Aquí, sin embargo, son los días en los que la producción de una carrera de carretera es más acerca de los seguros, la responsabilidad, la cobertura médica, los medios de comunicación, la seguridad, la tecnología, los resultados de la carrera en vivo, los ordenadores, las camisetas de rendimiento (Tec), las organizaciones benéficas, la comida y el entretenimiento y menos acerca de los conos de carretera, las cintas y los talones de arranque como en los buenos tiempos. Y, por supuesto, todas estas «cosas nuevas» cuestan cada vez más y más dinero. Además, el lugar y el momento en que se celebra la carrera también contribuyen al gasto cada vez mayor de un evento. Los días en los que «todos» los implicados ofrecían sus servicios de forma gratuita también han desaparecido.
¿Cuántas carreras de carretera has ido en los últimos años son sólo eso… carreras de carretera? La mayoría, si no todas, son para recaudar fondos para una u otra causa. Esto no es necesariamente algo malo, es sólo un hecho. Por ello, los directores de eventos se ven obligados a aumentar los ingresos o a reducir los gastos (o ambas cosas) para que el evento se considere un éxito. Curiosamente, hoy en día muchas carreras se miden no por lo bien gestionadas que estuvieron o si los participantes tuvieron una experiencia positiva, sino por la cantidad de dinero que recaudaron para su beneficiario. Es un mundo completamente nuevo con objetivos y prioridades muy diferentes.
Cuando un posible cliente se pone en contacto con nosotros para que le produzcamos una carrera, mi primera pregunta es …. ¿por qué quiere hacerlo? La respuesta más habitual hoy en día es «para recaudar fondos para una causa xyz». Nuestra respuesta típica suele ser que es mucho menos doloroso y mucho menos arriesgado celebrar un lavado de coches o una venta de pasteles, e incluso se puede recaudar más dinero haciendo eso que adentrándose en la complejidad de la gestión de una carrera de carretera.
Sin patrocinadores corporativos, ya sea en efectivo, productos o servicios, es prácticamente imposible «ganar dinero» realizando una carrera de carretera. Cada carrera es diferente, por supuesto, y como tal, incurre en diferentes gastos. Sin embargo, cada carrera debe hacer frente a los gastos estándar con el fin de producir un producto medio decente.
Típicamente, algunos de esos gastos incluyen pero ciertamente no se limitan a:
- Publicidad
- Gastos administrativos
- Premios
- Bibs, pines de seguridad y etiquetado
- Certificación del curso / medición de la ruta
- Donaciones benéficas (Cuando se utiliza nuestro sistema para las donaciones se aplica una tasa de administración y transacción)
- Alquiler de equipos (Mesas, Carpas, Generadores)
- Medallas de finalización
- Dj’s / Entretenimiento
- Premios de entrada
- Bolsas de regalo
- Seguro
- Costes de gestión
- Cuentas de comercio tasas de procesamiento de tarjetas de crédito
- Médico
- Tasas de inscripción en línea
- Sistema P/A
- Ayuda pagada
- Fotografía
- Policía/Seguridad
- Port-a-Botiquines y necesidades
- Permisos
- Portería
- Impresión
- Refrescos (Agua, Plátanos, Barras de Proteínas)
- Camión de alquiler para transportar los suministros de la línea de meta, vallas, agua, etc.
- Cierres de carreteras / barricadas / conos de tráfico
- Mapeo y señalización de la ruta
- Señas y pancartas
- Colateral de patrocinio
- Suministros para la carrera
- Gestión de las redes sociales
- Personal
- Servicios de cronometraje
- Camisetas (chip o tradicionales)Camisetas (chip o tradicionales)
- Voluntarios (camisetas de neón, Café, Donuts)
- Alquiler del local
- Sitio web para la inscripción en línea
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Hemos comprobado que, por lo general, las cuotas de inscripción suelen cubrir los gastos razonables del evento. Es el patrocinio el que, en última instancia, marca la diferencia para que un evento genere o no ingresos y para que el evento tenga la capacidad de pagar posiblemente los gastos de gestión. Sin patrocinio, las posibilidades de que el evento gane dinero son bastante escasas en la mayoría de los casos. 5Kevents ofrece una plataforma de patrocinio única que puede ayudar al evento en la generación de un adicional de $ 2,500 a $ 25,000.00 o más por evento. PIDA DETALLES!
Si usted hace un análisis de cómo una cuota de inscripción de $ 35.00 se gasta por persona en digamos una carrera de tamaño de campo de 300 corredores, podría verse así:
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Los elementos enumerados en rojo se incluyen en nuestro Programa de Recaudación de Fondos para Eventos Temáticos.
| Costes del evento por corredor: (la información adicional está disponible haciendo clic en los artículos específicos) |
EN VIVO
Basado en 300 |
REMOTO
Sin mínimo |
| Publicidad: Promoveremos a través del sitio web 5Kevents.org y nuestra base de datos de correo electrónico | $1.00 | Inc |
| Camisetas (50/50 Tee): (Dependiendo de los colores y la cantidad el precio de las camisetas puede variar desde $4.50 a $20.00 o más) | $7.50 | Inc |
| Servicios de cronometraje: Basado en los servicios de cronometraje RFID (chip), | $5,00 | NA |
| Seguros: | $1,65 | NA |
| Seguro: | $0.75 | NA |
| Comida: | $1,00 | NA |
| Medallas de los ganadores: | $5.50 | Inc |
| Cargo por tarjeta de crédito: | 1$.15 | Inc |
| Tasa de inscripción en línea: | $2,00 | Inc |
| Discos: | $1.00 | Inc |
| Policía: | $0,00 | NA |
| Médico: | $0.00 | NA |
| Bolsas de regalo: | $0.45 | Inc |
| Permiso: | $1,00 | NA |
| Reconocimiento del premio (general &Categorías de edad) | $0.50 | NA |
| Montaje del paquete Incluye el montaje del paquete de la bolsa, camisetas, medalla de la carrera y hasta 2 folletos, etiquetado, preparación para el envío* | NA | Inc |
| Envío a todos los participantes *El envío por USPS está incluido, pero si los paquetes superan las 13 onzas, se aplicarán cargos adicionales | NA | Inc |
| TOTAL: | $28.50 | $25.00 |
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POTENCIAL DE BENEFICIO DE UN EVENTO EN VIVO – Beneficio usando las cifras anteriores = $1,950.00. (Sin incluir el patrocinio y las donaciones)
Así que, como puedes ver, esos 34,00 dólares se engullen muy rápido. Sin patrocinadores, una carrera típica no generaría tanto dinero. Ahora bien, esto es sólo una muestra, no un real. Cada carrera es diferente pero esto debería dar un poco de claridad en cuanto a «¡donde va todo el dinero!».
La decisión un poco difícil que muchas veces enfrentan los directores de eventos de año en año es lo que realmente cobrar por una cuota de inscripción. Hay que cubrir los costes, pero no se quiere cobrar tanto como para ahuyentar a la gente. Ese delicado equilibrio es a veces la diferencia entre que la carrera sobreviva o se hunda. A nadie le sirve de nada que una carrera «pierda» dinero, ya que el resultado final es que la carrera simplemente va a desaparecer, para no volver jamás. Es muy raro que un evento haga una «matanza» de las cuotas de inscripción y por lo tanto la necesidad de patrocinio corporativo.
Al asociarse con 5Kevents.org podemos reducir significativamente sus gastos para asegurar que cada carrera sea un éxito. Además, hemos establecido un programa único de adquisición de patrocinadores que puede reportar a una organización benéfica un beneficio sustancial dependiendo del esfuerzo que la organización benéfica ponga en el programa.
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POTENCIAL DE BENEFICIO DE UN EVENTO A DISTANCIA- Beneficio utilizando las cifras anteriores = 3.000 dólares. (Sin incluir el patrocinio y las donaciones)
El Programa de Corredores Remotos de 5Kevents está diseñado para asegurar que nuestras organizaciones benéficas no pierdan dinero en sus eventos virtuales. Nos encargamos de todos los detalles logísticos de la impresión, el embalaje y el envío a sus participantes por una tarifa plana de 25,00 dólares por participante (no hay un mínimo). Sólo tiene que hacernos saber lo que quiere en los paquetes. Mientras su equipo se centra en la promoción, el patrocinio y las donaciones, nosotros nos encargamos de todas las tareas administrativas para que su evento virtual sea un éxito.
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