¿Qué es la comunicación descendente?
La comunicación descendente fluye desde un nivel superior a un nivel inferior en una organización se conoce como comunicación descendente.
En otras palabras, la comunicación que tiene lugar desde los superiores a los subordinados en una cadena de mando es una comunicación descendente.
Este flujo de comunicación es utilizado por los directivos para transmitir información relacionada con el trabajo a los empleados de niveles inferiores. Los empleados necesitan esta información para llevar a cabo su trabajo y para satisfacer las expectativas de su jefe.
Puede incluir el manejo eficiente del tono del mensaje, y también mostrar habilidad en una delegación para asegurarse de que el trabajo sea realizado eficientemente por la persona adecuada.
La importancia de la comunicación descendente
La importancia de la comunicación descendente son:
- Dar una idea
- Alentar
- Mantener la disciplina
- Informar la razón de ser del trabajo
- Explicar sobre el cambio
- Dar dirección
- Asignar el trabajo
- Controlar
- Evaluar
Dar una idea
Con la ayuda de los objetivos de comunicación descendente, las políticas, las normas son explicadas a los subordinados por el superior para dar una comprensión completa.
Alentar
Se requiere que los empleados estén motivados para trabajar más para lograr los objetivos de la organización. La dirección tiene que recurrir a la comunicación descendente para animar a los empleados de nivel inferior.
Para mantener la disciplina
Esta comunicación sigue la jerarquía organizativa, por lo que cada unidad de sección o departamento debe seguir las normas o procedimientos establecidos. Como resultado se asegura la disciplina.
Informar sobre el fundamento del trabajo
Un objetivo importante de este tipo de comunicación es dar información sobre el fundamento de la tarea asignada y su relación con otras tareas organizativas.
Explicar los cambios
Los cambios dependen de las circunstancias. Cuando hay algún cambio con respecto a los planes, las políticas, los procedimientos o las normas, etc., tales son la comunicación con la explicación a través de la comunicación descendente.
Dar dirección
Para dirigir cualquier asignación, trabajo o tarea a los subordinados, el superior hace una comunicación descendente.
Asignación de trabajo
Para asignar el trabajo según la eficiencia de los trabajadores, el superior hace una justificación a través de la comunicación descendente.
Controlar
Como las instrucciones necesarias se transmiten a través de la comunicación descendente, los empleados son muy conscientes de su tarea y actividades. Por lo tanto, dicha comunicación puede actuar como una herramienta de control.
Para evaluar
La comunicación descendente ayuda a los supervisores a evaluar los trabajos realizados por los empleados. La comunicación descendente se utiliza para informar a los empleados de sus evaluaciones.
Ventajas de la comunicación descendente
Las ventajas de la comunicación descendente son las siguientes:
- Eficiencia
- Facilidad para delegar
- Disciplina organizativa
- Comunicación eficaz de objetivos
.
Eficiencia
La comunicación descendente ofrece eficiencia porque las instrucciones y la información provienen de las fuentes de poder que son capaces de coordinar las actividades desde la cima de la organización.
Facilidad de la delegación
La delegación es mucho más fácil si ésta proviene directamente de la estructura de comunicación vertical que representa la cadena de mando.
Disciplina organizativa
La comunicación descendente sigue la jerarquía de la organización, lo que significa que la disciplina organizativa y el cumplimiento de los miembros es mucho más fácil de mantener.
Comunicación eficaz de los objetivos
La alta dirección puede comunicar fácilmente los objetivos y asignar las responsabilidades relativas a la consecución de dichos objetivos.
Desventajas de la comunicación descendente
Las desventajas de la comunicación descendente son las siguientes:
- Problemas de interpretación
- Distorsión
- No es motivadora
- Lenta retroalimentación
- Baja la moral
Problemas de interpretación
La comunicación descendente presenta problemas de interpretación por el efecto de distorsión y la lentitud en la retroalimentación para la aclaración del mensaje.
Distorsión
¿Has jugado alguna vez al juego de la vid? Las comunicaciones descendentes pueden distorsionarse a medida que avanzan por múltiples niveles de la organización.
No es motivador
Dada la lentitud de la retroalimentación y la dependencia de los canales formales de comunicación, este método de comunicación no ayuda realmente a la motivación.
Retroalimentación lenta
Los mensajes tardan en bajar a la organización y luego subir a la organización y volver a bajar. Esto significa que la retroalimentación puede ser lenta, lo que provoca problemas, especialmente en un entorno dinámico.
Baja la moral
Dado el tiempo que tarda la comunicación y el problema de los mensajes distorsionados, las comunicaciones descendentes pueden tener un impacto negativo en la moral de la organización.
Propósito de la comunicación descendente
Canary (2011) ha identificado cinco propósitos generales de la comunicación descendente:
- Implementación de metas, estrategias, y objetivos
- Instrucciones y fundamentos del trabajo
- Procedimientos y prácticas
- Retroalimentación del desempeño
- Socialización
Implementación de metas, estrategias y objetivos
La comunicación de nuevas estrategias y objetivos proporciona información sobre metas específicas y comportamientos esperados. Da dirección para los niveles inferiores de la escuela/distrito escolar, colegio comunitario o universidad.
Por ejemplo: «El nuevo mandato de la reforma es real. Debemos mejorar la calidad del aprendizaje de los estudiantes si queremos tener éxito.»
Instrucciones y fundamentos del trabajo
Son directivas sobre cómo hacer una tarea específica y cómo el trabajo se relaciona con otras actividades de la organización escolar. Las escuelas, colegios comunitarios o universidades necesitan coordinar los objetivos individuales y departamentales con los objetivos de toda la organización.
A menudo no proporcionamos suficiente información de este tipo, dejando que el miembro individual del personal obtenga la visión general.
Procedimientos y prácticas
Son mensajes que definen las políticas, normas, reglamentos, beneficios y disposiciones estructurales de la organización escolar para conseguir cierto grado de uniformidad en las prácticas de la organización.
En las organizaciones escolares, esta información se transmite a los miembros del personal a través de los manuales de políticas de la junta directiva y de la organización, los manuales y el funcionamiento cotidiano de la organización escolar.
Valoración del rendimiento
Los informes de progreso de los departamentos, las evaluaciones del rendimiento individual y otros medios se utilizan para indicar a los departamentos o a los individuos lo bien que lo están haciendo con respecto a los estándares y objetivos de rendimiento.
Por ejemplo: «María, tu trabajo en la terminal de ordenador ha mejorado mucho la eficiencia de nuestro departamento»
Socialización
Toda organización escolar intenta motivar a los miembros del personal para que adopten la misión y los valores culturales de la institución y participen en ceremonias especiales, como los picnics y las campañas de United Way. Es un intento de conseguir un compromiso, un sentido de pertenencia y una unidad de dirección entre los miembros del personal (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Por ejemplo: «La escuela considera a sus empleados como una familia y le gustaría invitar a todos a asistir al picnic y la feria anual el 30 de mayo.»
Apuntes de Comunicación Empresarial
(Haga clic en el tema para leerlo)
Referencia
- Comunicación Empresarial: » K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Comunicación empresarial: » M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Canales de comunicación formal: Ascendentes, descendentes, horizontales y externos Recuperado el 3 feb, 2021
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