Visuaalisella viestinnällä on tärkeä rooli jokaisessa organisaatiossa, tietävät he siitä tai eivät. On arvioitu, että 65 % ihmisistä on niin sanottuja ”visuaalisia oppijoita”, mikä tarkoittaa, että he pystyvät säilyttämään tiedon paremmin, kun se esitetään visuaalisesti eikä tekstin välityksellä.
Miksi sitten niin monet yritykset epäonnistuvat siinä, että ne tarjoavat työntekijöilleen erinomaista visuaalista viestintää? Visuaalisen viestinnän parantaminen on yksi yksinkertaisimmista ja tärkeimmistä toimista, joilla yritykset voivat auttaa työntekijöitään säilyttämään enemmän tietoa ja tekemään parempia päätöksiä. Kuinka usein meille esitetään tietoa (kuten tilastoja ja tietoja) muistion avulla tai suullisesti, vaikka tieto voitaisiin esittää paljon paremmin visuaalisesti?
Totuus on, että tehokas visuaalinen viestintä vaatii työtä. Sähköpostin tai muistion ampuminen, jossa on joitain perustietoja, vie vain muutaman sekunnin. Visuaalisen apuvälineen luominen samasta tiedosta voi viedä puoli tuntia tai enemmän. Se on aikaa vievää, mutta niin tärkeää, kun kyse on yrityksesi elintärkeistä aiheista.
Jos yrityksesi ei tällä hetkellä panosta visuaaliseen viestintään niin paljon aikaa ja vaivaa kuin tiedät, että pitäisi, on olemassa joitakin perustoimia, joita mikä tahansa yritys voi toteuttaa visuaalisen viestinnän parantamiseksi. Ota nämä esimerkit huomioon, kun etsit tapoja tehdä muutoksia, joiden avulla työntekijäsi voivat säilyttää enemmän tietoa:
Käytä UX- ja muotoiluhenkilöstöä sisäisiin projekteihin
Yksinkertaisin ja tehokkain muutos, jonka yritykset voivat tehdä visuaalisen viestinnän parantamiseksi, on resurssien siirtäminen ja visuaaliseen viestintään erikoistuneen henkilöstön ottaminen mukaan työskentelemään sisäisten hankkeiden parissa. Tyypillisesti suunnittelijasi ja data-asiantuntijasi työskentelevät markkinoinnissa, myynnissä ja yrityksen muissa osissa. He työskentelevät todennäköisesti harvoin sisäisten asiakirjojen parissa – mutta heidän pitäisi.
Nämä ovat työntekijöitä, joiden palkat ovat jo kirjanpidossa. Sinun ei tarvitse palkata uusia ihmisiä hoitamaan näitä asioita. Kaikkia aiheita ei tarvitse esittää visuaalisesti. Tärkeimpien aiheiden poimiminen ja valitseminen sisäisen materiaalin luomiseen on paras toimintatapa. Näin sinun ei tarvitse vetää resurssejasi liian usein pois muista projekteista ja voit silti parantaa sisäistä visuaalista viestintääsi.
Sisäisen viestintätyön sisällyttäminen suunnittelijoiden, UX-ammattilaisten ja data-asiantuntijoiden työtehtäviin voi olla loistava tapa parantaa visuaalista viestintääsi vähäisin muutoksin nykyisiin prosesseihisi. Tällaisilla pienilläkin muutoksilla voi olla suuri vaikutus kykyyn viestiä tärkeistä aiheista henkilöstöllesi.
Kokoukset, jotka sisältävät visuaalisia apuvälineitä
Jokaiseen kokoukseen liittyy PowerPoint, siitä on tullut vakiokäytäntö useimmissa toimistoympäristöissä. Se on kuitenkin vain puolet taistelusta. Useimmat PowerPoint-esitykset sisältävät vain sanoja ja tekstipohjaista tietoa. Kuinka usein pomosi näkee vaivaa tehdäkseen visuaalisen apuvälineen esittelemilleen tiedoille? Todennäköisesti ei tarpeeksi usein.
PowerPoint-esitykset kokouksia varten tarjoavat täydellisen tilaisuuden parantaa visuaalisen viestinnän tasoasi. Kun etsit käsitteitä ja tietoja, jotka voidaan esittää visuaalisesti, ja käytät aikaa nopeiden visuaalisten apuvälineiden tekemiseen, se auttaa kokousalustojasi paitsi säilyttämään enemmän tietoa, myös pitämään heidän huomionsa.
Päivitetyt organisaatiokaaviot, jotka tuottavat arvoa
Täällä Organimilla kuulet meidän puhuvan jatkuvasti organisaatiokaavioiden tärkeydestä. Se on meidän bisneksemme. Tosiasia kuitenkin on, että organisaatiokaaviot ovat ehdottoman tärkeä visuaalisen viestinnän väline. Yrityksesi sisäisen toiminnan tunteminen, ihmisten asemat ja se, kuka työskentelee minkäkin asian parissa, on erittäin tärkeää tehokkuuden ylläpitämisen kannalta. Ajantasaisen organisaatiokaavion pitäminen on olennaisen tärkeää, jotta voit antaa työvälineillesi viestintävälineet, joita he tarvitsevat pysyäkseen ajan tasalla, ja toimittaa ne visuaalisella tavalla.
Organimin avulla voit luoda organisaatiokaavioita helppokäyttöisellä vedä ja pudota -käyttöliittymällämme. Muutamalla napsautuksella voit nopeasti tuoda .CSV-tiedoston työntekijöistäsi, joiden avulla voit nopeasti täyttää ja mukauttaa organisaatiokaavion tarpeisiisi sopivaksi. Voit luoda sellaisen koko organisaatiollesi tai keskittyä tiettyihin sijainteihin ja tiimeihin yrityksessäsi ja antaa henkilöstöllesi työkalut, joita he tarvitsevat tehokkaaseen viestintään.
Koulutus- ja opetusvideot
Kun otat käyttöön uuden prosessin tai tehtävän henkilöstöllesi, kuinka usein voit luoda siihen liittyvän opetusvideon. Jopa näytönjakovideo voi olla loistava tapa esitellä ihmisille uusia käsitteitä ja tietoja tavalla, joka auttaa heitä seuraamaan mukana ja säilyttämään annetut tiedot.
Koulutus- ja opetusvideot ovat valtava osa tehokasta visuaalista viestintää. Sinun on annettava tiimeillesi materiaalia, jota he tarvitsevat tehdäkseen työnsä hyvin. Videot auttavat saamaan asiasi perille tavalla, jota kaikki osaavat arvostaa.
Näytöt tärkeää tietoa varten
Kun sinun on ehdottomasti saatava asia perille, mikään ei ole tehokkaampaa kuin näytön luominen ja sen sijoittaminen vilkkaasti liikennöidylle alueelle. Koko yrityksen laajuisen sähköpostiviestin lähettäminen jää todennäköisesti huomaamatta ja huomiotta tietyllä prosentilla tiimistäsi. Hyvin suunniteltu näyttö, jossa tiedot ovat etualalla ja keskipisteessä, auttaa heitä paitsi huomaamaan tiedon, myös todennäköisemmin säilyttämään sen. Tee yhteistyötä suunnittelijoiden kanssa luodaksesi ammattimaisia näyttöjä, jotka auttavat jakamaan tärkeimmät tiedot sisäisesti ja edistävät uusien käytäntöjen ja prosessien omaksumisastetta.
Visuaalinen viestintä parantaa kulttuuria
Yksi usein unohdettu visuaalisen viestinnän hyöty on se, että se parantaa yrityskulttuuria ajan myötä. Kun työntekijöilläsi on tunne, että johto on nähnyt paljon vaivaa tiedon välittämiseksi, he todennäköisemmin kuuntelevat ja ottavat sen todesta. He myös omaksuvat samanlaisen työmoraalin omissa tiedonvälityspyrkimyksissään. Kun teet visuaalisesta viestinnästä koko yrityksen laajuisen käytännön, annat kaikille hyvät edellytykset menestyä.