Lyhyesti sanottuna kauppalasku on asiakirja, joka toimii todisteena ostajan ja myyjän välisestä liiketoimesta. Tulli voi myös käyttää sitä maahantuodun tavaran arvon määrittämiseen tullien ja verojen arviointia varten.
Myyjä laatii tämän asiakirjan, ja sen on sisällettävä oikeat tiedot. Kauppalasku ei itsessään anna omistusoikeutta kauppatavaraan tai tavaraan – ellei sen mukana ole liitettä, joka sisältää tavaran maahantuojan maksaman kokonaismäärän. Useimmiten myyjä antaa laskun alkuperäiskappaleen ostajalle ja pitää kopion itsellään. Jos kauppatavaraa kuitenkin tuodaan maahan, kopioita voidaan antaa tarpeen mukaan useampia.
Kauppalaskujen on sisällettävä kaikki tarvittavat olennaiset tiedot, jotta niitä käytettäessä ja tarkastettaessa ei tule tarpeettomia viivytyksiä tullin kanssa. Tässä artikkelissa opit kaiken tästä asiakirjasta sekä siitä, miten voit tehdä oman mallin ja miten voit luoda oman virallisen mallin.
Kauppalaskujen mallit
Milloin kauppalaskuja käytetään?
Kauppalaskut ovat tärkeitä asiakirjoja, joita voidaan käyttää eri tarkoituksiin. Myyjien ja viejien on tiedettävä, miten ja milloin niitä annetaan sekä miten ne täytetään oikein. Ostajilla ja maahantuojilla on myös oltava runsaasti tietoa näistä asiakirjoista, jotta he ovat valmistautuneita aina, kun näitä asiakirjoja pyydetään.
Tässä on muutamia tärkeimpiä syitä, miksi kauppalaskuja laaditaan ja käytetään:
- Viejänä voit käyttää niitä vakuutushakemusten, lainojen ja avustusohjelmien tukena. Kun sinulla on tämä käsillä, voit nopeuttaa ja sujuvoittaa liiketoimia vaatimuksia esitettäessä.
- Sekä ostaja että myyjä voivat käyttää sitä kirjanpitona tai todisteena ostetuista/myydyistä tuotteista. Myytyjen ja ostettujen kohteiden kirjaaminen on hyödyllistä taloudellisen kirjaamisen ja kirjanpidon kannalta.
- Ostaja tai maahantuoja voi käyttää sitä antaakseen varat maksua varten pankin kautta myyjälle tai viejälle. Ilman kauppalaskua pankki voi kieltäytyä myöntämästä varoja, riippuen pankin käytännöistä.
- Se toimii tärkeimpänä tositteena, kun tiettyyn lähetykseen kohdistuu vakuutusvaatimus. Jotta vakuutuskorvaus voitaisiin antaa, virallinen kauppalasku olisi esitettävä.
- Kun tavarat lähetetään toiseen maahan, maahantuojan olisi pystyttävä luovuttamaan tämä ennen kuin tavara voidaan tulliselvittää. Ilman sitä tavarat saatetaan pitää lentokentällä, kunnes muut vaatimukset on esitetty, mikä olisi hyvin hankalaa.
- Pankkien on tarkastettava kauppalasku ennen kuin ne antavat rahaa remburssin tai asiakirjaperinnän nojalla.
- Tätä asiakirjaa voidaan käyttää myös yhdessä muiden asiakirjojen (kuten tarkastustodistuksen) kanssa, jotka toimivat todisteena siitä, että se, mitä lähetät, on laadultaan parasta laatua ja täsmälleen sitä, mitä asiakas on tilannut.
- Hallitus voi käyttää sitä myös tavaroiden tai kauppatavaroiden arvon määrittämiseen tulleja määrättäessä.
- Tullilaitoksilla tätä voidaan käyttää samaan tarkoitukseen sekä tilastojen kirjaamiseen ja tarkastukseen.
- Se voi toimia sitovana sopimuksena, kun liiketoimi tehdään, ja sitä voidaan käyttää keskeisenä vaatimuksena tuontilupamenettelyssä joissakin maissa.
Kuten näet, kauppalaskut ovat tärkeitä asiakirjoja monista syistä. Siksi olisi erittäin hyödyllistä oppia niistä kaikki mahdollinen.
Tärkeitä tietoja, joita kauppalaskuissa tarvitaan
Jos olet myyjä tai viejä ja aiot tehdä yrityksellesi oman kauppalaskumallin, sinun on tiedettävä vaaditut elintärkeät tiedot, jotka on sijoitettava siihen. Kaikkien näiden tietojen on oltava mukana, jotta asiakirjastasi tulee virallinen ja tarkka:
- Myyjän täydellinen nimi, täydellinen postiosoite ja yhteystiedot.
- Ostajan täydellinen nimi, täydellinen postiosoite ja yhteystiedot.
- Jos kyseessä on lähetettävä tavara, sen henkilön täydellinen nimi, täydellinen postiosoite ja yhteystiedot, jolle tavara lähetetään.
- Viitenumero, laskun antamispäivä ja tavaran tilausnumero.
- Tavaran täydellinen kuvaus, mukaan lukien mahdolliset merkit, numerot, määrät, laji ja paino.
- Tarkka kaupallinen kuvaus tavarasta selkokielellä.
- Tavaran määrä sekä netto- ja bruttopaino.
- Tavaran hinta ja valuutta.
- Mahdolliset alennukset ja lisämaksut laskussa ilmoitettujen hintojen tarkistamiseksi.
- Maksuaika ja -tapa sekä toimitusaika.
- Maa, josta tavara on peräisin. Jos valmistajan nimi on mukana, siitä olisi apua, mutta sitä ei vaadita.
- Lähetystapa ja -reitti.
- Päivämäärä ja viittaus myyntisopimuksen numeroon.
- Aika, päiväys ja paikka, jossa tavara on myyty.
- Allekirjoitus ja allekirjoituspäivämäärä (myös allekirjoittajan titteli voidaan sijoittaa).
Kaikki nämä kohdat tarvitaan mallin tekemisessä. Lisätietoja kauppalaskun tekemisestä ja täyttämisestä annetaan artikkelin muissa osissa. Muista myös, että kun teet laskua, varmista, että sinulla on yksi alkuperäinen allekirjoitettu kopio sekä kuinka monta muuta kopiota sekä ostaja että myyjä tarvitsevat.
Tyhjä kauppalasku
Miten teet oman kauppalaskumallin
Oman mallin tekeminen yrityksellesi tai liiketoiminnallesi on melko helppoa, kunhan sinulla on tarpeeksi tietoa, joka auttaa sinua. Seuraavassa on muutamia yksinkertaisia ohjeita, jotka opastavat sinua oman räätälöidyn mallin luomisessa:
- Hyvän ja pitävän viitekehyksen saamiseksi mene verkkoon, etsi ja löydä tulostettavia kaupallisia laskuja, jotka on jo tehty valmiiksi. Monet sivustot tarjoavat näitä, ja sinun tarvitsee vain katsoa niitä läpi ja valita niistä se, jota haluaisit laskusi muistuttavan.
- Voidaksesi saada paremman käsityksen asiakirjasta, yritä täyttää lasku verkossa. Näin saat paremman käsityksen siitä, miten sinun pitäisi muotoilla oma laskusi.
- Muotoile ja suunnittele oma kauppalaskumallisi Microsoft Excelillä (tai millä tahansa taulukkolaskentaohjelmalla, jota osaat käyttää). Voit käyttää verkosta löytyviä ilmaisia, valmiita lomakkeita ohjeena siinä, miten teet oman versiosi. Luo laskusi niin, että se palvelee omaa liiketoimintaasi ja tuotteitasi, jotta kaupalliset liiketoimet olisivat tehokkaita tulevaisuudessa. Varmista esivalmistettujen laskujen ohella, että sisällytät kaikki tarvittavat tiedot, jotta laskusi on virallinen.
- Vaikka vaaditut tiedot ovat olemassa, niille ei ole olemassa tiettyä tai vaadittua muotoa. Jotta säästäisit paljon aikaa ja vaivaa, sinun olisi parempi työskennellä valmiiden lomakkeiden kanssa kuin tehdä omat lomakkeesi tyhjästä.
Joitakin termejä, jotka sinun pitäisi ymmärtää ennen kauppalaskun täyttämistä
Kaupallisissa laskuissa on paljon tietoa, ja jotta voisit täyttää ne oikein, sinun on ymmärrettävä kaikki niihin kirjoitetut ehdot. Lue lisää ja opi yleisimmät kauppalaskussa esiintyvät termit ostajien, maahantuojien, myyjien tai viejien hyödyksi.
- Lähettäjällä tai viejällä viitataan sinuun – henkilöön tai yritykseen, joka myy, kuljettaa tai vie kauppatavaraa kaupallisesti.
- Vastaanottaja viittaa henkilöön tai yritykseen, johon ostettu tavara lähetetään tai johon se lähetetään.
- Välittävä vastaanottaja viittaa henkilöön tai yritykseen, joka toimisi yhteyshenkilönä vastaanottajan puolesta eri maassa, jos sellainen on olemassa, jotta toimitus voitaisiin suorittaa loppuun.
- Päivämäärä viittaa tarkkaan päivämäärään, jolloin tavara on lähetetty ja viety.
- Laskun numero viittaa kauppalaskun numeroon, jonka myyjä tai viejä antaa.
- Asiakkaan tilausnumero viittaa tilauksen viitenumeroon, jonka ostaja tai asiakas antaa.
- Valuutta viittaa varsinaiseen rahayksikköön, jota käytetään laskun kokonaissummien laskemisessa.
- Alkuperämaalla tarkoitetaan maata, josta tavara on peräisin.
- Määrämaa tarkoittaa maata, johon tavara viedään tai lähetetään.
- Rahdinkuljettaja tarkoittaa yritystä tai reittiä, jota käytetään tavaran vientiin.
- Maksuehdot tarkoittaa ehtoja, joista ostaja ja myyjä ovat sopineet.
- Rahtiehdoilla tarkoitetaan kaikkia ehtoja, joita sovelletaan koko lähetys- ja toimitusprosessiin.
- Muistiinpanoilla tarkoitetaan ostajan antamia lähetys- ja toimitusohjeita.
- Yksikköarvo viittaa kunkin kohteen kustannuksiin yksitellen.
- Paino viittaa kaikkien kohteiden yhteenlaskettuun kokonaispainoon.
- Rahti viittaa mahdollisiin kuljetusmaksuihin.
- Vakuutus viittaa mahdollisiin vakuutusmaksuihin.
- Allekirjoitus viittaa lähettäjän titteliin ja allekirjoitukseen sekä tavaran lähetyspäivämäärään.
Näiden kauppalaskuissa yleisesti esiintyvien termien määritelmien tunteminen auttaa sinua täyttämään ja ymmärtämään niitä paremmin. Asiat olisivat paljon selkeämpiä ja olisit paljon tehokkaampi laskujen täyttämisessä ja antamisessa.
Kaupallinen laskulomake
How to Fill Up Commercial Invoices
Nyt kun tiedät, miten teet oman kaupallisen laskumallin, ja olet käynyt läpi niissä yleisimmin esiintyviä termejä koskevat määritelmät, on aika ymmärtää, miten lasku täytetään tehokkaasti. On olennaista tietää, miten ne täytetään tarkasti, jotta tähän tärkeään asiakirjaan merkitään oikeat tiedot.
Lue eteenpäin ja opiskele kauppalaskujen oikean täyttämisen vaiheet:
- Anna oikeat ja täydelliset tiedot ostajalle, myyjälle ja mahdollisille välittäjille. Täydentääkseen näitä tietoja tarvitset nimen, täydellisen postiosoitteen (maakoodin kanssa), yhteystietonumeron (myös maakoodin kanssa) ja verotunnisteen tai sosiaaliturvatunnuksen tai muun vastaavan valtion tunnistenumeron. Kun kyseessä on lähetyserä, vastaanottajia voidaan kutsua vastaanottajiksi, kun taas ostajaa tai lähettäjää voidaan kutsua lähettäjäksi.
- Täytä kaikki lähetystä koskevat tiedot. Nämä tiedot sisältävät viejän laskunumeron, tavaran viennin syyn/-syyt, myyntiehdot, rahtikirjan numeron tai lähetyksen tunnisteen – jota rahdinkuljettaja käyttää lähetyksen tunnistamiseen tai jäljittämiseen, rahdinkuljettajan nimen ja päivämäärän, jolloin lähetys on viety. On hyvä huomata, että jotkin edellä luetelluista kohdista eivät koske myyntiäsi tai lähetystäsi, joten sinun ei tarvitse täyttää näitä kohtia. Myyntiehdot on luultavasti tärkein kohta siellä, koska se sisältää paljon lähetystä ja toimitusprosessia koskevia tietoja.
- Kirjoita muistiin kaikkien mukana olevien kohtien kuvaukset. Liitä mukaan kaikki lähetyksen sisältämät erät, niiden määrä (sekä erän/erien mittaamisessa käytetty yksikkö), lyhyt kuvaus erästä/eristä sekä se, mihin erää/eriä käytettäisiin tai myytäisiinkö ne. Ilmoita myös maa, josta tavara on peräisin (ei välttämättä se, mistä tavara lähetetään), mistä ne on valmistettu ja mahdolliset tuotenumerot.
- Täytä yksikköarvo sekä lähetyksen kokonaisarvo. Tämä sisältää kunkin erän arvon, kaikkien erien kokonaisarvon ja valuutan, jota on käytetty määrien laskemiseen. Maahantuotujen tavaroiden osalta on ilmoitettava tavarasta maksamasi summa ilman lähetys- tai vakuutusmaksuja. Vietyjen tavaroiden osalta tarvitaan summa, jolla tavara on ostettu, sekä valuutta, jolla se on ostettu.
- Viimeistele kaikki lähetystä koskevat tiedot. Pakkausten lukumäärä ja kokonaispaino, vakuutusmaksut, mahdolliset sovelletut alennukset tai alennukset, rahtimaksut ja kaikki muut lähetykseen liittyvät kustannukset. Täytä kaikki ne tiedot, jotka koskevat tapahtumaasi ja lähetystäsi.
- Allekirjoita lasku. Ilman allekirjoitusta laskuasi ei välttämättä pidetä pätevänä.
- Tee laskusta kopiot. Koska annat alkuperäiskappaleen ostajalle, sinun on tehtävä niin monta kopiota kuin tarvitset, kirjanpitoa tai muita tarkoituksia varten.
- Tarkista, ovatko kaikki tiedot oikein ja tarvitseeko sinun toimittaa muita tositteita. Esimerkki lisäasiakirjasta olisi alkuperätodistus. Näitä lisäasiakirjoja tarvitaan yleensä kansainvälisissä lähetyksissä, mutta olisi viisasta tarkistaa aina, tarvitaanko lisäasiakirjoja, riippumatta siitä, minne lähetys lähetetään.
Siinäpä se! Helppo vaiheittainen opas kauppalaskujen tarkkaan ja tehokkaaseen täyttämiseen. Tämä opas helpottaa sinua nopeuttamaan liiketoimintaasi.
Kauppalaskunäytteet
Kauppalaskun ja lähetyslaskun ero
Kauppalaskujen ja lähetyslaskun ero
Laskutyyppejä on monenlaisia, ja olisi hyödyllistä, jos tietäisit, millaisia ne ovat ja miten ne eroavat toisistaan. Tämä auttaisi sinua määrittämään, mitä laskua tulisi käyttää missäkin liiketoimessa ja mitä sinun tulisi esittää, kun sinulta pyydetään asiakirjoja vaatimuksina.
Tässä on muutamia eroja molempien laskutyyppien välillä:
Kaupallinen lasku
Käytetään kansainvälisessä merenkulussa, joten se sisältää yksityiskohtaisempia tietoja. Siihen sisältyvät yksityiskohtaiset tiedot erän kuvauksesta sekä määristä ja painosta, erien yksittäis- ja kokonaishinnasta sekä mahdollisista muista lähetyskuluista ja -maksuista.
Kaupallisia laskuja laadittaessa otetaan huomioon ehdot, tariffit ja kansainväliset standardit. Se sisältää myös yksityiskohtaisia tietoja lähettäjästä ja vastaanottajasta.
Lähetyslasku
Yleinen luettelo eristä, jotka lähetetään yksityishenkilöltä tai yritykseltä toiselle yksityishenkilölle tai yritykselle, jota käytetään kotimaassa.
Näissä laskuissa annetaan kirjanpitomenetelmä lähetettyjen erien inventaariolle, mutta ei juurikaan yksityiskohtia. Se voi sisältää vain luettelon tuotteista sekä niiden yksittäisen hinnan ja määrän.
Nämä ovat näiden kahden laskun peruserot. Yksinkertaisesti sanottuna toinen on monimutkaisempi kuin toinen, koska toista (kauppalasku) käytetään kansainväliseen merenkulkuun ja toista (lähetyslasku) kotimaan merenkulkuun. Molemmat laskut toimivat kuitenkin laillisena asiakirjana, jolla todistetaan, että kahden osapuolen välillä on tehty ja sovittu liiketoimi.