Ymmärrämme, että panostat paljon vaivaa tapahtumien järjestämiseen. Vaikka vapaaehtoisten rekrytointi voi tuntua aikaa vievältä, he ovat tärkeä voimavara kaikissa varainkeruutapahtumissa. Siksi jaamme näkemyksemme siitä, miten saat vapaaehtoisia tapahtumaan onnistuneesti ja tehokkaasti. Sitä ennen on kuitenkin tärkeää ymmärtää, mikä motivoi vapaaehtoisia osallistumaan:
Miksi kannattajasi osallistuvat vapaaehtoisina tapahtumiin?
Kun tiedät, miksi vapaaehtoiset osallistuvat tapahtumiisi, voit paremmin suunnata rekrytointipyrkimyksiäsi. Katsotaanpa neljää tärkeintä syytä, miksi vapaaehtoiset osallistuvat tapahtumiin:
He välittävät asiastasi
Vapaaehtoiset, jotka ovat intohimoisia, ovat luotettavia ja sitoutuneita ja haluavat tehdä todellista vaikutusta tapahtumapäivänä. Nämä vapaaehtoiset saattavat löytää organisaatiosi verkkohaun, yhteisötiedotteen tai suusanallisen tiedon kautta, joten olemme ottaneet mukaan tapoja, joilla näiden innokkaiden vapaaehtoisten on helppo löytää tilaisuutesi ja ilmoittautua niihin.
He tekevät vapaaehtoistyötä yhdessä
Tapahtumat ovat loistava tapa ryhmille, kuten yritysten työntekijöille ja perheille, kokoontua yhteen päiväksi auttamaan yhteisöä. Vaikka vapaaehtoisryhmät ovat yleensä episodimaisempia, ne tarjoavat mahdollisuuden rekrytoida ja sitouttaa jäseniä aatteeseenne. Siksi on tärkeää yksinkertaistaa ryhmien rekisteröintiä ja pitää yhteyttä vapaaehtoisiin tapahtumapäivänä, jotta vapaaehtoiset saadaan houkuteltua sitoutumaan uudelleen organisaatioonne.
He hyötyvät tapahtumastasi
Vaikka useimmat vapaaehtoiset osallistuvat, koska he haluavat auttaa parantamaan yhteisöään, jotkut pyrkivät myös hyötymään, ja se on ihan okei! Ehkä tarjoat ilmaisia tapahtumalippuja, tai vapaaehtoisillasi voi olla henkilökohtaisia tavoitteita, jotka liittyvät uraan tai kiinnostuksen kohteisiin. Tapahtumasi voi esimerkiksi tarjota verkostoitumismahdollisuuksia tai antaa vapaaehtoisille mahdollisuuden harjoitella tiettyä taitoa. Kun olet selvittänyt, mitä vapaaehtoisesi haluavat saada tilaisuuksistasi, voit kertoa näistä hyödyistä markkinoinnissasi, kun rekrytoit tapahtuman vapaaehtoisia.
Heiltä kysyttiin
Saatat yllättyä, kuinka halukkaita yhteisön jäsenet ovat auttamaan, jos vain pyydät. Tapahtumasi tarjoavat jännittävän tilaisuuden tehdä jotain erilaista ja samalla parantaa yhteisöjämme. Ensikertalaisista vapaaehtoisista voi tulla organisaationne omistautuneimpia vapaaehtoisia. Seuraavassa tarkastelemme 8 tapaa tavoittaa potentiaalisia vapaaehtoisia tapahtumiin ja pitää heidät palaamassa.
Miten rekrytoida vapaaehtoisia tapahtumaan
Tehdä vapaaehtoistoimintamahdollisuudet helposti löydettäviksi
Pohditko, mistä löytää vapaaehtoisia tapahtumiin? Anna heidän löytää sinut! Suurin osa vapaaehtoisista etsii osallistumismahdollisuuksia verkosta. Vapaaehtoiset tulevat verkkosivustollesi etsimään osallistumismahdollisuuksia, joten heidän ei pitäisi joutua kaivelemaan verkkosivustoasi löytääkseen niitä. Onneksi on olemassa yksinkertaisia korjauksia, joilla voit parantaa tapahtumiesi näkyvyyttä. Seuraavassa on muutamia hyväksi havaittuja tapoja, joiden avulla tapahtumasi erottuvat:
- Sisällytä verkkosivusi navigointivalikkoon otsikko ”Vapaaehtoiset”, jotta kävijät voivat navigoida sivustollasi nopeasti. Jos linkität vapaaehtoistoiminnan hallintaohjelmistoon, sisällytä selkeä toimintakutsu, kuten ”Haluatko tehdä vapaaehtoistyötä?”. Klikkaa tästä päästäksesi mukaan!”
- Luettele kaikki tapahtumat ja tilaisuudet yhdessä paikassa sivustollasi. Voit luoda kalenterisivun, jotta tukijasi voivat innostua tulevasta kaudesta.
- Korosta erityisen jännittävää tapahtumaa etusivullasi.
- Linkitä suoraan tapahtumasivullesi (etkä kotisivuillesi), kun esittelet vapaaehtoistoimintamahdollisuuksia sosiaalisessa mediassa ja markkinointimateriaaleissa. Näin vapaaehtoiset ovat vain muutaman klikkauksen päässä ilmoittautumisesta!
Hyödynnä sosiaalista mediaa
80 % voittoa tavoittelemattomista yhteisöistä on samaa mieltä siitä, että sosiaalinen media on tehokas vapaaehtoisten rekrytoinnissa, ja 78 % on samaa mieltä siitä, että sosiaalinen media on tehokas tapahtumien osallistujien rekrytoinnissa. Miksi et siis antaisi sosiaalisen median tehdä tätä työtä. Ilmoita tulevista tapahtumista organisaatiosi sosiaalisen median kanavissa ja rohkaise samalla yhteisön jäseniä ilmoittautumaan jännittäviin vapaaehtoistehtäviin. Vertaismarkkinointi on myös loistava menetelmä, jolla saat nykyiset tukijasi levittämään sanaa puolestasi sosiaalisessa mediassa.
Ja miksi et sisällyttäisi tapahtumakalenteria säännöllisesti voittoa tavoittelemattoman organisaatiosi uutiskirjeeseen? Muista sisällyttää jokaiseen mainintaan tilaisuudesta toimintakutsu, kuten ”Tapahtuman vapaaehtoisia tarvitaan! Ilmoittaudu mukaan täällä.” Tarjoa sitten linkki tai painike, joka johtaa suoraan tapahtumasivulle tai sivustosi vapaaehtoisten ilmoittautumissivulle.
Muista, että sosiaalisen median tileilläsi on kyse myös brändin tunnettuuden luomisesta, jotta sinusta tulee ensisijainen organisaatio, kun vapaaehtoiset etsivät tukea tietylle asialle. Pitämällä sosiaalisen median säännöllisesti päivitettynä, jännittävänä ja ”brändin mukaisena” houkuttelet vapaaehtoisia, jotka ymmärtävät organisaatiosi. Lue tästä artikkelista lisää onnistuneen sosiaalisen median strategian laatimisesta.
Ota yhteyttä yhteisösi yrityksiin
Moninaisemmat yritykset sisällyttävät vapaaehtoisohjelmia liiketoimintamalliinsa. Miksi et siis tavoittaisi paikallisia työnantajia, erityisesti niitä, joilla on työntekijöiden vapaaehtoistyötä koskevia vaatimuksia, seuraavaa tapahtumaasi varten? Tavoittaaksesi mahdollisia yhteistyökumppaneita voit harkita kirjeen kirjoittamista, jossa pyydät vapaaehtoisia tuleviin tapahtumiin. Viestisi tulisi viestiä muutakin kuin vain se, että tarvitset vapaaehtoisia tapahtumiin, jotka tukevat asiaasi. Kirjeessäsi sinun tulisi kertoa yrityksille, miten ne voivat hyötyä kumppanuudesta, mitä asiasi merkitsee yhteiselle yhteisöllenne ja miten organisaationne voivat saavuttaa yhdessä enemmän. Voit käyttää tätä hahmotelmaa luodaksesi kirjeen, jossa pyydät vapaaehtoisia seuraavaan tapahtumaasi.
Esimerkki kirjeestä, jossa pyydetään vapaaehtoisia tapahtumaan
- Huomiota herättävä avauslause: Kirjoita avauslause, joka vetää lukijat puoleensa.
- Tarkoitus tai tarve: Mikä on tapahtuman tarkoitus? Mitä pyrkimyksilläsi saavutat?
- Ratkaisu: Miten heidän yhteiset ponnistelunsa auttavat?
- Hyödyt: Mitä hyötyä siitä on vapaaehtoisille ja yritykselle? Käytättekö esimerkiksi yrityksen logoa?
- Vapaaehtoisten odotukset: Mitä vapaaehtoiset voivat odottaa tekevänsä? Millaisiin töihin heidän tulisi varautua?
- Seuraavat vaiheet ja yhteystiedot: Miten yrityksen tulisi vastata kirjeeseesi? Miten työntekijöiden tulisi ilmoittautua tilaisuuksiin?
Älkää unohtako seurantaa puhelinsoitolla. Se tuntuu henkilökohtaisemmalta ja osoittaa yritykselle, että luotat nimenomaan heidän apuunsa, jotta tapahtumasi onnistuisi.
Lue tästä artikkelista lisää yrityskumppanuuksien hyödyistä.
Yhdistä joukkueen rekisteröintiä
Kunhan mahdolliset vapaaehtoiset tapahtuman työntekijät löytävät tilaisuudet, joista he ovat kiinnostuneita, heidän pitäisi voida helposti rekisteröityä. Sama pätee joukkueisiin ja perheryhmiin sekä yrityskumppaneihin. Yksinkertainen tiimirekisteröinti tarkoittaa, että vapaaehtoiset voivat ilmoittautua tapahtumaan yhdessä suoraan verkkosivustosi kautta, mikä säästää aikaa ja vähentää turhaa edestakaista yhteydenpitoa. Kun olet syöttänyt vain muutaman avaintiedon, joukkueiden pitäisi rekisteröityä välittömästi ja niiden paikat pitäisi olla varattu. Pyydä joukkueenjohtajan yhteystiedot, jotta voit helposti tunnistaa ja tavoittaa yhteyshenkilön, joka voi nopeasti välittää tarvittavat tiedot.
Tehtävien ennakkojako
Valmistautuminen on avainasemassa tapahtumapäivän sujuvuuden kannalta. Lisäksi tapahtuman vapaaehtoiset osallistuvat todennäköisemmin uudelleen, jos heillä on positiivinen kokemus ensimmäisellä kerralla, kun he toimivat vapaaehtoisina organisaatiossasi. Listatessasi mahdollisuuksiasi mainitse, mitä työtä haluat heidän tekevän ja anna lyhyt kuvaus. Näin tapahtuman vapaaehtoiset löytävät itselleen sopivia tilaisuuksia. Kun vapaaehtoisesi saapuvat tapahtumaan, he ovat valmiita aloittamaan ja tietävät tarkalleen, mitkä ovat heidän tehtävänsä.
Kirjoita muistutuksia
Kun vapaaehtoiset ovat ilmoittautuneet tapahtumaasi, lähetä sähköpostiviesti, jolla vahvistat ilmoittautumisen ja kiität vapaaehtoisia heidän kiinnostuksestaan. Koska olemme ihmisiä, joskus unohdamme asioita. Lähetä useita päiviä ennen tapahtumaa muistutus, jossa mainitaan tapahtuman päivämäärä ja kellonaika. Täsmennä logistiset tiedot, jotta vapaaehtoiset tuntevat olevansa valmistautuneita. Suosittelemme sisällyttämään seuraavat tiedot:
- Paikan tiedot
- Päivän yhteystietonumerot
- Mitä ottaa mukaan
- Päivän aikataulu
Voit myös liittää mukaan lyhyen, mutta oivaltavan kirjallisuuden aatteestasi, jotta vapaaehtoiset sitoutuvat tapahtumaan jo ennen kuin he saapuvat. Organisaatiosi valmistautuminen osoittaa omistautumistasi asialle ja innostaa sitoutumaan vapaaehtoisten puolesta.
Vapaaehtoisten ilmoittautumisjärjestelmän käyttöönotto
Ilmoittautumisjärjestelmä jokaisessa tapahtumassa auttaa sinua pitämään kirjaa vapaaehtoisten läsnäolosta. Heti kun vapaaehtoiset saapuvat tapahtumapaikalle, pyydä heitä menemään suoraan ilmoittautumispisteeseen (ja laita selkeät opasteet, jotta se on helppo löytää). Automaattisen kirjautumisprosessin avulla vapaaehtoiset voivat myös kirjautua sisään ja ulos, joten voittoa tavoittelematon järjestösi voi tallentaa arvokasta tietoa osallistujamääristä ja työtunneista. Jos sinulla ei ole käytettävissäsi tällaista tekniikkaa, vaihda kynästä ja paperista taulukkolaskentataulukkoon, jonka avulla voit seurata läsnäoloja ja osallistumistunteja. Hyvin järjestetty tapahtuma minimoi vapaaehtoisten stressin tapahtumissa ja varmistaa, että heillä on positiivinen kokemus.
Kiitä vapaaehtoisiasi
Tehosta rekrytointipyrkimyksiäsi parantamalla vapaaehtoisten sitoutumista. Nyt kun tiedät, miten saat vapaaehtoisia tapahtumaan, voit valmistautua menestykseen seuraavaa tapahtumaa varten. Päätä jokainen tapahtuma keräämällä vapaaehtoisesi yhteen ja kiitä heitä heidän kovasta työstään. Puhu kaikesta siitä, mitä saitte tiiminä aikaan, ja siitä, miten arvokkaita heidän vapaaehtoistyönsä oli. Lähetä sen jälkeen vilpitön kiitossähköposti. Arvostuksen saaminen tuntuu hyvältä – vapaaehtoiset saattavat haluta auttaa uudelleen!
Organisaatiosi on riippuvainen tapahtuman vapaaehtoisten hyväntahtoisesta työstä. Toivomme, että nämä 8 strategiaa auttavat saamaan kaikki tarvittavat auttajat, jotta seuraava tapahtumasi onnistuu. Älä pelkää käyttää näitä vinkkejä vapaaehtoisten sitouttamiseen ja pitämiseen kaikissa organisaatiosi tulevissa tilaisuuksissa!