissa selvitämme tarkemmin riippuvuuden merkityksen, selvitämme, miten se liittyy rajoitteisiin, puhumme erityyppisistä riippuvuuksista ja tarkastelemme sitten nopeaa kolmivaiheista prosessia, jonka avulla voit tehokkaasti puuttua riippuvuuksiin projektissa.
Jos olet projektipäällikkö, suhtaudu näihin tietoihin kertauksena. Jos keräät tietoa, blogi on kaikki, mitä tarvitset hallitaksesi riippuvuudet toimintaympäristössä.
Mikä on riippuvuus?
Ympäröivässä maailmassa riippuvuus on kokonaisuuden tai esineen sellainen olemassaolon tila, että sen pysyvyys on toisen kokonaisuuden tai resurssin sanelemaa.
Esimerkiksi lapset ovat riippuvaisia vanhempiensa hoidosta ja elatuksesta. Vanhukset ovat usein riippuvaisia jälkeläisistään samassa asiassa. Ja työntekijät ovat suurelta osin riippuvaisia yrityksistä rahan ja toimeentulon saamiseksi.
Projektin yhteydessä riippuvuuden määritelmä muuttuu jonkin verran.
Projektin riippuvuus on looginen, rajoitteisiin perustuva tai etuoikeutettu suhde kahden toiminnon tai tehtävän välillä siten, että toisen loppuunsaattaminen tai käynnistäminen on riippuvainen toisen loppuunsaattamisesta tai käynnistämisestä.
Jos maalaat kankaalle, öljyvärin levittäminen on yksi toiminta. Ja kankaan valmistelu on toinen. Et voi käyttää maalia, ellei pintaa ole sivelty pohjamaalilla.
Siten yksi toiminto on riippuvainen toisesta.
Jos pohjamaalia ei ole saatavana kolmeen päivään tarvikelakon vuoksi, maalauksen valmistuminen viivästyy kolmella päivällä, koska et voi aloittaa työtäsi.
Joitakin riippuvuuteen liittyviä termejä:
Seuraavassa on joitakin yleisiä termejä, jotka liittyvät aina projektin riippuvuuksiin.
Constraint
Riippuvuuksilla ja rajoitteilla on syy-seuraussuhde. Yksinkertaisimmillaan rajoitus on rajoitus, jonka rajoissa tehtävä on suoritettava tai toteutettava. Rajoituksen taustalla voi olla resurssien, kuten rahan ja työvoiman puute, käytettävissä olevan ajan niukkuus ja jopa asiantuntemuksen puute. Joskus rajoitteet voivat synnyttää riippuvuuksia.
Jos on neljä kakkua kermavaahdotettavana ja vain yksi leipuri on tarpeeksi taitava tekemään sen, yhden kakun kermavaahdotus on automaattisesti riippuvainen toisen kakun kermavaahdotuksen valmistumisesta. Tässä rajoitus on tuottanut riippuvuuden.
Muussa tilanteessa riippuvuus saattaa olla syynä rajoituksen taustalla. Räätäliliikkeessä varsinainen ompelu ei voi edetä, ellei ensin oteta mittoja. Tämä on hyväuskoinen looginen riippuvuus. Jos mittaukseen menee 20 minuuttia ja ompelijalla on vain kaksi tuntia aikaa saada mekko valmiiksi, hänellä on näissä olosuhteissa vain 100 minuuttia aikaa noudattaa määräaikaa. Tämä johtuu siitä, että mittaushuoneessa vietetyistä 20 minuutista ei voida neuvotella eikä riippuvuutta voida kiertää.
Klassinen projektinhallinta määrittelee kolme kustannus-aika-laajuus-rajoitetta, joita voidaan pitää kolmion kolmena sivuna. Kolmion pinta-ala on toimitusten laatu. Kaikki rajoitteisiin tehdyt muutokset muuttavat kolmion pinta-alaa ja siten projektin kokonaislaatua.
Hyvä projektipäällikkö on henkilö, joka pystyy seuraamaan kaikkia rajoitteita ja riippuvuuksia ja jakamaan resursseja uudelleen tavalla, joka takaa projektin lopullisen laadun.
Johto ja viive
Johto ja viive liittyvät molemmat riippuvuussuhteisiin.
Johto määritellään ajan kestoksi, jolla seuraajatehtävä voi edetä tai nopeutua edeltäjätehtävään nähden. Oletetaan, että toiminto B on suunniteltu alkavaksi, kun toiminto A valmistuu, eli 10 päivän kuluttua. Jos B kuitenkin aloitetaan vain viisi päivää A:n jälkeen, B:llä on näissä olosuhteissa viiden kokonaisen päivän etumatka.
Tämä on mahdollista vain silloin, kun A:n ja B:n välinen riippuvuus on harkinnanvaraista – eli B:n aloittaminen A:n valmistumisen jälkeen on paras käytäntö tai mukavuus eikä logiikan ja rajoitusten sanelema.
Lag taas on aika, jolla seuraajatehtävän on viivästyttävä edeltäjätehtävään nähden. Se ei yleensä ole toivottavaa projektinhallinnan alalla.
Kriittinen polku
Olemme jo käsitelleet kriittistä polkua hyvin yksityiskohtaisesti. Mutta kerratakseni, kriittinen polku on pisin peräkkäisten aktiviteettien tai toisistaan riippuvaisten tehtävien katkeamaton ketju, joka on sellainen, että kohteiden valmistumisajan muuttaminen jollakin tavalla vaikuttaa suoraan projektin määräaikaan, mikä johtaa mahdollisiin rikkomuksiin.
Kakkua tehtäessä taikinan leipominen ja lettujen koristelu ovat osa kriittisen polun ketjua. Kaikki viivästykset näissä tehtävissä viivästyttävät kakun esittämistä vieraspöydässä.
Erilaisia riippuvuustyyppejä, jotka sinun tulisi tuntea:
Riippuvuudet voidaan luokitella monin eri tavoin perustuen olosuhteisiin, kuten tehtävien valmistumiseen ja aloittamiseen, tehtävien suhteeseen projektiin ja yritykseen sekä riippuvuuden olemassaolon syyhyn.
Kausaaliset, resurssi-, &esimerkkiriippuvuudet
Kausaaliset eli loogiset riippuvuudet ovat sellaisia riippuvuuksia, joita ei voida välttää. Ne ovat luontaisia projektin luonteelle ja siihen liittyvien tehtävien luonteelle.
Vatsasi ei voi sulattaa ruokaa, ellet syö sitä ensin. Tämä on kausaalinen tai looginen riippuvuus. Ilman yhden vaiheen loppuunsaattamista seuraavaa vaihetta ei voida aloittaa millään tavalla.
Resurssipohjaiset riippuvuudet johtuvat rajoitteista. Kuten olemme jo keskustelleet, jos käytettävissä on vain rajallinen määrä ammattitaitoisia ammattilaisia, jotka voivat työskennellä projektin parissa, on usein tarpeen edetä peräkkäin yksinkertaisesti siksi, että käsiä (tai työvoimaa) ei ole tarpeeksi kaiken samanaikaisen loppuunsaattamiseen.
Jos resurssipohjaisia rajoitteita ja siten riippuvuuksia esiintyy, yleensä ei ole olemassa kausaalista riippuvuutta – eli kaikki toiminnot voidaan hoitaa yhdessä, jos tarvittavia helpottajia on paikalla.
Preferenssiriippuvuudet ovat riippuvuuksia, joita ohjaavat parhaat käytännöt tai mukavuus. Ne otetaan yleensä käyttöön projekteissa, jotta voidaan keskittyä tuotosten laatuun. Rakentajat tykkäävät liottaa katon perustusta vähintään 5-7 päivää ennen kattotiilien asentamista.
He voivat edetä ja tehdä sen heti vaivautumatta ”laskeutumisesta ja liotuksesta”. Mutta tämän oletetaan vaarantavan rakenteen eheyden. Ja niin syntyy preferenssiriippuvuus.
FS, SF, FF & SS-riippuvuudet
FS-riippuvuus eli Finish to Start-riippuvuus on yleisin ja loogisin riippuvuus sekä projektinhallinnassa että reaalimaailmassa. Tietty tehtävä B ei voi alkaa, ellei tehtävä A ole saatu tyydyttävästi valmiiksi. Tällöin tehtävän B on yleensä hyödynnettävä tehtävän A tuotosta tai rakennettava sen varaan jollakin tavalla.
A SF- eli Start to Finish -riippuvuus on hankala. Se sanoo, että seuraajatehtävä (sanotaan sitä tehtäväksi B) ei voi valmistua, ellei edeltäjätehtävä (sanotaan sitä tehtäväksi A) ole käynnistynyt. Kun A on kuitenkin aloitettu, B voidaan lopettaa milloin tahansa.
Paras esimerkki on asiakkaan laskuttaminen (tehtävä B). Se on yleensä merkki projektin päättymisestä. Kuvittele, että sinun täytyy toimittaa 5 kukkakimppua juhliin. ”Käynnistät kellon” asiakkaalle heti, kun saat tilauksen, koska alat työskennellä kokoonpanon parissa ja käytännössä ostaja on alkanut maksaa ajastasi. Mutta et voi itse asiassa laskuttaa asiakasta, ennen kuin kukkakimppujen toimitus (tehtävä A) on tehty.
Aloituksesta loppuun -riippuvuudet ovat yleisiä Just in Time -työntekijäaikatauluissa, joissa työntekijöille ei ole määrättyjä aikoja. Heitä pyydetään tulemaan toimistoon sitä mukaa, kun projekteja ilmaantuu.
SS- eli Start to Start -riippuvuus kertoo, että seuraajaaktiviteetti ei voi alkaa, ellei edeltäjäaktiviteetti ole käynnistynyt. Mutta tämän aloitusrajoituksen jälkeen molemmat aktiviteetit voivat edetä rinnakkain. Esimerkiksi kakun leipominen ja kuorrutuksen tekeminen ovat esimerkki Start to Start -riippuvuudesta. Heti kun taikina on laitettu uuniin (tehtävä A), voidaan aloittaa kuorrutuksen tekeminen (tehtävä B).
SS-riippuvuudet ovat yleensä olemassa resurssipohjaisten rajoitteiden vuoksi. Kuvitellaan, että apulainen materialisoituu ja auttaa sinua jälkiruoan paistamisessa. Kuorrutus ei silloin enää ole riippuvainen siitä, milloin laitat taikinan uuniin. SS-riippuvuus on voimassa vain, jos valmistat kakun kokonaan itse.
FF- eli Finish to Finish -riippuvuus kertoo, että seuraajatehtävä ei voi valmistua, ellei edeltäjätehtävä ole myös valmis. Niiden ei tarvitse valmistua yhdessä.
Kampaaja ja meikkaaja, joka saattaa elokuvatähden punaisen maton paljastustilaisuuteen, ei voi laittaa viimeistelyä, ellei näyttelijä saavu paikalle. Muuten ulkoasun raikkaus ei pidä paikkaansa.
Näin toimii Finish to Finish -riippuvuus.
Ulkopuolinen – sisäpuolinen riippuvuusruutu
Usein tietyt tehtäväriippuvuudet ovat projektin sisäisiä ja yrityksen ulkopuolisia tai yrityksen sisäisiä, mutta projektinjohtajan suoran vaikutuspiirin ulkopuolella. Erilaisia yhdistelmiä käsitellään seuraavassa.
Yrityksen sisäiset – projektin sisäiset riippuvuudet: Nämä koskevat peräkkäisiä tehtäviä – niitä, jotka on hoidettava ennalta määritellyn logiikkavirran mukaisesti.
Company In – Project Out Dependencies: Nämä koskevat tehtäviä, joista huolehtivat muut osastot. Tietyt osastojen sisäiset projektiin liittyvät toiminnot voivat olla riippuvaisia niiden tuotoksista, mutta ne eivät ole projektipäällikön suorassa valvonnassa.
Company Out – Project In Dependencies: Kolmannen osapuolen toimittajille tilatut toiminnot ovat ihanteellinen esimerkki tästä kategoriasta. Tuotoksilla on suora vaikutus projektiin, mutta toimittajat eivät ole yrityksen palveluksessa.
Company Out – Project Out Dependencies: Jotta hanke voidaan saattaa päätökseen, yrityksen rakennuksen on oltava tukeva ja helppokäyttöinen. Jos rakentaminen jostain syystä osoittautuu puutteelliseksi, töiden jatkaminen riippuu kunnan tuomiosta. Tämä on yrityksen ja projektin ulkopuolinen tekijä, mutta se voi vaikuttaa kielteisesti tuotoksiin.
How to Effectively Tackle Dependencies in Project Management:
Jos käytät vankkaa projektinhallintaohjelmistoratkaisua, tehtävien riippuvuudet ja niihin liittyvät näkymät ovat aina tärkeä osa kojelautaa.
- Aivoriihi kaikki mahdolliset projektin riippuvuudet ja niihin liittyvät rajoitteet pitäen mielessä kolminkertaisten rajoitteiden mallin. Jos riippuvuuksia ja rajoitteita on paljon, voit edetä ja määrittää myös kriittisen polun. Näin varmistat, että keskityt ja kiinnität huomiosi tehtäviin, jotka voivat vaikuttaa lopputulokseen.
- Keskustele sidosryhmien kanssa ja varmista, että ne ymmärtävät, mitkä ovat tärkeimmät riippuvuudet ja rajoitteet. Jos kriittisen polun osatekijät on sisällytetty projektin peruskirjaan, sidosryhmille ilmoitetaan niistä automaattisesti.
- Ideoi näihin riippuvuuksiin ja rajoitteisiin liittyvät riskit ja haasteet. Saatat haluta pitää poikkitoiminnallisen kokouksen, jotta saataisiin useita näkökulmia mukaan. Kun sinusta tuntuu, että olet kattanut suurimman osan ennakoitavissa olevista häiriötilanteista, jatka etsimällä ratkaisuja tai ennaltaehkäiseviä toimia häiriöiden vaikutusten hallitsemiseksi riippuvuuksiin ja rajoitteisiin.
Kolmannen vaiheen tulos lisätään muutos- ja riskienhallinta-asiakirjoihin.
Riippuvuudet ovat väistämättömiä projektissa. Harvoin törmäät sellaiseen, jossa kaikki tehtävät ja toiminnot ovat toisistaan riippumattomia.
Mutta älä pelkää, riippuvuuksia voi hyödyntää eduksesi, jos löydät laillisia tapoja nopeuttaa kriittisen polun toimintojen suoritusaikaa.
Ajattele asiaa.