La nueva orden del Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado sobre las horas extras y las normas de pago mínimo – A partir del 16 de marzo de 2020
El 12 de marzo de 2020
Por: Michael J. Dommermuth
Importantes nuevas regulaciones adoptadas por el Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado («CDLE»), entrarán en vigor el 16 de marzo de 2020. La nueva Orden de Normas de Horas Extras y Salario Mínimo de Colorado («Orden de Salario Mínimo») está enlazada aquí para su revisión. Tenga en cuenta que el CDLE ha hecho cambios sustanciales a la Orden de Salario Mínimo que emitió inicialmente a principios de 2020. Como se discute a continuación, el CDLE ha ampliado la cobertura de la Orden de Salario Mínimo, ha adoptado el lenguaje de la Ley Federal de Normas Laborales Justas («FLSA») y sus reglamentos, y ha cambiado los tiempos de descanso requeridos para los empleados que tienen derecho a recibir el pago de horas extras («no exentos de horas extras» o «no exentos»).
Es muy importante que el Presidente y Gerente General de su negocio, el personal de Recursos Humanos, así como otros gerentes revisen la Orden de Salario Mínimo adjunta, y se aseguren de que cada departamento cumpla con la Orden. Como siempre, puede ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda. Los puntos clave de la Orden de Salario Mínimo adjunta se describen a continuación.
Regla 1 Autoridad y Definiciones
1.9.2 «Tiempo de Viaje» – La sección 1.9.2 proporciona una descripción detallada de cuándo el «Tiempo de Viaje» de un empleado es compensable. Un empleado no tiene derecho a compensación cuando viaja hacia o desde el trabajo. Un empleado no tiene derecho a compensación cuando viaja al comienzo o al final de la jornada laboral, o mientras viaja en el transporte proporcionado por el empleador al lugar de trabajo.
Regla 2 Cobertura y exenciones
2.1 Alcance de la cobertura – La cobertura de la Orden de Salario Mínimo se ha ampliado para cubrir todos los empleadores del sector privado, a menos que estén específicamente exentos, y regula los salarios, las horas, las condiciones de trabajo y los procedimientos para todos los empleadores y empleados. Las reglas 2.2.1 – 2.2.10 contienen una lista de industrias y puestos de trabajo, que están exentos de la Orden. Por favor, tenga en cuenta que en la mayoría de los casos, los empleados que están exentos del pago de horas extras todavía están obligados a recibir el pago del salario mínimo a la tasa de Salario Mínimo de Colorado de Doce Dólares ($12.00) por hora. Si su negocio está ubicado en Denver, se aplica la tasa de salario mínimo de Denver, que es de doce dólares y ochenta y cinco centavos ($12.85) por hora.
2.4 Exenciones de los requisitos de horas extras – Esta sección enumera los puestos que están exentos de recibir el pago de horas extras. Usted debe revisar cuidadosamente para ver si esto afecta a su negocio.
2.5 Umbral Salarial para Ciertas Exenciones – Esta sección enumera en detalle el salario mínimo que un individuo debe ser pagado cada semana para estar exento de horas extras. Por favor, revise cuidadosamente esta sección y luego revise el salario mínimo semanal de cada uno de sus gerentes. Si identifica a algún directivo que no cumpla con los requisitos de salario mínimo indicados en la Regla 2.5, el directivo debe ser recategorizado como no exento de horas extras y comenzar a recibir el pago de horas extras o, el directivo debe recibir un aumento de sueldo para cumplir con los requisitos de salario mínimo semanal. Tenga en cuenta que los requisitos de pago mínimo semanal contenidos en esta regla son más altos que los requisitos federales. Por lo tanto, se aplica la ley de Colorado.
Regla 3 Salario mínimo – El salario mínimo de Colorado es actualmente de doce dólares ($12.00) por hora. Sin embargo, si su negocio está ubicado en una ciudad que requiere un salario mínimo más alto (por ejemplo, Denver) usted está obligado a pagar el salario mínimo más alto.
Regla 4 Horas extras – Esta sección reitera la antigua ley de Colorado que requiere que un empleado, que no está exento del pago de horas extras, debe recibir el pago de horas extras por cualquier hora trabajada en exceso de cuarenta (40) en una semana de trabajo, o si un empleado trabaja doce (12) horas en un día de trabajo. Sin embargo, se ha añadido una nueva disposición que exige el pago de horas extraordinarias a los empleados no exentos, que hayan trabajado «12 horas consecutivas sin tener en cuenta la hora de inicio y fin de la jornada laboral». Recuerde que los períodos de comida deben ser de un mínimo de treinta (30) minutos y no se pagan. Los periodos de comida pueden restarse al calcular la cantidad de horas que un empleado ha trabajado en un día.
Regla 5 Periodos de Comida y Descanso – Tal y como exigía anteriormente el CDLE, un empleado debe tener una pausa de treinta (30) minutos para comer sin pagar cuando el empleado está programado para trabajar cinco (5) horas consecutivas o más. Si el empleador permite que un empleado trabaje durante su pausa para el almuerzo, el empleado debe ser compensado por el tiempo trabajado.
Regla 5.2 Períodos de descanso – La Regla ahora establece que cada empleador debe «… autorizar y permitir un período de descanso compensado de diez minutos por cada cuatro horas de trabajo, o fracciones importantes, para todos los empleados….». Entre otros términos, bajo la nueva Orden, un empleado que está programado para trabajar de dos (2) horas a seis (6) horas debe tener un (1) descanso remunerado de diez (10) minutos. Cualquier empleado programado para trabajar de seis (6) horas a diez (10) horas, debe tener dos (2) descansos pagados de diez (10) minutos. Recuerde que debido a que las pausas de descanso son pagadas, la pausa de diez (10) minutos se incluye como tiempo trabajado a efectos de calcular el salario mínimo y las obligaciones de horas extras.
Regla 5.2.4 Compensación requerida si no se proporciona el descanso – Tenga en cuenta que bajo esta Regla si un empleador no proporciona un descanso de diez (10) minutos a un empleado, el empleador debe pagar al empleado por diez (10) minutos adicionales de trabajo.
6.2 Uniformes – Como ha sido la regla de larga data en Colorado, un empleador no puede deducir los salarios de un empleado para el «desgaste ordinario de un uniforme». Además, la nueva Orden ya no permite los depósitos de uniformes.
Regla 7 Requisitos de registro y publicación del empleador – Esta regla describe en detalle todos los registros que deben mantenerse sobre cada empleado, incluyendo: el nombre del empleado y la información de contacto; el registro diario de todas las horas trabajadas; las tasas regulares de pago, los salarios brutos ganados, las retenciones realizadas en cada cheque de pago, y las cantidades netas pagadas cada período de pago. Los empleadores deben mantener información que justifique cada declaración de ingresos emitida a un empleado. Dichos registros deben conservarse durante al menos tres (3) años después de que se deban los salarios o la compensación, y durante la duración de cualquier reclamación salarial pendiente presentada por el empleado.
Con el fin de proteger su negocio de una reclamación salarial presentada por un empleado exento o no exento, es esencial que requiera que cada empleado registre todas las horas trabajadas cada día. Este requisito incluye el registro de cuando un empleado toma su descanso para almorzar.
7.4 Requisitos de Publicación y Distribución – Los empleadores están obligados a publicar la Orden de Salario Mínimo adjunta «… en un área frecuentada por los empleados donde se puede leer fácilmente durante la jornada de trabajo.» Además, el CDLE ahora requiere que el empleador proporcione una copia de la Orden de Salario Mínimo adjunta a cada empleado.
Regla 8 Administración e Interpretación – Esta Regla describe en detalle los procedimientos para presentar una reclamación salarial contra un empleador. Por favor, tenga en cuenta que si cualquier gerente o propietario(s) de una empresa se encuentra que se ha negado voluntariamente a pagar los salarios, o falsamente negó la cantidad de los salarios adeudados, tal individuo(s) puede ser acusado de robo de delito grave.
CONCLUSIÓN
Por favor, revise cuidadosamente la Orden de Salario Mínimo y no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta. Por favor, informe a su equipo de gestión que el cumplimiento de la Orden de Salario Mínimo es obligatorio.