Como humanos, tendemos a centrarnos más en las cosas que tenemos que hacer que en las que ya hemos hecho. Este llamado «efecto Zeigarnik», llamado así por la psicóloga rusa Bluma Zeigarnik, significa que nuestras mentes a menudo nadan con todas las tareas, responsabilidades y notas mentales en las que creemos que deberíamos centrarnos.
Todas estas tareas y proyectos que hay que hacer, esta lista mental de tareas pendientes, sin una clara jerarquía de importancia puede hacer que nos resulte difícil mantenernos centrados y realmente hacer las cosas.
Una forma de combatir todo este ruido de Zeigarnik es anotarlo todo. Hacer una lista de tareas reales. Se han realizado estudios y se ha demostrado que el mero hecho de anotar las tareas puede, sencillamente, «hacerte más eficaz».
Pero, incluso con una lista de tareas pendientes, antes de conseguir hacer algo es necesario tener una idea clara de tus prioridades.
Suena bastante sencillo, ¿verdad? Desgraciadamente, saber qué priorizar puede ser difícil. Es un proceso complicado que implica sopesar el coste frente al valor, el esfuerzo frente al tiempo y, para muchas empresas, es probable que implique a muchas partes interesadas diferentes.
La solución es elaborar un proceso para determinar qué priorizar.
Tener un proceso claro para alinear sus tareas o proyectos, y decidir a cuál de ellos debe dar prioridad ahora mismo, puede evitar que pierda tiempo deliberando sobre cosas menos importantes.
En este artículo veremos una de las muchas técnicas para ordenar sus prioridades: la matriz de priorización. Desglosaré la idea básica y analizaré algunos enfoques diferentes para construir tu propia matriz de priorización. Incluso hay una plantilla de lista de comprobación gratuita que puedes utilizar para guiarte a través de todo el proceso.
El concepto de matriz de priorización fue popularizado por los autores Michael Brassard (The Memory Jogger 2) y David Allen (Getting Things Done).
Seguro que estás deseando ver la plantilla real, así que aquí tienes un enlace rápido:
Puedes hacer clic aquí para obtener la plantilla de la matriz de priorización.
Ahora, empecemos por lo básico.
¿Qué es una matriz de priorización?
Una matriz de priorización es una herramienta de análisis de procesos de negocio, a menudo utilizada junto con otro software bpm o técnicas Six Sigma para comparar opciones utilizando criterios específicos, y averiguar qué priorizar.
Se puede aplicar a cualquier cosa, desde tareas simples a proyectos complejos, por cualquier persona, desde individuos individuales a grandes organizaciones.
Una matriz de priorización proporciona a las partes interesadas un proceso fiable para resolver los desacuerdos, y decidir en qué propuestas centrarse. También ayudan a eliminar los incentivos poco sinceros y las agendas ocultas, en el caso de la priorización de proyectos, promoviendo el consenso.
Hay múltiples formas que puede adoptar una matriz de priorización, en función de la complejidad de los criterios para evaluar las prioridades, así como de la definición de esos criterios específicos.
Por ejemplo, algunas matrices son simples cuadrículas de 2×2 con el «coste» trazado contra el «valor», como esta:
Otras, como las utilizadas en la metodología Six Sigma, son más complicadas y requieren un enfoque más exhaustivo para su diseño y aplicación.
Matriz de priorización para Seis Sigma
Una matriz de priorización también puede referirse a una técnica específica de Seis Sigma para la mejora continua. Es una de las siete herramientas de gestión utilizadas en la metodología Six Sigma.
En este contexto, una matriz de priorización es un diagrama visual utilizado para comparar múltiples (al menos dos) conjuntos de datos utilizando criterios ponderados.
La priorización de proyectos es fundamental para el proceso general de mejora de la calidad en Six Sigma. Aquí, las matrices de priorización son herramientas prácticas utilizadas en las fases de planificación y análisis de varias metodologías de mejora continua como DMAIC y PDSA.
Estas matrices suelen ser más complejas, como esta matriz de causa y efecto para calcular las prioridades de entrada (X) y salida (Y) de Six Sigma:
3 tipos de matrices de priorización
Dentro de Six Sigma, existen al menos tres tipos diferentes de matrices de priorización, tal y como define Lynne Hambleton en Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Criterios analíticos completos
- Criterios de consenso
- Matriz de combinación
Criterios analíticos completos
Este método es, con mucho, el tipo más complejo de matriz de priorización, ya que implica el uso de múltiples matrices para comparar diferentes pares de opciones antes de producir una matriz final.
Es mejor reservarlo para sus decisiones más importantes, y funciona mejor con equipos más pequeños (de tres a ocho personas) debido a la naturaleza de un alcance más amplio que hace más difícil llegar a un consenso con más personas involucradas.
Criterios de consenso
Cuando todas sus opciones parecen ser aproximadamente iguales, este método es una versión simplificada de los criterios analíticos completos.
También utiliza la votación ponderada, en la que se da un valor numérico a cada opción para clasificar la prioridad.
Funciona mejor con menos (menos de 10) elementos y criterios, con el fin de mantener las cosas simples.
Matriz de combinación
Para priorizar opciones basadas en una relación causa-efecto, utilice una matriz de combinación.
A diferencia de los otros métodos, que se basan en criterios, la matriz de combinación se basa en la causalidad, lo que significa que necesitará un equipo experimentado con un profundo conocimiento del proceso para el que está optimizando sus prioridades.
Este método utiliza diagramas en forma de L para mostrar las relaciones críticas entre dos o más grupos, en combinación con un diagrama de árbol para representar la jerarquía de las tareas.
Más adelante, después de repasar un método más simplista, analizaré más detenidamente la matriz de consenso.
Sencillas o complejas, las matrices están conformadas por los criterios que utilizan para definir las prioridades, y el aspecto de su matriz dependerá en gran medida de lo que esté intentando priorizar.
La cuestión es que una matriz de priorización tiene un objetivo: clasificar sus opciones por orden de importancia. Sea cual sea el tipo de matriz que utilice, el proceso empleado es prácticamente el mismo.
Beneficios de utilizar una matriz de priorización
En principio, los beneficios de una matriz de priorización son bastante sencillos. En apoyo de la toma de decisiones estructurada, facilitan:
- Desglosar y priorizar cuestiones complejas cuando hay múltiples factores que influyen en la decisión
- Clasificar de forma objetiva e inequívoca sus prioridades
- Determinar las áreas de enfoque más cruciales
- Establecer una base para el debate sobre lo que es importante
- Garantizar el apoyo del equipo/partes interesadas para la compra importante-ins
En la siguiente sección, recorreré los pasos para una simple matriz de cuadrícula de 2×2, y después pasaré a explorar cómo utilizar una matriz más complicada con criterios ponderados.
Matriz de priorización simple (5 pasos)
En su forma más simple, es una cuadrícula de 2×2 que traza conceptos simples y directos como «urgencia» e «importancia».
Este tipo de matriz es ideal para priorizar las tareas de las pequeñas empresas, y es un proceso básico pero fiable para asegurarse de que está tratando con su lista de tareas pendientes de la manera más eficiente posible.
Paso 0: Enumere sus tareas
Puede que ya haya hecho esto o no, pero el primer paso para cualquier matriz de priorización es hacer una lista de todas sus tareas, o lo que sea que esté tratando de priorizar.
Paso 1: ¿Cuáles son las consecuencias?
Pregúntese cuáles podrían ser las consecuencias de no hacer cada una de sus tareas, o más generalmente, de no priorizar una determinada opción.
Paso 2: ¿Qué es importante?
Divida su lista en dos categorías: alta y baja importancia. A continuación, teniendo en cuenta todas las consecuencias que ha enumerado en el paso anterior, coloque cada una de sus opciones en la categoría que considere más adecuada.
Paso 3: ¿Qué es urgente?
Ahora, para todas las opciones de «alta importancia» y «baja importancia», divida cada una en otra subcategoría de «alta urgencia» y «baja urgencia». Ahora debería tener cuatro grupos en total.
Paso 4: Asignar valores numéricos
Ahora, asigne valores numéricos del 1 al 4 a cada una de sus opciones, donde un número menor significa una mayor prioridad.
Así:
- Alta importancia y alta urgencia: 1
- Alta importancia y baja urgencia: 2
- Baja importancia y alta urgencia: 3
- Baja importancia y baja urgencia: 4
Este método rápido y sencillo puede ayudarle a eliminar el ruido mental y a empezar a hacer las cosas sin apenas tiempo de preparación.
Si quiere saber cómo aplicar una matriz de priorización más avanzada, siga leyendo.
Cómo utilizar una matriz de priorización
Cualquiera que sea la matriz, el procedimiento comienza con la confección de una lista de todas sus prioridades (sin clasificar), y termina con esa misma lista ordenada por alguna métrica cuantificable.
Aquí veremos el proceso para utilizar una matriz de criterios de consenso, una de las tres matrices principales utilizadas en Six Sigma.
Este proceso se realiza mejor con un grupo pequeño (menos de 10 personas).
Este proceso puede desglosarse en cinco sencillos pasos.
Orientar a su equipo
Antes de hacer cualquier otra cosa, debe explicar claramente el propósito para construir la matriz de priorización.
Esto implicará repasar el contexto de los objetivos de la empresa, así como las fortalezas y debilidades actuales a las que se enfrenta el negocio.
Ahora es también cuando debe asegurarse de que todos los involucrados en el proceso están de acuerdo con las opciones (soluciones, proyectos o lo que sea) que deben ser priorizadas.
Para facilitar este tipo de comunicación del contexto de la organización, es posible que desee considerar la realización de un análisis FODA o FMEA, y presentar los resultados a su equipo.
Determine sus criterios
Una vez que su equipo esté preparado, y tenga una idea clara de las opciones que va a priorizar, es el momento de establecer los criterios para evaluar la importancia.
Esto puede dividirse en dos partes:
- Los criterios propiamente dichos
- Una escala de valoración con la que evaluar la importancia
Usted y su equipo deben centrarse en criterios que diferencien claramente las opciones importantes de las que no lo son. Procure tener entre cinco y diez criterios diferentes.
Desea tener suficientes criterios para discernir razonablemente sus prioridades, pero no demasiados que dificulten el consenso.
Por ejemplo, puede incluir criterios como:
- Cuánto valor ofrece una determinada opción al cliente
- Si es o no de importancia normativa
- Impacto a largo plazo frente a impacto a corto plazo
Al decidir la escala de valoración, es importante basar la escala en algún punto de referencia concreto que todo el mundo entienda claramente. La siguiente tabla lo ilustra muy bien, en la columna de la derecha:
Dé a cada uno de sus criterios un valor ponderado
A continuación, coloque sus criterios en orden descendente de importancia, con la opción más importante en la parte superior, y dé a cada uno de sus criterios un valor ponderado.
Asegúrese de que esta ponderación es consensuada por todos los implicados.
Para ampliar el ejemplo utilizado anteriormente, podría optar por dar los siguientes valores ponderados:
Servicio o producto requerido: Peso = 5
Alineación estratégica: Peso = 4
Valor para el cliente: Peso = 4
Este valor ponderado representa la importancia relativa de cada criterio, y se utilizará para calcular la puntuación final.
Prepare la matriz
Haga una lista de sus criterios a la izquierda, con el peso, los valores de puntuación y las opciones en la parte superior, así:
Rellene todos los detalles restantes, y estará listo para puntuar su tabla.
Puntue cada opción
Revise cada opción con respecto a todos los criterios, y decida qué puntuación cree que es adecuada. No registre este valor en la columna de la derecha todavía, porque aún tiene que calcular las ponderaciones.
Si es posible, es útil determinar las puntuaciones juntos en equipos, en lugar de solos. Esto facilitará el consenso y ayudará a aliviar el sesgo. Lo ideal es evaluar cada opción por dos equipos diferentes, y promediar los resultados.
Al trabajar en equipo, se beneficia de:
- Resultados más objetivos y fiables
- Si tiene un gran número de opciones que revisar, dividir la carga de trabajo entre un equipo de personas puede mejorar la eficiencia y acelerar las cosas
- Múltiples equipos que puntúan la misma opción significa que puede obtener información sobre lo bien que se han definido sus criterios, y si todos los miembros de su organización comprenden realmente el propósito del ejercicio al mismo nivel
- Se puede determinar con mayor precisión la coherencia y la eficacia de la escala de puntuación
Durante el proceso de puntuación (pero idealmente antes, en la etapa de orientación) proporcionar a su equipo recursos como los planes estratégicos y las políticas de la empresa le ayudará a asegurarse de que los miembros de su equipo son capaces de hacer una evaluación debidamente informada.
Calcule las puntuaciones ponderadas de cada opción
Una vez que haya decidido la puntuación, multiplique la puntuación correspondiente por el valor de peso de cada criterio y registre el valor en la columna de la derecha.
Por último, sume todos los valores de cada opción y registre la puntuación acumulada en la fila inferior.
Las opciones se clasifican entonces por orden de prioridad en función de su puntuación total.
Compare sus resultados con su equipo
Todo el mundo debería haber puntuado sus opciones y tener una lista preliminar de prioridades ordenadas.
Ahora es el momento de tener una discusión abierta con su equipo, donde puede comparar y consolidar las notas para crear una lista maestra con la que todos estén de acuerdo.
Si hay desacuerdo dentro de su grupo, las puntuaciones valoradas numéricamente permiten ajustes rápidos y fáciles. Es de esperar que se produzcan ajustes, y el ajuste del sistema de clasificación o de los valores ponderados debe considerarse como etapas del ciclo de mejora continua.
A pesar de las mejores intenciones, debe recordar que la matriz de priorización es una herramienta para establecer una jerarquía de importancia procesable. No es el todo, el fin, y la clasificación de la prioridad de cada opción puede (y debe) ser cuestionada, independientemente de la puntuación que haya recibido.
Como nota final, es una gran idea pasar los resultados del análisis por tantos ojos relevantes-interesados como sea posible. Las partes interesadas, los clientes y otros empleados podrán ofrecerle valiosos comentarios sobre los resultados de su análisis de la matriz de priorización.
Plantilla gratuita de la matriz de priorización
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¿Qué es lo siguiente?
Tiene sus prioridades claras, ahora es el momento de actuar sobre ellas. La naturaleza de tus prioridades determinará hacia dónde vas a partir de aquí.
¿Cómo es tu prioridad número uno? Tal vez sea un problema con un proceso específico que necesita ser tratado, en cuyo caso la siguiente tabla puede ser útil:
Aquí hay algunas metodologías de mejora continua que podría utilizar para abordar su prioridad número uno:
- Diseño para Seis Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: La guía completa de Lean Six Sigma en 5 pasos clave
- Los 7 principios básicos de Six Sigma en torno a los cuales construir su negocio
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