Entendemos que usted pone mucho esfuerzo en la organización de sus eventos. Si bien el reclutamiento de voluntarios puede parecer una pérdida de tiempo, son un activo esencial para cualquier recaudación de fondos. Por ello, compartimos nuestros conocimientos sobre cómo conseguir voluntarios para un evento con éxito y eficacia. Pero antes de hacerlo, es importante entender qué motiva a tus voluntarios a participar:
¿Por qué sus partidarios son voluntarios en los eventos?
Cuando sepa por qué los voluntarios participan en sus eventos, podrá dirigir mejor sus esfuerzos de reclutamiento. Veamos las cuatro razones principales por las que los voluntarios participan:
Se preocupan por su causa
Los voluntarios apasionados son fiables y comprometidos y quieren marcar una verdadera diferencia el día del evento. Estos voluntarios pueden buscar su organización a través de la búsqueda en línea, un boletín de la comunidad o el boca a boca, por lo que hemos incluido formas de facilitar que estos voluntarios ansiosos encuentren sus oportunidades y se inscriban en ellas.
Son voluntarios juntos
Los eventos son una forma estupenda de que grupos, como empleados de empresas y familias, se reúnan durante un día para ayudar a la comunidad. Aunque los grupos de voluntarios tienden a ser más episódicos, ofrecen la oportunidad de reclutar y comprometer a los miembros con su causa. Por eso es importante simplificar la inscripción de los equipos y conectar con sus voluntarios el día del evento con el objetivo de invitarlos a comprometerse de nuevo con su organización.
Se benefician de su evento
Aunque la mayoría de los voluntarios participan porque quieren ayudar a mejorar sus comunidades, algunos también buscan beneficiarse, ¡y eso está bien! Tal vez ofrezca entradas gratuitas para el evento o sus voluntarios tengan objetivos personales relacionados con su carrera o sus intereses. Por ejemplo, su evento puede ofrecer oportunidades de establecer contactos, o permitir a los voluntarios practicar una determinada habilidad. Una vez que identifique lo que sus voluntarios quieren obtener de sus oportunidades, puede comunicar estos beneficios en sus esfuerzos de marketing al reclutar voluntarios para el evento.
Se lo pidieron
Se sorprenderá de lo dispuestos que están los miembros de la comunidad a ayudar si se lo pide. Sus eventos ofrecen una emocionante oportunidad de hacer algo diferente mientras mejoran nuestras comunidades. Los voluntarios primerizos pueden convertirse en los más dedicados de su organización. A continuación, exploramos 8 maneras de llegar a los voluntarios potenciales para los eventos, y hacer que vuelvan.
Cómo reclutar voluntarios para un evento
Haga que las oportunidades de voluntariado sean fáciles de encontrar
¿Se pregunta dónde encontrar voluntarios para los eventos? ¡Deje que ellos le encuentren a usted! La mayoría de los voluntarios buscan oportunidades para participar en línea. Los voluntarios llegarán a su sitio web buscando formas de participar, por lo que no deberían tener que rebuscar en su sitio web para encontrarlas. Afortunadamente, hay arreglos sencillos que puede hacer para mejorar la visibilidad de sus eventos. He aquí algunas maneras probadas y verdaderas de ayudar a que sus eventos se destaquen:
- Incorpore un encabezado de «Voluntarios» en el menú de navegación de su sitio web, para que los visitantes puedan navegar rápidamente por su sitio. Si enlaza con su software de gestión de voluntarios, incluya una llamada a la acción clara, como «¿Quieres ser voluntario? Haz clic aquí para participar».
- Enumere todos sus eventos y oportunidades en un solo lugar de su sitio. Puedes crear una página de calendario para que tus seguidores se entusiasmen con la temporada que se avecina.
- Destaca un evento especialmente emocionante en tu página de inicio.
- Enlaza con tu página de eventos directamente (en lugar de tu página de inicio) cuando destaques las oportunidades de voluntariado en las redes sociales y en los materiales de marketing. De este modo, los voluntarios estarán a sólo unos clics de inscribirse.
Emplea los medios sociales
El 80% de las organizaciones sin ánimo de lucro están de acuerdo en que los medios sociales son eficaces para reclutar voluntarios, y el 78% están de acuerdo en que los medios sociales son eficaces para reclutar asistentes a eventos. Así que, ¿por qué no dejar que las redes sociales hagan el trabajo sucio? Corre la voz utilizando una variedad de plataformas de difusión; anuncia los próximos eventos en los canales de redes sociales de tu organización mientras animas a los miembros de la comunidad a inscribirse en interesantes oportunidades de voluntariado. El marketing entre iguales es también un gran método que permite reclutar a tus seguidores actuales para que corran la voz por ti en las redes sociales.
¿Y por qué no incorporar regularmente un calendario de eventos en su boletín informativo sin fines de lucro? Con cada mención de una oportunidad, asegúrate de incluir una llamada a la acción, como «¡Se necesitan voluntarios para un evento! Apúntate aquí». A continuación, proporcione un enlace o un botón que lleve directamente a la página del evento o a la página de registro de voluntarios de su sitio web.
Recuerde que sus cuentas en las redes sociales también sirven para crear un reconocimiento de marca, de modo que se convierta en la organización a la que acudir cuando los voluntarios busquen apoyar una causa específica. Si mantiene sus redes sociales actualizadas con regularidad, emocionantes y «de marca», atraerá a voluntarios que entienden su organización. Consulte este artículo para obtener más información sobre la elaboración de una estrategia de éxito en las redes sociales.
Póngase en contacto con las empresas de su comunidad
Cada vez son más las empresas que incorporan programas de voluntariado a su modelo de negocio. Así que, ¿por qué no se acerca a los empleadores locales, especialmente a los que tienen requisitos de voluntariado de los empleados, para su próximo evento? Para llegar a los posibles socios, puede considerar la posibilidad de escribir una carta para solicitar voluntarios para sus próximos eventos. Su mensaje debe comunicar algo más que el simple hecho de que necesita voluntarios para los eventos que apoyan su causa. En su carta, debe hacer saber a las empresas cómo pueden beneficiarse de una asociación, qué significa su causa para la comunidad que comparten y cómo sus organizaciones pueden lograr más juntos. Puede utilizar este esquema para crear una carta solicitando voluntarios para su próximo evento.
Muestra de carta para solicitar voluntarios para un evento
- Frase inicial que llame la atención: Escriba una frase inicial que atraiga a los lectores.
- Objetivo o necesidad: ¿Cuál es el propósito del evento? Qué lograrán sus esfuerzos?
- Solución: ¿Cómo ayudarán sus esfuerzos colectivos?
- Beneficios: ¿Qué ganan los voluntarios y la empresa? Por ejemplo, ¿pondrán el logotipo de la empresa?
- Expectativas de los voluntarios: ¿Qué pueden esperar hacer los voluntarios? ¿Para qué tipo de trabajo deben prepararse?
- Próximos pasos y datos de contacto: ¿Cómo debe responder la empresa a su carta? ¿Cómo deben inscribirse los empleados para las oportunidades?
No olvide hacer un seguimiento con una llamada telefónica. Será más personal y mostrará a la empresa que confía en ella específicamente para ayudar a que su evento sea un éxito.
Consulte este artículo para obtener más información sobre las ventajas de las asociaciones corporativas.
Simplifique el registro de equipos
Una vez que los posibles voluntarios del evento encuentren las oportunidades que les interesan, deberían poder registrarse fácilmente. Lo mismo ocurre con los equipos y grupos de familias y socios corporativos. Un registro sencillo de equipos significa que los voluntarios pueden inscribirse juntos en el evento directamente a través de su sitio web, lo que ahorra tiempo y reduce las idas y venidas innecesarias. Tras introducir unos pocos datos clave, los equipos deberían inscribirse inmediatamente y reservar sus plazas. Solicite la información de contacto de un jefe de equipo, de modo que pueda identificar fácilmente y ponerse en contacto con una persona de contacto para comunicar rápidamente la información necesaria.
Asigne previamente los puestos de trabajo
La preparación es la clave para que el día del evento transcurra sin problemas. Además, es más probable que los voluntarios de su evento vuelvan a participar si tienen una experiencia positiva la primera vez que son voluntarios de su organización. Al enumerar sus oportunidades, incluya el trabajo que desea que realicen y una breve descripción. De este modo, los voluntarios del evento podrán encontrar las oportunidades adecuadas. Cuando sus voluntarios lleguen al evento, estarán listos para empezar y sabrán exactamente cuáles son sus responsabilidades.
Envíe recordatorios
Después de que los voluntarios se hayan inscrito en su evento, haga un seguimiento con un correo electrónico para confirmar la inscripción y agradecer a los voluntarios su interés. Como somos humanos, a veces nos olvidamos de las cosas. Envía un recordatorio varios días antes con la fecha y la hora del evento. Especifique la información logística para que los voluntarios se sientan preparados. Recomendamos incluir la siguiente información:
- Detalles de la ubicación
- Números de contacto para el día
- Qué llevar
- Un programa para el día
También puede adjuntar literatura breve pero perspicaz sobre su causa para que los voluntarios estén comprometidos incluso antes de llegar. La preparación de su organización demuestra su dedicación a la causa, inspirando el compromiso de los voluntarios.
Establezca un sistema de registro de voluntarios
Un sistema de registro en cada evento le ayudará a hacer un seguimiento de la asistencia de los voluntarios. Tan pronto como los voluntarios lleguen al lugar del evento, haga que se dirijan directamente a un punto de registro (e incluya una señalización clara para que sea fácil de localizar). Un proceso de registro automatizado también permitirá a los voluntarios firmar su entrada y salida, de modo que su organización sin ánimo de lucro pueda registrar datos valiosos sobre el número de participantes y horas. Si no dispone de la tecnología necesaria, deje de usar papel y lápiz y cree una hoja de cálculo para registrar la asistencia y las horas de participación. Un evento bien organizado minimizará el estrés de los voluntarios en los eventos, asegurando que tengan una experiencia positiva.
Agradezca a sus voluntarios
Apoye sus esfuerzos de captación con un mejor compromiso de los voluntarios. Ahora que sabe cómo conseguir voluntarios para un evento, puede prepararse para el éxito en el siguiente evento. Concluya cada evento reuniendo a sus voluntarios para agradecerles su duro trabajo. Habla de todo lo que habéis conseguido como equipo y de lo valiosos que han sido sus esfuerzos como voluntarios. Envíe un correo electrónico de agradecimiento sincero. Sentirse apreciado sienta bien: ¡los voluntarios podrían querer volver a ayudar!
Su organización depende de los esfuerzos benévolos de los voluntarios de su evento. Esperamos que estas 8 estrategias le ayuden a conseguir toda la ayuda que necesita para que su próximo evento sea un éxito. ¡No tenga miedo de utilizar estos consejos para atraer y retener a los voluntarios para cualquier oportunidad futura de su organización!