¿Qué es un Auto Attendant?
No todo el mundo está familiarizado con el término «auto attendant», pero todo el mundo sabe lo que es. Algunos lo llaman recepcionista virtual. Es el saludo automático que proporciona un menú de indicaciones del teclado para que las personas que llaman se conecten con departamentos o personas. También puede proporcionar información empresarial básica, como el horario comercial, las direcciones locales o las ofertas actuales.
La primera impresión es importante. A diferencia de una recepcionista en vivo, la operadora automática trabaja 24/7/365 y nunca tiene un mal día. Incluso puede personalizar el mensaje para después de las horas de trabajo o los días festivos.
¿Por qué utilizar una operadora automática? ¿Cuáles son los beneficios?
Usar un sistema de operadora automática es la forma más fácil y económica de mejorar la satisfacción de los clientes y aumentar la productividad de los empleados.
Primera impresión profesional &cada vez después
No importa si usted es una pequeña empresa establecida con 20 empleados o una nueva puesta en marcha (como usted y un amigo que trabaja desde su garaje) – con una operadora automática, las personas que llaman no podrán saberlo. Es una de las formas más asequibles de dar inmediatamente una ventaja a su negocio.
Cree mensajes de bienvenida personalizados
Mejore la experiencia de su interlocutor con saludos específicos para su negocio, ubicación y situación. No es necesario que un recepcionista esté en directo para mantener el toque personal al que están acostumbrados sus clientes.
Demuestre que su empresa respeta su tiempo y sus necesidades utilizando saludos coherentes, opciones de menú bien pensadas y un enrutamiento de llamadas eficiente.
No pierda nunca una llamada con un enrutamiento de llamadas sencillo
Todos hemos pasado por ello: llama a una empresa y recibe el temido «Déjeme ponerle en espera mientras le transfiero…», sólo para que la llamada se pierda o se transfiera a la persona equivocada.
Con una operadora automática, esto nunca sucede. Las personas que llaman pueden elegir con quién hablar, lo que les lleva a la persona correcta, la primera vez. Y si utiliza un sistema telefónico completamente virtual, como NetLines, puede conectarse a los teléfonos móviles de los empleados, aumentando la tasa de respuesta de las llamadas.
La operadora automática agiliza su comunicación interna, reduciendo la frustración de las personas que llaman y optimizando el tiempo de los empleados.
Aumentar la productividad &el enfoque de los empleados
Para cualquier pequeña empresa, el tiempo es un recurso precioso. Los empleados suelen llevar varios sombreros y hacer malabares con muchas prioridades. Las tareas administrativas sólo restan trabajo a las iniciativas de crecimiento y operaciones clave.
Con una recepcionista automatizada, el proceso de enrutamiento de las llamadas está preprogramado, liberando el tiempo de los empleados.
Cada empleado o departamento recibe las llamadas adecuadas, a tiempo. No hay que esperar a las transferencias o a que otro miembro del equipo transmita un mensaje. Las preguntas o problemas de los clientes se abordan de manera eficiente, mejorando la productividad de los empleados y del departamento.
Ahorre dinero respecto a las alternativas profesionales
En comparación con otras alternativas de recepcionista profesional, un servicio telefónico con una operadora automática suele ser más barato. Tanto si está pensando en una recepcionista a tiempo completo como si depende de un director de oficina o de un administrador, una operadora automática elimina esa necesidad. Se ahorrará tiempo y dinero de los empleados que puede ser mejor gastado en otra parte.
Algunas empresas también consideran una recepcionista remota en vivo. Aunque estos servicios son más baratos que un empleado a tiempo completo, siguen costando cientos de dólares cada mes. Para la mayoría de las empresas, es un costo completamente innecesario que puede ser mejor manejado con un asistente automático.
¿Quién debe usar un asistente automático?
- Oficinas (como dentales, médicas, financieras, legales, de marketing, y más)
- Equipos de ventas
- Agentes y empresas inmobiliarias
- Escuelas e instituciones que utilizan la enseñanza a distancia
- Centros de llamadas
- Propietarios de pequeñas empresas
- Consultores
- Empresas de nueva creación
- Trabajadores autónomos
- Pequeñas empresas sinbeneficios
- Empresas o equipos virtuales o remotos
Ejemplos de Cuándo &Cómo utilizar un servicio de atención automática
- Fuera de horario y fines de semana – siempre que su oficina esté cerrada
- Festividades, cierres o cambios de funcionamiento – fiestas nacionales, cierre de fábricas, vacaciones escolares, cierres temporales o cambios de funcionamiento (como durante una pandemia)
- Recuperación de desastres – si sus interlocutores necesitan más información sobre una reciente inundación, incendio, desastre natural, etc.
- Saludos estacionales – reconozca las épocas religiosas, nacionales o estacionales cuando sean relevantes para sus llamantes, como Semana Santa, Navidad, Diwali, Ramadán
- Campañas de marketing – ahorre tiempo pregrabando información sobre los últimos descuentos anunciados o promociones especiales
- Múltiples departamentos – facilite el contacto con ventas atención al cliente, marketing, TI, o cualquier departamento que tenga su empresa
- Opciones de idioma – ofrezca a los llamantes una opción automatizada para utilizar su idioma preferido
Servicio de respuesta automática de dos niveles
Con el servicio de respuesta automática de NetLines, puede incluso configurar una operadora automática de dos niveles con opciones de menú como:
«Gracias por llamar a la empresa XYZ. Para el servicio de atención al cliente, pulse 1. Para ventas, pulse 2. Para las ubicaciones y horarios de las tiendas, pulse 3…»
«Gracias por llamar al departamento de Ventas. Para Aaron, presione 1. Para Julie, pulse 2…»
Sin importar el horario de su negocio o el número de empleados, el sistema de operadora automática tiene cubierta su pequeña empresa. Puede crear saludos separados para los días festivos, después de las horas, y diferentes horas del día y las fechas.
Cómo configurar una operadora automática
Nuestro sistema de operadora automática es accesible desde su iPhone o smartphone Android existente. No hay necesidad de comprar equipos adicionales o contratar a un profesional de TI. Simplemente descargue la aplicación NetLines de su tienda de aplicaciones para empezar.
Antes de iniciar un mensaje de bienvenida, querrá planificar sus opciones de menú, extensiones, jerarquía de opciones y todo aquello que facilite la experiencia de la persona que llama.
¿Necesita ayuda para organizarse y crear sus saludos personalizados? Echa un vistazo a nuestra guía definitiva de guiones de operadora automática.
Avance su negocio con una operadora automática
Implementar una operadora automática es un sentido empresarial inteligente: es más profesional, ahorra dinero, optimiza la gestión de las llamadas y aumenta la productividad. Por no hablar de su bajo coste.
Con NetLines, obtendrá un sistema telefónico completamente virtual en su smartphone actual. Su avanzada función de operadora automática elevará su negocio sin que le cueste mucho dinero.