Los empleadores tienden a reunir mucho papeleo sobre los empleados, desde solicitudes de empleo y currículos hasta formularios de beneficios, evaluaciones de desempeño, documentación disciplinaria, información de contacto e incluso registros médicos. La ley obliga a los empresarios a mantener la confidencialidad de algunos datos, pero no de todos. Este artículo explica qué registros deben mantenerse privados – y qué hacer si la confidencialidad de sus registros ha sido violada.
Reglas para la información médica
La mayor categoría de registros que deben mantenerse confidenciales es la información médica. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la Ley de No Discriminación por Información Genética (GINA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) tienen reglas muy estrictas sobre cómo los empleadores deben mantener ciertos tipos de información médica. La intención general de estas normas es proteger la privacidad de los empleados y evitar que los directivos tomen decisiones discriminatorias en el lugar de trabajo basadas en la discapacidad o la información genética de un empleado.
En virtud de la ADA, por ejemplo, los registros médicos y la información deben mantenerse en un archivo separado del archivo personal regular del empleado, y deben ser confidenciales (por ejemplo, en un gabinete de archivos cerrado por separado o en línea detrás de un firewall seguro). Estos registros sólo pueden ser vistos:
- por los trabajadores de seguridad y primeros auxilios, si es necesario para proporcionar tratamiento médico al empleado o idear procedimientos de evacuación
- por el supervisor del empleado, si la discapacidad del empleado requiere funciones restringidas o ajustes razonables
- por los funcionarios del gobierno, si lo requiere la ley, y
- por las compañías de seguros que requieren un examen médico.
Si un empleador (o más típicamente, el departamento de RRHH) no sigue estas reglas, y la confidencialidad de los registros médicos de un empleado se ve comprometida, éste puede demandar por violación de la ADA.
Otros tipos de registros
Muy pocas normas requieren específicamente que los empleadores mantengan la confidencialidad de otros tipos de registros personales. Sin embargo, los empleadores inteligentes observan algunos protocolos de sentido común para mantener la privacidad de los registros que podrían conducir a problemas legales si caen en las manos equivocadas. He aquí algunos ejemplos:
- Formularios I-9. En estos formularios oficiales del gobierno, los empleadores tienen que verificar que los empleados están autorizados a trabajar en los Estados Unidos. (Para más información sobre los formularios I-9, vea Procedimientos de verificación del empleador sobre visados de trabajo y situación migratoria). Los empresarios no pueden contratar a empleados que no tengan autorización para trabajar. Sin embargo, más allá de esta prohibición, los empleadores no pueden tomar decisiones laborales basadas en el origen nacional o la condición de ciudadanía de un empleado. Dado que los formularios I-9 pueden contener esta información, los empleadores prudentes no los ponen a disposición de todos en la empresa. Cuantas menos personas tengan acceso a esta información, menos personas estarán en condiciones de discriminar al empleado por este motivo. Aunque los empleados no pueden demandar sólo porque un empleador no mantuvo la confidencialidad de los formularios I-9, un empleado podría demandar por discriminación, si ese fue el resultado final de la violación.
- Registros de investigación. Muchos empleadores mantienen los archivos de las investigaciones en el lugar de trabajo (de una queja de acoso o un incidente de robo, por ejemplo) en archivos confidenciales separados. Esto no es un requisito legal, pero evita problemas legales. Por ejemplo, un directivo acusado de discriminación puede consultar el expediente para ver qué empleados se quejaron o fueron testigos contra él, y luego tomar represalias contra esos empleados. O bien, un empleado de RRHH puede leer el expediente y luego cotillear con sus compañeros de trabajo quién dijo qué sobre quién, lo que podría dar lugar a demandas por difamación contra la empresa.
- Registros de verificación de antecedentes. Si un empleador realiza rutinariamente informes de crédito, comprobaciones de antecedentes penales u otras investigaciones de empleados o solicitantes, estos materiales también deben ser confidenciales. Por ejemplo, la ley estatal puede prohibir a un empleador tomar decisiones laborales basadas en los antecedentes crediticios o de arresto de un empleado. Si los directivos tienen acceso a estos materiales y los utilizan para tomar medidas contra un empleado, el empleador podría enfrentarse a la responsabilidad legal.
Si se viola su confidencialidad
Si se ha filtrado su información privada en el lugar de trabajo, sus opciones legales dependen del tipo de registros, las circunstancias de la violación y las consecuencias para usted. En muchos casos, aunque se sienta avergonzado por la filtración, es posible que no tenga ningún recurso legal a menos que alguien en el trabajo haya utilizado la información de forma ilegal (por ejemplo, como base para discriminarle). Un abogado laboralista con experiencia puede ayudarle a averiguar si se han violado sus derechos legales y qué puede hacer al respecto.