2017 Fysioterapian laskutuspäivitykset – tarkista uudet koodit

Functional Limitation Reporting (FLR) & G-koodit, KX-modifioija, ABN-ilmoitukset

(Plus, 12 asiaa, jotka jokaisen fysioterapian laskuttajan on tiedettävä!)

Mitkä ovat terapiakattojen määrät vuodelle 2017?

Medicare-terapiakattojen rajat muuttuivat vuonna 2017. PT:n ja puheterapian yhteenlaskettu yläraja on 1 980 dollaria (verrattuna 1 960 dollariin vuonna 2016 ja 1 940 dollariin vuonna 2015, eli 20 dollarin vuosittaisen trendin mukaisesti). OT:lle on myös 1 980 dollarin yläraja, vuotuinen terapiakatto edunsaajakohtaisesti on 1960 dollaria fysioterapia- ja puheterapiapalveluille yhteensä, ja toimintaterapiapalveluille on varattu erillinen 1960 dollarin määrä.

Omavastuu- ja omavastuu- ja omavastuuvakuutusmäärät lasketaan mukaan rajaan sovellettavaan määrään. Lisäksi vuoden 2017 loppuun asti on olemassa poikkeusmenettely, kun lääketieteellinen tarve edellyttää ylärajan ylittäviä palveluja. Manuaalinen lääketieteellinen tarkastelu vaaditaan kuitenkin, kun kustannukset ylittävät 3 700 dollaria.

Vapautuksen perusteella laskuttamiseen on käytettävä modifieriä KX. CMS:n mukaan KX-modifikaattoria käyttäessäsi todistat, että antamasi palvelut ovat kohtuullisia ja tarpeellisia ja että edunsaajan sairauskertomuksessa on dokumentaatio lääketieteellisestä tarpeellisuudesta

Medicare määrittelee lääketieteellisen tarpeellisuuden palveluiksi, jotka ovat:

2. Mikä on toimintarajoitusten raportoinnin tarkoitus?

G-koodin tiedot ovat informatiivisia, eivätkä ne liity korvauksiin. Terapeutin ennustettu tavoite toiminnalliselle tulokselle hoidon päättyessä on raportoitava ensimmäisessä korvausvaatimuksessa, sitten uudelleen kymmenen käyntikerran jälkeen ja uudelleen hoidon päättyessä. Toimintarajoitteet ja tavoitteet on raportoitava:

• Alkuarvioinnissa
• 10 käyntikerran välein
• Kotiutumisen yhteydessä

Modifiointimerkinnät osoittavat toimintarajoitteen vakavuuden ja monimutkaisuuden.

3. Mitä tapahtuu, kun terapiakatto ylittyy?

Jos hoito ylittää 1900 dollarin terapiakaton ja lisähoidon lääketieteellinen tarpeellisuus tukee sitä, käytetään automaattista poikkeusta käyttäen KX-modifikaattoria. Automaattisten poikkeusten käsittelyyn ei tarvita erityisiä asiakirjoja. Lääkäri on yksin vastuussa siitä, että potilas täyttää Medicare-käsikirjan ohjeiden mukaiset edellytykset. Liittämällä KX-modifikaattorin (terapiatoimenpidekoodiin, johon sovelletaan ylärajaa) palveluntarjoaja todistaa, että laskutetut palvelut:

• täyttävät ylärajaa koskevan poikkeuksen edellytykset
• ovat kohtuullisia ja välttämättömiä palveluita, jotka edellyttävät terapeutin taitoja; ja
• ovat perusteltuja asianmukaisen dokumentaation perusteella sairauskertomuksessa.

4. Mitä tapahtuu, kun 3700 dollarin enimmäiskynnys ylittyy?

Hoito, joka ylittää 3700 dollarin rajan, edellyttää manuaalista lääketieteellistä arviointia poikkeuksen ja korvauksen saamiseksi. Huhtikuun 1. päivästä 2013 alkaen Medicare Administrative Contractors (MAC) työskentelee Recovery Audit Contractors (RAC) -sopimuskumppaneiden kautta lääketieteellisen tarpeellisuuden määrittämiseksi. RAC:illa on 10 päivää aikaa vastata lääketieteellistä tarpeellisuutta koskeviin asiakirjoihin.

5. Mitä ovat Advance Beneficiary Notices of Noncoverage (ABN) ja milloin tarvitsen sellaisen?

Kun 1900 dollarin hoitokatto on ylitetty, jotta saataisiin minkäänlaista CMS-korvausta, potilailta vaaditaan allekirjoitettu Advance Beneficiary Notice (ABN), jossa on selvitys siitä, että kattosumman ylittäviä palveluja ei ehkä korvata. Tämä suojaa sekä sinua että potilastasi ja antaa sinulle mahdollisuuden toimittaa hakemus Medicarelle KX-modifierilla, jotta se voidaan hylätä ennen RAC:n lääketieteellistä tarkastusta. Voidaan käyttää seuraavia modifikaattoreita: GA/GY/GX.

6. Toimintarajoitteiden raportointi ja G-koodit.

Toimintarajoitteiden raportointi korvaushakemuslomakkeella otetaan käyttöön 1. tammikuuta 2013. Sujuvan siirtymisen varmistamiseksi CMS asettaa testausjakson 1. tammikuuta 2013 ja 1. heinäkuuta 2013 väliseksi ajaksi. Heinäkuun 1. päivän 2013 jälkeen ilman asianmukaisia G-koodeja ja modifikaattoreita toimitetut korvaushakemukset hylätään.

7. Miten kaikkia uusia G-koodeja ja modifikaattoreita käytetään

Liikkuvuus

• G8978 Mobility: Kävely & liikkuminen toiminnallinen rajoitus, nykytila, terapiajakson alussa ja raportointiväleissä
• G8979 Liikkuvuus: Kävely & liikkuminen toimintarajoitteen ympärillä, suunniteltu tavoitetila, terapiajakson alussa, raportointiväleissä ja kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä
• G8980 Liikkuvuus: Walking & moving around functional limitation, discharge status, at discharge from therapy or to end reporting

8. Vartalon asennon & säilyttäminen

• G8981 Vartalon asennon & säilyttäminen toiminnallinen rajoitus, nykytila, terapiajakson alkaessa ja raportointivälillä
• G8982 Vartalon asennon & säilyttäminen toiminnallinen rajoitus, ennustettu tavoitetila, terapiajakson alkaessa, raportointiväleissä ja kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä
• G8983 Muutos & vartalon asentoa ylläpitävä toimintarajoite, kotiutustila, terapiasta kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä

9. Kantaminen, siirtäminen & esineiden käsittely

• G8984 Kantaminen, siirtäminen & esineiden käsittely toiminnallinen rajoitus, nykytila, terapiajakson alkaessa ja raportointivälillä
• G8985 Kantaminen, siirtäminen & esineiden käsittely toiminnallinen rajoitus, ennustettu tavoitetila, terapiajakson alkaessa, raportointiväleissä ja kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä
• G8986 Carrying, moving & handling objects functional limitation, discharge status, terapiasta kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä

10. Itsehoito

• G8987 Itsehoidon toimintarajoite, nykytila, terapiajakson alkaessa ja raportointiväleillä
• G8988 Itsehoidon toimintarajoite, ennustettu tavoitetila, terapiajakson alkaessa, raportointiväleillä ja kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä
• G8989 Itsehoidon toimintarajoite, kotiutumistilanne, terapiajaksolta kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä

11. Muu PT/OT ensisijainen toimintarajoite

• G8990 Muu fyysinen tai toiminnallinen ensisijainen toimintarajoite, nykytila, terapiajakson alkaessa ja raportointiväleillä
• G8991 Muu fyysinen tai toiminnallinen ensisijainen toimintarajoite, ennustettu tavoitetila, terapiajakson alkaessa, raportointiväleissä ja kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä
• G8992 Muu fyysinen tai ammatillinen ensisijainen toimintarajoite, kotiutustila, terapiasta kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä

12. Muu PT/ OT myöhempi toiminnallinen rajoitus

• G8993 Muu fyysinen tai ammatillinen myöhempi toiminnallinen rajoitus, nykytila, terapiajakson alkaessa ja raportointiväleillä
• G8994 Muu fyysinen tai ammatillinen myöhempi toiminnallinen rajoitus, ennustettu tavoitetila, terapiajakson alkaessa, raportointiväleissä ja kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä
• G8995 Muu fysikaalinen tai ammatillinen myöhempi toimintarajoite, kotiutustila, terapiasta kotiutettaessa tai raportoinnin päättyessä

Kullekin G-koodiriville on määritettävä vähintään 2 modifikaattoria.
Ensimmäinen modifiointimerkintä on toimintakyvyn vakavuuden modifiointimerkintä, joka kuvastaa joko rajoituksen nykytilaa tai ennustettua tavoitetilaa riippuen siitä, mitä koodia käytetään. Tässä erityisessä raportoinnissa käytetään seitsenportaista prosenttiasteikkoa (ks. alla oleva taulukko).

Toinen modifiointimerkintä on tuttu GP, GO tai GN riippuen asianmukaisesta tieteenalasta (fysioterapia, toimintaterapia tai puheterapia).

Modifier Impairment Limitation Restriction

• CH – 0 prosenttia heikentynyt, rajoittunut tai rajoitettu
• CI – Vähintään 1 prosentti mutta alle 20 prosenttia heikentynyt, rajoittunut tai rajoitettu
• CJ – Vähintään 20 prosenttia mutta alle 40 prosenttia heikentynyt, rajoittunut tai rajoitettu
• CK – Vähintään 40 prosenttia mutta alle 60 prosenttia heikentynyt, rajoitetusti tai rajoitetusti
• CL – Vähintään 60 prosenttia mutta alle 80 prosenttia heikentynyt, rajoitetusti tai rajoitetusti
• CM – Vähintään 80 prosenttia mutta alle 100 prosenttia heikentynyt, rajoitetusti tai rajoitetusti
• CN – 100 prosenttia heikentynyt, rajoittunut tai rajoitettu

Fysioterapian laskutus

Fysioterapian laskutus on ainutlaatuinen siinä mielessä, että laskutuksessa laskutetaan fysioterapeutin antamat hoitomuodot ja terapiahoito. Fysioterapeutti on ainutlaatuinen siinä mielessä, että hän arvioi, määrää ja tekee oman hoitosuunnitelmansa. Koska hän ei ole ensisijainen hoitava lääkäri, hän toimii lähettävän lääkärin valvonnassa. Fysioterapeutin tavoitteena on vahingoittuneen lihaksiston kuntoutus, ja koska koko kehossa on yli 300 lihasta, jotka kaikki ovat yhteydessä jänteisiin ja pehmytkudoksiin, fysioterapiahoidon laskutus voi olla monimutkaista.

Lisäksi fysioterapian harjoittaminen voidaan jakaa erityispainotuksiin, jotka koostuvat seuraavista: akuuttihoito, akvaattinen fysioterapia, sydän- ja verisuonitautien ja keuhkojen fysioterapia, kliininen elektrofysiologia ja haavanhoito, fysioterapeuttikoulutus, geriatria, käden kuntoutus, kotisairaanhoito, neurologinen, onkologinen, ortopedinen, pediatria, fysioterapeuttinen tutkimustyö, fysioterapeuttinen kuntoutus, liikuntafysioterapia, ja naisten terveys. Fyysisen lääketieteen ja kuntoutuksen eli fysiatrian ala, johon fysioterapia kuuluu, on yhteinen myös toimintaterapian (OT) ja puheterapian (SP) kanssa.

Fysioterapian laskutuksessa on otettava huomioon, että jopa neljä eri maksajaa voi olla osallisena yhdessä maksutilanteessa ja että yhdellä henkilöllä voi olla useita samanaikaisia tapauksia avoinna useiden vammojen vuoksi, kuten auto-onnettomuus, jonka autovakuutus kattaisi; työtapaturma, jonka työtapaturmakorvaus kattaisi; ja tavallinen urheilutapahtuman aiheuttama rasitus, jonka henkilön yksityinen vakuutus tai hänen puolisonsa vakuutus (tai molemmat) voi kattaa.

Tällöin kaikki se, mitä sairausvakuutus ei kata, jää lopulta potilaan vastuulle (jota kutsutaan laskutuspiireissä ”potilaan osuudeksi”), joka voi muodostua omavastuuosuuksista, omavastuuosuuksista sekä hoidoista, joita potilaan vakuutusetuudet eivät kata. Fysioterapian laskutus ei koske reseptilääkkeitä, koska apteekit laskuttavat omat reseptivaatimuksensa erikseen. Fysioterapian laskutuksessa laskutetaan ainoastaan fysioterapeutin ja hänen avustajiensa antamat palvelut.

Fysioterapian laskutusprosessi vaihe vaiheelta

Seuraavassa on vaihe vaiheelta kartoitettu Fysioterapian laskutusprosessi yksityiskohtaisesti:

Vaihe #1: LUO LASKUTUS

• Syötä potilas
• Luo tapaus
• Syötä laskutustiedot
• Tulosta korvausvaatimus tai erälaskutus

Vaihe #2: SUBMIT CLAIMS

• Batch Claims
• Upload Batch
• or Print Paper Claims

Step #3a: POST PAYMENTS (EOBs)

• Enter Check
• Search Patient
• Apply/Post Payment
• Adjustments / Write Off or Transfer Balance
• Submit any SECONARY Claims / Repeat Step #3

Step 3b: POTILASMAKSUT:

Vaihe 3c: SÄHKÖINEN LÄHETTÄMINEN (ERA:t)

• Lataa ERA:t
• Tarkista maksu
• Automaattinen maksujen kirjaaminen
• Tarkista kirjausraportti

Vaihe #4: – INSURANCE FOLLOW UP

• Etsi vanhenevia korvausvaatimuksia
• Tarkastele korvaushistoriaa
• Soita maksajalle
• Kirjaa muistiinpanot
• Aseta muistutukset
• Korjaa korvausvaatimus
• Laske korvausvaatimus uudestaan

Vaihe #5: – KUUKAUDEN LOPPUUN YHTEENSOVITTAMINEN

• Luo veloitus-maksuraportti
• Täsmäytä kuukausi
• Sulje kuukausi
• Luo talousraportit

Potilaan kohtaaminen

Vakuutusetujen tarkistaminen
Etukäteen, ennen kuin potilas tulee fysioterapiaan, Parhaat käytännöt edellyttävät, että potilaan vakuutus tarkistetaan ja että se sisältää fysioterapiahoidon. Vakuutuskelpoisuuden tarkistaminen paljastaa myös potilaan omavastuuosuuden ja mahdollisen omavastuuosuuden. Maksujen periminen sen jälkeen, kun potilas on lähtenyt vastaanotolta, voi olla aikaa vievää, kallista ja erittäin tehotonta, joten on ehdottoman tärkeää, että potilaan vastuu määritetään ja kerätään ennen potilaan lähtöä.

Alkuarviointi
Potilaan kohtaaminen alkaa perusterveydenhuoltolääkärin tai erikoislääkärin lähetteellä, ja se alkaa vammaan liittyvien järjestelmien kattavalla tarkastelulla. Tämän tutkimuksen suorittaa fysioterapeutti. Fysioterapia on erikoisala, ja lääkärit tukeutuvat pitkälti fysioterapeutin arvioon vamman vakavuudesta, kuntoutusnäkymistä ja kuntoutushoitosuunnitelmasta, jota kutsutaan hoitosuunnitelmaksi (Plan of Care, POC)

Ei lähettävä lääkäri ole myös fysiatri tai tohtori, joka on erikoistunut lihas- ja pehmytkudoksiin, ja joka pystyy antamaan injektioita ja määräämään lääkkeitä), on lähes aina niin, että lähettävä lääkäri hyväksyy PT:n arvion, suosituksen ja suunnitelman ilman muuta.

PT:n hoitokoodit
Nykyiset hoitokoodit ovat ICD-9-koodeja, jotka tarkoittavat Maailman terveysjärjestön julkaisemaa kansainvälistä tautiluokitusta (International Classification of Diseases, 9. painos) terveydenhuollon hallintaa ja kliinisiä tarkoituksia varten. Se korvataan parhaillaan paljon kattavammalla ICD-10:llä, joka laajentaa nykyisiä koodeja kymmenkertaisesti. IDC-10 tulee voimaan tammikuussa 2015.

Superbill
”Superbill” on lempinimi, joka tyypillisesti annetaan terapeutin huijauslomakkeelle yleisimmin käytetyistä diagnoosi- ja toimenpidekoodeista. Tämä asiakirja annetaan tai faksataan usein laskuttajalle ensisijaisena lähdeasiakirjana, jota laskuttaja käyttää määrittäessään oikean koodaustason kullekin potilaskohtaamiselle (katso esimerkki fysioterapian superlaskusta täältä).A
Alkuarvioinnin laskutus
Fysioterapeutin tekemä alkuarviointi laskutetaan vakuutuksesta CPT-koodilla 97001.
Hoito voi sisältää terapeuttista hierontaa, sähköistä lihasstimulaatiota, jäähoitoa turvotuksen vähentämiseksi, venyttelyä, lihaskuntoutusta, terapeuttista harjoittelua ja mitä tahansa muuta kuntouttavaa toimintaa, jonka fysioterapeutti on määrännyt hoitosuunnitelmassa, jonka lähettävä lääkäri on hyväksynyt.

Vaikka kaikkiin mahdollisiin vammoihin voi olla satoja diagnooseja, fysioterapia ja fysioterapian laskutus keskittyy noin kymmeneen kuntouttavaan hoitotoimenpiteeseen ja toimintaan, joita fysioterapeutti ja henkilökunta voivat tehdä. Niitä on muitakin, mutta yleisimmin käytetyt fysioterapian laskutuksen toimenpidekoodit ovat seuraavat:

• 97001 Alustava arviointi
• 97002 Uudelleenarviointi. Käytetään, kun potilaan tilassa tai hoitosuunnitelmassa tapahtuu merkittävä muutos,
  kuten potilaan aivohalvaus tai vakava kaatuminen, joka muuttaa hoitosuunnitelmaa
• 95852 Liikealueen mittaukset, jotka eivät kuulu tutkimukseen
• 97750 Fyysinen suorituskykytesti
• 97014 Elektroninen lihasstimulaatio (EMS)
• 97035 Ultraäänihoito
• 97010 Jäähoito
• 97110, 97112 Terapeuttinen liikunta
• 97545 Työnkuntoutus/kuntoutus (alkuperäisen 2 tunnin jälkeen +97546 jokainen lisätunti)
• 97150 Ryhmäterapia
• 97116, kävelyharjoittelu
• 97110 Tasapainoharjoitukset
• 97010-97028 Valvottu palvelu, joka ei edellytä terapeutin läsnäoloa (esim. Venyttely, kävely,
  muut POC:n vaatimat ei-spesifioidut terapeuttiset toiminnot)
• 97542 Pyörätuolin hallinta/opastus (kukin 15 minuuttia, 1 yksikkö)
• 97535 Itsehoito/kotihoito
• 97032- 97039 Toimintakykyä ylläpitävä ohjelma/kotihoito-ohjelma

Satunnaiset, harvemmin käytetyt PT-koodit:

• 97760 Splint fabrication: Ortoosin hoito ja harjoittelu, mukaan lukien yläraajan,
  alaraajan ja/tai vartalon arviointi ja sovitus, kukin 15 minuuttia
• 97597, 97598 ja 97601, 97602: Fysioterapia Haavan poisto. Käytetään, kun hoito annetaan
  hoitosuunnitelman (POC) mukaisesti. (Potilaan sairauskertomuksesta on käytävä ilmi dokumentaatio, joka tukee terapeutin
  taitojen tarpeellisuutta, sekä objektiivinen mittaus potilaan merkittävästä paranemisesta).
• Koodi 97601 määritellään seuraavasti: Kudoksen poisto haavasta; selektiivinen silpominen ilman anestesiaa saksilla,
  skalpellilla, pinseteillä, korkeapaineisella vesisuihkulla, laskutetaan istuntoa kohti.
• on ei-selektiivinen debridementti ilman anestesiaa märkä-kuivilla sidoksilla, jossa voi
  olla entsymaattista hankausta, laskutetaan istuntokohtaisesti
• Älä määritä sekä 97601 että 97602 samalle haavalle

Ryhmämuotoiset hoitokoodit

• 97150 Terapeuttinen toimenpide, ryhmä, jossa on kaksi tai useampia henkilöitä
• Vaatii lääkärin tai terapeutin jatkuvaa läsnäoloa
• Kahden tai useamman potilaan samanaikainen hoito, jotka voivat suorittaa tai olla suorittamatta samoja toimintoja, jolloin
  terapeutti jakaa huomion potilaiden kesken.
• Ryhmä- ja yksilöterapia voi tapahtua samana päivänä

Arvioinnin jälkeisten hoitojen laskutus
Alkuarvioinnin suorittamisen jälkeen fysioterapia-ajan laskutuskoodi muuttuu 97001:stä (alkuarviointi) pelkkien hoitojen laskutukseksi. Fysioterapeutin tai hänen avustajiensa suorittamat terapeuttiset hoidot ja toiminnot noudattavat fysioterapeutin lähettävälle lääkärille toimittamaa hoitosuunnitelmaa. Työtapaturman tai auto-onnettomuuden yhteydessä hoito voi jatkua loputtomiin, mutta yksityisen vakuutuksen tai Medicaren mukaan potilaille sallitaan yleensä 16 viikkoa hoitoa vahinkotapahtumaa kohti.

CPT-koodimodifikaattorit
Fysioterapian laskutus tapahtuu hoitopäivän mukaan, mutta välttääkseen päällekkäisten korvausvaatimusten maksamisen vakuutusyhtiöt hylkäävät automaattisesti identtiset hoitopäivät. Ei ole kuitenkaan harvinaista, että potilas käy terapiassa useammin kuin kerran päivässä aikataulujen tai muiden syiden vuoksi. Koska fysioterapia laskutetaan palvelupäivän mukaan ja vakuutusyhtiöt hylkäävät samat palvelupäivät ilman muuta, tämä on ratkaistava käyttämällä 59-modifikaattoria, joka kertoo vakuutuksen maksajalle, että kyseessä ei ole päällekkäinen vaatimus, vaan pätevä vaatimus kahdesta hoidosta samana päivänä. Fysioterapian laskutuksessa on muitakin menettelykoodimodifikaattoreita, joita käytetään yleisesti ilmoittamaan fysioterapian laskutuskoodien sisällä olevista vaihteluista. Näitä ovat muun muassa tunnukset 25, 21, 51 ja GP. Väärän modifierin käyttäminen aiheuttaa automaattisesti punaisen lipun, ja jatkuva liikakäyttö johtaa epäilyyn vakuutuspetoksesta.

• 25 Modifier. Käytetään yhdessä CPT 97001:n kanssa uusille potilaille, säännöllisille uudelleenarvioinneille, uusille vammoille ja
  aktiivihoidosta vapauttamisneuvonnalle.
• 21 Modifier. Käytetään silloin, kun fyysinen hoito ylittää
  toimenpiteen korkeimman koodaustason, kuten pitkittynyt potilaan neuvonta. 21-modifier edellyttää lähes aina dokumentointia.
• GP-modifier. Käytetään, kun palvelut annetaan avohoidon fysioterapian hoitosuunnitelman mukaisesti (esim. koti
  terveyden fysioterapeutin toimesta).

National Correct Coding Initiative (CCI)
Edits on termi, jota käytetään saantovirheiden havaitsemiseksi sähköisissä saantolähetyksissä. National Correct Coding Initiative (CCI) Edits osoittaa palvelut, joita ei pitäisi laskuttaa yhdessä. Kaikkiin Medicareen toimitettaviin fysioterapian korvausvaatimuksiin sovelletaan CCI-edittejä, jotka sisältävät Mutually Exclusive Code -koodin ja koodit, joita EI normaalisti suoriteta yhdessä.

Managing The Revenue Cycle Potilaskäynnistä lopulliseen maksuun

HYVÄKSYMISET
Hylkäämiset eroavat hylkäämisistä siinä, että maksaja on hyväksynyt korvausvaatimuksen asianmukaisesti täytettynä, mutta evännyt maksun useista syistä, kuten esimerkiksi vaadittavasta lääketieteellisestä välttämättömyydestä johtuen. Tämäntyyppiset epäämiset on helppo hoitaa ymmärtämällä virhekoodi.
Sitten on olemassa pahanlaatuiset epäämiset, ”vältettävissä olevat”, kun vaateet hylätään etuuksien puuttumisen tai ennakkoluvan puuttumisen vuoksi, ja terapeutit joutuvat kärsimään (ei maksua). Toisinaan nämä johtuvat kokemattoman henkilökunnan rehellisistä virheistä. Kokeneet laskuttajat näkevät harvoin etuushakemusten hylkäyksiä, ja lukuisat etuushakemusten hylkäykset johtavat lopulta työttömyyteen. Hyötyjen epäämiset tapahtuvat, kun vastaanoton henkilö, joka kirjasi ajanvarauksen, ei tarkista vakuutuskelpoisuutta ennen potilaan saapumista.

Parhaat käytännöt fysioterapian laskutuksessa
On erittäin tärkeää ymmärtää, että vaikka hylätty vaatimus voidaan lähettää uudelleen ja siitä voidaan valittaa, tämä tulee yllättävän kalliiksi. Kova tutkimus kertoo, että alkuperäisen sairausvakuutusvaatimuksen jättäminen maksaa noin 3,25 dollaria. Mutta saman korvausvaatimuksen uudelleen toimittaminen hylkäämisen vuoksi maksaa keskimäärin 57 dollaria. Joten sen varmistaminen, että etuudet ovat kunnossa ja että korvausvaatimuslomake on täytetty oikein ensimmäisellä kerralla, voi merkitä eroa käytännön kannattavuuden ja konkurssin välillä.
Parhaat käytännöt fysioterapian laskutuksessa vaativat: 1.) Yleisten virheiden välttämistä. 2.) ”Maksajien pelin” tuntemus, sillä jotkut maksajat hylkäävät korvausvaatimuksia ilman perusteltua syytä, ja 3.) Organisoitu, fanaattinen, päivittäinen lähestymistapa maksamattomien korvausvaatimusten valittamiseen. Oikea fysioterapian laskutusohjelmisto on strateginen osa potilailta maksuun -tulosyklin tehokasta hallintaa.

Laskutus kaupallisilta maksajilta
Kaupalliset maksajat voivat olla pahamaineisia siitä, että he viivyttelevät maksujen suorittamisessa, jopa siinä vaiheessa, kun laskuttaja on täysin varma siitä, että korvausvaatimus hylättiin ilman minkäänlaista syytä. Satunnaistutkimus 14:stä hyvin johdetusta ja toisiinsa liittymättömästä toimipisteestä osoitti, että yli kaksi kolmasosaa niiden maksamattomista korvausvaatimuksista, jotka olivat erääntyneet 90 päivää myöhässä, johtui siitä, että kaupalliset maksajat kieltäytyivät maksamasta korvausvaatimusta, jonka etuudet oli todennettu, johon oli annettu valtuutettu lähete ja jonka lääketieteellinen tarpeellisuus oli asianmukaisesti dokumentoitu, ja silti oli ongelmia maksun saamisessa.

Reskontrisaamiset
Reskontrisaamiset ovat laskuttajayrittäjän olemassaolon kirous, ja kaupalliset maksajat ovat niiden paholainen. Pahimpia rikkojia ovat usein suuret toimijat, kuten Blue Cross / Blue Shield ja United Healthcare. Laskuttajien keskuudessa sanotaan yleisesti, että ”Medicaid ei ehkä maksa paljon, mutta sen, mitä se maksaa, se maksaa nopeasti”. Sananlaskussa lintu kädessä ja kaksi pusikossa.
Kaupalliset maksajat ovat muita kuin valtiollisia maksajia. Esimerkkejä kaupallisista maksajista ovat BC/BS, United Healthcare, Aetna ja Cigna (tuhansien muiden joukossa). Valtion ja osavaltion maksajiin kuuluvat Medicare, Medicaid, Tri-Care (veteraanit), Railroad (eläkkeellä olevat valtion työntekijät), valtion työkorvaukset, autovakuutus ja vähäosaisten lasten hyvinvointiohjelmat, joiden rahoitus on usein sekoitus Medicaidia ja muita osavaltio- ja piirikuntalähteitä.

Hakemusten hylkääminen / viivytystaktiikoiden käsitteleminen
Lääketieteellinen ala on ainoa ammattiala, jossa maksun saaminen tarjotuista palveluista on vapaaehtoista. Missään muussa ammatissa gallona maitoa ei maksa 3,95 dollaria, ja sitten joku sanoo, että ”saat vain 1,65 dollaria, ota tai jätä”.

Lääketieteellisen laskuttajan maksamattomien korvausvaatimusten hallinnan taito on ennakoivan huolellisuuden taito. Kun vaateet lähetetään sähköisesti, mutta 10 päivän kuluttua maksajalta ei tule vastausta, tämän on käynnistettävä hälytys toimenpiteisiin. Tässä tehokkailla ohjelmistoilla on ratkaiseva rooli korvausvaatimusten hallinnassa. Jos esimerkiksi tyypillinen fysioterapeuttien ryhmä hoitaa 60 potilasta päivässä, laskuttaja käsittelee kuukaudessa yli tuhat korvausvaatimusta. Lyhyessä ajassa käsitellään lähes 4000 tuhatta korvausvaatimusta. Ilman erinomaista fysioterapian laskutusohjelmistoa satoja ja taas satoja maksamattomia korvausvaatimuksia jäisi hoitamatta ja jäisi huomaamatta. Fysioterapian laskutuksen parhaat käytännöt edellyttävät, että organisoitua, fanaattista ja päivittäistä huomiota kiinnitetään maksamattomien vakuutuskorvausvaatimusten jahtaamiseen.

Medicare-korvausten epääminen
Fysioterapeutin näkökulmasta alla ovat tärkeimmät syyt, miksi Medicare hylkää terapia-arviot. Vältä liikakäyttöä tai uudelleenarviointien rutiininomaista suorittamista.

• Rutiininomaiset vuosittaiset tai ei-mandatoidut arvioinnit
• Rutiininomaiset uudelleenarvioinnit ilman dokumentaatiota tilassa tapahtuneesta muutoksesta tai vammasta
• Sairaalahoidon jälkeisen kunnon heikkenemisen arviointi silloin, kun aikaisemman toimintakyvyn odotetaan palautuvan spontaanisti
• Rutiininomaiset preoperatiiviset arvioinnit, joilla selvitetään kirurgisen toimenpiteen jälkeisiä tarpeita

Kuten välttää korvausvaatimusten tarkistuksia!
Fysioterapian koodauksen parhaiden käytäntöjen noudattaminen estää sinua joutumasta korvausvaatimusten tarkistusten kohteeksi:

• Vältä korkean tason koodien liikakäyttöä
• Vältä rutiininomaista laskutusta 4 tai useammasta palvelusta käyntiä kohden
• Ei muutoksia hoitoprotokollassa
• Laajennettu hoito ei-complicated conditions
• Old onset date on claim form
• Unusual diagnostic testing
• Repeat diagnostic testing
• Long term disability
• Preventative or supportive care

Keräykset / Revenue Recovery
Keräykset ja tulojen takaisinperintä (Revenue Recovery) ovat viimeinen keino; ja vahvat, hyvin johdetut vastaanotot pyrkivät toimimaan lähes nollatilanteessa. Mutta todellisessa maailmassa vakuutukset kieltäytyvät maksamasta ja potilailla ei välttämättä ole rahaa maksaa. Esimerkiksi ikääntyneiden kohdalla nämä luottotappiot kirjataan yleensä alas, koska jos Medicare tai Medicaid kieltäytyy maksamasta, ei ole mitään toivoa saada maksua sellaiselta, joka on varaton. Jos jollakulla on maksuvaraa, voidaan sopia maksujärjestelyistä, ja näitä järjestelyjä on hallinnoitava.
Omistajien harkinnan mukaan toiset voidaan lähettää perintään. On hyvin dokumentoitu tosiasia, että yli 120 päivää maksamatta jääneillä korvausvaatimuksilla on vain pieni mahdollisuus tulla maksetuksi, ja se muodostaa merkittävän ongelman vastaanoton kassavirralle ja elinkelpoisuudelle.

Fysikaalisen terapian laskutuksen parhaiden käytäntöjen ylläpitämisen tavoitteena on mahdollisuuksien mukaan välttää, että korvauskelpoisuutta ei koskaan jätetä tarkistamatta, että korvausvaatimus on virheellinen, että korvausvaatimus hylätään, että korvausvaatimus hylätään tai että korvausvaatimus hylätään tai että korvausvaatimus peritään. Mutta siinä tapauksessa, että ne väistämättä tapahtuvat, laskutusammattilainen astuu paikalle ja pelastaa päivän, tekee kaiken oikein ylläpitämällä ahkerasti fysioterapian laskutuksen parhaita käytäntöjä.

Kuukauden lopun sulkeminen
Kuukauden sulkemisen tärkeys on se, että sinulla on täydellinen täsmäytyslaskenta ja tarkka kirjanpito kuukauden taloudellisista ja laskutustoimista. Joissakin fysioterapian laskutusohjelmistoissa, kuten meidän ohjelmistossamme, on joustava kuukauden lopun sulkeminen, mikä tarkoittaa, että voit edelleen lähettää maksuja, mutta et voi lisätä uusia palvelupäiviä kuukauteen. Tätä kutsutaan pehmeäksi lopetukseksi, joka antaa sinulle joustavasti aikaa kuukauden maksujen ja oikaisujen suorittamiseen sekä potilaskirjanpitoon.