Las órdenes de cambio son una parte necesaria de la construcción.
Es un tema delicado cuando después de comenzar un proyecto de construcción, surgen cosas que requieren que usted cobre costos adicionales.
Muchos contratistas tienen miedo de cobrar por órdenes de cambio por temor a que afecte su relación comercial. O peor aún, trabajan por horas y nunca se les paga por su trabajo.
Las órdenes de cambio pueden ser un reto para conseguir la aprobación y mantener una relación sólida.
Somos una empresa de estimación y consultoría de construcción, y hemos desarrollado una estrategia muy específica para conseguir la aprobación de las órdenes de cambio.
Le voy a mostrar cómo facturar las órdenes de cambio profesionalmente, conseguir que sean aprobadas, y ser un activo para su cliente donde continúen queriendo utilizarle para los proyectos.
Usando estas estrategias, hemos visto a los clientes hacer un 10-20% más en su contrato a través de órdenes de cambio.
¿Qué es una orden de cambio?
Una orden de cambio es un mini-contrato formal que modifica su contrato original. Las órdenes de cambio pueden ser adiciones o deducciones a la cantidad en su contrato.
Cuando usted tiene un contrato, tiene un alcance de trabajo de lo que se incluye en su lista de responsabilidades.
Todo proyecto tiene cambios, y estos vienen en forma de cambios del propietario, los requisitos del inspector, y los conflictos en los dibujos, y varios otros.
Debido a que estos cambios están fuera de su contrato, usted debe cobrar algo por el trabajo.
El desafío con las órdenes de cambio es que muchos contratistas y subcontratistas creen que cobrar por ciertas cosas, o cobrar demasiado va a hacer que su cliente no quiera volver a utilizarlo en el futuro.
Prevenga las órdenes de cambio (y establézcase como un activo valioso)
Si usted es un muy buen contratista, hará su debida diligencia para identificar cualquier problema incluso antes de comenzar el trabajo para prevenir las órdenes de cambio. La mayoría de las órdenes de cambio son el resultado de problemas preexistentes en el lugar de trabajo, o de problemas de coordinación que pueden evitarse mediante una revisión detallada del alcance y de los planos, una reunión con los subcontratistas o una reunión entre el propietario y el arquitecto.
Si realmente quiere demostrar su valía a un contratista general (o al propietario si usted es el contratista general), identifique los problemas antes de que se produzcan. Ahorre al CG (o al Propietario) unos cuantos dolores de cabeza y sorpresas en el presupuesto, y puedo garantizar que volverán a usted en el futuro.
Los problemas comunes que veo con frecuencia son:
- Los conductos mecánicos interfieren con las alturas de los techos
- Las dimensiones estructurales no coinciden con las dimensiones arquitectónicas
- Las dimensiones de la ADA no están de acuerdo con el código pero pasan la revisión del plan
- Los paneles de acceso superiores no están de acuerdo al código mecánico (algunos códigos requieren la capacidad de eliminar completamente los componentes de los techos)
- El alcance del trabajo omite partes de los proyectos (esto ocurre con frecuencia debido a las prisas para cumplir con los plazos)
Pero usted no puede controlar si el propietario rediseña las paredes o si un inspector viene y añade requisitos adicionales que no fueron capturados en la revisión del plan, o ¿qué pasa cuando otro comercio daña su trabajo y usted tiene que rehacer algunos trabajos?
O… ¿Qué pasa si una tubería de rociadores se rompe y daña los paneles de yeso?
Debido a los desafíos que hemos visto en nuestra experiencia, hemos desarrollado esta estrategia en la que se puede identificar el tipo de orden de cambio para que pueda abordarlo de manera un poco diferente.
Cómo emitir estratégicamente una orden de cambio
El procedimiento operativo estándar para las órdenes de cambio es típicamente donde se prepara un documento con un pequeño alcance del trabajo adicional a realizar, una cantidad total, y la información de apoyo para demostrar por qué usted está cobrando esta cantidad.
Es una especie de mini-estimación para el trabajo a realizar. Y una vez firmada, se convierte en un minicontrato que modifica el contrato original.
Este es un ejemplo de cómo es una orden de cambio.
Y el respaldo de la misma:
Es posible que quiera añadir un respaldo adicional para probar su caso. Su copia de seguridad es su evidencia de lo que es el trabajo que necesita ser realizado es, y por qué está costando lo que está cobrando.
Usted debe incluir fotos, órdenes de compra, facturas, correos electrónicos, RFIs, anexos, revisiones, bocetos, fragmentos del plan, imagen resaltada del plan, y cualquier otra prueba que pueda necesitar para probar su caso.
Es una buena idea utilizar un software de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de las órdenes de cambio, las solicitudes de información (RFI), los apéndices y las revisiones, y los bocetos. Puede utilizar Procore o Corecon para gestionar esto.
También recomiendo Dropbox para gestionar toda su documentación. Puedes integrar estas carpetas con tu equipo.
Recomiendo facturar agresivamente las Órdenes de Cambio. Hay algunas buenas razones para esto.
Razones para facturar agresivamente las órdenes de cambio
Las órdenes de cambio a menudo se negocian – Al presentar un precio agresivo, cuando necesita descontar a su cliente, todavía está ganando en la orden de cambio.
Las órdenes de cambio a menudo son impugnadas – Pueden ser impugnadas porque creen que el trabajo es parte de su contrato. Al facturar agresivamente por sus otras órdenes de cambio, cuando surge una que no puede ganar, usted mitiga sus pérdidas cobrando más de lo habitual en otras.
No hay competencia – Al licitar, usted trata de ser el oferente más bajo porque tiene competidores. Una vez que usted está en el trabajo, es poco probable que un contratista vaya a contratar a otra empresa para realizar una orden de cambio.
Las órdenes de cambio siempre implican el riesgo de impago – Aunque hay métodos legales para asegurar el pago, difícilmente querrá ir en la dirección de demandar o embargar a menos que sea absolutamente necesario. Hay órdenes de cambio que se aprueban inicialmente, y más tarde el propietario se queda sin dinero, o el CG se da cuenta de que nunca se aprobó y se le escapó. Es habitual que los contratistas vuelvan más tarde y pidan descuentos o se nieguen rotundamente a pagar algo. O incluso «convenientemente» se olvidan de lo que es para.
Se compensan los «favores» – Los contratistas generales son conocidos por pedir trabajo gratis en forma de favores. En plena revelación – cuando yo era un superintendente, solía pedir cosas pequeñas todo el tiempo. Los contratistas se toman como un insulto el hecho de que tengas que reparar un pequeño agujero y les cobres 100 dólares por ese trabajo. ¿Pero qué pasa cuando te piden 20 pequeños favores? Pueden sumar miles de dólares. Si no puede facturar por ellos directamente, puede compensar esos costes indirectamente a través de otras órdenes de cambio facturadas de forma agresiva.
Haga que el T&M (Tiempo y Materiales) vaya en contra de la política de su empresa
Le recomendamos que haga que el Tiempo y los Materiales vayan en contra de la política de su empresa. Realmente no es una forma buena y segura de facturar por su trabajo.
En su lugar, recomendamos utilizar SIEMPRE órdenes de cambio formales.
Lo que sucede en el trabajo es debido a la prisa en los sitios de trabajo, los contratistas generales querrán que los subcontratistas procedan con el trabajo en una base por hora y pagarían por la mano de obra y los materiales razonables con un pequeño margen de beneficio.
El problema con esto es que le deja abierto a su cliente más tarde tratando de negociar su precio hacia abajo. A ellos les gusta decir «no pude conseguir la aprobación de este, así que no vamos a ser capaces de cubrir esto». O pueden decir «voy a tener que bajar estos costes si queremos que el propietario lo apruebe».
Y como no tiene una orden de cambio aprobada, no tiene ninguna documentación legalmente vinculante para que le paguen.
En su lugar, si su cliente insiste en T&M, ofrezca una orden de cambio «sin exceder».
Esto es como un híbrido de T&M y orden de cambio formal. En primer lugar, el GC aprueba su orden de cambio en base a un precio máximo garantizado. Puede utilizar tickets de campo para llevar un registro de las horas por lo que esencialmente están pre-aprobando su orden de cambio.
Factura de acuerdo a la razón del cambio
Los cambios se hacen por varias razones. Algunos se deben a que el propietario y el arquitecto quieren un cambio mientras se está construyendo, y otros están fuera del control de los propietarios o GCs.
Aquí están las razones de los cambios, y cómo manejarlos.
Cambios Dirigidos por el Propietario
A menudo, una vez que el trabajo está en marcha y los propietarios comienzan a ver las paredes que se colocan, con frecuencia se inspiran para hacer cambios porque realmente pueden visualizar el espacio.
Estos cambios son opcionales. Por ello, se puede cobrar una prima por ellos. La lógica aquí es que no hay competencia ya que usted ya está en el sitio de trabajo.
Soy un fan de cobrar órdenes de cambio agresivamente y dejar que el propietario o GC tratar de negociar su precio hacia abajo.
Cambios dirigidos por el arquitecto
Los arquitectos también hacen cambios al notar inconsistencias en su diseño o inspiraciones de última hora que puedan tener. Esto también ocurre con los diseñadores de interiores.
Tratamos estos cambios de forma similar a los del propietario. También cobramos una prima por ellos. A veces el arquitecto emite una adenda o un boceto para aclarar o mejorar algo en el trabajo. Si se trata de un cambio opcional, cobramos una prima. Si es un cambio necesario, el precio es un poco más bajo.
Conflictos en los dibujos
Ningún dibujo es perfecto. El sector de la arquitectura ha desarrollado un software bastante sofisticado para ayudar a detectar los conflictos antes de que se conviertan en problemas, pero siempre hay problemas en los dibujos.
Cuando esto ocurre, se intenta mantener un precio razonable para que no parezca que se está abusando de los precios.
El inspector requiere elementos adicionales
Los inspectores son conocidos por venir a la obra y añadir requisitos adicionales y hacer cambios basados en su código de construcción.
A veces las cosas se pasan por alto en la revisión del plan, o durante las renovaciones de los edificios existentes, hay sorpresas ocultas detrás de las paredes que los inspectores notan.
Para estos, trate de ser razonable. Se trata de un cambio imprevisto.
Los daños causados por otros subcontratistas
Los daños causados por otros subcontratistas en la obra son muy comunes. Suelen dar lugar a un recargo por el coste de reparación de los daños en la obra.
Estos siempre dan lugar a un recargo. Si tiene buenas relaciones con ese subcontratista, intente solucionarlo con ellos directamente, o cobre a bajo precio o al coste. Esto es sólo para cubrir sus costos.
Una vez tuve un contratista mecánico que me arrancó todos los techos acústicos porque estaba teniendo problemas para instalar su trabajo mecánico. Ellos arrancaron todo nuestro trabajo, por lo que cobramos este doble del costo.
Emergencias en el trabajo
Y a veces, las cosas simplemente suceden. Una tubería puede romperse, puede haber una fuga en el techo y dañar los paneles de yeso, o podría haber un incendio.
Estas cosas tienen que ser remediadas y reparadas antes de entregar el espacio al propietario.
Estas cosas las cobras razonablemente. Incluso tratas de ser un jugador de equipo y hacer estos en el costo. No es culpa del propietario.
A veces el seguro de responsabilidad civil general cubre este tipo de cuestiones. Si este es el caso, se puede cobrar una prima.
Favores
Por último, los GCs y los propietarios piden favores.
Si se cobra por cada pequeña cantidad, parecerá que se está haciendo una trampa.
Lo que se hace aquí es mantener un seguimiento del trabajo en una orden de cambio establecida como un borrador en su software. Una vez que llega a un umbral, le haces saber a tu cliente que empiezas a cobrar.
Negociar tus órdenes de cambio
Te vas a encontrar con muchos escenarios en los que tus órdenes de cambio no son aprobadas. Si factura de acuerdo con el motivo del cambio que recomendamos más arriba, es probable que tenga menos problemas para que le aprueben las órdenes de cambio. Estas son estrategias probadas en las que observamos la razón subyacente de los cambios.
Esencialmente, cuando está fuera del control de cualquiera, intenta ser un jugador de equipo y cobrar menos por su trabajo. Cuando son cambios opcionales, puedes facturar tarifas superiores y a menudo te pedirán que negocies tus precios. Esto asegura que cubra sus costos, y obtenga una ganancia decente por su tiempo y esfuerzo.
Habrá ocasiones en las que no pueda conseguir la aprobación de algo, por lo que puede utilizar el apalancamiento del cronograma para «presionar» a su GC para que apruebe rápidamente. Puede hacerles saber que necesitan una aprobación firmada antes de proceder. Esta es una de las principales razones por las que no alentamos el trabajo T&M o la realización del trabajo antes de tener una aprobación firmada. Una vez que el trabajo se ha completado, hay una buena posibilidad de que vuelvan y digan «el propietario sólo aprobó el 50% de sus costos por lo que es todo lo que podemos pagar». Sucede todo el tiempo.
Por suerte, con una orden de cambio firmada, se modifica legalmente el contrato y le da la capacidad de embargar por falta de pago.
Conclusión
Ahora ya sabe cómo facturar correcta y eficazmente las órdenes de cambio.
No tiene por qué ser un reto o un problema conseguir su aprobación. Las órdenes de cambio pueden hacerle ganar entre un 10 y un 20% del valor adicional del contrato. Le he mostrado cómo emitir estratégicamente las órdenes de cambio, la cantidad a facturar y cómo negociar su aprobación. También le mostré cómo incluir en su facturación AIA.