Mitä on alaspäin suuntautuva viestintä?
Alaspäin suuntautuvaa viestintää, joka virtaa organisaation ylimmältä tasolta matalammalle tasolle, kutsutaan alaspäin suuntautuvaksi viestinnäksi.
Muilla sanoilla viestintä, joka tapahtuu esimiehiltä alaisille komentoketjussa, on alaspäin suuntautuvaa viestintää.
Tämän viestintävirran avulla esimiehet välittävät työhön liittyvää tietoa alemmilla tasoilla oleville työntekijöille. Työntekijät tarvitsevat tätä tietoa suoriutuakseen työtehtävistään ja täyttääkseen esimiehensä odotukset.
Se voi sisältää viestin sävyn tehokasta hallintaa ja myös taidon osoittamista delegoinnissa, jotta varmistetaan, että työn tekee tehokkaasti oikea henkilö.
Alaspäin suuntautuvan viestinnän merkitys
Alaspäin suuntautuvan viestinnän merkitys ovat:
- Antaa ajatus
- Kannustaa
- Pitää kuria yllä
- Tiedottaa työn perusteluista
- Kerrotaan muutoksesta
- Antaa suuntaa
- Työnjako
- Valvoa
- Arvioida
Antaa käsitys
Alaspäin suuntautuvan viestinnän tavoitteiden avulla, esimies selittää alaisilleen politiikat ja säännöt, jotta he ymmärtäisivät ne täydellisesti.
Kannustaa
Työntekijöitä on motivoitava työskentelemään enemmän organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Johdon on turvauduttava alaspäin suuntautuvaan viestintään kannustaakseen alemman tason työntekijöitä.
Kurin ylläpitämiseksi
Tällaisessa viestinnässä noudatetaan organisaatiohierarkiaa, joten jokaisen osastoyksikön tai osaston on noudatettava asetettuja sääntöjä tai menettelyä. Näin varmistetaan kurinalaisuus.
Työn perusteluista tiedottaminen
Tämäntyyppisen viestinnän tärkeä tavoite on antaa tietoa annetun tehtävän perusteluista ja sen suhteesta muihin organisaation tehtäviin.
Kertoa muutoksista
Muutokset riippuvat olosuhteista. Kun suunnitelmiin, toimintatapoihin, menettelytapoihin tai sääntöihin jne. tehdään muutoksia, tällaiset ovat viestintää, johon liittyy selitys alaspäin suuntautuvan viestinnän kautta.
Ohjeiden antaminen
Ohjeiden antamiseksi minkä tahansa toimeksiannon, työn tai tehtävän antamiseksi alaisilleen esimies tekee alaspäin suuntautuvaa viestintää.
Työn jakaminen
Työn jakamiseksi työntekijöiden tehokkuuden mukaan esimies tekee perusteluja alaspäin suuntautuvan viestinnän kautta.
Valvonta
Sen vuoksi, että tarvittavat ohjeet välitetään alaspäin suuntautuvan viestinnän kautta, työntekijät ovat hyvin tietoisia tehtävistään ja toiminnastaan. Siksi tällainen viestintä voi toimia valvonnan välineenä.
Arvioida
Alaspäin suuntautuva viestintä auttaa esimiehiä arvioimaan työntekijöiden tekemiä töitä. Alaspäin suuntautuvan viestinnän avulla työntekijöille ilmoitetaan heidän arvioinneistaan.
Alaspäin suuntautuvan viestinnän edut
Alaspäin suuntautuvan viestinnän edut ovat seuraavat:
- Tehokkuus
- Delegoinnin helppous
- Organisaatiokuri
- Tavoitteiden tehokas kommunikointi
.
Tehokkuus
Alaspäin suuntautuva viestintä tarjoaa tehokkuusetuja, koska ohjeet ja tiedot tulevat vallanpitäjiltä, jotka pystyvät koordinoimaan toimintaa organisaation huipulta.
Delegoinnin helppous
Delegointi on paljon helpompaa, jos delegointi tulee suoraan komentoketjua edustavasta vertikaalisesta viestintärakenteesta.
Organisaatiokuri
Alaspäin suuntautuva viestintä noudattaa organisaation hierarkiaa, jolloin organisaatiokuria ja jäsenten sääntöjen noudattamista on paljon helpompi ylläpitää.
Tehokas tavoitteiden kommunikointi
Ylempi johto voi helposti viestiä tavoitteista ja määrätä vastuualueet, jotka liittyvät näiden tavoitteiden saavuttamiseen.
Alaspäin suuntautuvan viestinnän haitat
Alaspäin suuntautuvan viestinnän haitat ovat seuraavat:
- Tulkintaongelmat
- Vääristymät
- Ei motivoi
- Hidas palaute
- Alentaa työmoraalia
Tulkintaongelmat
Alaspäin suuntautuvassa viestinnässä esiintyy tulkintaongelmia vääristymisvaikutuksen ja viestin selventämisen hitaan palautteen vuoksi.
Vääristymä
Oletko koskaan pelannut rypälepeliä? Alaspäin suuntautuva viestintä voi vääristyä, kun se etenee organisaation useiden tasojen läpi.
Ei motivoi
Hitaan palautteen ja muodollisista viestintäkanavista riippuvuuden vuoksi tämä viestintämenetelmä ei varsinaisesti edistä motivaatiota.
Hidas palaute
Viestien kulkeminen organisaatiossa alaspäin, sitten ylöspäin ja sitten taas alaspäin vie aikaa. Tämä tarkoittaa, että palaute voi olla hidasta, mikä johtaa ongelmiin erityisesti dynaamisessa ympäristössä.
Alentaa moraalia
Viestinnän viemän ajan ja vääristyneiden viestien aiheuttaman ongelman vuoksi alaspäin suuntautuvalla viestinnällä voi olla kielteinen vaikutus organisaation moraaliin.
Alaspäin suuntautuvan viestinnän tarkoitus
Canary (2011) on tunnistanut viisi alaspäin suuntautuvan viestinnän yleistä tarkoitusta:
- Tavoitteiden, strategioiden toteuttaminen, ja tavoitteet
- Työohjeet ja perustelut
- Menettelyt ja käytännöt
- Tulospalaute
- Sosiaalistaminen
Tavoitteiden toteuttaminen, strategiat ja tavoitteet
Viestintä uusista strategioista ja tavoitteista antaa tietoa erityisistä tavoitteista ja odotetusta käyttäytymisestä. Se antaa suuntaa koulun/koulupiirin, kansalaisopiston tai yliopiston alemmille tasoille.
Esim: ”Uusi uudistusmandaatti on todellinen. Meidän on parannettava oppilaiden oppimisen laatua, jos aiomme menestyä.”
Työohjeet ja perustelut
Nämä ovat ohjeita siitä, miten tietty tehtävä tehdään ja miten työ liittyy kouluorganisaation muuhun toimintaan. Koulujen, kansalaisopistojen tai yliopistojen on sovitettava yhteen yksilölliset ja osastokohtaiset tavoitteet organisaation laajuisten tavoitteiden kanssa.
Me emme useinkaan anna riittävästi tällaista tietoa, vaan jätämme kokonaiskuvan hahmottamisen yksittäisen työntekijän tehtäväksi.
Käytännöt ja käytännöt
Nämä ovat viestejä, joissa määritellään kouluorganisaation toimintaperiaatteet, säännöt, määräykset, etuudet ja rakenteelliset järjestelyt, jotta organisaation käytännöissä saavutetaan jonkinasteinen yhtenäisyys.
Kouluorganisaatioissa nämä tiedot välitetään henkilökunnan jäsenille johtokunnan ja koko organisaation laajuisten toimintaohjeiden, käsikirjojen ja kouluorganisaation päivittäisen toiminnan kautta.
Tulospalaute
Osastokohtaisia edistymisraportteja, yksilöllisiä suoritusarviointeja ja muita keinoja käytetään kertomaan osastoille tai yksittäisille henkilöille siitä, miten hyvin he pärjäävät suoritusnormeihin ja -tavoiteisiin nähden.
Esim: ”
Sosiaalistaminen
Jokainen kouluorganisaatio pyrkii motivoimaan henkilökuntaa omaksumaan oppilaitoksen tehtävän ja kulttuuriset arvot sekä osallistumaan erityisiin tilaisuuksiin, kuten piknikkeihin ja United Way -kampanjoihin. Näin pyritään saamaan sitoutumista, yhteenkuuluvuuden tunnetta ja yhtenäistä suuntaa henkilöstön keskuudessa (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Esim: ”Koulu pitää työntekijöitään perheenä ja haluaa kutsua kaikki osallistumaan vuotuiseen piknikiin ja messuille 30. toukokuuta.”
Yritysviestinnän muistiinpanot
(Klikkaa aihetta lukeaksesi)
Viittaus
- Business Communication: ” K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Business Communication: ” M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Viralliset viestintäkanavat: Upward, Downward, Horizontal, and External Retrieved 3 Feb, 2021
Go On, Share & Help your Friend