Cada dólar cuenta para los propietarios de empresas, así que si no sabe a qué atenerse mensualmente, es posible que no llegue a final de año. Y aunque el uso de un software de contabilidad «hágalo usted mismo» puede ayudar a controlar los costes, las ventajas de contratar a buenos contables van mucho más allá de hacer números. Potencialmente, pueden ser el socio financiero de su empresa para toda la vida, con un profundo conocimiento no sólo de cómo va a financiar su próxima carretilla elevadora, por ejemplo, sino también de cómo va a financiar la educación universitaria de su hija.
Pero antes de contratar a uno, asegúrese de que entiende las cuatro áreas básicas de especialización de una práctica contable general:
- Servicios de asesoramiento empresarial. Dado que un contable debe conocer el entorno de su negocio, su situación fiscal y sus estados financieros, tiene sentido pedirle que reúna todas las piezas y le ayude a elaborar un plan de negocio y un plan financiero personal. Los contables pueden asesorar en todo, desde los seguros (¿realmente necesita un seguro de interrupción de la actividad o es más barato alquilar un segundo local?) hasta la expansión (¿cómo afectará la capacidad adicional a los costes de explotación?). Los contables pueden aportar un nuevo nivel de conocimiento, simplemente en virtud de su perspectiva.
- Contabilidad y mantenimiento de registros. Estas son quizás las disciplinas contables más básicas. Si bien es lógico que muchos propietarios de empresas gestionen sus registros diarios, un contable puede ayudarle a establecer sistemas de contabilidad y teneduría de libros y mostrarle cómo utilizarlos. Un buen sistema le permite evaluar la rentabilidad y modificar los precios. También le permite controlar los gastos, hacer un seguimiento del presupuesto, detectar tendencias y reducir los gastos de contabilidad necesarios para elaborar los estados financieros y las declaraciones de impuestos.
- Asesoramiento fiscal. Los contables que prestan asistencia en cuestiones relacionadas con los impuestos suelen hacerlo en dos ámbitos: el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la planificación fiscal. La planificación se refiere a la reducción de la carga fiscal global. El cumplimiento se refiere a obedecer las leyes fiscales.
- Auditoría. Estos servicios son los más comúnmente requeridos por los bancos como condición para un préstamo. Hay muchos niveles de auditoría, que van desde la simple preparación de los estados financieros hasta una auditoría real, en la que el contable u otra tercera parte garantiza la exactitud de la información financiera de una empresa.
Elegir un contable
La mejor manera de encontrar un buen contable es que le recomiende su abogado, su banquero o un colega de negocios. También puede consultar a la Sociedad de Contadores Públicos Certificados de su estado, que puede hacer una recomendación.
Mientras que los contadores suelen trabajar para grandes empresas, los CPA (contadores públicos certificados) trabajan para una variedad de negocios grandes y pequeños. No subestime la importancia de un CPA. Este título sólo se concede a las personas que han superado un riguroso examen estandarizado a nivel nacional de dos días de duración. La mayoría de los estados exigen que los CPA tengan al menos un título universitario o su equivalente. Varios estados también exigen un trabajo de postgrado.
Una vez que haya dado con algunos buenos candidatos, es importante determinar la cantidad de trabajo que hará su empresa y la cantidad que hará el contador.
Los servicios contables pueden dividirse en tres grandes categorías: registrar las transacciones, ensamblarlas y generar declaraciones y estados financieros. Aunque las dos primeras categorías requieren un nivel de habilidad menor que las últimas, muchas empresas cobran la misma tarifa por hora para las tres. Por eso es importante determinar exactamente el trabajo que desea que realice un contable.
El siguiente paso es entrevistar a sus referencias. Para cada uno, planifique dos reuniones antes de tomar su decisión. Una de las reuniones debería tener lugar en su casa. La otra debería ser en la de ellos. Durante las entrevistas, el objetivo principal es averiguar tres cosas: los servicios, la personalidad y los honorarios. Esto es lo que debe preguntar en cada área.
- Servicios: La mayoría de las empresas de contabilidad ofrecen servicios fiscales y de auditoría. ¿Pero qué hay de la contabilidad? ¿Consultoría de gestión? ¿Planificación patrimonial? ¿Le ayudará el contable a diseñar e implantar sistemas de información financiera? Un contable puede ofrecer servicios que incluyan el análisis de transacciones para préstamos y financiación; la preparación, auditoría, revisión y compilación de estados financieros; la gestión de inversiones y la representación ante las autoridades fiscales.
Aunque las empresas de contabilidad más pequeñas suelen ser una mejor apuesta para los empresarios, puede que no ofrezcan todos estos servicios. Asegúrese de que la empresa tiene lo que usted necesita. Si no puede ofrecer servicios especializados, es posible que tenga relaciones con otras empresas a las que pueda remitirle para que se encarguen de estos asuntos. Además de los servicios, asegúrese de que la empresa tiene experiencia en pequeñas empresas y en su sector específico. - Personalidad: ¿Es el estilo del contable compatible con el suyo? Asegúrese de que las personas con las que se reúne son las mismas que se encargarán de su negocio. En muchas empresas de contabilidad, algunos socios se encargan de las ventas y los nuevos negocios, y luego pasan el trabajo contable real a otros.
Al evaluar la competencia y la compatibilidad, pregunte a los candidatos cómo manejarían las situaciones relevantes para usted. Por ejemplo: ¿Cómo manejarían una auditoría de la oficina del IRS que busca la verificación de los gastos del automóvil? Escuche las respuestas y decida si es así como le gustaría que se gestionaran sus asuntos.
También tenga en cuenta que contar con un contable que adopte un enfoque diferente puede ser algo positivo. Sólo asegúrese de que el contable no le presione para que haga cosas con las que no se sienta cómodo. - Honorarios: Pregunte sobre esto por adelantado. La mayoría de las empresas de contabilidad cobran por hora y sus honorarios oscilan entre 100 y 275 dólares. Sin embargo, otros trabajan con un anticipo mensual. Obtenga una serie de presupuestos de diferentes contables. Intente también obtener una estimación del total de los gastos anuales en función de los servicios que haya discutido.
Sin embargo, no base su decisión únicamente en el coste, ya que un contable que cobre una tarifa por hora más alta probablemente tenga más experiencia y sea capaz de trabajar más rápido que un novato que cobre menos.
Asegúrese también de pedir referencias, especialmente a clientes de su sector. Llámelos para saber si están satisfechos con los servicios, los honorarios y la disponibilidad del contable.
Aproveche al máximo la relación
Después de elegir, detalle los términos del acuerdo en una carta de compromiso. El documento debe detallar las declaraciones y los estados de cuenta que se prepararán y los honorarios que se cobrarán. Esto garantiza que usted y su contable tengan las mismas expectativas.
Además, cumpla su parte del acuerdo. No entregue a su contable una caja de zapatos llena de recibos. Anote los detalles de todos los cheques en su registro de cheques, ya sean para servicios públicos, suministros, etc. Del mismo modo, identifique las fuentes de ingresos en sus recibos de depósito bancario. Cuanto mejor mantenga sus registros, menos tiempo tendrá que dedicar su contable y más bajos serán sus honorarios.
Es una buena idea reunirse o al menos hablar con su contable cada mes. Revise los estados financieros y repase los problemas para saber a dónde va su dinero. Su contable debe ir más allá de los números y sugerir formas alternativas de reducir costes y actuar como caja de resonancia para cualquier idea o pregunta que tenga.
Extraído de Start Your Own Business, Fifth Edition por el personal de Entrepreneur.Hacer las preguntas correctas
Aquí hay diez preguntas críticas que hacer cuando se entrevista a un contable:
1. ¿Es un contable? ¿Es un contador público? (No dé por sentado que todos los contables lo son). ¿Está autorizado para ejercer en su estado?
3. ¿Cuándo y dónde recibió la licencia para ejercer?
4. ¿Dónde estudió? ¿Dónde estudió y qué títulos obtuvo? ¿Quiénes son algunos de sus clientes? (Llámelos.)
6. ¿En qué área se especializa?
7. ¿Qué tamaño tienen sus clientes, y qué tamaño tenían cuando comenzó su relación con ellos?
8. ¿Qué grado de accesibilidad tiene? (Algunos contadores sólo están disponibles durante el horario de trabajo; otros le darán el número de su casa o de su buscapersonas)
9. ¿A qué organizaciones profesionales pertenece? ¿Cuán activo es en esos grupos? ¿Cuáles son sus honorarios? (Pida ver algunas facturas actuales.)
Extraído de Start Your Own Business, Fifth Edition por el personal de Entrepreneur.