Mikä on automaattivastaava?
Käsite ”automaattivastaava” ei ole kaikille tuttu, mutta kaikki tietävät, mikä se on. Jotkut kutsuvat sitä virtuaaliseksi vastaanottovirkailijaksi. Se on automaattinen tervehdys, joka tarjoaa soittajille näppäimistön kehotusvalikon, josta he voivat ottaa yhteyden osastoihin tai henkilöihin. Se voi myös antaa yrityksen perustietoja, kuten aukioloajat, paikalliset osoitteet tai ajankohtaiset tarjoukset.
Ensivaikutelma on tärkeä. Toisin kuin elävä vastaanottovirkailija, automaattinen vastaaja työskentelee 24/7/365, eikä hänellä ole koskaan huonoa päivää. Voit jopa räätälöidä viestin aukioloaikojen tai juhlapyhien jälkeistä aikaa varten.
Miksi käyttää automaattivastaavaa? Mitkä ovat edut?
Automaattisen vastaajajärjestelmän käyttäminen on helpoin ja edullisin tapa parantaa asiakastyytyväisyyttä ja lisätä työntekijöiden tuottavuutta.
Professionaalinen ensivaikutelma & joka kerta sen jälkeen
Ei ole väliä, oletko vakiintunut pienyritys, jolla on 20 työntekijää, vai uusi aloittava yritys (kuten sinä ja ystäväsi, jotka työskentelevät autotallissanne) – automaattisen vastaajajärjestelmän avulla soittajat eivät erota. Se on yksi edullisimmista tavoista antaa yrityksellesi välittömästi etulyöntiasema.
Luo räätälöityjä tervehdysviestejä
Paranna soittajasi kokemusta yrityksesi, sijaintisi ja tilanteesi mukaisilla tervehdyksillä. Vastaanottovirkailijan ei tarvitse olla suorassa lähetyksessä säilyttääkseen henkilökohtaisen kosketuksen, johon asiakkaasi ovat tottuneet.
Osoita, että yrityksesi kunnioittaa heidän aikaansa ja tarpeitaan käyttämällä johdonmukaisia tervehdyksiä, harkittuja valikkovaihtoehtoja ja tehokasta puhelujen reititystä.
Ei koskaan menetä puhelua helpon puhelujen reitityksen avulla
Olemme kaikki olleet siinä tilanteessa – soitat yritykseen ja saat pelätyn ”Saanko laittaa teidät odottamaan, kun välitän teidät…”-lausahduksen – ja puhelu katkeaa tai siirretään väärälle henkilölle.”
Automaattisen vastaaja-avustajan avulla tällaista ei koskaan käy. Soittajat saavat itse valita, kenelle he puhuvat, jolloin he saavat puhelun oikealle henkilölle heti ensimmäisellä kerralla. Ja jos käytät täysin virtuaalista puhelinjärjestelmää, kuten NetLinesia, se voi muodostaa yhteyden työntekijän matkapuhelimiin, mikä lisää puheluiden vastausprosenttia.
Automaattivastaava virtaviivaistaa sisäistä viestintääsi, vähentää soittajien turhautumista ja optimoi työntekijän työaikaa.
Tuottavuuden lisääminen & Työntekijöiden keskittyminen
Mille tahansa pienelle yritykselle aika on kallisarvoinen luonnonvara. Työntekijät käyttävät usein useita hattuja ja jongleeraavat monien prioriteettien kanssa. Hallinnolliset tehtävät vievät vain aikaa keskeisten kasvualoitteiden ja toimintojen parissa tehtävältä työltä.
Automaattisen vastaanottovirkailijan avulla puhelujen reititysprosessi on valmiiksi ohjelmoitu, mikä vapauttaa työntekijän aikaa.
Jokainen työntekijä tai osasto saa oikeat puhelut, ajallaan. Ei siirtojen odottelua tai sitä, että toinen tiimin jäsen välittää viestin. Asiakkaiden kysymyksiin tai ongelmiin vastataan tehokkaasti, mikä parantaa työntekijän ja osaston tuottavuutta.
Säästät rahaa ammattimaisiin vaihtoehtoihin verrattuna
Vertailtuna muihin ammattimaisiin vastaanottovirkailijavaihtoehtoihin, puhelinpalvelu, jossa on automaattinen hoitaja, on yleensä halvempi. Riippumatta siitä, harkitsetko kokoaikaista vastaanottovirkailijaa vai luotatko toimistopäällikköön tai ylläpitäjään, automaattinen vastaaja poistaa tämän tarpeen. Säästät työntekijän aikaa ja rahaa, joka voidaan käyttää paremmin muualla.
Jotkut yritykset harkitsevat myös suoraa etävastaanottovirkailijaa. Vaikka nämä palvelut ovat halvempia kuin kokoaikainen työntekijä, ne maksavat silti satoja dollareita kuukaudessa. Useimmille yrityksille se on täysin tarpeeton kustannus, joka voidaan hoitaa paremmin automaattisen avustajan avulla.
Kenen pitäisi käyttää automaattista avustajaa?
- Toimistot (kuten hammaslääkäri-, lääkäri-, rahoitus-, lakiasiain-, markkinointi-, ja muut)
- Myyntitiimit
- Kiinteistönvälittäjät ja -firmat
- Koulut ja oppilaitokset, jotka käyttävät etäopetusta
- Puhelinkeskukset
- Pienyritysten omistajat
- Konsultantit
- Startup-yritykset
- Vapaan ammatinharjoittajat
- Pienet ei-…voittoa tavoittelevat yritykset
- Virtuaaliset tai etänä toimivat yritykset tai tiimit
Esimerkkejä siitä, milloin & Kuinka käyttää automaattista vastauspalvelua
- Virka-ajan ulkopuolella ja viikonloppuisin – aina, kun toimistosi on suljettu
- Lomat, sulkemiset tai toiminnan muutokset – kansalliset juhlapyhät, tehtaan sulkeminen, koulujen lomat, tilapäiset sulkemiset tai toiminnan muutokset (kuten pandemian aikana)
- Katastrofitilanteista toipuminen – jos soittajasi tarvitsevat lisätietoja äskettäisestä tulvasta, tulipalosta, luonnonkatastrofista jne.
- Kausitervehdykset – tunnista uskonnolliset, kansalliset tai kausiluonteiset ajat, kun ne ovat soittajillesi merkityksellisiä, kuten pääsiäinen, joulu, Diwali, Ramadan
- Markkinointikampanjat – säästä aikaa nauhoittamalla valmiiksi tietoa viimeisimmistä mainostetuista alennuksista tai erikoiskampanjoista
- Useita osastoja – helpota yhteydenottoa myyntiin, asiakastukeen, markkinointiin, IT:hen tai mihin tahansa osastoihin, joita yrityksessäsi on
- Kielivaihtoehdot – anna soittajille automaattinen mahdollisuus käyttää haluamaansa kieltä
Kaksitasoinen automaattinen vastauspalvelu
NetLinesin automaattisen vastauspalvelun avulla voit jopa määrittää kaksitasoisen automaattisen vastaajan, jossa on valikkovaihtoehtoja, kuten esim:
”Kiitos, että soititte XYZ-yritykselle. Asiakaspalveluun, paina 1. Myynti, paina 2. Myymälöiden sijainnit ja aukioloajat, paina 3…”
”Kiitos, että soitit myyntiosastolle. Aaronille, paina 1. Julie, paina 2…”
Automaattinen vastaajajärjestelmä kattaa pienyrityksenne riippumatta aukioloajoista tai työntekijöiden määrästä. Voit luoda erillisiä tervehdyksiä juhlapäiville, työajan jälkeen sekä eri vuorokaudenaikoina ja päivämäärinä.
Automaattivastaavan käyttöönotto
Automaattivastaava-järjestelmään pääsee käsiksi nykyisestä iPhone- tai Android-älypuhelimestasi. Sinun ei tarvitse ostaa lisälaitteita tai palkata IT-alan ammattilaista. Lataa vain NetLines-sovellus sovelluskaupastasi päästäksesi alkuun.
Voit suunnitella ennen tervetuliaisviestin aloittamista valikkovaihtoehdot, laajennukset, vaihtoehtojen hierarkian ja kaiken muun, mikä tekee soittajan kokemuksesta helpon.
Tarvitsetko apua organisoitumiseen ja mukautettujen tervehdysten luomiseen? Tutustu lopulliseen oppaaseemme automaattivastaavan käsikirjoituksista.
Edistä liiketoimintaasi automaattivastaavalla
Automaattivastaavan käyttöönotto on fiksua liiketoimintaa: se on ammattimaisempaa, säästää rahaa, optimoi puhelujen käsittelyn ja lisää tuottavuutta. Puhumattakaan siitä, että se on edullinen.
NetLinesin avulla saat täysin virtuaalisen puhelinjärjestelmän olemassa olevaan älypuhelimeesi. Sen edistyksellinen automaattinen hoitaja -ominaisuus kohottaa liiketoimintaasi ilman, että se maksaa suuria summia.