Archivo de personal

25 de julio de 2020

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Lista de comprobación del archivo de personal

Información básica del empleado:

• Nombre, dirección, número de teléfono.
• Datos de contacto en caso de emergencia.

Historia de empleo:

• Solicitud de empleo y/o currículum vitae.
• Carta de oferta de empleo.
• Descripción del empleo.
• Verificación de la educación (si procede).
• Títulos de estudios (si procede).
• Referencias.
• Comprobación de antecedentes.
• Cualquier otro documento relacionado con el empleo.
• Registros de bajas por enfermedad, vacaciones y permisos/sabáticos.

Desarrollo del rendimiento del empleado:

• Evaluaciones del empleado.
• Registros de asistencia.
• Objetivos de rendimiento.
• Plan de mejora del rendimiento (si procede).
• Solicitudes de formación, traslado y solicitudes internas de empleo.
• Registros de formación y desarrollo profesional.
• Reconocimientos al empleado, incluyendo premios y cartas de desempeño.
• Advertencias escritas y/o audiencias disciplinarias.

Documentación legal:

• Formularios fiscales del IRS (W-4, I-9).
• Información sobre nóminas y compensaciones.
• Contrato de trabajo.
• Beneficios de los empleados.

Registros de cese de empleados:

• Carta de cese.
• Carta de cese (si procede).
• Registro de entrevista de salida.
• Documentos de desempleo y seguro.
• Registros de pago final (vacaciones, jubilación, etc.)

Preguntas:

¿Tienen los empleados derecho a ver su expediente personal?

Sólo los empleados de ciertos estados pueden tener acceso a sus expedientes personales. En algunos estados, los empleados pueden hacer copias de ciertos documentos de sus expedientes personales sin tener acceso a otros documentos. Los empleados deben consultar el manual del empleado para conocer la política de acceso a los expedientes personales.

Aprenda más sobre los expedientes personales.

¿Qué documentos deben estar en un expediente personal?

• Información esencial sobre un empleado.
• Evaluaciones de desempeño.
• Registro de bajas.
• Registro fiscal.
• Registro disciplinario.
• Registro de despido.

Aprenda más sobre los archivos de personal.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los archivos de personal?

Esto depende del estado en el que se encuentre y del contenido de sus archivos de empleados. Las leyes federales de empleo especifican cuánto tiempo debe conservar las carpetas de archivos de personal, pero el plazo suele ser de uno a cuatro años, dependiendo del documento. Es importante cumplir con estos plazos para evitar multas.

Para más descargas útiles, eche un vistazo a nuestra Plantilla de Anuncio de Trabajo, Plantilla de Contrato de Trabajo y Carta de Verificación de Empleo.

Vea más detalles sobre los Archivos de Personal.

¿Son confidenciales los archivos de personal?

Sí, los archivos de personal contienen información sensible y deben ser mantenidos de forma confidencial por RRHH.

Vea más detalles sobre Archivos de Personal.

¿Se pueden mantener los archivos de personal de los empleados de forma electrónica?

Sí. Hay muchas opciones de software de archivos de personal en el mercado. Muchas empresas prefieren almacenar sus archivos de personal en la nube, lo que elimina la necesidad de archivadores y les permite acceder a los archivos de personal en cualquier lugar. Echa un vistazo a Gusto y BambooHR.

Obtén más información sobre los archivos de personal.

¿Cómo organizo los archivos de personal?

1. Organiza los archivos por nombre de empleado.
2. Crea subcarpetas para diferentes categorías.
3. Etiqueta cada archivo impreso o electrónico de forma clara y correcta.
4. Haz copias de seguridad de tus archivos.
5. Mantenga seguros todos los archivos de personal.
6. Permita el acceso sólo a las personas autorizadas.

Consulte nuestra lista de comprobación de los archivos de personal.

¿Puede un empleado despedido solicitar un archivo de personal?

En muchos estados, los empleadores están obligados por ley a conceder a los empleados actuales y antiguos acceso a sus archivos de personal. En algunos estados, los empleados pueden hacer copias de ciertos documentos de sus expedientes personales, como las evaluaciones de rendimiento. En otros estados, ciertos documentos están excluidos de esta norma, por ejemplo, los documentos relativos a una investigación penal. Todas las empresas deben analizar las leyes estatales para determinar el alcance de las restricciones y consultar con un abogado en caso de recibir una solicitud de inspección del expediente personal de un empleado despedido. La mayoría de los empleadores tienen una política de acceso a los archivos de personal que los empleados pueden consultar en sus manuales del empleado.

Aprenda más sobre los archivos de personal.

¿Cómo debo almacenar las carpetas de los archivos de personal?

Los archivos de personal pueden almacenarse como archivos en papel o electrónicamente, dependiendo del tamaño de su empresa. Si suele organizar los archivos de personal por el nombre del empleado, mantenga el mismo sistema de almacenamiento en todos los archivos, incluidos los archivos médicos y de nóminas.

Más información sobre los archivos de personal.

¿Son los archivos de personal un registro público?

Los archivos de personal no son un registro público pero se puede acceder a ellos en determinadas circunstancias.

Más información sobre los archivos de personal.