Reglamentos de cumplimiento de ERISA
La Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA) cubre la mayoría de los planes de beneficios de los empleados del sector privado establecidos voluntariamente. Los empleadores del sector privado son responsables de garantizar que sus planes de jubilación cumplan con la normativa ERISA. ERISA establece las normas mínimas para estos planes, entre los que se incluyen los planes de aportaciones definidas, los planes de prestaciones definidas, los planes 401(k), los planes de propiedad de acciones de los empleados (ESOP), los planes de pensiones simplificadas de los empleados (SEP) y los planes de participación en los beneficios.
El cumplimiento básico de ERISA exige que las empresas notifiquen a los participantes la información sobre el plan, sus derechos en virtud del mismo y el modo en que se financia. Esto incluye garantizar que los planes cumplan con las normas mínimas de ERISA, el mantenimiento de registros, la presentación de informes anuales y el cumplimiento fiduciario. ERISA establece las normas mínimas para la participación, la acumulación de beneficios y la adquisición de beneficios en virtud del plan. En virtud de ERISA, también existe un deber fiduciario para quienes administran, gestionan o controlan los activos del plan, que les exige actuar únicamente en interés de los participantes y beneficiarios del plan. El incumplimiento de los requisitos de ERISA para los planes cualificados puede exponer a una empresa a un litigio por ERISA y a sanciones del DOL o del IRS. Un asesor legal experimentado en ERISA puede ayudar a su empresa a mantener el cumplimiento de ERISA y evitar costosas sanciones.
Requisitos de notificación de ERISA
ERISA exige ciertos requisitos mínimos de notificación a los participantes del plan. Esto incluye la exigencia de que todos los participantes reciban un Resumen de la Descripción del Plan (SPD) en un plazo de 90 días a partir de su primer día de cobertura. Los SPD deben proporcionar cierta información, incluyendo el nombre del plan, la información del empleador, el tipo de plan, los agentes designados, los requisitos de elegibilidad, la descripción de los beneficios, la información sobre la financiación del plan, los procedimientos de reclamación y la declaración de los derechos de ERISA. Además, los empleados deben recibir una notificación de cualquier cambio material en sus planes de beneficios a través de una notificación de Resumen de Modificación Material (SMM).
Información y mantenimiento de registros de ERISA
Los empleadores deben mantener registros precisos relacionados con sus planes de beneficios para empleados. De acuerdo con el artículo 107 de ERISA, todos los registros relacionados con la presentación de informes al gobierno deben conservarse y estar disponibles para su examen durante un mínimo de seis años después de la fecha de presentación. Sin embargo, en virtud del artículo 209, la empresa debe conservar los registros de prestaciones relacionados con los empleados durante el tiempo suficiente para determinar las prestaciones debidas a dichos empleados.
Las empresas también tienen requisitos obligatorios de información en virtud de ERISA. Para los planes con 100 participantes o más, los patrocinadores del plan deben presentar anualmente el formulario 5500 Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan. Para los planes con menos de 100 participantes, los patrocinadores pueden utilizar el formulario abreviado 5500-SF.
El patrocinador del plan presentará su formulario 5500 electrónicamente a través del sistema EFAST del Departamento de Trabajo. La presentación electrónica satisface los requisitos de información de ERISA y del Código de Rentas Internas (IRC) al proporcionar un informe sobre la situación financiera, las inversiones y las operaciones del plan. Esto incluye información sobre el plan, el nombre del plan, el año del plan, una lista de los activos y pasivos del plan, los proveedores de servicios, los costos y proveedores de seguros, los participantes y los datos financieros.
Reclamaciones por violación de ERISA por parte de los empleados
Los empleados y participantes del plan tienen protecciones mínimas para los procedimientos de reclamación de los planes de beneficios para empleados bajo ERISA. Cuando se deniega la reclamación de un empleado, el plan debe notificar adecuadamente el motivo de la denegación y darle la oportunidad de una revisión completa y justa. Si el plan toma una decisión adversa a la apelación del reclamante, debe especificar el motivo de la decisión y proporcionar una declaración del derecho del reclamante a emprender acciones legales en virtud de ERISA.
Responsabilidades de los fiduciarios de ERISA
Los fiduciarios de ERISA tienen la obligación de actuar en el único interés de los participantes y beneficiarios del plan. Esto incluye sufragar los costes razonables de la administración del plan, diversificar las inversiones para minimizar el riesgo de grandes pérdidas, seguir los términos del documento escrito del plan y evitar conflictos de intereses. El fiduciario también es responsable de supervisar el rendimiento de las inversiones y de seleccionar las opciones de inversión y los proveedores.
Auditorías de la ley ERISA
La Administración de Seguridad de los Beneficios de los Empleados (EBSA, por sus siglas en inglés) lleva a cabo regularmente auditorías de los planes de beneficios para investigar los planes y garantizar su cumplimiento. Las auditorías pueden ser provocadas por una revisión del formulario 5500 u otros informes, la revisión de las descripciones resumidas del plan, las quejas de los empleados o incluso auditorías aleatorias. Según un informe del Departamento de Trabajo, aproximadamente dos tercios de las investigaciones civiles de la EBSA dan lugar a una recuperación monetaria o a otras medidas correctivas. Alrededor de una cuarta parte de las investigaciones penales resultaron en declaraciones de culpabilidad o condenas penales.
Sanciones por violaciones de ERISA
EBSA hace cumplir las leyes del Departamento de Trabajo, incluida ERISA. Los patrocinadores del plan pueden ser sancionados por EBSA por violaciones de ERISA. Las sanciones por violaciones de ERISA pueden depender del tipo de violación, el alcance de la violación, y si la violación fue intencional. Las sanciones por violaciones pueden incluir multas, pagos a los participantes del plan y cambios requeridos en las prácticas y procedimientos de la empresa. Los administradores del plan que no cumplan con los requisitos de presentación de informes anuales también están sujetos a una sanción de hasta 1.000 dólares por día.
Las infracciones del fiduciario de ERISA también pueden someter al fiduciario a una responsabilidad personal por las pérdidas sufridas por los participantes del plan. Los partícipes y beneficiarios del plan tienen derecho a emprender acciones legales contra el gestor del plan, el administrador del plan u otras personas que controlen los activos del plan por incumplimiento de las obligaciones fiduciarias. Los fiduciarios también pueden ser responsables ante los partícipes por el lucro cesante o los beneficios recibidos indebidamente.
Las infracciones intencionadas de ERISA pueden dar lugar incluso a un proceso penal. Las sanciones penales máximas por violaciones de ERISA incluyen hasta 10 años de cárcel y multas de hasta 100.000 dólares. Las empresas acusadas de violaciones de ERISA pueden enfrentarse a multas penales de hasta 500.000 dólares, además de cualquier responsabilidad civil.
Correcciones voluntarias de cumplimiento de ERISA
El Departamento de Trabajo tiene programas de cumplimiento voluntario para los patrocinadores de planes que descubran un posible incumplimiento de los requisitos de ERISA. Esto incluye el Programa de Cumplimiento Voluntario del Declarante Moroso (DFVCP, por sus siglas en inglés) y el Programa de Corrección Fiduciaria Voluntaria (VFCP, por sus siglas en inglés).
Programa de Cumplimiento Voluntario del Declarante Moroso
Cuando un administrador de un plan no ha cumplido con los requisitos de presentación de informes anuales de ERISA, el DFVCP ofrece a los administradores una manera de satisfacer los requisitos y evitar evaluaciones de sanciones civiles adicionales. Al presentar los informes anuales en mora a través del DFVCP, los administradores de planes pueden pagar voluntariamente un monto de multa reducido.
El derecho a participar en el DFVCP se limita a los administradores de planes con obligaciones de presentación en virtud del Título I de ERISA que aún no hayan sido notificados por el DOL de su falta de presentación de un informe anual. La participación incluye la presentación del formulario 5500 o 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan y la presentación de la información de presentación y el pago bajo la estructura de multas reducidas.
Programa de Corrección Fiduciaria Voluntaria
Si un fiduciario o patrocinador del plan descubre un posible incumplimiento del deber fiduciario, puede corregir su incumplimiento a través del VFCP para evitar sanciones adicionales. El VFCP permite a los fiduciarios cumplir con las regulaciones de ERISA tomando medidas correctivas.
Para buscar alivio de las acciones de aplicación, los fiduciarios están obligados a:
- Identificar cualquier infracción y determinar si entra dentro de las 19 categorías de transacciones cubiertas por el VFCP;
- Seguir el proceso para corregir cualquier infracción que reúna los requisitos;
- Calcular cualquier pérdida o beneficio relacionado con las infracciones y restituir las cantidades con intereses; y
- Presentar una solicitud a la EBSA, incluyendo la documentación que demuestre que se tomaron medidas correctivas.
Abogados de cumplimiento de ERISA en San Diego
En Butterfield Schechter LLP, proporcionamos a nuestros clientes asesoramiento sobre el cumplimiento de ERISA y otros beneficios para los empleados. Nuestros abogados se asegurarán de que su empresa y los fiduciarios se mantengan en el cumplimiento de las normas ERISA y los cambios regulatorios. Póngase en contacto con nuestra oficina hoy con cualquier pregunta sobre cómo podemos ayudar a usted ya su empresa a tener éxito.
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