Työnantajilla on tapana kerätä työntekijöistään paljon paperitöitä työhakemuksista ja ansioluetteloista etuuslomakkeisiin, suoritusarviointeihin, kurinpidollisiin asiakirjoihin, yhteystietoihin ja jopa terveystietoihin. Laki velvoittaa työnantajia pitämään osan tiedoista luottamuksellisina, mutta ei kaikkia. Tässä artikkelissa selitetään, mitkä tiedot on pidettävä salassa – ja mitä tehdä, jos tietojen luottamuksellisuutta on rikottu.
Säännöt lääketieteellisistä tiedoista
Suurin salassa pidettävien tietueiden ryhmä ovat lääketieteelliset tiedot. Americans with Disabilities Act (ADA), Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) ja Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) sisältävät kaikki hyvin tiukat säännöt siitä, miten työnantajien on säilytettävä tietyntyyppiset lääketieteelliset tiedot. Näiden sääntöjen yleisenä tarkoituksena on suojella työntekijöiden yksityisyyttä ja estää esimiehiä tekemästä syrjiviä päätöksiä työpaikalla työntekijän vamman tai geneettisten tietojen perusteella.
Esimerkiksi ADA:n mukaan lääketieteelliset asiakirjat ja tiedot on säilytettävä työntekijän tavallisesta henkilökansiosta erillisessä tiedostossa, ja ne on pidettävä luottamuksellisina (esimerkiksi erillisessä lukitussa arkistokaapissa tai verkossa suojatun palomuurin takana). Näihin tietoihin saavat tutustua vain:
- turvallisuus- ja ensiaputyöntekijät, jos se on tarpeen työntekijän lääketieteellisen hoidon antamiseksi tai evakuointimenettelyjen keksimiseksi
- työntekijän esimies, jos työntekijän vammaisuus edellyttää rajoitettuja työtehtäviä tai kohtuullisia mukautuksia
- hallituksen virkamiehet, jos laki niin vaatii, ja
- vakuutusyhtiöt, jotka vaativat lääkärintarkastusta.
Jos työnantaja (tai tyypillisemmin henkilöstöosasto) ei noudata näitä sääntöjä ja työntekijän terveystietojen luottamuksellisuus vaarantuu, työntekijä voi nostaa kanteen ADA-sopimuksen rikkomisesta.
Muuntyyppiset tallenteet
Hyvin harvoissa säännöissä edellytetään nimenomaisesti, että työnantajien on pidettävä muun tyyppiset henkilöstötiedot luottamuksellisina. Fiksut työnantajat noudattavat kuitenkin joitakin terveen järjen mukaisia menettelytapoja säilyttääkseen sellaisten tietojen yksityisyyden, jotka voivat johtaa oikeudellisiin ongelmiin, jos ne joutuvat vääriin käsiin. Tässä muutamia esimerkkejä:
- I-9-lomakkeet. Näillä virallisilla viranomaislomakkeilla työnantajien on varmistettava, että työntekijöillä on lupa työskennellä Yhdysvalloissa. (Lisätietoja I-9-lomakkeista on kohdassa Työnantajan todentamismenettelyt työviisumeista ja maahanmuuttotilanteesta). Työnantajat eivät saa palkata työntekijöitä, joilla ei ole työlupaa. Tämän kiellon lisäksi työnantajat eivät kuitenkaan saa tehdä työpäätöksiä työntekijän kansallisen alkuperän tai kansalaisuusaseman perusteella. Koska I-9-lomakkeet voivat sisältää näitä tietoja, järkevät työnantajat eivät anna niitä kaikkien yrityksen työntekijöiden käyttöön. Mitä harvemmalla henkilöllä on pääsy näihin tietoihin, sitä harvemmalla henkilöllä on mahdollisuus syrjiä työntekijää tällä perusteella. Vaikka työntekijät eivät voi nostaa kanteita vain siksi, että työnantaja ei ole pitänyt I-9-lomakkeita luottamuksellisina, työntekijä voi nostaa kanteen syrjinnästä, jos se oli rikkomuksen lopputulos.
- Tutkintatiedot. Monet työnantajat säilyttävät työpaikkatutkintaa (esimerkiksi häirintävalitusta tai varkaustapausta) koskevia tiedostoja erillisissä luottamuksellisissa tiedostoissa. Tämä ei ole lakisääteinen vaatimus, mutta se ehkäisee oikeudellisia ongelmia. Syrjinnästä syytetty esimies voi esimerkiksi katsoa kansiosta, ketkä työntekijät ovat valittaneet tai todistaneet häntä vastaan – ja ryhtyä sitten kostotoimiin näitä työntekijöitä vastaan. Henkilöstöhallinnon työntekijä voi myös lukea kansion ja sitten juoruilla työtovereiden kanssa siitä, kuka on sanonut mitä kenestäkin, mikä voi johtaa kunnianloukkausvaatimuksiin yritystä vastaan.
- Taustatarkastuksista saadut tiedot. Jos työnantaja tekee rutiininomaisesti luottotietoraportteja, rikostaustan tarkistuksia tai muita tutkimuksia työntekijöistä tai hakijoista, myös nämä aineistot on pidettävä luottamuksellisina. Esimerkiksi osavaltion laki voi kieltää työnantajaa tekemästä työpäätöksiä työntekijän luottotietojen tai pidätystietojen perusteella. Jos esimiehet saavat tutustua näihin aineistoihin ja käyttävät niitä ryhtyäkseen toimiin työntekijää vastaan, työnantaja saattaa joutua oikeudelliseen vastuuseen.
Jos luottamuksellisuuttasi on loukattu
Jos yksityisiä tietojasi on vuotanut työpaikalla, oikeudelliset vaihtoehtosi riippuvat tietueiden tyypistä, rikkomuksen olosuhteista ja sinulle aiheutuvista seurauksista. Monissa tapauksissa, vaikka tietoturvaloukkaus nolostuttaisikin sinua, sinulla ei välttämättä ole mitään oikeussuojakeinoja, ellei joku työpaikalla käytä tietoja laittomalla tavalla (esimerkiksi perusteena sinun syrjimisellesi). Kokenut työsuhdejuristi voi auttaa sinua selvittämään, onko laillisia oikeuksiasi loukattu ja mitä voit tehdä asialle.