La mayoría de nosotros entiende el valor de la planificación y la preparación. Un partido deportivo sin un plan de juego significa ir a tientas en el campo. Un gran acontecimiento sin todos los detalles en su sitio conduce al caos.

A pesar de este conocimiento, a menudo no damos prioridad a la planificación donde más importa: nuestra vida diaria. Empezar por la mañana sin un plan claro nos aboca al fracaso.

Nos fijamos objetivos por temporadas y años, pero es lo que hacemos cada día -los hábitos que adoptamos, las tareas que completamos y las cosas a las que damos prioridad- lo que se convierte con el tiempo en éxito o fracaso. Unos pocos días sin intención cada mes pueden ayudarnos a restablecer y encontrar el equilibrio. Pero cuando nuestros días sin intención superan a los días con propósito, acabamos perdiendo nuestros objetivos y preguntándonos dónde ha ido a parar todo el tiempo.

La mejor defensa contra los días agitados pero improductivos es un buen ataque en forma de ritual de planificación diaria. Este artículo le mostrará cómo planificar sus días para conseguir una productividad más tranquila y centrada que le acerque a sus objetivos. Aunque planificar tu día sólo debería llevarte entre 10 y 15 minutos, merece la pena explorar en su totalidad las estrategias subyacentes para elaborar un día con intención.

Haz de la planificación regular un hábito

James Clear, el exitoso autor de Hábitos atómicos, cree que la motivación está sobrevalorada: «Deja de esperar a que te llegue la motivación o la inspiración y establece un horario para tus hábitos». La motivación surge de la acción, no al revés.

Por eso es tan importante tener un ritual de planificación diario. Algunas mañanas nos sentimos motivados para aprovechar el día y crear una lista de tareas que refleje nuestras grandes ambiciones. Pero esos días son la excepción. Tenemos que hacer las cosas incluso cuando nos levantamos cansados y desconectados, deseando volver a la cama o anhelando que llegue el viernes a las 5 de la tarde. Esos son los días en los que es más importante abordar el día con un plan.

Empieza por poner una alarma para tu sesión de planificación diaria a la misma hora todos los días, ya sea durante un ritual de cierre del trabajo o a primera hora de la mañana. Para facilitar la creación del hábito, combine su nueva sesión de planificación diaria con un hábito ya existente, como tomarse el café de la mañana o escuchar música.

Combine una sesión de planificación diaria con un hábito ya existente.

Utiliza una aplicación de listas de tareas como Todoist para establecer una tarea recurrente para planificar tu día, o simplemente pon una alarma en tu teléfono.

Utiliza una aplicación de listas de tareas como Todoist para establecer una tarea recurrente para planificar tu día.

Los hábitos son más fáciles de construir cuando vemos los resultados de nuestra dedicación de inmediato. Por suerte, planificar tu día es un hábito que da sus frutos inmediatamente. Te sentirás más organizado, concentrado y motivado con un plan para las horas que tienes por delante. Con el tiempo, la planificación del día se convertirá en algo natural.

¿Tienes problemas para convertir la planificación diaria en un hábito reflexivo? No rompa la cadena.

Mantenga el hábito de la planificación diaria durante los fines de semana, incluso si pretende tener un día relajado. Añade recados, una película o citas para cenar a tu lista de tareas diarias los sábados o domingos para dejar espacio en tu agenda para la relajación, el ocio y los proyectos secundarios.

Construye tu lista de tareas en torno a tus objetivos

Hacer de la planificación diaria un hábito es una cosa. Otra cosa es asegurarse de que su plan le lleva hacia sus objetivos más importantes. Utiliza tu sesión de planificación diaria para asegurarte de que tus tareas cotidianas están alineadas con tus objetivos a largo plazo. He aquí algunos pasos para conseguirlo:

Primer paso: Divida sus grandes objetivos

Divida sus objetivos en tareas diarias. Por ejemplo, no puedes añadir «ponerte en forma» a tu lista de tareas diarias, pero puedes añadir tareas como «pasar 30 minutos en mi Pelotón» o «dar un paseo nocturno». Revisa tus objetivos personales y profesionales cuando te sientes a planificar tu día, y añade tareas que te acerquen a ambos.

Divide los objetivos a largo plazo en tareas diarias.

Si te cuesta crear listas de tareas diarias realistas que reflejen todos tus objetivos, puede que tengas demasiados. Excederse no sólo es agotador, sino que también significa que es poco probable que haga un progreso significativo en todas estas áreas. Realiza un inventario de compromisos para centrarte en un número menor de objetivos que sean los más importantes para ti. Como regla general, evite tener más de 5 grandes objetivos a la vez, y considere una mezcla de objetivos a corto y largo plazo.

Paso dos: Considere su semana como un todo

La planificación de su día empieza por considerar su semana como un todo. Es probable que tenga múltiples objetivos, una serie de tareas potenciales para lograrlos y sólo un número determinado de horas en el día. Eso está bien. Mientras que algunos objetivos se benefician de la acción diaria, trabajar en otros varias veces a la semana puede crear un impulso. Tal vez haga ejercicio los lunes, miércoles y viernes. Algunos días, tal vez quieras hacer un lote de tareas y centrarte sólo en las relacionadas con un objetivo profesional específico. Otra posibilidad es apilar las tareas de tu objetivo personal en el fin de semana. El domingo por la noche o el lunes por la mañana, tómate el tiempo necesario para hacer un breve resumen de tu semana, de modo que sepas en qué objetivos te vas a centrar y en qué días. Guarde los detalles para sus sesiones de planificación diaria.

Planifique su día teniendo en cuenta su semana como un todo y la agrupación de tareas.

Paso tres: Añade tus tareas pendientes en último lugar

Este es el paso por el que empieza la mayoría de la gente cuando planifica su día. Empiezan con sus citas fijadas, reuniones obligatorias, plazos urgentes, y luego tratan de encajar las tareas orientadas a los objetivos a su alrededor. En cambio, considera dejar este paso para el final. De este modo, se verá obligado a encajar sus tareas pendientes en torno a sus tareas objetivo y no al revés.

En un mundo ideal, nos centraríamos sólo en las tareas diarias que nos hacen avanzar hacia nuestros objetivos a largo plazo. En realidad, tenemos compromisos y obligaciones que debemos cumplir, algunos de los cuales tienen poco impacto en nuestro crecimiento personal o profesional. Desafía estos compromisos y obligaciones en la medida de lo posible: reevalúa las reuniones recurrentes, considera la posibilidad de delegar responsabilidades y siéntete cómodo diciendo «no». Sin embargo, está bien tener cosas en la lista de tareas pendientes que simplemente hay que hacer. Sólo asegúrate de que no están ocupando demasiado tiempo y energía.

Aprende más sobre cómo alinear tu día con tus prioridades y compromisos a largo plazo en nuestro artículo sobre el método de productividad, Todoist. Este método te obliga a recortar continuamente tu lista, crear un inventario de compromisos y asignar tiempo a las tareas que más te importan.

Tener una prioridad diaria

Muchos de nosotros empezamos nuestras mañanas con docenas de cosas que tenemos que hacer sólo para darnos cuenta al final del día que no hemos tachado ninguna de nuestras listas. Claro que hemos hecho cosas, pero ninguna de las que habíamos planeado. ¿La solución contraintuitiva para hacer más cosas? Elegir sólo una gran tarea al día.

Puede que estés pensando: «¿Cómo puedo conseguir todos mis objetivos si sólo me centro en una tarea al día?». En Make Time: How to Focus on What Matters Every Day, Jake Knapp y John Zeratsky analizan el furtivo fenómeno de la ocupación sin productividad. Entre reuniones y peticiones ad-hoc, puede parecer que estamos en una cinta de correr de la que no podemos bajarnos.

Muchos de nosotros empezamos las mañanas con docenas de cosas que tenemos que hacer, sólo para darnos cuenta al final del día de que no hemos tachado ninguna.

Como bálsamo contra los días ajetreados que transcurren sin progreso, introducen el concepto de «Destacado»:

«El primer paso… es decidir para qué quieres sacar tiempo. Cada día, elegirás una única actividad para priorizarla y protegerla en tu calendario»

Si te cuesta seleccionar cuál puede ser tu Highlight o prioridad principal del día, Knapp y Zeratsky sugieren esta sencilla heurística:

«Empieza cada día pensando en lo que esperas que sea el punto brillante. Si, al final del día, alguien le pregunta: «¿Qué fue lo más destacado de su día?», ¿cuál quiere que sea su respuesta? Cuando mires atrás, ¿qué actividad, logro o momento quieres saborear? Eso es lo más destacado».

Si somos sinceros, terminar el día con al menos una gran tarea fuera del camino es una notable mejora respecto a lo que muchos de nosotros hacemos ahora. En una escala de tiempo más larga, terminar de 5 a 7 cosas grandes por semana es significativo. ¿Significa eso que sólo completarás una tarea al día? En general, no. Sin embargo, seleccionar y completar una sola tarea importante nos llena de una sensación de logro que crea un impulso para abordar también otras tareas.

Usa un gestor de tareas como Todoist para marcar lo más destacado de tu día como de alta prioridad y moverlo a la parte superior de tu lista.

Utiliza un gestor de tareas como Todoist para ayudarte a centrarte en una prioridad diaria.

Alternativamente, si optas por la productividad del lápiz y el papel, simplemente marca con una estrella, resalta o subraya la tarea más importante de tu lista de tareas en tu cuaderno o agenda diaria.

Si opta por la productividad con lápiz y papel, marque con una estrella la tarea más importante de su lista de tareas pendientes.

Independientemente de las herramientas que utilice, haga de la priorización extrema una parte clave de la planificación de su día.

Planifica tu día con un método de productividad

Un método de productividad es tanto una forma efectiva de hacer las cosas como una estrategia para planificar tu día.

A continuación, compartimos unos cuantos métodos de productividad populares entre los que puedes elegir para abordar tus tareas y cómo utilizarlos para la planificación diaria. Encuentre un método de productividad que funcione para usted, incluso si eso significa remezclar uno existente o crear uno nuevo desde cero. He aquí algunos métodos populares para la planificación diaria con los que puede empezar:

Cómete la rana

El método de productividad Cómete la rana le pide que identifique una tarea importante para el día y la haga primero. Este es un gran método para poner en marcha lo más destacado antes. A veces es la tarea que más queremos evitar (de ahí lo de comerse la rana). Puede ser la tarea que nos parece demasiado grande para abordarla o la que nos incomoda. Atacadla de inmediato antes de que tengáis la oportunidad de procrastinar.

Durante vuestra sesión de planificación diaria, colocad vuestra tarea «rana» al principio de vuestra lista de tareas y asignadle una hora. A continuación, coloque las demás tareas debajo.

Una lista de tareas organizadas en torno al método de productividad «Cómete la rana»

Técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es la mejor para las personas que disfrutan trabajando en sprints cortos y concentrados con descansos frecuentes. Este método fue desarrollado a finales de la década de 1980 por Francesco Cirillo, entonces un estudiante con dificultades, que se comprometió a dedicar sólo 10 minutos al estudio concentrado utilizando un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano). Este método incluye los siguientes pasos:

  1. Consigue un temporizador.
  2. Pon el temporizador a 25 minutos, y céntrate en una sola tarea hasta que suene el temporizador.
  3. Cuando termine tu sesión, marca un pomodoro y anota lo que has completado.
  4. Disfruta de un descanso de cinco minutos.
  5. Después de cuatro intervalos, o «pomodoros», tómate un descanso más largo, de 20 a 30 minutos.

Para planificar tu día con la técnica Pomodoro, calcula cuántos pomodoros (sesiones de trabajo de 25 minutos) necesitarás para completar cada tarea de tu lista. Anota ese número delante de cada tarea con un emoji de tomate o simplemente con el propio número entre paréntesis. Este método te obliga a tener en cuenta el tiempo que te llevará el trabajo y a planificarlo en consecuencia. Puede optar por utilizar pomodoros para todo el día o simplemente utilizar el método para su tarea principal.

Una lista de tareas pendientes organizada en torno al método de productividad Pomodoro

Bloqueo de tiempo

Con el método de productividad de bloqueo de tiempo, divida su día en bloques de tiempo distintos. Esto podría ser tan específico como 9:30AM-11:30AM o simplemente «Por la mañana», dependiendo de la duración de una tarea. A continuación, trabaje sin distracciones y dedique cada bloque de tiempo a completar sólo una tarea o conjunto de tareas específicas.

Al igual que la técnica Pomodoro, este método le ayudará a estimar y comprender cuánto tiempo le llevan sus tareas pendientes. Asegúrese de incluir bloques para cosas como el almuerzo, los descansos y los desplazamientos para obtener la máxima precisión. A menudo, una tarea te llevará más o menos tiempo del que habías previsto. No pasa nada. Haz modificaciones rápidas en tu lista a medida que avanzas en el día. Con el tiempo, comprenderás mejor el tiempo que llevan las tareas. Mientras tanto, una buena regla general es duplicar la cantidad de tiempo que cree que le llevará algo.

Una lista de tareas organizadas en torno al método de productividad de bloqueo de tiempo

Matriz de Eisenhower

El método de productividad de la Matriz de Eisenhower le obliga a considerar la urgencia y la importancia de cada tarea, en lugar de hacer sólo lo más urgente, sea o no crucial. Este método desglosa las tareas en cuatro cuadrantes y prescribe cómo debemos tratar las tareas que caen en cada uno de ellos:

  • Las tareas «urgentes e importantes» deben realizarse inmediatamente
  • Las tareas «no urgentes e importantes» deben programarse en su lista de tareas pendientes o en su calendario
  • .hacer o en el calendario

  • Las tareas «urgentes y no importantes» deben delegarse en otra persona
  • Las «no urgentes y no importantes» deben eliminarse
La Matriz de Eisenhower desglosa las tareas en cuatro cuadrantes y prescribe para ayudarnos a priorizar.

Para empezar, elabore su lista habitual de tareas, incluyendo todas las del día. A continuación, clasifíquelas en las cuatro categorías de «urgente e importante», «no urgente e importante», «urgente e intrascendente» y «no urgente e intrascendente». Una vez que tenga estas categorías, actúe en su lista de tareas pendientes en consecuencia: haga, programe, delegue y elimine tareas de su lista de tareas pendientes a medida que planifica su día.

Con el tiempo, este proceso se convertirá en algo natural y redactará de forma natural una única lista de tareas pendientes con sólo tareas «Urgentes e importantes» y «No urgentes e importantes» en su lista.

Una lista de tareas organizadas según el método de productividad de la Matriz Eisenhower.
Descubra el método de productividad que mejor le funciona realizando nuestro Test de Métodos de Productividad para entender mejor su estilo único de trabajo.

Elija su herramienta de planificación

Ha decidido un enfoque para su planificación diaria, ahora es el momento de elegir sus herramientas. Desde el software de productividad hasta el papel y el bolígrafo, estas son algunas de las opciones más populares:

Una aplicación de lista de tareas

Un gestor de tareas digital es una gran opción para aquellos que son expertos en tecnología y están condicionados a coger su teléfono o tableta en lugar de un cuaderno. Las aplicaciones de listas de tareas tienen la ventaja de mantener todo en un solo lugar y accesible desde cualquier lugar. Puedes mover sin problemas las tareas de un día a otro a medida que tus planes cambian, organizar documentos y enlaces relevantes junto a tus tareas, y tener un registro automático y con capacidad de búsqueda de todo lo que has hecho.

Una app de listas de tareas como Todoist tiene la ventaja de mantener todo en un solo lugar y accesible desde cualquier lugar.

Recomendamos Todoist, nuestra app de listas de tareas personales multiplataforma que está disponible en la mayoría de los dispositivos. La aplicación incluye muchas funciones, como recordatorios, etiquetas, filtros, comentarios y carga de archivos, que facilitan la planificación del día.

Una lista digital

Si no te entusiasma un gestor de tareas completo, pero quieres una solución digital, considera herramientas menos especializadas que probablemente ya utilizas en tu día a día en el trabajo y en casa.

  • Una aplicación de notas o de procesamiento de textos. Utiliza una sencilla aplicación de notas como Bear (sólo para iOS y MacOS), Apple Notes o Google Keep para mantener una lista actualizada de tus tareas del día. Simplemente marca los elementos utilizando casillas de verificación o el formato de tachado. Si quieres una aplicación de «notas» más robusta, considera Google Docs o Microsoft Word para obtener más flexibilidad y opciones de personalización.
Si no te gusta un gestor de tareas completo pero quieres una solución digital, considera herramientas menos especializadas.
  • Google Sheets o Excel. Planifica tu día en una hoja de cálculo. Esto puede ayudarte a añadir más contexto y notas a celdas específicas. Métodos como el bloqueo del tiempo también son propicios para trabajar en una cuadrícula digital.

Un calendario digital

Muchas personas optan por una herramienta de planificación diaria que ya utilizan: el calendario. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical y Woven son aplicaciones de calendario muy populares que puedes utilizar para planificar tu día y añadir tus tareas junto a las citas, reuniones y eventos. Esta es también una gran herramienta para utilizar con un método de productividad como el bloqueo de tiempo. Además, los calendarios digitales tienen la ventaja de estar disponibles sobre la marcha, generalmente tanto en la web como en el móvil.

Un calendario digital es una gran herramienta para utilizar con un método de productividad como el bloqueo de tiempo.
💡 Consejo de producto

Usa Google Calendar con Todoist y experimenta la sincronización bidireccional entre tus tareas programadas de Todoist y tu Google Calendar. Cualquier cambio que hagas en Google Calendar, como editar el nombre de un evento o cambiar la fecha, se reflejará instantáneamente en Todoist, y viceversa.

También puedes usar Fantastical con Todoist. Con esta integración, podrás ver todas tus tareas de Todoist directamente en Fantastical, y cualquier cambio que hagas en las tareas de Todoist en Fantastical se sincronizará con Todoist y viceversa.

Un planificador de papel

Para los más táctiles, el papel y el bolígrafo es el recurso para planificar tu día. Esto puede adoptar cualquier forma, como cuadernos, agendas o planificadores especializados. Lo único que te advertimos es que no utilices notas adhesivas ni papeles sueltos. Aunque son sencillos y poco prácticos, los trozos de papel ad hoc te impiden mirar atrás a las tareas antiguas y reflexionar sobre la eficacia de tu planificación diaria.

  • Cuaderno – Un simple cuaderno rayado o sin rayar será suficiente para un sistema de planificación sencillo de papel y lápiz. Utilice una página nueva para cada día y marque la fecha en la parte superior. Pruebe con cuadernos cuadriculados que pueden ayudar a crear divisiones si es necesario.
  • Agendas o planificadores diarios – Las agendas o planificadores son cuadernos con espacio para planificar cada día del año del 1 de enero al 31 de diciembre. Esto proporciona un espacio dedicado a la planificación diaria y la posibilidad de volver a las entradas anteriores y futuras con mayor facilidad.
  • Planificadores especializados – Estamos viendo el aumento de planificadores especializados o sistemas de planificación de papel y bolígrafo como el Passion Planner o Bullet Journal. Estos sistemas son a menudo complejos, pero pueden ser sistemas poderosos para los practicantes dedicados.
Un planificador de papel puede tomar cualquier número de formas, incluyendo cuadernos, agendas o planificadores especializados.

Un híbrido digital y de papel

Cuando se trata de la planificación diaria, no es necesario elegir el lápiz y el papel o las herramientas digitales – puede utilizar ambos o cualquier combinación de los métodos mencionados. He aquí algunas formas diferentes de dar un buen uso a un sistema híbrido:

  • División personal y profesional. Utilice un sistema digital para sus tareas profesionales y un planificador para sus tareas personales. Este puede ser un método útil si dedicas las horas de trabajo a luchar por los objetivos profesionales y dedicas las tardes a las tareas personales y al crecimiento personal. En la misma línea, podrías utilizar un gestor de tareas durante la semana y un diario los fines de semana.
  • El papel primero, lo digital después. Puede que te guste el aspecto táctico de planificar tu día en papel, pero aprecias la capacidad de búsqueda y la permanencia de las herramientas digitales. Planifica tu día con una agenda o un planificador diario, pero dedícale tiempo al final de cada jornada a transferir tus tareas pendientes y tu progreso a un gestor de tareas digital para facilitar su consulta. Este es también un buen método si optas por las notas en papel para evitar distracciones. Por ejemplo, puedes llevar un cuaderno a una reunión y salir con los elementos de acción y las peticiones que has garabateado en tu cuaderno. A continuación, puedes transferir estos elementos a tu lista de tareas digitales, añadiendo fechas de vencimiento y niveles de prioridad para que no se te escapen.
  • Pensamiento en papel, ejecución digital. Algunos descubren que son más creativos y piensan mejor cuando tienen una página en blanco y un bolígrafo en la mano. Saca tus planes del día en papel con las notas y pensamientos añadidos que puedas tener. A continuación, pásalos a tu lista digital de tareas para que sean más factibles.

Cómo seguir tu plan diario &corregir el rumbo cuando sea necesario

Incluso con un plan sólido y las mejores intenciones, es difícil completar todas nuestras tareas del día. Inevitablemente nos encontramos fuera de la tarea, atraídos por distracciones como los memes de Twitter y las compras en línea. Pueden surgir tareas ad hoc, asignadas por nuestros jefes o delegadas por los compañeros de equipo, que rompen nuestra concentración y nos obligan a concentrarnos en elementos no planificados.

Desgraciadamente, estas interrupciones pueden convertirse en una bola de nieve de días improductivos y semanas ineficaces. Decidimos que la planificación diaria no funciona y que no tiene sentido enfocar nuestros días con intención. Eso no podría estar más lejos de la realidad.

Sí, nuestros días nunca saldrán exactamente como los planeamos, pero eso no significa que no valga la pena planearlos. He aquí unas cuantas estrategias, algunas de ellas directamente de los expertos en productividad, para cumplir con su plan diario y corregir el rumbo cuando las cosas se tuercen.

Elimine las distracciones

Mantenga la concentración eliminando las distracciones comunes que le alejan de sus objetivos del día – especialmente si la mayor parte de su trabajo se realiza con un ordenador. Si es posible, trabaja con la mayoría de tus programas de escritorio cerrados, con un mínimo de pestañas abiertas, tu teléfono en silencio y tus notificaciones desactivadas.

Si la llamada del scroll de las redes sociales es demasiado fuerte, utiliza un bloqueador de sitios como Self Control o Freedom para hacer que los sitios web que te distraen sean inaccesibles durante horas.

Sigue tu tiempo

Al igual que el seguimiento de tu presupuesto puede ayudarte naturalmente a gastar menos, el seguimiento de tu tiempo puede ayudarte a utilizarlo de manera más eficaz. Utiliza una aplicación de seguimiento automático como Rescue Time, que recopila información sobre el uso de tus dispositivos móviles y de escritorio y clasifica tu tiempo en línea en «productivo», «neutral» y «de distracción». Puedes establecer objetivos de productividad diarios y comprobar a lo largo del día si te acercas o no a tu objetivo.

Usa una aplicación de seguimiento automático del tiempo como Rescue Time para ayudarte a controlar y presupuestar tu tiempo de forma más eficaz.

Prueba a hacer comprobaciones cada hora

Aplica la atención plena a la productividad haciendo comprobaciones periódicas contigo mismo para saber si estás avanzando en tu día con concentración.

Peter Bergman, coach ejecutivo y autor del best-seller 18 Minutes, sugiere establecer un temporizador regular para volver a centrarnos:

«Programa tu reloj, teléfono u ordenador para que suene cada hora. Cuando suene, respira profundamente, mira tu lista y pregúntate si has pasado la última hora de forma productiva. A continuación, mira tu calendario y vuelve a comprometerte deliberadamente a utilizar la siguiente hora. Gestiona tu día hora a hora. No dejes que las horas te manejen a ti»

Reajusta tu plan

A veces surgen tareas inesperadas que no podemos ignorar. Eso está bien. El problema surge cuando intentamos asumir ese trabajo imprevisto sin volver a revisar nuestros planes iniciales. En su lugar, haz que las tareas imprevistas formen parte de un nuevo plan. Cuando tengas que cambiar a una tarea no prevista, tómate unos minutos para reajustar tu plan del día: reprograma las tareas pendientes para más tarde o pásalas a mañana. A continuación, trabaja a partir de tu nuevo plan.

Cal Newport, profesor de informática en la Universidad de Georgetown y autor del best-seller Deep Work, comparte su enfoque para reajustar su plan diario utilizando el método de bloqueo de tiempo con lápiz y papel:

«Dejo algo de espacio extra junto a mis bloques de tiempo. Esto me permite hacer las correcciones necesarias si el día se desarrolla de forma inesperada»

Cuando surgen tareas inesperadas que no puedes ignorar, reajusta tu plan.

Llega al «cero de la lista de tareas»

La mayoría de los días no terminarás todo lo que hay en tu lista. Sin embargo, llega a la «Lista de cosas por hacer cero» de todos modos. Amir Salihefendić, fundador y CEO de Doist, comparte su método de productividad personal, Systemist, que incluye «To-do List Zero», un concepto inspirado en Inbox Zero:

«Al final del día quiero tener cero tareas en mi lista de hoy. La verdad es que la mayoría de los días no completo todo lo que hay en mi lista de hoy y pospongo cosas. Esto no es algo negativo. Lo veo como una oportunidad para hacer un balance de mi situación, reevaluar mis tareas y volver a planificarlas».

Al terminar la noche con una pizarra limpia, podemos evitar enterrarnos en las tareas atrasadas y afrontar el día de mañana con energía renovada.

Reflexiona con regularidad

Has convertido la planificación de tu día en un hábito, has traducido tus objetivos a largo plazo en tareas realizables, has elegido un método de productividad y has seleccionado tu herramienta preferida. Está preparado para tener días más productivos que se conviertan en semanas, meses y años más significativos.

Sin embargo, no deje que su proceso funcione con el piloto automático. Tómese un tiempo para considerar regularmente si su enfoque de la planificación diaria le está ayudando a lograr más. Dedique tiempo de vez en cuando, tal vez durante una revisión semanal, para considerar si su proceso de planificación está funcionando o si podría ajustarse o incluso revisarse para ser más eficaz.

Considere estas preguntas:

  • ¿Son mis días tranquilos e intencionales o estresantes y desordenados?
  • ¿He completado todas mis sesiones de planificación diaria o me he saltado algunas?
  • ¿Me siento realizado al final de la mayoría de los días?
  • ¿Se están abordando mis días de alta prioridad?
  • ¿Estoy en camino de cumplir mis objetivos a largo plazo?
  • Este día fue especialmente productivo – ¿por qué?
  • No logré nada impactante en este día -¿por qué?

Al ser honestos acerca de cómo fueron nuestros días y cómo nos está yendo en nuestros grandes objetivos, podemos afinar nuestra planificación diaria para obtener mejores resultados. Los días agitados pueden significar que necesitamos priorizar más eficazmente o encontrar una manera de delegar el trabajo. Si faltamos a las sesiones de planificación diarias, es posible que sean demasiado largas y que nos convenga adoptar un enfoque más ágil. Si no avanzamos hacia nuestros objetivos, puede significar que tenemos demasiados o que no los estamos añadiendo a nuestros días con suficiente frecuencia o intención. Puede que simplemente nos guste el papel y el bolígrafo mientras nos obligamos a probar una nueva y brillante aplicación. Sea cual sea el problema, trabaja para resolverlo modificando tu proceso de planificación diaria.

No es raro que tengamos que experimentar y probar unas cuantas iteraciones de la planificación diaria antes de dar con el método que realmente nos lleve a hacer más cosas.

Cuando planifiques tu día, busca la coherencia y la flexibilidad por encima de la perfección. Aunque hemos proporcionado consejos y tácticas para planificar el día de forma eficaz, no existe una solución milagrosa. En cambio, nos sentimos más preparados para atacar nuestro día cuando nos presentamos de forma consistente. Los días productivos se convierten en semanas, meses y años productivos. Cuando nos ocupamos de nuestras tareas con intención y concentración día a día, no hay límite para lo que se puede lograr.

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