Disputar un cargo erróneo y denunciar un cargo fraudulento requieren acciones diferentes por parte del titular de la tarjeta.
Aquí se distingue entre los dos tipos de cargos:
Cargo erróneo: Cargo de la tarjeta PCard de un proveedor que no es resultado de un fraude pero que debe ser disputado; Los ejemplos incluyen
- un cargo por un artículo que nunca se recibió
- un cargo por un artículo devuelto
- un cargo que incluye el impuesto sobre las ventas
- un cargo colocado por error en la cuenta por el proveedor
Si los titulares de la tarjeta notan alguna diferencia entre el extracto y sus recibos, o si hay elementos en el extracto que parecen ser incorrectos, primero deben tratar de resolverlos directamente con el comerciante/proveedor.
Si el asunto no puede resolverse directamente con el proveedor, los titulares de la tarjeta deben ponerse en contacto con el Servicio de Atención al Cliente de Citi llamando al 1-800-248-4553 (llamando a cobro revertido al 1-904-954-7314 cuando se marque fuera de EE.UU.), que enviará por fax o por correo postal de EE.UU. el formulario de disputa previamente cumplimentado para proseguir con su disputa formalmente, incluyendo el motivo de la misma y una copia del extracto en el que se destaca el error. Este formulario debe firmarse y devolverse por fax o correo de EE.UU. con cualquier documentación adicional (por ejemplo, copia del recibo de crédito) al servicio de atención al cliente de Citibank.
Citibank no puede aceptar formularios de disputa sin la firma del titular de la tarjeta porque podrían utilizarse como documentos legales y Citibank necesita comparar la firma del formulario de disputa con la firma que podría presentar el comerciante.
Para la disputa planteada desde EE.UU., el plazo para avisar a Citi de la disputa sería de 60 días desde la fecha del extracto en el que aparece el cargo por primera vez.
Cargo fraudulento: Cargo de PCard que no ha sido realizado por el titular de la tarjeta, a veces de un comerciante desconocido, Normalmente es el resultado de
- robo de la tarjeta física
- pérdida de la tarjeta física
- robo del número de cuenta de la tarjeta
Los titulares de tarjetas que identifiquen posibles transacciones fraudulentas en su extracto deben notificarlo inmediatamente al Servicio de Atención al Cliente de Citibank en el 1-800-248-4553 (llame a cobro revertido al 1-904-954-7314 si llama desde fuera de EE.UU), que trabajará con el titular de la tarjeta para bloquearla o cancelarla inmediatamente. A continuación, la cuenta se transferirá a un miembro del Departamento de Fraude de Citibank que trabajará con el titular de la tarjeta para revisar las transacciones y completar una investigación de la actividad sospechosa. Es posible que se pida a los titulares de las tarjetas que rellenen una declaración jurada en la que se detallen las transacciones fraudulentas.
Se debe aconsejar a los titulares de las tarjetas que denuncien la pérdida o el robo de una tarjeta o que informen de cualquier actividad sospechosa de fraude en su cuenta tan pronto como tengan conocimiento de la situación. Esta acción inmediata por parte del titular de la tarjeta puede ayudar a agilizar la investigación del fraude, limitar la actividad no autorizada y reducir la responsabilidad que pueda tener su empresa.
Tarjeta de compras utilizada por error por el titular
Si un titular de la tarjeta utiliza la tarjeta de compras por error -por ejemplo, realiza una compra personal pensando que ha utilizado una tarjeta de crédito personal- el titular de la tarjeta debe ponerse en contacto inmediatamente con su administrador local de la tarjeta de compras. En algunos casos, el proveedor puede abonar a la tarjeta de compra el importe cargado por error y aceptar una tarjeta de crédito personal en su lugar. Si esto no es posible, el titular de la tarjeta deberá extender un cheque a nombre de la Universidad de Harvard por el monto total del cargo. El titular de la tarjeta que se encuentre en esta situación deberá ponerse en contacto con su administrador local para obtener detalles sobre el proceso de emisión de cheques. Todos los cargos realizados por error deben contener una explicación detallada en el sistema de liquidación, y deben conservarse localmente copias de la documentación justificativa que indique que la Universidad fue reembolsada en su totalidad en caso de auditoría.