Fax por Internet: cómo enviar y recibir faxes en línea

Es posible que haya pensado (totalmente comprensible) que el envío de faxes es cosa del pasado. Después de todo, las comunicaciones empresariales han cambiado mucho desde que las máquinas de fax eran la principal forma de enviar documentos a clientes y colegas. De hecho, estarías completamente equivocado. El envío de faxes a través de Internet sigue siendo una forma fácil y rentable de enviar documentos importantes de forma rápida, segura y protegida.

Ya no necesita una engorrosa máquina de fax para aprovechar las ventajas del fax. De hecho, las aplicaciones móviles y de escritorio de RingCentral le permiten enviar documentos por fax con la mínima molestia.

Quizá esté buscando cerrar un importante acuerdo con un nuevo cliente y necesite enviar los documentos pertinentes sin demora. Con el servicio de fax por Internet de RingCentral, todo lo que necesita es una conexión a Internet que funcione, ya no es necesario un teléfono fijo.

En esta breve guía, le proporcionaremos una introducción rápida y concisa al fax en línea y cómo funciona en comparación con las máquinas de fax tradicionales. Estas son las preguntas y los temas que trataremos:

• ¿Puedo enviar un fax por Internet?
• ¿Qué es exactamente el fax por Internet?
• ¿Cómo funciona una máquina de fax tradicional
• ¿Cómo funciona el fax en línea
• ¿Cómo puedo enviar un fax por Internet de forma gratuita?
• Las ventajas de enviar un fax por Internet

Comencemos.

¿Por qué enviar un fax?

Hay numerosas razones por las que puede querer enviar un fax por Internet en lugar de hacerlo por correo electrónico. Sin embargo, la más importante es la seguridad. A diferencia de los correos electrónicos, los faxes están mucho más protegidos. Esto los hace mucho más seguros y mantiene sus datos privados, especialmente en comparación con los correos electrónicos, que pueden ser utilizados para estafas como el phishing y el ransomware.

Otro punto a tener en cuenta aquí es que los faxes pueden ser documentos legalmente vinculantes en un tribunal. No sólo el documento en sí es seguro, también lo son los servidores de fax en línea. Cada vez son más los tribunales que aceptan pruebas digitales como los archivos PDF, mientras que los correos electrónicos son más vulnerables a las actividades fraudulentas: son más difíciles de autentificar y, por lo tanto, rara vez son admisibles en los tribunales como prueba.

Con el aumento del trabajo a distancia, todos nos estamos acostumbrando a la idea de trabajar desde cualquier lugar, y poder trabajar juntos, desde cualquier lugar, es de suma importancia.

¿Qué ocurre si trabajas en un sector que todavía utiliza el fax, como el de los seguros o la sanidad, pero no tienes una máquina de fax física en tu casa u oficina? Puedes enviar mensajes de fax a través de Internet, por supuesto, sin necesidad de imprimir.

¿Realmente puedo enviar un fax a través de Internet?

¡Sí que puedes enviar faxes a través de Internet! El envío de faxes en línea es sencillo y cómodo. Es el héroe olvidado de la comunicación en línea. Mientras que otros métodos como el correo electrónico y la mensajería instantánea reciben más atención, los servicios de fax por Internet están demostrando ser muy populares entre los clientes.

Es fácil enviar y recibir faxes en línea. RingCentral lo hace especialmente sencillo. Ofrece funciones como:

• Enviar faxes al número de fax de un destinatario elegido
• Asignar su propio número de fax que otros pueden utilizar para enviarle documentos por fax
• Utilizar su número de teléfono existente, o un número local o gratuito para recibir faxes

Desarrollaremos todo esto en una sección posterior.

¿Qué es el fax por Internet?

El fax por Internet es, como su nombre indica, el proceso de enviar y recibir faxes en línea. Los días en los que había que encorvarse sobre una enorme máquina de fax han pasado a mejor vida. Hoy en día, puedes enviar faxes desde una gran variedad de dispositivos, como:

• Tu ordenador (de sobremesa o portátil)
• Smartphone (iPhone o android)
• Tablet

Los servicios de fax online utilizan pasarelas de Internet para conectarse con las máquinas de fax. Si antes sólo se podía acceder a las máquinas de fax y enviar documentos a través de las líneas telefónicas, ahora se puede acceder a ellas desde Internet.

En resumen, las pasarelas de Internet son nodos en una red. Son puntos de parada clave para los datos, que permiten a los usuarios enviar información por correo electrónico o a través de software de terceros y que ésta sea recibida por una máquina de fax, o viceversa.

Estas pasarelas aceptan documentos a través de Internet y luego los transmiten directamente a la máquina de fax correspondiente. Esto le permite enviar un fax en línea desde cualquier lugar en el que se encuentre -sin necesidad de una vieja máquina de fax- con total confianza.

Los planes y precios dependerán del servicio que elija (algo de lo que hablaremos pronto). Por el momento, te explicamos cómo puedes elegir un servicio de fax que se adapte a tus necesidades y a tu economía:

1. Establece un presupuesto. ¿Qué tipo de tarifas te puedes permitir?
2. Explora los servicios de fax del mercado y compara las características y los costes.
3. Busca ventajas adicionales. ¿Ofrece el servicio elegido el envío de faxes por correo electrónico? ¿Puedes adjuntar documentos desde servicios como Dropbox y Microsoft Office?
4. Consulta las opiniones de los clientes. Qué han dicho los clientes anteriores sobre los servicios de fax individuales? ¿Cómo se compara con el fax tradicional?

🕹️ Vea de forma práctica cómo RingCentral está diseñado para permitirle enviar faxes por Internet fácilmente. Reserve una visita al producto para comprobarlo:

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💰 También puede utilizar esta calculadora para ver aproximadamente cuánto podría ahorrar su empresa utilizando RingCentral para apoyar la comunicación de su equipo entre sí y con los clientes.

Cómo funciona una máquina de fax tradicional

Las máquinas de fax tradicionales funcionan enviando facsímiles (también conocidos como copias o fax para abreviar, de ahí el nombre) de documentos a través de líneas telefónicas. Escanean los documentos mediante el uso de un dispositivo de carga acoplada, que efectivamente mira cada línea de un documento dado, detecta las áreas negras y las áreas blancas, y luego envía una reproducción de lo que encuentra por la línea telefónica a través de un impulso eléctrico. La máquina de fax física en el otro extremo recibe estos pulsos y luego los dirige a una impresora.

Sólo cuando se observa el proceso de envío de un fax tradicional, uno se da cuenta de lo engorroso que es. He aquí un rápido resumen paso a paso:

1. Una persona teclea un documento.
2. Luego imprimen una copia física.
3. A continuación, lo escanean en la máquina de fax y pulsan el botón de enviar.
4. El documento se envía utilizando una máquina de fax tradicional.
5. El fax entrante se recibe y se imprime en el otro extremo.
6. El destinatario puede entonces escanear esta copia para crear un archivo digital (ya sea como un documento de Word, un archivo PDF o una imagen como un PNG). Es probable que la calidad de este archivo sea considerablemente inferior a la del documento original.

No es difícil ver, por lo tanto, por qué tanta gente está buscando otros métodos de envío de documentos -incluyendo el fax en línea- como una alternativa más simple y conveniente.

Cómo funciona el fax en línea

Con RingCentral, enviar un fax en línea es tan fácil como enviar un correo electrónico. He aquí cómo:

1. Seleccione la opción «Nuevo fax» en la aplicación de escritorio o móvil de RingCentral.
2. Ingrese el número de fax del destinatario y añada el texto del mensaje correspondiente.
3. Adjunte los documentos correspondientes desde Box, Dropbox, Google Drive (incluido Google Docs) o Microsoft Office.
4. Alternativamente, puede enviar faxes por correo electrónico dirigiéndolos al número de fax correspondiente @rcfax.com.

Aquí tienes un repaso de cómo enviar y recibir faxes con RingCentral:

¿Cómo puedo enviar un fax por Internet de forma gratuita?

Ya hemos hablado de los servicios de fax en línea, que ofrecen una serie de funciones por cuotas mensuales. Sin embargo, existen alternativas de fax gratuitas. Por ejemplo, puedes utilizar la aplicación Fax y Escáner de Microsoft, que viene gratis con Windows (hasta Windows 10 incluido), que es gratuita. Necesitarás el siguiente hardware y accesorios para utilizarlo:

• Un ordenador equipado con Fax y Escaneado
• Un teléfono fijo (no funciona con VoIP)
• Un módem de fax interno o externo
• Un cable que conecte el modelo a una línea telefónica

Sin embargo, aquí hay un inconveniente. Dado que Fax and Scan necesita estar conectado a una línea telefónica a través de un módem de fax, esto significa que su línea telefónica fija estaría atada mientras envía y recibe faxes, lo que obviamente es un inconveniente. Tampoco puedes utilizar un dispositivo móvil. Como hemos comentado, los servicios de fax utilizan pasarelas para evitar este problema. Además, tu ordenador tendrá que estar encendido todo el tiempo mientras se envían o reciben los faxes.

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Las ventajas del envío de faxes por Internet

El envío de faxes en línea tiene, pues, numerosas ventajas. Entre ellas se encuentran las siguientes:

• Enviar y recibir faxes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente útil para las empresas que operan desde varias sedes y para las que están haciendo la transición al trabajo a distancia.
• Menores costes. Cuando se suscribe a RingCentral, puede enviar faxes sin tener que preocuparse por el gasto de comprar tóner y máquinas de fax. Tampoco tiene que preocuparse por su mantenimiento (después de todo, hay muchas cosas que pueden fallar).
• Seguridad fiable. El envío de faxes a través de la línea telefónica no es tan seguro como podría pensarse: los documentos pueden ser fácilmente interceptados por ojos curiosos. Con RingCentral, sus faxes se transmiten de forma segura a través de una conexión de Internet encriptada.
• Envío y recepción de faxes sin ocupar su línea telefónica. Como hemos señalado, el uso de las líneas telefónicas ordinarias para el envío de faxes puede bloquear las llamadas entrantes, además de dejarle sin poder hacer llamadas salientes. Con RingCentral, todo se hace a través de su conexión a Internet, dejando su línea telefónica libre.

¿Preparado para enviar faxes en línea en cuestión de segundos?

Como hemos intentado explicar aquí, hay muchas ventajas en el uso de faxes en línea sobre el correo electrónico. Las empresas, en particular, pueden beneficiarse. El fax en línea no sólo garantiza una mayor seguridad, sino que también ofrece una serie de beneficios adicionales.

Estas incluyen el ahorro de tiempo y dinero, permitiéndole firmar documentos electrónicamente, manteniendo sus documentos organizados y permitiéndole enviar faxes desde dispositivos móviles.

El servicio de fax por Internet siempre activo de RingCentral es fácil de usar y no arruinará su presupuesto. Le permite gestionar sus faxes salientes y entrantes en línea, ahorrándole gastos innecesarios y, en general, haciendo su vida laboral un poco más fácil. Su empresa, y sus clientes, podrían obtener importantes beneficios por ello a largo plazo.