Muchas reuniones y conferencias corporativas grandes inician el programa del evento con lo que es una sesión de apertura, a veces llamada sesión plenaria o sesión general de apertura. Estas sesiones se asocian con mayor frecuencia a conferencias, congresos o convenciones de mayor envergadura, pero también pueden utilizarse en eventos corporativos de menor envergadura.
Las sesiones de apertura siempre se programan para un período de tiempo determinado al comienzo del programa. Suelen durar de una a dos horas. Las presentaciones que se programan durante estos momentos pueden ofrecer a los organizadores y anfitriones del evento una oportunidad única para dirigirse a sus asistentes.
¿Qué constituye una sesión de apertura?
Las sesiones generales de apertura se caracterizan por una presentación o una serie de presentaciones programadas por diversos oradores. Están orientadas a dirigirse al público en general.
Algunos programas de eventos ofrecen eventualmente sesiones simultáneas en las que los asistentes se dividen en grupos más pequeños para realizar presentaciones y talleres. Otros dividen a la audiencia casi inmediatamente para sesiones dedicadas a ciertos roles, conjuntos de habilidades o intereses. Pero la sesión plenaria sirve para dirigirse a todos los asistentes al evento de forma conjunta.
El responsable de la organización puede optar por cubrir los puntos generales de la agenda y esbozar los objetivos del programa general. Las sesiones de apertura también suelen incluir un orador principal y otros presentadores que ayudan a establecer el tono de la convención.
Estas presentaciones pueden realizarse en una variedad de formatos, pero las sesiones en sí mismas, por definición, están abiertas a todos los asistentes.
¿Por qué empezar con una sesión plenaria?
Las sesiones generales de apertura más eficaces son las que se organizan en beneficio del público y de los asistentes al evento, no de los organizadores del mismo. Los organizadores del evento pueden aprovechar la oportunidad para abordar los negocios de la empresa o la asociación, la logística del evento y los puntos del programa, pero una gran sesión plenaria también debe entretener y motivar a la audiencia.
Los programas eficaces requieren la participación y el interés de la audiencia. Los organizadores de eventos deben luchar por recuperar ese interés si lo pierden desde el principio. Las sesiones generales de apertura deben comenzar el programa con una nota fuerte.
Objetivos y propósitos
Las grandes sesiones de apertura tienden a abordar alguna combinación de los siguientes objetivos:
- Motivar, educar y/o entretener y comprometer a la audiencia.
- Destacar el tono del programa.
- Crear una experiencia memorable.
- Compartir información importante.
Las mejores sesiones generales de apertura cumplen todos estos objetivos. La sesión plenaria de una conferencia anual puede incluir un mensaje de bienvenida del presidente de la organización, seguido de un discurso del maestro de ceremonias que servirá de moderador durante todo el evento.
La sesión plenaria puede terminar con una nota fuerte con un orador principal invitado que ofrezca una presentación sobre la motivación de los asistentes para alcanzar determinados objetivos.
Cuando se hace bien
Una buena sesión general de apertura establecerá el estado de ánimo para todo el evento. Mantendrá el interés si consigue que la sesión plenaria sea animada. Quiere motivar a los asistentes. Transmita alguna información que no conocieran antes como anticipo de lo que está por venir. Establezca una conexión con ellos.
Y, sí, está bien introducir un poco de entretenimiento, pero no quiere que el entretenimiento sea todo el espectáculo.