ERISA:n noudattamista koskevat määräykset
Työntekijäin eläketurvalaki (ERISA) kattaa suurimman osan vapaaehtoisesti perustetuista yksityisen sektorin etuusjärjestelyistä. Yksityisen sektorin työnantajat ovat vastuussa siitä, että niiden eläkejärjestelyt ovat ERISA-säännösten mukaisia. ERISAssa asetetaan vähimmäisvaatimukset näille järjestelyille, joihin kuuluvat maksupohjaiset järjestelyt, etuuspohjaiset järjestelyt, 401(k)-järjestelyt, työntekijöiden osakeomistusjärjestelyt (ESOP), yksinkertaistetut eläkejärjestelyt (SEP) ja voitonjakosuunnitelmat.
Erisa-yleissopimuksen noudattaminen edellyttää, että työnantajat ilmoittavat osallistujille järjestelyyn kuuluvista tiedoista, järjestelyn mukaisista oikeuksista ja järjestelyn rahoituksesta. Tähän kuuluu sen varmistaminen, että järjestelyt noudattavat ERISAn vähimmäisvaatimuksia, kirjanpitoa, vuosittaista arkistointia ja raportointia sekä luottamushenkilövaatimusten noudattamista. ERISAssa säädetään vähimmäisvaatimuksista, jotka koskevat järjestelyyn osallistumista, etuuksien kertymistä ja etuuksien saamista. ERISA:n mukaan järjestelyn varoja hallinnoivilla, hoitavilla tai valvovilla henkilöillä on myös luottamusvelvollisuus, jonka mukaan heidän on toimittava yksinomaan järjestelyn osallistujien ja edunsaajien edun mukaisesti. ERISAn päteviä järjestelyjä koskevien vaatimusten noudattamatta jättäminen voi altistaa yrityksen ERISA-oikeudenkäynneille ja DOL:n tai IRS:n seuraamuksille. Kokenut ERISA-lakimies voi auttaa yritystäsi ylläpitämään ERISAn noudattamista ja välttämään kalliit rangaistukset.
ERISA-ilmoitusvaatimukset
ERISA edellyttää tiettyjä vähimmäisilmoitusvaatimuksia järjestelyn osallistujille. Näihin kuuluu vaatimus, jonka mukaan kaikkien osallistujien on saatava järjestelyn tiivistelmä (SPD) 90 päivän kuluessa ensimmäisestä päivästä, jona he ovat olleet vakuutettuja. Yhtenäisessä ohjelmaesitteessä on annettava tietyt tiedot, kuten järjestelyn nimi, työnantajan tiedot, järjestelyn tyyppi, nimetyt asiamiehet, kelpoisuusvaatimukset, etuuksien kuvaus, tiedot järjestelyn rahoituksesta, korvausvaatimusmenettelyt ja ERISA:n mukaisia oikeuksia koskeva ilmoitus. Lisäksi työntekijöille on ilmoitettava kaikista etuusjärjestelyihin tehtävistä olennaisista muutoksista SMM-ilmoituksella (Summary of Material Modification).
ERISA-raportointi ja kirjanpito
Työnantajien on pidettävä tarkkaa kirjanpitoa etuusjärjestelyistään. ERISA:n 107 §:n mukaan kaikki viranomaisilmoituksiin liittyvät asiakirjat on säilytettävä ja pidettävä tarkastusta varten saatavilla vähintään kuuden vuoden ajan ilmoituspäivästä. Työnantajan on kuitenkin 209 §:n mukaan säilytettävä työntekijöihin liittyviä etuusrekistereitä niin kauan kuin se riittää kyseisille työntekijöille kuuluvien etuuksien määrittämiseksi.
Yrityksillä on myös ERISA:n mukaisia pakollisia raportointivelvoitteita. Järjestelyjen, joissa on vähintään 100 osallistujaa, rahoittajien on toimitettava vuosittain lomake 5500 Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan. Järjestelyjen, joissa on alle 100 osallistujaa, rahoittajat voivat käyttää lyhyttä lomaketta 5500-SF.
Järjestelyn rahoittaja toimittaa lomakkeen 5500 sähköisesti työministeriön EFAST-järjestelmän kautta. Sähköinen jättäminen täyttää ERISAn ja Internal Revenue Code (IRC) raportointivaatimukset antamalla raportin järjestelyn taloudellisesta tilasta, sijoituksista ja toiminnasta. Tämä sisältää tiedot järjestelystä, järjestelyn nimestä, järjestelyvuodesta, taulukon järjestelyyn kuuluvista varoista ja veloista, palveluntarjoajista, vakuutuskustannuksista ja -palveluntarjoajista, osallistujista ja taloudellisista tiedoista.
Työntekijän ERISA-järjestelyn rikkomisesta johtuvat korvausvaatimukset
Työntekijöillä ja järjestelyyn osallistuvilla on vähimmäissuoja korvausvaatimusten esittämismenettelyjä varten työntekijäin etuusjärjestelyjen ERISA-järjestelyn mukaisesti. Kun työntekijän korvausvaatimus hylätään, järjestelyn on annettava asianmukainen ilmoitus hylkäämisen syystä ja annettava työntekijälle mahdollisuus täydelliseen ja oikeudenmukaiseen uudelleentarkasteluun. Jos järjestely tekee kielteisen päätöksen korvausvaatimuksen esittäjän valituksen johdosta, sen on täsmennettävä päätöksen syy ja annettava selvitys korvausvaatimuksen esittäjän oikeudesta ryhtyä ERISAn mukaisiin oikeustoimiin.
ERISA:n mukaiset uskotun miehen velvollisuudet
ERISA:n mukaisten uskotun miehen velvollisuutena on toimia yksinomaan järjestelyn osallistujien ja edunsaajien edun mukaisesti. Tähän sisältyy järjestelyn hallinnoinnista aiheutuvien kohtuullisten kustannusten kattaminen, sijoitusten hajauttaminen suurten tappioiden riskin minimoimiseksi, kirjallisen järjestelyasiakirjan ehtojen noudattaminen ja eturistiriitojen välttäminen. Luottamushenkilö on myös vastuussa sijoitusten tuloksen seurannasta sekä sijoitusvaihtoehtojen ja -palveluntarjoajien valinnasta.
ERISA-tarkastukset
Employee Benefits Security Administration (EBSA) tekee säännöllisesti etuusjärjestelyjen tarkastuksia tutkiakseen järjestelyjä ja varmistaakseen niiden vaatimustenmukaisuuden. Tarkastukset voivat johtua lomakkeen 5500 tai muiden raporttien tarkistamisesta, järjestelyn tiivistelmän (Summary Plan Descriptions) tarkistamisesta, työntekijöiden valituksista tai jopa satunnaisista tarkastuksista. Työministeriön raportin mukaan noin kaksi kolmasosaa EBSA:n siviilitutkimuksista johtaa rahan takaisinperintään tai muihin korjaaviin toimenpiteisiin. Noin neljäsosa rikostutkinnoista johti syyllisyystodistuksiin tai rikostuomioihin.
Penalties for ERISA Violations
EBSA panee täytäntöön työministeriön lakeja, mukaan lukien ERISA. EBSA voi rangaista järjestelyn rahoittajia ERISAn rikkomuksista. ERISA-yleissopimuksen rikkomisesta määrättävät rangaistukset voivat riippua rikkomuksen tyypistä, rikkomuksen laajuudesta ja siitä, oliko rikkomus tahallinen. Rikkomuksista määrättäviin seuraamuksiin voi kuulua sakkoja, maksuja järjestelyyn osallistuville ja vaadittavia muutoksia yrityksen käytäntöihin ja menettelyihin. Järjestelyjen hallinnoijille, jotka eivät noudata vuosittaisia raportointivaatimuksia, voidaan myös määrätä sakko, joka voi olla enintään 1 000 dollaria päivässä.
ERISA:n mukaiset luottamushenkilörikkomukset voivat johtaa myös siihen, että luottamushenkilö joutuu henkilökohtaiseen vastuuseen järjestelyn osallistujille aiheutuneista tappioista. Järjestelyn osallistujilla ja edunsaajilla on oikeus ryhtyä oikeustoimiin järjestelyn johtajaa, järjestelmän hallinnoijaa tai muita järjestelyn varoja hallinnoivia tahoja vastaan luottamusvelvollisuuden rikkomisen vuoksi. Luottamushenkilöt voivat myös olla vastuussa osallistujille menetetyistä tuloista tai epäasianmukaisesti saaduista voitoista.
Tahdonvastaiset ERISAn rikkomukset voivat johtaa jopa rikosoikeudelliseen syytteeseen. Rikosoikeudelliset enimmäisrangaistukset ERISA-yleissopimuksen rikkomisesta voivat olla jopa 10 vuotta vankeutta ja jopa 100 000 dollarin sakot. Yritykset, joita syytetään ERISA-yleissopimuksen rikkomisesta, voivat saada jopa 500 000 dollarin rikosoikeudelliset sakot mahdollisen siviilioikeudellisen vastuun lisäksi.
Vapaaehtoiset ERISA-yleissopimuksen noudattamista koskevat korjaukset
Työministeriöllä on vapaaehtoisia vaatimustenmukaisuusohjelmia järjestelyjen rahoittajille, jotka havaitsevat mahdollisen ERISA-vaatimusten rikkomisen. Näihin kuuluvat Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP) ja Voluntary Fiduciary Correction Program (VFCP).
Delinquent Filer Voluntary Compliance Program
Kun järjestelyn ylläpitäjä ei ole noudattanut ERISAn vuotuisia raportointivaatimuksia, DFVCP antaa ylläpitäjille keinon täyttää vaatimukset ja välttää siviilioikeudellisia lisäsakkomaksuja. Toimittamalla laiminlyödyt vuosiraportit DFVCP:n kautta järjestelyn ylläpitäjät voivat vapaaehtoisesti maksaa alennetun sakkomäärän.
Kelpoisuus DFVCP:hen on rajoitettu järjestelyn ylläpitäjiin, joilla on ERISAn I osaston mukaiset ilmoitusvelvollisuudet ja joille DOL ei ole vielä ilmoittanut vuosiraportin toimittamatta jättämisestä. Osallistuminen käsittää lomakkeen 5500 tai 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan toimittamisen sekä tietojen toimittamisen ja maksun suorittamisen alennetun seuraamusmaksurakenteen mukaisesti.
Voluntary Fiduciary Correction Program
Jos edunvalvoja tai järjestelyn rahoittaja havaitsee mahdollisen edunvalvontavelvollisuuksien laiminlyönnin, hän voi korjata laiminlyönnin vapaaehtoisen edunvalvontaohjelman (VFCP) avulla välttääkseen lisäsakot. VFCP:n avulla edunvalvojat voivat noudattaa ERISA-säännöksiä ryhtymällä korjaaviin toimenpiteisiin.
Voidakseen hakea helpotusta täytäntöönpanotoimista edunvalvojien on:
- Tunnistettava mahdolliset rikkomukset ja määriteltävä, kuuluvatko ne VFCP:n piiriin kuuluviin 19 liiketoimintaluokkaan;
- Seurattava prosessia mahdollisten rikkomusten korjaamiseksi;
- Laskettava mahdolliset rikkomuksiin liittyvät tappiot tai voitot ja palautettava määrät korkoineen;
- Hakemus EBSA:lle, mukaan lukien asiakirjat, jotka osoittavat, että korjaaviin toimenpiteisiin on ryhdytty.
San Diegon ERISA-vaatimustenmukaisuuden asianajajat
Butterfield Schechter LLP:ssä tarjoamme asiakkaillemme ERISA-vaatimustenmukaisuuteen liittyvää neuvontaa ja muuta työsuhde-etuuksien neuvontaa. Asianajajamme varmistavat, että yrityksesi ja edunvalvojasi pysyvät ERISA-sääntöjen ja sääntelyn muutosten mukaisina. Ota yhteyttä toimistoomme jo tänään, jos sinulla on kysyttävää siitä, miten voimme auttaa sinua ja yritystäsi menestymään.
ERISA Compliance Resources
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2020
How Will the SECURE Act Impact 401(k)s?
Department of Labor’s for Targeted EBSA Enforcement
2019 IRS Proposed Regulations on Hardship Distribution Changes
End of Year Checklist for Plan Providers
IRS Cost of Living Adjustments Announced: 401(k)-maksurajoitus nousee 19 000 dollariin vuonna 2019
Penny-Wise and Pound-Foolish:
IRS Ruling Allows Rollover From Deceased Spouse’s Failure to Designate a Beneficiary
IRS Umbrella Closing Agreement Program to Correct Missed Deadlines
Beware of These Common ERISA Compliance Errors
Former Plan Administrator Ordered to Pay $1.6 Million in Profit Sharing Plan Restitution
Plan Sponsors Need to Give Special Tax Notice Update for 401(k)s
Beware of These Common ERISA Compliance Errors
Former Plan Administrator Ordered to Pay $1.6 Million in Profit Sharing Plan Restitution
Plan Sponsors Need to Give Special Tax Notice Update for 401(k)s
What Would a Government Investigation Reveal About Your Retirement Plan?
IRS:n vapaaehtoisen korjausohjelman yleiset vaarat
ERISA-neuvottelukunnan katsaus pakollisiin ilmoituksiin
järjestelyn rahoittajien viisi yleistä virhettä
Sijoitussuunnittelijan parhaat käytännöt yrityksesi suojelemiseksi
Sijoitussuunnittelijan parhaat käytännöt yrityksesi suojelemiseksi
Avoid Costly Penalties for Late Form 5500
Managing Frozen Pension Plans
ERISA Retirement Plans May Not Protect Fraudulent Transfers
Probidited Transactions for Fiduciaries After DOL Rule Change
Church-Affiliated Hospitals Win ERISA Exemption
The Recent Revamp of ERISA Disability Claim Regulations
Dodd-Frank and the Fiduciary Rule
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2017
My Plan is Being Auditing! Now What?
Retirement Plan Examinations and Enforcement Programs on the Rise: Guidance for Plan Sponsors
401(k) Safe-Harbor Hardship Distributions: Best Practices
Does ERISA Cover Your Church Plan?
Newly Issued Required Amendments Lists for Qualified Retirement Plans
2017 Retirement Plan Limits
Don’t Forget to Take Your 2016 RMD!
Uusi laki velvoittaa Kalifornian julkiset eläkejärjestelyt antamaan lisätietoja
DOL:n suorittamat työntekijöiden etuusjärjestelyjen tarkastukset
Tärkeitä tulevia 5500-lomakkeen jättämisen määräaikoja
Uusi vapaaehtoisen korjausohjelman maksuaikataulu
IRS päivittää EPCRS:n Rev. Proc. 2016-51:n julkaisulla
.