Una de las principales ideas erróneas sobre los eventos de reclutamiento de las fraternidades es que los mejores son eventos sociales exagerados que cuestan cientos o incluso miles de dólares. Recuerde que el reclutamiento consiste en hacer amigos, por lo que los eventos de reclutamiento deben planificarse en consecuencia. Algunos de los mejores eventos de reclutamiento se pueden organizar con las ideas más simples y un presupuesto muy bajo. Por ejemplo, el siguiente escenario.
En una universidad con un gran sistema de fraternidades, las principales fraternidades gastaban regularmente entre 6.000 y 10.000 dólares cada una en el reclutamiento de verano; consiguiendo entre 35 y 40 nuevos miembros durante ese tiempo. Cada fraternidad tenía cuatro presidentes de reclutamiento itinerantes. Cada presidente de reclutamiento recibía un salario, una asignación para ropa y gastos. Había un reclutamiento formal en otoño, pero la mayoría de los mejores hombres se comprometían en verano.
El capítulo de Pi Kappa Alpha allí era promedio en el campus: tamaño promedio, calidad promedio, reputación y prestigio promedio. Querían convertirse en una de las mejores fraternidades, pero para ello tenían que comprometer a los mejores reclutas, y eso significaba luchar contra los gigantes en verano. Tenían un presidente de reclutamiento, y sólo unos 1.000 dólares en el presupuesto de reclutamiento.
El capítulo planeó cuidadosamente. Se dieron cuenta de que no podían igualar a los grupos superiores dólar por dólar, o hombre por hombre. No podían organizar eventos de reclutamiento del mismo estilo ni causar la misma impresión llamativa como grupo, así que decidieron gastar su dinero de la manera que más les beneficiara. Esto es lo que hicieron:
- El presidente de reclutamiento estableció una sede en la casa del capítulo y se mantuvo en constante contacto por teléfono, carta y correo electrónico con sus presidentes de área y de ciudad. Una lista de estudiantes de primer año, además de nombres de prospectos de escuelas secundarias locales fueron recomendados por los hermanos y le dieron una sólida lista de trabajo.
- Se organizó un reclutamiento intensivo, persistente y personalizado. Entonces, cuando el presidente del área o de la ciudad consideraba que un recluta o grupo de reclutas estaba sinceramente interesado en PIKE, el presidente de reclutamiento se dirigía a esa ciudad y «hacía la venta». El énfasis estaba en la calidad y el trabajo duro de los hermanos.
- El capítulo razonó que con tanto dinero a su disposición, las grandes fraternidades tenderían a dejar que sus eventos fueran impersonales, y dependerían más del esplendor que de la atención personal. Los Pikes no llamaban a sus funciones «fiestas» porque esa palabra sugería bandas y mucha gente, y en ese caso se compararían desfavorablemente. En su lugar, invitaban a los rusos a «reuniones» en casas particulares o apartamentos de hermanos. Estas actividades eran informales, pequeñas y poco costosas: un viaje en canoa o un paseo por el río, una comida al aire libre (trae tu propia comida), un partido de softball, etc. En todos los casos, el contacto personal era la clave.
- Cuando un hombre decidía comprometerse, los hermanos le daban una bienvenida excepcionalmente cálida. Se le obsequiaba con una camiseta económica de PIKE -algo que ninguna otra fraternidad hacía con sus nuevos miembros- y eso le daba una identificación inmediata y tangible con el grupo. También ayudó a disipar cualquier «duda» de un hombre que normalmente se habría comprometido con una fraternidad más grande y fuerte.
Por supuesto, las mejores fraternidades siguieron obteniendo las mejores clases de nuevos miembros. Pero PIKE también empezó a conseguir los mejores hombres, no tantos, pero sí de la misma calidad que los prometidos por las casas más importantes. Mientras las mejores fraternidades prometían entre 35 y 40 hombres, PIKE prometía 20 hombres. Y mientras las otras fraternidades se quedaban quietas durante el año, PIKE trabajaba duro en el reclutamiento abierto, hasta que ellos también tenían 35 nuevos miembros afilados. En dos años, PIKE era tan grande y poderosa como cualquier otra fraternidad del campus. Lo consiguieron gracias a una buena planificación, a una adecuada asignación de recursos y a la comprensión del mercado. Y lo lograron con aproximadamente el 15% del presupuesto de las mejores fraternidades del campus.
La moraleja de esta historia es que los eventos de reclutamiento no consisten en gastar dinero ni en organizar eventos sociales extravagantes. Los mejores eventos de reclutamiento son los que simplemente facilitan la interacción de calidad sobre la que se construyen las amistades. Presenta a los reclutas un entorno cómodo, una cálida bienvenida y un buen rato, y querrán unirse.
En el Apéndice F, al final de la Sección I del manual de reclutamiento, se puede encontrar un ejemplo de programa de retiro de reclutamiento.
El mejor evento de reclutamiento
Una de las primeras preguntas que suele hacer un capitán de eventos de reclutamiento recién nombrado sería «¿Cuál es el mejor evento de reclutamiento?». Dependiendo de a quién se le pregunte, las respuestas a esta pregunta pueden variar mucho. Algunos dicen que los conciertos son los mejores eventos. Otros pueden decir que las fiestas son la mejor manera de reclutar. Alguien de California puede decir que un día de playa es el mejor evento de reclutamiento. Pero a la hora de la verdad, los mejores eventos de reclutamiento en el mundo de las fraternidades son aquellos que facilitan la mayor interacción de calidad entre los miembros y los hombres que están tratando de reclutar.
Con esto en mente, ¿son los conciertos o las fiestas los mejores eventos? Bueno, si la música está tan alta que el rushee apenas puede oírse a sí mismo, y mucho menos a la gente que le rodea, entonces probablemente no. No importa si el recluta se lo ha pasado bien si nunca tiene la oportunidad de hablar con nadie mientras está allí. Lo que hace que un evento de reclutamiento sea bueno en comparación con un buen evento social es la interacción de calidad entre los miembros y los reclutados. «Hacerle pasar un buen rato» no es la clave del éxito del reclutamiento. Los rushees pueden «pasar un buen rato» en cualquier número de lugares sin llegar a unirse a una fraternidad. Lo que hace a una fraternidad es la camaradería que se disfruta entre sus miembros, así que tenemos que tener esto en mente cuando coordinamos nuestros eventos de reclutamiento.
Claves para un evento de reclutamiento exitoso
Aquí hay algunas políticas e ideas generalmente buenas al crear eventos de reclutamiento exitosos. Aunque las preferencias regionales pueden variar, estas ideas básicas tienden a ser válidas tanto en el tiempo como en la geografía:
- Incluya buena comida. La buena comida se asocia generalmente con los buenos sentimientos. Tener comida en el evento le da algún propósito, y también servirá para mantener a los asistentes a sus eventos durante más tiempo.
- Ponga algo de música, pero a un nivel respetable. Mientras que usted o algunos de sus hermanos pueden disfrutar del heavy metal a todo volumen de vez en cuando, lo más probable es que la población en general no lo haga. Intenta poner alguna música generalmente agradable que sepas que la mayoría de la gente disfrutaría.
- Invite a mujeres a su evento. Esto proporcionará una interacción de calidad para las rusas con personas ajenas al capítulo, y las ayudará a sentirse más a gusto. Considere dar invitaciones formales a las mujeres que le gustaría que asistieran, ya que aumentará la probabilidad de que se presenten. Algunas escuelas pueden tener restricciones en contra de esto de alguna forma, así que sólo siga esta pauta si está permitido en su comunidad.
- Vístase para impresionar. Lucir mejor que el promedio de los estudiantes universitarios sólo servirá para ayudar a la impresión que dará su capítulo. Mientras que vestirse con un traje para cada evento de reclutamiento puede ser intimidante para algunos rushees en algunos sistemas griegos, llevar una camisa de cuello limpio y caquis es probable que cause una impresión positiva en casi cualquier situación. Como se detallará en secciones posteriores, la imagen de su capítulo a lo largo del tiempo es su realidad.
- Tenga algo que hacer para los rushees. Aunque parezca obvio, tener algo interesante para que los reclutas hagan mientras están en su evento ayudará a mantener su atención. Esto puede ir desde juegos (como el billar o los dardos) hasta oradores invitados o eventos deportivos. Mucha gente puede tener la tentación de crear actividades exageradas para los reclutas, pero la mayoría de las veces son las cosas más sencillas las que pueden crear la mayor interacción de calidad entre sus miembros y los reclutas. Piensa en lo que a ti y a tus amigos os gusta hacer en vuestro tiempo libre, y parte de ahí.
De nuevo, los detalles pueden variar. Lo que se considera buena comida en una zona puede no serlo en otra, y lo que se considera divertido en una región puede ser aburrido en otros lugares. Pero si sigue las pautas universales anteriores, podrá crear eventos que valgan la pena y que ayuden a su capítulo a lograr sus objetivos de reclutamiento.
A continuación se presentan algunas ideas para eventos específicos de reclutamiento que pueden ser efectivos en su respectivo capítulo y campus:
- Días de mudanza de dormitorio
- Cocinas / barbacoa / asado
- Día de playa / piscina
- Noche de juegos (billar, dardos, póker, bolos, etc.)
- Eventos deportivos universitarios o profesionales
- Juegos / torneos de atletismo (baloncesto, sóftbol, fútbol bandera, etc.)
- Cena formal (posiblemente con una hermandad)
Planificación de eventos apresurados
Una planificación adecuada evita un mal desempeño. Si va a tener eventos de reclutamiento efectivos, va a ser absolutamente imperativo que haga una amplia cantidad de planificación por adelantado. Hay materiales que deben ser comprados, reservas que deben ser hechas, personas que deben ser contactadas, y muchas otras cosas que deben ser tomadas en cuenta antes del evento. Tratar de disparar desde la cadera en algo tan importante como un evento de reclutamiento sería una cosa tonta de hacer.
Cree una lista de verificación del evento
Para cada evento de reclutamiento que su capítulo organizará, debe crear una lista de verificación del evento. Esta lista de verificación debe incluir todas las tareas que deben completarse para organizar un evento exitoso, desde hacer la reserva con tres semanas de antelación, hasta preparar la sala directamente antes de la mano, y hasta escribir notas de agradecimiento a las partes apropiadas una vez que el evento se haya completado. También es conveniente incluir en la lista de comprobación plazos concretos para cada tarea. Esto ayudará a garantizar que se cuide hasta el último detalle, con tiempo suficiente para completarlo y realizar ajustes.
Delegue tareas según sea necesario
Aunque es responsabilidad del capitán del evento de reclutamiento supervisar los eventos de reclutamiento, no es necesariamente su deber completar todas las tareas de la lista de control del evento. Así como el presidente de reclutamiento necesita saber cómo delegar a sus capitanes, los capitanes necesitan entender cómo delegar a otros miembros del comité de reclutamiento.
Aunque el capitán del evento de reclutamiento puede querer encargarse de algunas de las tareas a largo plazo (como hacer las reservas o gestionar el presupuesto), sería aconsejable que delegara algunas de las tareas más sencillas (como la compra de suministros o el contacto con los miembros/reclutas) a otros miembros del capítulo. Esto no sólo aligera la carga del capitán, dejándole a él la gestión de alto nivel de los eventos, sino que da a otros miembros la oportunidad de involucrarse, adquirir una valiosa experiencia de liderazgo y participar en el éxito tanto del evento como del programa de reclutamiento en su conjunto. En otras palabras, si el capitán del evento de reclutamiento está haciendo una carrera de última hora para comprar hielo para las bebidas en un evento de reclutamiento, probablemente no está operando tan eficientemente como podría.
Mantenga el calendario de reclutamiento
Una vez que comience a determinar qué tipo de eventos organizará su capítulo, escríbalos en el calendario de reclutamiento. Trabaje con el presidente de reclutamiento para asegurarse de que los eventos se planifiquen para las fechas más oportunas. Incluya fechas límite en su calendario como recordatorio de cuándo debe completar ciertas tareas.
En la página 70 del manual de reclutamiento encontrará un ejemplo de lista de verificación de eventos de reclutamiento. Manos a la obra:
Jarrett M. Way
Director de Contenido Educativo &Estrategia