La evolución de las tecnologías, la continua globalización y los cambios en las normas sociales son sólo algunos de los retos a los que se enfrentan las organizaciones modernas. Las empresas deben adaptarse rápidamente al cambio o ser superadas por sus competidores más ágiles. Y para ser sinceros, la adaptación a menudo requiere un rediseño organizativo completo.
Pero como ya habrá adivinado o experimentado usted mismo, un rediseño orgánico exitoso es una empresa bastante fuerte. Y de acuerdo con la investigación de McKinsey & Company, menos del 25% de los rediseños organizativos tienen éxito.
Si su empresa está en la cúspide de tal esfuerzo, este artículo cubrirá todo lo que debe saber antes de comenzar. Abordaremos exactamente qué es el diseño organizacional y por qué es importante, los modelos y marcos más comunes y los mayores desafíos que enfrentará en el diseño organizacional.
- ¿Qué es el diseño organizacional?
- ¿Por qué es importante?
- Modelos comunes de diseño organizacional
- Ejemplos reales de rediseño organizacional
- Desafíos del diseño organizacional
- Herramientas para ayudar al diseño organizacional
¿Qué es el diseño organizacional?
En el nivel más básico, el diseño organizacional es un proceso sistemático para establecer los principios y estructuras que guían a una empresa u organización hacia el logro de sus objetivos.
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Los diseños organizacionales exitosos deben incorporar estos elementos:
- Estrategia – Por qué existe un negocio y qué ventaja tiene sobre los competidores
- Estructura – Cómo se organizan las personas jerárquicamente
- Sistemas – Los procesos para presentar informes departamentales, recompensar a los empleados o asignar recursos, por ejemplo
- Procesos – Los métodos y tecnologías que utilizan las personas para realizar su trabajo
- Personas – El tipo de talento que debe contratarse en todos los departamentos para alcanzar los objetivos de toda la empresa
- Cultura – Estilos de comunicación, colaboración o gestión
Tenga en cuenta que esta no es una lista exhaustiva, y que abordará diversos temas en función de la metodología o el modelo que su organización decida seguir.
Y, la mayoría de las veces, contratará a una empresa de diseño o a un consultor para que le ayude a establecer los procesos y la estructura orgánica adecuados. Las empresas son buenas para tomar los principios y modelos desarrollados por décadas de investigación y adaptarlos a su negocio.
¿Por qué es importante el diseño organizativo?
Las estructuras orgánicas ineficaces, inexistentes o anticuadas a menudo conducen a:
- Silos rígidos causados por demasiada estructura y no suficientes sistemas o prácticas culturales para contrarrestarlos.
- Una cultura en la que las personas no se sienten capacitadas para asumir responsabilidades, se resisten a realizar tareas fuera de sus descripciones de trabajo o aplazan la toma de decisiones por miedo a pisar los pies de otra persona.
- Producción ineficiente y redundancias causadas por sistemas mal diseñados.
- Reducción de la satisfacción del cliente, que ocurre cuando una estructura orgánica no incluye la opinión del cliente como uno de los elementos clave, lo que conduce a productos o servicios que nadie quiere realmente.
- Un negocio menos rentable, el resultado natural de empleados sin poder, esfuerzos redundantes y productos que no deleitan a los clientes.
Pero aquí está la buena noticia. Las empresas que se replantean y rediseñan su estructura orgánica pueden obtener los siguientes beneficios de alto nivel:
- Aumento de la innovación gracias a una estructura orgánica diseñada de forma integral, una asignación de recursos eficiente y una cultura de colaboración.
- Aumento de la rentabilidad gracias a las innovaciones centradas en el cliente combinadas con ciclos de producción más rápidos.
- Empleados más felices y comprometidos que prosperan en una cultura de colaboración y sienten que sus esfuerzos no se desperdician en procesos ineficientes.
- Una visión clara y una hoja de ruta para el futuro del negocio, que es entendida por todos en cada nivel de la organización.
Por suerte, los principales investigadores y expertos han desarrollado varios modelos de rediseño organizativo que permiten a las empresas disfrutar de estos beneficios.
Modelos comunes de diseño organizativo
Hay una plétora de enfoques de diseño organizativo, pero hay algunos que destacan y se adoptan con más frecuencia que otros.
Modelo de diseño 7S de McKinsey
El modelo 7S es uno de los más referenciados para el diseño organizativo. Fue desarrollado por Robert H. Waterman, Jr. y Tom Peters para McKinsey &Compañía en la década de 1980, y se centra en las siete «S» inherentes a la mayoría de las organizaciones:
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Este diseño se describe como si tuviera elementos duros y blandos, es decir, los que son tangibles y los que son más intangibles.
Los elementos duros son la estrategia (el plan de negocio), la estructura (cómo se organizan las personas) y los sistemas (informes, recompensas y asignación de recursos). Los elementos blandos son los valores compartidos (la cultura de la empresa), las habilidades (las capacidades básicas), el personal (el talento) y el estilo (la forma en que los directivos dirigen).
El modelo de las 7S también intenta ilustrar cómo estos elementos se alinean y construyen entre sí. Entender cómo interactúan las diferentes «S» es clave para anticipar lo que sucederá en toda la organización cuando se realicen los cambios.
La limitación de este diseño es que no tiene un punto de vista claro sobre cómo promulgar los cambios propuestos. También deja de lado los insumos externos, como la satisfacción del cliente, y la forma en que podrían desempeñar un papel en la forma en que se organiza la empresa.
Modelo de estrella de Jay Galbraith
De los modelos más comunes, el de Jay Galbraith es el más antiguo. El difunto teórico de la organización desarrolló el Modelo de la Estrella en la década de 1960 y lo perfeccionó a lo largo de su carrera.
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Los cinco componentes del Modelo de la Estrella abarcan muchos de los elementos duros y blandos detallados en el modelo de las 7S, pero prestando menos atención a la cultura de la empresa y más a los incentivos, las recompensas o la compensación de los empleados.
Al igual que el modelo de las 7S, el Modelo de la Estrella no tiene en cuenta las influencias y las aportaciones externas. Tampoco tiene en cuenta el papel de los productos y cómo la respuesta del cliente a un producto debe influir en el diseño de una organización.
El Modelo de Transformación del Centro de Diseño Organizacional
El Modelo de Transformación es un marco creado y utilizado por el Centro de Diseño Organizacional. Se centra en ocho variables principales y trata de abordar las limitaciones de los modelos 7S y Star. Esto es lo que parece:
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Además de algunos de los elementos duros y blandos que se ven en los modelos 7S y Star (estrategia, sistemas, estructura, etc.), este modelo presta atención a las entradas del entorno. Estos insumos son cosas como los gustos cambiantes de los clientes, las nuevas tecnologías, la competencia o las leyes.
El modelo también incorpora los resultados de la producción, como las métricas de ventas y las opiniones de los clientes. Tener un conocimiento firme del rendimiento actual de una empresa indica lo que hay que cambiar o mejorar en cada momento. Esto hace que el Modelo de Transformación sea teóricamente más adecuado para la adaptabilidad de la organización.
Al deconstruir los silos e incluir los comentarios de los clientes en el diseño de la org, la empresa está mejor preparada para adaptarse a los gustos cambiantes de los clientes con cada ciclo de producción.
Observe el antes y el después de la estructura org a continuación. Con el Modelo de Transformación aplicado, los departamentos de ventas, ingeniería y control de producción trabajan juntos para responder a los deseos de los clientes. Al deconstruir los silos e incluir los comentarios de los clientes en el diseño de la org, la empresa está mejor preparada para adaptarse a los gustos cambiantes de los clientes en cada ciclo de producción.
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El ejemplo anterior es un diseño real aplicado por una empresa de la industria del aluminio. Con la ayuda de estos cambios de alto nivel, la empresa incrementó las ventas de una línea de productos en un 50% y aumentó los márgenes en un 25%.
Ejemplos de palabras reales de rediseños organizativos
Enfoque de ADN de Strategy&
Strategy&, un equipo de consultoría de estrategia global, guía el diseño de la org con su enfoque patentado de «ADN».
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Muchos de los componentes de este modelo son similares a los elementos encontrados en los tres primeros modelos, pero con nombres diferentes. Por ejemplo, «Recompensas» se ha convertido en «Motivadores» y «Cultura» se ha convertido en «Conjuntos mentales».
Otra diferencia clave es que Estrategia& reconoce que cada elemento es parte de un par complementario. En lugar de que los elementos sean «duros» o «blandos», se ven como dos caras de la misma moneda.
Por ejemplo, el par de la parte superior del gráfico describe cómo se toman las decisiones. En el lado formal, los procesos establecidos influyen en la forma en que se toman las decisiones, y en el lado informal, los valores humanos y las expectativas desempeñan un papel.
El punto de los pares en el enfoque del ADN es que para que una organización cambie los procesos de toma de decisiones, debe considerar los métodos para cambiar las reglas escritas, así como las normas de comportamiento. Esto crea una imagen más holística de cómo funciona una organización.
Enfoque de diseño inteligente de BCG
Los modelos 7S, Star y Transformación asumen que los componentes duros y blandos de una organización impulsan los resultados. BCG, una empresa de consultoría de gestión, sostiene que los resultados empresariales no están directamente influenciados por los componentes duros y blandos en absoluto. Vea si puede detectar la diferencia en su modelo de diseño organizativo:
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Según BCG, los comportamientos son la fuerza principal de cualquier negocio. Los componentes duros y blandos sólo influyen indirectamente en los resultados. El modelo de BCG se centra en cómo los componentes duros y blandos influyen en el comportamiento humano, que a su vez impulsa los resultados.
Cuando se lidera un rediseño orgánico, el enfoque de Smart Design sigue tres pasos principales:
- Establecer la razón de la reorganización, es decir qué le gustaría a la empresa que fuera su rendimiento en comparación con el actual
- Determinar los comportamientos de los empleados que cerrarán la brecha entre el rendimiento actual y el deseado
- Determinar qué debe ocurrir para fomentar esos comportamientos
El enfoque de BCG incluye muchas opciones sobre cómo fomentar determinados comportamientos. Éstas van desde estructuras organizativas adaptadas para reflejar las prioridades de una empresa (por ejemplo, menos niveles de liderazgo para facilitar una toma de decisiones más rápida) hasta procesos de evaluación de los empleados que se centran menos en la asignación de la culpa por las deficiencias y más en la recompensa de los comportamientos cooperativos.
Desafíos del diseño organizativo
Incluso cuando se aplica cualquiera de los modelos anteriores, seguirá habiendo algunos desafíos. He aquí algunos de los retos más comunes que hacen que los modelos y marcos de rediseño orgánico no sean perfectos:
Todos los modelos necesitan cierto grado de personalización
Las organizaciones son entidades complejas, cada una con sus propios objetivos, recursos, limitaciones y aportaciones del entorno. Las empresas no sólo deben ser selectivas en cuanto al modelo en el que basan su rediseño, sino que también deben pensar cuidadosamente en cómo personalizar el modelo para que se ajuste mejor a las necesidades de su organización.
Aquí es donde entra en juego una empresa externa. Un experto en rediseño ayuda a los líderes de la empresa a entender las mejores formas de personalizar un modelo para su situación, ya que probablemente ha visto qué cambios funcionan y cuáles no en organizaciones similares.
Los modelos del siglo XX intentan resolver los retos del siglo XXI
Muchos de los modelos de diseño organizativo más aceptados surgieron de la investigación realizada en las décadas de 1960, 1970 y 1980. Aunque han sido perfeccionados a lo largo de los años por investigadores y consultores, siguen teniendo sus raíces en trabajos realizados durante una época diferente. No es difícil imaginar por qué los retos a los que se enfrentan las empresas hoy en día son, en muchos sentidos, muy diferentes de los retos de hace 50 años.
Las organizaciones se centran demasiado en la jerarquía durante el proceso de diseño
Demasiado a menudo, la gente oye la palabra «diseño organizativo» y asume que significa barajar las casillas del organigrama de una empresa. Si bien la estructura de la jerarquía de los empleados de una org es ciertamente importante, es sólo una parte del diseño organizacional.
Un artículo de 2015 de McKinsey Quarterly resumió esto con una metáfora sorprendente: «Muchos líderes tienden a ignorar los otros elementos de la estructura, el proceso y las personas que forman parte de un rediseño completo, reacomodando así las sillas de la cubierta pero sin ver que el buen barco Titanic puede seguir hundiéndose.»
Cómo, dónde y cuándo trabajan las personas está evolucionando
Los empleados a distancia, los consultores y las nuevas tecnologías de comunicación tienen sin duda un impacto en el diseño de una organización. Los modelos de diseño deben aprovechar los nuevos métodos de colaboración y dejar un pequeño margen de maniobra para incorporar futuras innovaciones.
¿Está listo para lanzar un rediseño orgánico?
El rediseño organizativo es complejo, pero nadie conoce su negocio tan bien como su equipo de liderazgo. Para obtener apoyo, empiece por encontrar un experto externo que valore su conocimiento de la organización y muestre su disposición a adaptar los marcos para tener en cuenta los desarrollos externos e internos.
Firmas con visión de futuro como The Center for Organizational Design, Strategy& y BCG están reimaginando los modelos de diseño y priorizando la personalización para sus clientes. Incluso si su empresa no puede trabajar con estas empresas específicas, considere a los consultores con una filosofía similar de innovación y personalización.
Herramientas de rediseño orgánico interno
El software de organigrama de Pingboard ayuda a visualizar fácilmente su rediseño organizativo. Utilícelo para redactar varias versiones de su estructura organizativa y luego invite a otros a colaborar o a ver los diseños propuestos. Pingboard también le ayuda a identificar a los empleados adecuados para liderar nuevos departamentos o cubrir nuevos roles. Con el directorio de empleados incorporado de Pingboard, puede encontrar candidatos buscando las habilidades y la experiencia que necesita.
Aquí hay un ejemplo del organigrama interactivo de Pingboard que ayuda a la gente a diseñar su organización:
¡Construya su organigrama hoy! Siempre estamos aquí si necesitas ayuda.
Utilice nuestro software de organigrama para rediseñar su organización hoy, y luego comparta Pingboard con sus empleados para aumentar el compromiso, la transparencia y la camaradería en toda su fuerza de trabajo. Pingboard conecta su organización con estas herramientas:
- Un directorio de empleados con datos divertidos y perspicaces
- Un programa de reconocimiento entre pares para ayudar a celebrar a los empleados
- Una sencilla herramienta fuera de la oficina para aumentar la transparencia en torno a quién está trabajando cuándo y dónde
- Cuestionario Quién es Quién para ayudar a los compañeros de trabajo a aprender los nombres y las funciones
No importa cómo rediseñe su organización, Pingboard puede ayudar a comunicar el cambio y conectar a su fuerza de trabajo. Empiece hoy mismo