Faksit internetissä: miten lähettää ja vastaanottaa fakseja verkossa

Olet ehkä luullut (täysin ymmärrettävästi), että faksaaminen on mennyttä aikaa. Loppujen lopuksi yritysviestintä on muuttunut paljon sen jälkeen, kun faksilaitteet olivat tärkein tapa lähettää asiakirjoja asiakkaille ja kollegoille. Itse asiassa olisit täysin väärässä. Internetin kautta tapahtuva faksaus on edelleen helppo ja kustannustehokas tapa lähettää tärkeitä asiakirjoja nopeasti, varmasti ja turvallisesti.

Et enää tarvitse hankalaa faksilaitetta faksauksen hyödyntämiseen. Itse asiassa RingCentralin mobiili- ja työpöytäsovellusten avulla voit faksata asiakirjoja mahdollisimman vaivattomasti.

Ehkä olet ehkä solmimassa tärkeää sopimusta uuden asiakkaan kanssa, ja sinun on lähetettävä asiaankuuluvat asiakirjat viipymättä. RingCentralin internetfaksipalvelun avulla tarvitset vain toimivan internetyhteyden – lankapuhelinta ei enää tarvita.

Tässä lyhyessä oppaassa annamme sinulle nopean ja ytimekkään esittelyn nettifaksauksesta ja siitä, miten se toimii verrattuna perinteisiin faksilaitteisiin. Seuraavassa on kysymyksiä ja aiheita, joita käsittelemme:

• Voinko lähettää faksin internetin kautta?
• Mitä internetfaksaus tarkalleen ottaen on?
• Miten perinteinen faksilaite toimii
• Miten nettifaksaus toimii
• Miten voin lähettää faksin internetin kautta ilmaiseksi?
• Internetfaksauksen edut

Aloitetaan.

Miksi faksata?

On monia syitä, miksi haluat lähettää faksin internetin kautta sähköpostin sijaan. Ehkä tärkein on kuitenkin turvallisuus. Toisin kuin sähköpostit, faksit ovat paljon suojatumpia. Tämä tekee niistä paljon turvallisempia ja pitää tietosi yksityisinä, erityisesti verrattuna sähköposteihin, joita voidaan käyttää huijauksiin, kuten phishingiin ja lunnasohjelmiin.

Toinen seikka, joka on syytä pitää mielessä, on se, että faksit voivat olla oikeudellisesti sitovia asiakirjoja tuomioistuimessa. Sen lisäksi, että itse asiakirja on turvallinen, myös verkkofaksipalvelimet ovat turvallisia. Yhä useammat tuomioistuimet hyväksyvät digitaalisia todisteita, kuten PDF-tiedostoja, kun taas sähköpostit ovat alttiimpia vilpilliselle toiminnalle – niitä on vaikeampi todentaa, ja siksi niitä voidaan vain harvoin käyttää todisteena oikeudessa.

Etätyöskentely on yleistymässä, ja olemme kaikki tottuneet ajatukseen työskentelystä mistä tahansa, ja mahdollisuus työskennellä yhdessä, mistä tahansa, on äärimmäisen tärkeää.

Mitä tapahtuu, jos työskentelet alalla, jossa faksia käytetään edelleen, kuten vakuutus- tai terveydenhuoltoalalla, mutta sinulla ei ole fyysistä faksilaitetta kotona tai toimistossa? Lähetät faksiviestit tietenkin internetin kautta – tulostusta ei tarvita.

Voinko todella lähettää faksin internetin kautta?

Voit tosiaankin lähettää faksiviestejä internetin kautta! Nettifaksaus on yksinkertaista ja kätevää. Se on verkkoviestinnän laulamaton sankari. Vaikka muut menetelmät, kuten sähköposti ja pikaviestit, saavat enemmän huomiota, faksipalvelut internetin välityksellä ovat osoittautuneet asiakkaiden kestosuosikiksi.

Faksin lähettäminen ja vastaanottaminen verkossa on helppoa. RingCentral tekee siitä erityisen helppoa. Se tarjoaa ominaisuuksia, kuten:

• Faksien lähettäminen valitun vastaanottajan faksinumeroon
• Oman faksinumeron määrittäminen, jota muut voivat käyttää asiakirjojen faksaamiseen sinulle
• Olemassa olevan puhelinnumeron tai paikallisen tai maksuttoman numeron käyttäminen faksien vastaanottamiseen

Kerromme tarkemmin tästä kaikesta seuraavassa kappaleessa.

Mitä on internetfaksaus?

Internetfaksaus on nimensä mukaisesti faksien lähettämistä ja vastaanottamista verkossa. Päivät, jolloin jouduit kyyristelemään valtavan faksilaitteen yli, ovat onneksi lopullisesti ohi. Nykyään voit lähettää fakseja monilla eri laitteilla, kuten:

• Tietokoneesi (pöytätietokone tai kannettava tietokone)
• älypuhelin (iPhone tai android)
• tabletti

Onlinefaksipalvelut käyttävät internet-yhdyskäytäviä, joiden avulla ne voivat muodostaa yhteyden faksilaitteisiin. Siinä missä faksilaitteisiin pystyi ennen ottamaan yhteyttä ja lähettämään asiakirjoja vain puhelinlinjojen kautta, nyt niihin pääsee käsiksi verkosta.

Lyhyesti sanottuna internet-yhdyskäytävät ovat verkon solmukohtia. Ne ovat tietojen keskeisiä pysähdyspaikkoja, joiden avulla käyttäjät voivat lähettää tietoja sähköpostitse tai kolmannen osapuolen ohjelmiston kautta ja vastaanottaa ne faksilaitteella tai päinvastoin.

Nämä yhdyskäytävät sekä ottavat vastaan asiakirjoja internetin kautta että välittävät ne sitten suoraan asianmukaiseen faksilaitteeseen. Näin voit lähettää faksin verkossa missä ikinä satutkin olemaan – vanhaa kömpelöä faksilaitetta ei tarvita – täysin luotettavasti.

Suunnitelmat ja hinnoittelu riippuvat valitsemastasi palvelusta (josta keskustelemme pian). Toistaiseksi seuraavassa kerrotaan, miten voit valita tarpeisiisi ja talouteesi sopivan faksipalvelun:

1. Aseta budjetti. Millaisiin maksuihin sinulla on varaa?
2. Tutustu markkinoilla oleviin faksipalveluihin ja vertaile ominaisuuksia ja kustannuksia.
3. Etsi lisäetuja. Tarjoaako valitsemasi palvelu faksausta sähköpostitse? Voitko liittää asiakirjoja Dropboxin ja Microsoft Officen kaltaisista palveluista?
4. Katso asiakkaiden suosittelut. Mitä aiemmat asiakkaat ovat sanoneet yksittäisistä faksipalveluista? Miten sitä verrataan perinteiseen faksaukseen?

🕹️ Tutustu käytännössä siihen, miten RingCentral on suunniteltu niin, että voit lähettää fakseja helposti internetin kautta. Varaa tuotekierros tutustuaksesi siihen:

Valitse aika

💰 Voit myös käyttää tätä laskuria nähdäksesi karkeasti, kuinka paljon yrityksesi voisi säästää käyttämällä RingCentralia tukemaan tiimisi viestintää toistensa – ja asiakkaidesi – kanssa.

Miten perinteinen faksilaite toimii

Traditionaaliset faksilaitteet työskentelevät lähettämällä asiakirjojen faksimileitä (eli kopioita tai lyhyesti faksia, tästä nimi) puhelinlinjojen kautta. Ne skannaavat asiakirjoja käyttämällä ladattua kytkentälaitetta, joka käytännössä tarkastelee asiakirjan jokaista riviä, havaitsee mustat ja valkoiset alueet ja lähettää sitten löydösten jäljennöksen puhelinlinjaa pitkin sähköimpulssin välityksellä. Toisessa päässä oleva fyysinen faksilaite vastaanottaa nämä pulssit ja ohjaa ne sitten tulostimelle.

Vasta kun tarkastelee perinteisen faksin lähetysprosessia, tajuaa, miten hankalaa se on. Tässä on nopea vaiheittainen yleiskatsaus:

1. Henkilö kirjoittaa asiakirjan.
2. Sitten hän tulostaa fyysisen kopion.
3. Sitten hän skannaa sen faksilaitteeseen ja painaa lähetyspainiketta.
4. Asiakirja lähetetään perinteisellä faksilaitteella.
5. Saapunut faksi vastaanotetaan ja tulostetaan toisessa päässä.
6. Vastaanottaja voi sitten skannata tämän kopion luodakseen digitaalisen tiedoston (joko Word-dokumenttina, PDF-tiedostona tai kuvana, kuten PNG:nä). Tämä on todennäköisesti huomattavasti huonolaatuisempi kuin alkuperäinen asiakirja.

Ei siis ole vaikea ymmärtää, miksi niin monet ihmiset etsivät muita menetelmiä asiakirjojen lähettämiseen – mukaan lukien verkkofaksaus – yksinkertaisempana ja kätevämpänä vaihtoehtona.

Miten verkkofaksaus toimii

RingCentralin avulla verkkofaksin lähettäminen verkossa on yhtä helppoa kuin sähköpostin lähettäminen. Näin se onnistuu:

1. Valitse ”Uusi faksi” -vaihtoehto RingCentralin työpöytä- tai mobiilisovelluksessa.
2. Syötä vastaanottajan faksinumero ja lisää asiaankuuluva viestiteksti.
3. Liitä asianmukaiset asiakirjat Boxista, Dropboxista, Google Drivesta (mukaan lukien Google Docs) tai Microsoft Officesta.
4. Vaihtoehtoisesti voit lähettää faksit sähköpostitse osoittamalla ne asianmukaiseen faksinumeroon @rcfax.com.

Tässä käydään läpi, miten voit lähettää ja vastaanottaa fakseja RingCentralilla:

Miten voin lähettää faksin internetin kautta ilmaiseksi?

Olemme jo keskustelleet verkkofaksipalveluista, jotka tarjoavat erilaisia ominaisuuksia kuukausimaksua vastaan. On kuitenkin olemassa ilmaisia faksivaihtoehtoja. Voit esimerkiksi käyttää Microsoftin faksi- ja skannaussovellusta, joka tulee ilmaiseksi Windowsin mukana (Windows 10:een asti), joka on maksuton. Tarvitset sen käyttöön seuraavat laitteistot ja lisävarusteet:

• Tietokone, jossa on Faksi ja skannaus
• Lankapuhelinlinja (ei toimi VoIP:n kanssa)
• Sisäinen tai ulkoinen faksimodeemi
• Johto, joka liittää mallin puhelinlinjaan

Mallissa on kuitenkin haittapuoli. Koska Fax and Scan on liitettävä puhelinlinjaan faksimodeemin kautta, tämä tarkoittaa, että lankapuhelinlinjasi olisi kytkettynä, kun lähetät ja vastaanotat fakseja, mikä on tietenkin hankalaa. Et voi myöskään käyttää mobiililaitetta. Kuten olemme keskustelleet, faksipalveluissa käytetään yhdyskäytäviä tämän ongelman välttämiseksi. Lisäksi tietokoneesi on oltava päällä koko ajan, kun fakseja lähetetään tai vastaanotetaan.

🔍

🔍 Harkitsetko uuden viestintävälineen hankkimista ja olet epävarma siitä, miten päästä alkuun? Tässä on tarkistuslista, joka auttaa sinua valitsemaan yrityksellesi sopivan.

Internetfaksauksen edut

Internetfaksauksessa on siis lukuisia etuja. Näitä ovat muun muassa seuraavat:

• Faksien lähettäminen ja vastaanottaminen mistä tahansa ja milloin tahansa. Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, jotka toimivat useissa toimipisteissä ja jotka siirtyvät etätyöhön.
• Pienemmät kustannukset. Kun tilaat RingCentralin, voit lähettää fakseja ilman, että sinun tarvitsee huolehtia väriaineen ja faksilaitteiden ostamisesta aiheutuvista kustannuksista. Sinun ei myöskään tarvitse huolehtia niiden huollosta (onhan paljon, mikä voi mennä pieleen).
• Luotettava turvallisuus. Faksien lähettäminen puhelinlinjan kautta ei ole niin turvallista kuin luulisi: asiakirjat joutuvat helposti uteliaiden silmien haltuun. RingCentralin avulla faksisi lähetetään turvallisesti salatun internetyhteyden kautta.
• Faksien lähettäminen ja vastaanottaminen sitomatta puhelinlinjaa. Kuten olemme todenneet, tavallisten puhelinlinjojen käyttäminen faksaamiseen voi estää saapuvat puhelut ja estää myös lähtevien puheluiden soittamisen. RingCentralin avulla kaikki tapahtuu Internet-yhteyden kautta, jolloin puhelinlinjasi jää vapaaksi.

Valmis lähettämään nettifakseja sekunneissa?

Kuten olemme pyrkineet selittämään tässä, nettifaksien käyttämisessä on monia etuja sähköpostiin verrattuna. Erityisesti yritykset hyötyvät siitä. Sen lisäksi, että nettifaksit takaavat paremman turvallisuuden, ne tarjoavat myös monia muita etuja.

Niitä ovat muun muassa ajan ja rahan säästäminen, asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen, asiakirjojen järjestäminen ja faksien lähettäminen mobiililaitteilla.

RingCentralin aina käytössä oleva nettifaksipalvelu on helppokäyttöinen, eikä se räjäytä budjettia. Sen avulla voit hallita lähteviä ja saapuvia faksejasi verkossa, jolloin säästyt turhilta kuluilta ja työelämästäsi tulee yleensä hieman helpompaa. Yrityksesi ja sen asiakkaat voivat hyötyä tästä pitkällä aikavälillä huomattavasti.