Monissa suurissa yrityskokouksissa ja -konferensseissa tapahtuman ohjelma aloitetaan avausistunnolla, jota kutsutaan joskus täysistunnoksi tai yleiseksi avausistunnoksi. Nämä istunnot liittyvät useimmiten suurempiin konferensseihin, kongresseihin tai kokouksiin, mutta niitä voidaan käyttää myös pienemmissä yritystapahtumissa.
Avausistunnot ajoitetaan aina tietyksi ajaksi ohjelman alkuun. Ne kestävät yleensä yhdestä kahteen tuntia. Näihin aikoihin ajoitetut esitykset voivat tarjota tapahtuman järjestäjille ja isännille ainutlaatuisen tilaisuuden puhutella osallistujia.
Mikä muodostaa avajaisistunnon?
Yleisistuntojen avajaisistunnoille on ominaista aikataulutettu esitelmä tai esitelmäsarja eri puhujilta. Ne on suunnattu puhuttelemaan yleistä yleisöä.
Joidenkin tapahtumien ohjelmat tarjoavat lopulta samanaikaisia taukotilaisuuksia, joissa osallistujat jakautuvat pienempiin ryhmiin esityksiä ja työpajoja varten. Toiset taas jakavat yleisön lähes välittömästi istuntoihin, jotka on omistettu tietyille rooleille, taidoille tai kiinnostuksen kohteille. Täysistunto toimii kuitenkin tilaisuutena puhutella kaikkia tapahtuman osallistujia yhdessä.
Organisaation johtaja voi päättää käsitellä yleisiä asialistan kohtia ja hahmotella koko ohjelman tavoitteet. Avajaisistuntoihin kuuluu yleensä myös pääpuhuja ja muita esitelmöitsijöitä, jotka auttavat määrittelemään kokouksen sävyn.
Nämä esitykset voidaan pitää eri muodoissa, mutta itse istunnot ovat määritelmällisesti avoimia kaikille osallistujille.
Miksi aloittaa täysistunnolla?
Tehokkaimmat avaavat yleiset istunnot ovat sellaisia, jotka järjestetään yleisön ja tapahtuman osallistujien, ei tapahtuman järjestäjien, hyödyksi. Tapahtuman järjestäjät voivat käyttää tilaisuutta hyväkseen käsitelläkseen yrityksen tai yhdistyksen liiketoimintaa, tapahtuman logistiikkaa ja esityslistan asioita, mutta loistavan täysistunnon pitäisi myös viihdyttää ja motivoida yleisöä.
Tehokkaat ohjelmat edellyttävät yleisön sitoutumista ja kiinnostusta. Tapahtumajärjestäjien on taisteltava saadakseen tämän kiinnostuksen takaisin, jos he menettävät sen alusta alkaen. Avajaisyleisötilaisuuksien tulisi aloittaa ohjelma vahvasti.
Tavoitteet ja tarkoitukset
Hyvät avajaisistunnot pyrkivät yleensä käsittelemään jotakin yhdistelmää seuraavista tavoitteista:
- Motivoida, kouluttaa ja/tai viihdyttää ja sitouttaa yleisöä.
- Aseta ohjelman sävy.
- Luo mieleenpainuva kokemus.
- Jaa tärkeää tietoa.
Parhaat avajaisyleisötilaisuudet täyttävät kaikki nämä tavoitteet. Vuosikonferenssin täysistuntoon voi kuulua organisaation puheenjohtajan tervetulotoivotus, jota seuraa juontajan puheenvuoro, joka toimii moderaattorina koko tapahtuman ajan.
Täysistunto voi päättyä voimakkaaseen loppuhuipennukseen, jossa vieraileva pääpuhuja pitää esitelmän osallistujien motivoimisesta tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseen.
Kun se tehdään oikein
Hyvä avausyleisistunto luo tunnelmaa koko tapahtumalle. Pidät kiinnostuksen yllä, jos pystyt pitämään täysistunnon pirteänä. Haluat motivoida osallistujia. Anna heille jotain tietoa, jota he eivät tienneet aiemmin, esimakua tulevasta. Luo yhteys heihin.
Ja kyllä, on hienoa heittää mukaan hieman viihdettä, mutta et halua, että viihde on koko show.