Ningún hombre es una isla.
Todos dependemos de los demás y de la sociedad como colectivo para servir a nuestras necesidades y generar impulso como raza.
El mismo escenario y lógica se reflejan en el dominio de la gestión de proyectos.
Ninguna actividad o tarea existe de forma aislada.
Cada elemento depende de la salida de otra actividad de alguna manera y contribuye al resultado final del proyecto.
La relación entre las dos tareas se define como la dependencia entre ellas.
En este artículo, profundizaremos en el significado de dependencia, descubriremos cómo se relaciona con las restricciones, hablaremos de los diferentes tipos de dependencias y, a continuación, veremos un proceso rápido de tres pasos para abordar eficazmente las dependencias en un proyecto.
Si eres un gestor de proyectos, trata esta información como un repaso. Si está reuniendo conocimientos, el blog es todo lo que necesita para dominar las dependencias en un entorno operativo.
¿Qué es una dependencia?
En el mundo que te rodea, una dependencia es el estado de existencia de una entidad o un elemento tal que su estabilidad está dictada por otra entidad o recurso.
Por ejemplo, los niños dependen de sus padres para su cuidado y sustento. Los ancianos suelen depender de su progenie para lo mismo. Y los trabajadores dependen en gran medida de las empresas para obtener dinero e ingresos.
En el marco de un proyecto, la definición de dependencia cambia un poco.
Una dependencia del proyecto es una relación lógica, basada en restricciones o preferente, entre dos actividades o tareas, de manera que la finalización o el inicio de una depende de la finalización o el inicio de la otra.
Si se está pintando un lienzo, la aplicación de la pintura al óleo es una actividad. Y la preparación del lienzo es otra. No puedes utilizar la pintura a menos que la superficie haya sido cepillada con la imprimación.
Por lo tanto, una actividad depende de la otra.
Si la imprimación no está disponible durante 3 días debido a una huelga de suministros, la finalización de la pintura se retrasará 3 días porque no podrás comenzar tu trabajo.
Algunos términos relacionados con la dependencia:
Los siguientes son algunos términos comunes que siempre se asocian con las dependencias del proyecto.
Constreñimiento
Las dependencias y las restricciones tienen una relación de causa y efecto. En su forma más simple, una restricción es una limitación dentro de los límites en los que la tarea tiene que ser completada o ejecutada. Una restricción puede estar motivada por la falta de recursos, como el dinero y la mano de obra, la escasez de tiempo disponible e incluso la falta de experiencia. A veces las restricciones pueden dar lugar a dependencias.
Si hay cuatro pasteles que deben ser cremados y sólo hay un panadero lo suficientemente capacitado para hacerlo, entonces el cremado de un pastel depende automáticamente de la finalización del cremado de otro. Aquí una restricción ha producido una dependencia.
En otros escenarios, una dependencia puede ser la razón de una restricción. En una sastrería, la costura propiamente dicha no puede proceder si no se toman antes las medidas. Se trata de una dependencia lógica de buena fe. Si la toma de medidas lleva 20 minutos y la costurera sólo tiene dos horas para completar el vestido, entonces, dadas las circunstancias, sólo tendrá 100 minutos para cumplir el plazo. Esto se debe a que los 20 minutos que pasa en la sala de medición no son negociables y no hay forma de evitar la dependencia.
La gestión clásica de proyectos define tres restricciones de coste-tiempo-alcance que pueden considerarse como los tres lados de un triángulo. El área del triángulo es la calidad de los resultados. Cualquier cambio introducido en las restricciones altera el área del triángulo y, por tanto, la calidad global del proyecto.
Un buen gestor de proyectos es alguien que puede hacer un seguimiento de todas las restricciones y dependencias y reasignar los recursos de forma que se garantice la calidad final del proyecto.
Lead y Lag
Lead y Lag están relacionados con las dependencias.
Lead se define como la duración del tiempo en que una actividad sucesora puede adelantarse o acelerarse con respecto a la tarea predecesora. Supongamos que una actividad B está programada para comenzar cuando la actividad A termine, es decir, dentro de 10 días. Sin embargo, si B se inicia sólo 5 días después de A, entonces bajo las circunstancias, B tiene una ventaja de 5 días enteros.
Esto se puede hacer sólo cuando la dependencia entre A y B es discrecional – es decir, el inicio de B sobre la terminación de A es una mejor práctica o conveniencia y no dictada por la lógica y las restricciones.
Lag, por otro lado, es la duración de tiempo por el cual una tarea sucesora tiene que ser retrasada con respecto a la actividad predecesora. Generalmente no es deseable en el ámbito de la gestión de proyectos.
Camino Crítico
Ya hemos cubierto el Camino Crítico en gran detalle. Pero sólo para recapitular, un Camino Crítico es la cadena ininterrumpida más larga de actividades secuenciales o tareas dependientes de tal manera que la alteración de la duración de la terminación de los elementos de cualquier manera impacta directamente en la fecha límite del proyecto, dando lugar a posibles violaciones.
Mientras se hace un pastel, la cocción de la masa y la decoración del bizcocho son parte de la cadena del Camino Crítico. Cualquier retraso en estas tareas retrasará la presentación del pastel en la mesa de los invitados.
Diferentes tipos de dependencias que debe conocer:
Las dependencias pueden clasificarse de varias maneras en función de condiciones como la finalización y el inicio de las tareas, la relación de las tareas con el proyecto y la empresa y la razón de la existencia de la dependencia.
Dependencias causales, de recursos &Preferentes
Las dependencias causales o lógicas son aquellas que no pueden evitarse. Son intrínsecas a la naturaleza del proyecto y a la naturaleza de las tareas implicadas.
Tu estómago no puede digerir la comida si no te la comes antes. Se trata de una dependencia causal o lógica. Sin la finalización de un paso, el siguiente no puede iniciarse de ninguna manera.
Las dependencias basadas en los recursos son impulsadas por las restricciones. Como ya hemos comentado, si sólo hay un número limitado de profesionales cualificados disponibles para trabajar en un proyecto, a menudo es necesario proceder secuencialmente simplemente porque no hay suficientes manos (o mano de obra) para completar todo simultáneamente.
Cuando hay limitaciones de recursos y, por lo tanto, dependencias, generalmente no hay dependencia causal, es decir, todas las actividades pueden abordarse juntas si están presentes los facilitadores necesarios.
Las dependencias preferentes son dependencias guiadas por las mejores prácticas o la conveniencia. Generalmente se introducen en los proyectos para centrarse en la calidad de los entregables. A los constructores les gusta poner en remojo los cimientos del tejado durante al menos 5 o 7 días antes de colocar las tejas.
Pueden adelantarse y hacerlo inmediatamente sin preocuparse por el «asentamiento y el remojo». Pero se supone que esto compromete la integridad de la estructura. Y así surge una dependencia preferente.
FS, SF, FF & Dependencias SS
Una dependencia FS o Finish to Start es la más común y lógica tanto en la gestión de proyectos como en el mundo real. Una determinada tarea B no puede comenzar a menos que la tarea A se complete satisfactoriamente. En este caso, la tarea B generalmente necesita utilizar o construir sobre el resultado de la tarea A de alguna manera.
Una dependencia SF o de Inicio a Fin es complicada. Dice que la tarea sucesora (llamémosla tarea B) no puede terminar a menos que la tarea predecesora (llamémosla tarea A) haya comenzado. Sin embargo, una vez iniciada A, B puede cerrarse en cualquier momento.
El mejor ejemplo es el de la facturación a un cliente (tarea B). Generalmente señala la finalización de un proyecto. Imagina que tienes que entregar 5 ramos de flores en una fiesta. En cuanto recibes el pedido, «haces correr el reloj» del cliente porque empiezas a trabajar en el montaje y, de hecho, el comprador ha empezado a pagar por tu tiempo. Pero en realidad no puede facturar al cliente hasta que la entrega de los ramos de flores (tarea A) esté hecha.
Las dependencias de inicio a fin son comunes en los horarios de los empleados de Just in Time, donde los trabajadores no tienen horarios establecidos. Se les pide que acudan a la oficina a medida que surgen los proyectos.
Una dependencia SS o de Inicio a Inicio dice que la actividad sucesora no puede comenzar a menos que la actividad predecesora se haya iniciado. Pero después de esta restricción inicial, las dos actividades pueden proceder en paralelo. Por ejemplo, hornear el pastel y hacer el glaseado son un ejemplo de dependencia de inicio a inicio. Tan pronto como se pone la masa en el horno (tarea A) se puede empezar a hacer el glaseado (tarea B).
Las dependencias SS generalmente existen debido a las restricciones basadas en los recursos. Imaginemos que un ayudante se materializa y te ayuda a hornear el postre. El glaseado entonces ya no depende de cuándo pongas la masa en el horno. La dependencia SS sólo se aplica si estás preparando el pastel tú solo.
Una dependencia FF o Finish to Finish dice que la tarea sucesora no puede terminar a menos que la tarea predecesora también haya terminado. No es necesario que se completen juntas.
La peluquera y maquilladora que acompaña a una estrella de cine a una presentación en la alfombra roja no puede dar los últimos toques hasta que la actriz llegue al lugar. De lo contrario, la frescura del look no se mantiene.
Así es como funciona una dependencia de Finish to Finish.
La cuadrícula de dependencia Outside – Inside
A menudo ciertas dependencias de tareas son internas a un proyecto y externas a la empresa o internas a la empresa pero fuera del círculo de influencia directa del director del proyecto. Las distintas combinaciones se analizan a continuación.
Dependencias internas de la empresa – internas del proyecto: Se aplican a las tareas secuenciales, las que deben abordarse según un flujo lógico predefinido.
Dependencias de entrada de la empresa y de salida del proyecto: Se aplican a las tareas de las que se encargan otros departamentos. Algunas actividades relacionadas con el proyecto dentro del departamento pueden depender de sus resultados, pero no están bajo el control directo del director del proyecto.
Dependencias de la empresa hacia fuera y hacia dentro del proyecto: Las actividades encargadas a terceros proveedores son un ejemplo ideal de esta categoría. El resultado tiene una relación directa con el proyecto, pero los proveedores no son empleados de la empresa.
Dependencias de la empresa hacia fuera – del proyecto hacia fuera: Para que un proyecto llegue a su fin, el edificio de la empresa debe ser resistente y accesible. Si por alguna razón la construcción resulta defectuosa, la reanudación de las obras dependerá del veredicto del ayuntamiento. Se trata de un factor ajeno a la empresa y al proyecto, pero que puede afectar negativamente a los resultados.
Cómo abordar eficazmente las dependencias en la gestión de proyectos:
Si utiliza una solución de software de gestión de proyectos robusta, las dependencias de las tareas y las vistas relacionadas son siempre una parte importante del tablero.
- Haga una lluvia de ideas de todas las posibles dependencias del proyecto y las restricciones asociadas teniendo en cuenta el modelo de triple restricción. Si hay muchas dependencias y restricciones, puede seguir adelante e identificar también el Camino Crítico. Esto asegurará que su enfoque y atención se centran en las tareas que pueden tener un impacto en el resultado final.
- Involucre a las partes interesadas y asegúrese de que entienden cuáles son las dependencias y restricciones más importantes. Si los componentes del camino crítico están incluidos en la carta del proyecto, los interesados estarán automáticamente informados de ellos.
- Haga una lluvia de ideas sobre los riesgos y desafíos asociados a estas dependencias y limitaciones. Es posible que desee celebrar una reunión interfuncional para contar con múltiples perspectivas. Una vez que considere que ha cubierto la mayoría de las circunstancias perturbadoras previsibles, busque soluciones o acciones preventivas para gestionar el impacto de las perturbaciones en las dependencias y limitaciones.
El resultado del tercer paso se añadirá a los documentos de gestión de cambios y riesgos.
Las dependencias son inevitables en un proyecto. Rara vez se encontrará con uno en el que todas las tareas y actividades sean independientes unas de otras.
Pero no tema, las dependencias pueden aprovecharse en su beneficio si puede encontrar formas legítimas de acelerar el tiempo de ejecución de las actividades de la ruta crítica.
Piense en ello.