A medida que su pequeña empresa crece, siempre hay más y más información de la que necesita hacer un seguimiento. El seguimiento de la información es importante para su negocio en sí mismo, pero también lo es para las relaciones comerciales, como las que mantiene con sus clientes, inversores y compradores. A medida que gane más popularidad y un mayor número de clientes, es probable que vea un crecimiento en las ventas y en la demanda de los clientes, lo que significa que sus existencias también se ampliarán.

Como las existencias se guardan principalmente en almacenes y bodegas, cuanto más tenga, más espacios necesitará para albergar los productos de la empresa. Cuando tiene un inventario más grande, necesita más almacenes, y cuando tiene más de un almacén, necesita números de lote. Tal vez se pregunte por qué es importante un número de lote: la respuesta siempre vuelve a ser el seguimiento de su negocio, sus productos y su información.

La importancia de los números de lote

Supongamos que su empresa vende y distribuye productos alimenticios como lechuga, sopa enlatada o yogur. Ahora, imagine que un determinado lote de este producto alimentario se ha lanzado al mercado y, posteriormente, está enfermando a los consumidores. Tal vez haya algún tipo de contaminante en el alimento o algún problema durante la producción y el envasado.

Ahora que sabe que este producto debe ser retirado, ¿por dónde empezar? ¿Cómo saber qué productos están afectados y cuáles no? ¿Cómo se sabe dónde han acabado los productos contaminados? La respuesta a todas estas preguntas es el control de lotes, o más concretamente, los números de lote.

¿Qué es un número de lote en el inventario?

¿Qué es un número de lote? Un número de lote es una secuencia única de dígitos que se aplica a los productos durante la fabricación. Identifica un grupo de productos fabricados o procesados en el mismo equipo, con los mismos materiales y al mismo tiempo. Se diferencia de un número de serie en que, aunque cada producto único tendrá un número de serie único, cada producto del mismo lote tiene el mismo número de lote. El número de lote de un producto único permite rastrearlo hasta ese grupo concreto.

¿Cuál es el significado de un número de lote?

En ciertos artículos como los productos alimenticios, los medicamentos, los perfumes y los cosméticos, un número de lote puede contener una fecha de caducidad. La fecha de caducidad del número de lote indica el momento en que el producto puede empezar a perder su calidad.

Tener un número de lote en cada uno de sus almacenes y bodegas le da cierta especificación cuando se trata de sus productos, de dónde vienen y dónde han sido distribuidos.

¿Qué es exactamente el control de lotes, entonces?

El control de lotes se refiere al concepto de que las piezas de inventario siempre pueden ser rastreadas hasta su almacén y grupo de origen. El término «lote» simplemente significa que el lote o grupo de inventario fue fabricado bajo las mismas condiciones. De este modo, puede utilizar esta agrupación para realizar un seguimiento de su inventario, de modo que si ocurre algo, como una retirada de productos, sepa cómo seguir y localizar los artículos en cuestión. Los lotes se controlan más comúnmente mediante la emisión de un número determinado para ayudar al seguimiento.

Por ejemplo, si su empresa almacenara suministros para mascotas, podría utilizar Finale Inventory para rastrear un lote de comida para mascotas con una fecha de caducidad específica. Sólo tendría que utilizar un escáner de código de barras para escanear el número de lote.

Una vez registrado el número, podría rastrear información como cuándo recibió las bolsas, quién las escaneó, en qué almacén las guardó y cuándo se enviaron las bolsas desde su almacén a los consumidores. También recibiría una alerta y podría retirar los alimentos una vez que ya no estuvieran frescos.

Por supuesto, asignar un número a un lote para hacer un seguimiento del mismo parece bastante sencillo, pero las cosas pueden resultar confusas cuantos más lotes e inventarios tenga a su cargo su empresa. Este punto nos lleva de nuevo a por qué un número de lote es tan importante. Con un inventario más grande, un radio de distribución más amplio y una mayor demanda, se vuelve más importante tener un control completo sobre sus productos – desde el momento en que se entregan al almacén hasta que llegan a las tiendas o a clientes específicos.

Algunas razones por las que un número de lote es importante

Hay muchas razones por las que un número de lote es importante. Además de ayudar a evitar las crisis de retirada, los números de lote también ayudan a la gestión del inventario. Cuando utiliza un sistema de gestión de inventario basado en la nube, puede controlar y gestionar tanto su inventario como múltiples almacenes, lo que le da cierta ventaja cuando también utiliza números de lote para el control de los mismos. La gestión del inventario es una de las partes más importantes de su negocio, ya que garantiza que tenga la cantidad correcta de existencias en todo momento.

Realmente no hay nada más frustrante para un cliente que encontrar que un producto que quiere está agotado. Cuando esto sucede, seguramente se irán al siguiente negocio para conseguir lo que necesitan.

El significado y el propósito de la gestión de inventario por lotes es asegurarse de que nunca se sobre o subordena productos para que sus almacenes estén siempre bien abastecidos y listos para la demanda de los clientes. Cuando se añaden los números de lote a la mezcla, se gana aún más precisión con los pedidos, el envío, la recepción y la reposición. Algunas otras razones para tener un número de lote incluyen:

Retiros

¿Recuerda nuestro escenario de los productos alimenticios contaminados del principio del artículo? La realidad de una retirada de productos del mercado es más probable y común de lo que se piensa. Si alguna vez le ocurre esto, querrá asegurarse de estar al tanto de la situación lo antes posible. Tanto si la gente está sufriendo una enfermedad como si se trata de un producto defectuoso, no querrá que esos artículos estén en su sitio, en las tiendas, en las manos de los clientes, afectándoles negativamente.

Si -y quizás cuando- haya que hacer una retirada de productos, querrá tener números de lote para ayudar a gestionar el problema. Es más, cuando utiliza un sistema automatizado para la gestión del inventario, puede recibir alertas inmediatamente sobre la información de los lotes, de modo que puede tener todo bajo control en un tiempo récord.

Diferenciación de productos

Si su empresa maneja productos con ligeras diferencias de color, tacto, tamaño u otros criterios, los números de lote para la diferenciación de productos son imprescindibles. Le ayudan a hacer un seguimiento de los productos que son iguales pero ligeramente diferentes y a garantizar que no se mezclen ciertos materiales que no coinciden o son disímiles. Incluso si algunos productos son increíblemente similares, un número de lote le proporciona una diferenciación adicional para que pueda distinguirlos y distribuir los artículos correctos a los lugares adecuados.

Fechas de caducidad

Para las empresas que venden alimentos y bebidas, esto es especialmente importante. Usted quiere asegurarse de que los productos de alimentos y bebidas se envían desde el almacén mucho antes de su fecha de caducidad se acerca a que está enviando un producto seguro y de primera calidad. Gracias a los números de lote, también puede ser alertado si un producto caducado permanece en su almacén durante demasiado tiempo para que pueda deshacerse de él, pedir más y mantener su inventario fresco.

Reducción de residuos

Es posible que sepa que algunos de sus productos son más frescos que otros debido a sus números de lote y fechas de caducidad. En este caso, su empresa podría elaborar una estrategia para vender primero los artículos más antiguos -y todavía buenos- para evitar tener que deshacerse de los productos caducados no vendidos.

Números de lote y gestión de inventario

Si está buscando una forma de controlar mejor la gestión de los lotes y del inventario, querrá probar un sistema automatizado. Escanear los números de lote en lugar de registrarlos manualmente le permite garantizar registros precisos, y puede recibir alertas automáticas una vez que los productos alcanzan la fecha de caducidad de su número de lote. También puede reaccionar rápidamente ante una retirada de productos y retirar los lotes de productos contaminados para proteger la salud de los consumidores, ya que sabe lo que significa el número de lote de un producto.

Cómo puede ayudar Finale

Finale Inventory proporciona a las empresas pequeñas y en crecimiento un excelente sistema que cubre todo, desde la gestión de pedidos hasta la gestión del almacén en múltiples canales. En resumen, le ayuda a hacer un seguimiento de todo su negocio desde su ordenador o la palma de su mano, dándole una increíble facilidad de acceso y control de la gestión. Su clientela experimentará una precisión impecable en los pedidos y un rápido cumplimiento, y usted podrá construir una reputación de marca por su rapidez, calidad y orientación al cliente.

Si aún se pregunta por qué es importante un número de lote, esperamos que estas razones y otras más le ayuden a comprender todo el alcance de por qué un sistema de gestión detallado es mejor que uno que no tenga en cuenta todo. Como propietario de una pequeña empresa, usted quiere que su negocio florezca y crezca, y podemos garantizar que algo tan simple y necesario como el uso de números de lote puede ayudarle a alcanzar este objetivo.

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