44 Plantillas de facturas comerciales en blanco [PDF, Word]

En pocas palabras, una factura comercial es un documento que sirve como prueba de la transacción entre un comprador y un vendedor. También puede ser utilizado por las aduanas para establecer el valor de la mercancía importada para la evaluación de los derechos e impuestos.

Este documento es preparado por el vendedor y debe contener la información correcta. Por sí misma, una factura comercial no otorga derechos de propiedad sobre la mercancía o los bienes, a menos que vaya acompañada de un anexo que contenga el importe total del pago de la persona que importa la mercancía. Lo más habitual es que el vendedor entregue una copia original de la factura al comprador y se quede con una copia para él. Sin embargo, si la mercancía va a ser importada, se pueden entregar más copias según sea necesario.

Las facturas comerciales deben contener toda la información esencial necesaria para que cuando sea utilizada e inspeccionada, no haya retrasos innecesarios con la aduana. En este artículo, usted aprenderá todo acerca de este documento, así como la forma de hacer su propia plantilla y cómo crear su propia plantilla oficial.

Plantillas de facturas comerciales

¿Cuándo se utilizan las facturas comerciales?

Las facturas comerciales son documentos importantes que se pueden utilizar para diferentes propósitos. Los vendedores y exportadores deben saber cómo y cuándo emitirlas, así como rellenarlas correctamente. Los compradores e importadores también deben tener amplia información sobre estos documentos para estar preparados siempre que se soliciten.

Aquí tiene algunas de las razones más importantes por las que se elaboran y utilizan las facturas comerciales:

Como exportador, podrá utilizarlas para respaldar sus reclamaciones de seguros, préstamos y programas de subvenciones. Tenerlo a mano le permitirá realizar transacciones más rápidas y fluidas a la hora de presentar requisitos.
Tanto el comprador como el vendedor pueden utilizarlo como registro o como prueba de los artículos que se han comprado/vendido. Tener registros de los artículos vendidos y comprados es beneficioso para el registro financiero y la contabilidad.
El comprador o importador puede hacer uso de ella para emitir los fondos para el pago a través del banco al vendedor o exportador. Sin una factura comercial, el banco puede negarse a emitir los fondos, dependiendo de sus políticas.
Este serviría como el principal documento de apoyo para cuando hay una reclamación de seguro sobre un envío en particular. Para que se dé la reclamación al seguro, sería necesario presentar una factura oficial.
Cuando las mercancías se envían a otro país, el importador tendría que poder entregarlo antes de que la mercancía pueda pasar por la aduana. Sin ella, la mercancía podría quedar retenida en el aeropuerto hasta que se presenten otros requisitos, lo que sería muy incómodo.
Los bancos tendrían que inspeccionar la factura comercial antes de entregar el dinero en virtud de una carta de crédito o de un cobro documentario.
Este documento también puede utilizarse junto con otros documentos (como un certificado de inspección), que serviría como prueba de que lo que se envía es de la mejor calidad y es exactamente lo que el cliente ha pedido.
También puede ser utilizado por el gobierno para determinar el valor de los bienes o mercancías a la hora de evaluar los derechos.
Para las autoridades aduaneras, esto también puede ser utilizado para el mismo propósito, así como para el registro de las estadísticas y para la inspección.
Puede servir como contrato vinculante cuando se realiza una transacción y puede utilizarse como requisito clave en el procedimiento de concesión de licencias de importación por parte de algunos países.

Como puede ver, las facturas comerciales son documentos importantes, por una serie de razones. Así que sería muy útil aprender todo lo posible sobre ellas.

La información importante necesaria en las facturas comerciales

Si usted es un vendedor o un exportador y planea hacer su propia plantilla de factura comercial para su empresa, necesita saber la información vital requerida que necesita ser colocada en ella. Toda esta información debe estar presente para que su documento sea oficial y preciso:

Nombre completo, dirección postal completa y datos de contacto del vendedor.
Nombre completo, dirección postal completa y datos de contacto del comprador.
Si se trata de una mercancía que se envía, el nombre completo, la dirección postal completa y los datos de contacto de la persona a la que se envía la mercancía.
Número de referencia, fecha de emisión de la factura y número del pedido de la mercancía.
Descripción completa de la mercancía, incluyendo marcas, números, cantidades, clase y peso.
Narrativa comercial detallada de la mercancía en inglés sencillo.
Cantidad de la mercancía junto con su peso neto y bruto.
Precio y moneda de la mercancía.
Descuentos y cargos adicionales, si los hubiera, para verificar los precios especificados en la factura.
Tiempo y modo de pago y entrega.
País del que procede la mercancía. Si el nombre del fabricante está presente, sería útil pero no obligatorio.
Medios de envío y ruta de envío.
Fecha y referencia al número de contrato de venta.
La hora, la fecha y el lugar donde se ha vendido la mercancía.
Una firma y la fecha en que se ha firmado (también se puede poner el título del firmante).

Todos estos elementos son necesarios para hacer una plantilla. Más información sobre cómo hacer y rellenar una factura comercial se da en otras partes del artículo. También hay que tener en cuenta que cuando se hace la factura, hay que asegurarse de tener una copia original firmada, así como cuántas otras copias son necesarias tanto para el comprador como para el vendedor.

Factura comercial en blanco

Cómo hacer tu propia plantilla de factura comercial

Hacer tu propia plantilla para tu empresa o tu negocio es bastante fácil siempre que tengas suficiente información para ayudarte. Aquí hay algunos pasos sencillos para guiarle en la creación de su propia plantilla personalizada:

Para tener una buena y sólida referencia, vaya en línea, busque y encuentre facturas comerciales imprimibles que ya han sido pre-fabricadas. Muchos sitios las ofrecen y todo lo que tienes que hacer es mirarlas y elegir la que te gustaría que fuera similar a tu factura.
Para tener una mejor comprensión del documento, intenta rellenar la factura online. Esto le dará una mejor comprensión de cómo tendría que formatear su propia factura.
Usando Microsoft Excel (o cualquier programa de hoja de cálculo con el que se sienta cómodo), formatee y diseñe su propia plantilla de factura comercial. Puedes utilizar los formularios gratuitos y prefabricados que encuentres en Internet como guía para elaborar tu propia versión. Crea tu factura de forma que se adapte a tu propio negocio y a tus productos para que las transacciones comerciales sean eficientes en el futuro. Junto con las facturas prefabricadas, asegúrese de incluir toda la información necesaria para que su factura sea oficial.
Aunque hay información requerida, no hay un formato específico o requerido para ello. Para ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo, sería mejor que trabajaras con formularios ya hechos en lugar de hacer los tuyos desde cero.

Algunos términos que necesitarías entender antes de rellenar la factura comercial

Las facturas comerciales tienen mucha información en ellas y para poder rellenarlas correctamente, debes ser capaz de entender todos los términos escritos en ellas. Siga leyendo para aprender los términos más comunes que se encuentran en cualquier factura comercial, en beneficio de los compradores, importadores, vendedores o exportadores.

Expedidor o Exportador se refiere a usted – la persona o empresa que está vendiendo, enviando o exportando mercancías comercialmente.
Consignatario se refiere a la persona o empresa a la que se está enviando o embarcando la mercancía comprada.
Consignatario Intermedio se refiere a la persona o empresa que actuaría como enlace en nombre del consignatario en un país diferente, si lo hubiera, para poder completar la entrega.
Fecha se refiere a la fecha exacta en la que la mercancía es enviada y exportada.
Número de factura se refiere al número de factura comercial, que es dado por el vendedor o exportador.
Número de pedido del cliente se refiere al número de referencia del pedido, que es dado por el comprador o el cliente.
Moneda se refiere a la moneda real utilizada en el cálculo de los importes totales de la factura.
País de origen se refiere al país de donde proviene la mercancía.
País de destino se refiere al país al que se exporta o envía la mercancía.
Transportista se refiere a la empresa o la ruta que se utiliza para exportar la mercancía.
Condiciones de pago se refiere a los términos y condiciones, acordados por el comprador y el vendedor.
Condiciones de transporte se refiere a todos y cada uno de los términos y condiciones que se aplicarían a todo el proceso de envío y entrega.
Las notas se refieren a cualquier instrucción de envío y entrega del comprador.
Valor unitario se refiere al coste de cada uno de los artículos, individualmente.
Peso se refiere al peso total de todos los artículos combinados.
Flete se refiere a cualquier cargo de transporte.
Seguro se refiere a cualquier cargo de seguro.
La firma se refiere al título y la firma del remitente junto con la fecha de envío de la mercancía.

Conocer la definición de estos términos que se encuentran comúnmente en las facturas comerciales le ayudará a rellenarlas y entenderlas mejor. Las cosas estarían mucho más claras y serías mucho más eficiente a la hora de rellenar y entregar las facturas.

Formulario de factura comercial

Cómo rellenar las facturas comerciales

Ahora que sabes cómo hacer tu propia plantilla de factura comercial y has repasado las definiciones de los términos más comunes que se encuentran en ellas, es el momento de entender cómo rellenar una factura de forma eficiente. Es fundamental saber cómo rellenarlas con precisión para poner la información correcta en este importante documento.

Sigue leyendo y estudia los pasos para rellenar correctamente las facturas comerciales:

Suministra los datos correctos y completos del comprador, del vendedor y de los posibles intermediarios. Para completar estos datos, necesitarás el nombre, la dirección postal completa (con el código del país), el número de contacto (también con el código del país) y el número de identificación fiscal o de la Seguridad Social o cualquier número de identificación gubernamental comparable. En el caso de los envíos, los destinatarios pueden denominarse consignatarios, mientras que el comprador o remitente puede denominarse expedidor.
Suministre completamente todos los detalles del envío. Estos datos contienen el número de factura del exportador, el/los motivo/s de la exportación de la mercancía, las condiciones de venta, el número de la carta de porte o el ID del envío -que el transportista utilizará para identificar o rastrear el envío-, el nombre del transportista y la fecha en que se ha exportado el envío. Conviene tener en cuenta que algunos de los elementos enumerados anteriormente no se aplicarán a su venta o envío, por lo que no es necesario rellenar esas partes. Las condiciones de venta son probablemente el elemento más importante, ya que contienen mucha información sobre el envío y el proceso de entrega.
Anote las descripciones de todos los artículos que se incluyen. Incluya todos los artículos del envío, su cantidad (con la unidad utilizada para medir el/los artículo/s), una breve descripción del artículo, así como para qué se utilizará el/los artículo/s o si se venderá/n. Incluya también el país de donde proviene la mercancía (no necesariamente de donde se envía la mercancía), de qué están hechos y los números de los artículos, si los hay.
Complete el valor unitario así como el valor total de su envío. Esto incluiría el valor de cada uno de los artículos, el valor total de todos los artículos y la moneda que se utilizó para calcular las cantidades. En el caso de los artículos importados, debe incluirse el importe que ha pagado por la mercancía, sin los gastos de envío ni de seguro. Para los artículos que se exportan, se necesita el importe por el que se compró la mercancía, así como la moneda utilizada para su compra.
Finalice toda la información relativa al envío. Número y peso total de los paquetes, gastos de seguro, rebajas o descuentos aplicados, gastos de transporte y cualquier otro gasto asociado al envío. Rellene lo que corresponda a su transacción y su envío.
Firme su factura. Sin una firma, su factura puede no ser considerada como válida.
Haga copias de su factura. Como va a entregar la copia original a su comprador, tendría que hacer tantas copias como necesitara, para registros o para otros fines.
Compruebe si toda la información es correcta y si necesita proporcionar algún otro documento de apoyo. Un ejemplo de documento adicional sería un certificado de origen. Estos documentos adicionales suelen ser necesarios para los envíos internacionales, pero sería prudente comprobar siempre si se necesitan documentos adicionales, independientemente del lugar al que se vaya a enviar el envío.

¡Aquí tiene! Una sencilla guía paso a paso para rellenar con precisión y eficacia las facturas comerciales. Esta guía le facilitará hacer transacciones más rápidas en su negocio.

Muestras de facturas comerciales

La diferencia entre la factura comercial y la factura de envío

Hay muchos tipos de facturas por ahí y sería útil para usted saber cuáles son y cómo se diferencian entre sí. Esto le ayudaría a determinar qué factura debería utilizarse en qué transacciones y cuál necesitaría presentar cuando se le pidan documentos como requisitos.

Aquí hay algunas diferencias de ambos tipos de facturas:

Factura comercial

Se utiliza en envíos internacionales, por lo que contiene información más detallada. Incluye información detallada sobre la descripción de los artículos junto con las cantidades y el peso, el precio individual y total de los artículos y cualquier otro coste y gasto de envío.

Al hacer las facturas comerciales se tienen en cuenta los términos, las tarifas y las normas internacionales. También contiene información detallada sobre el remitente y el destinatario.

Factura de envío

Una lista general de artículos enviados de un individuo o empresa a otro individuo o empresa, utilizada a nivel nacional.

Estas facturas dan un método de contabilidad para el inventario de los artículos enviados, sin mucho detalle. Puede contener sólo una lista de los artículos junto con su precio y cantidad individual.

Estas son las diferencias básicas de las dos facturas. En términos sencillos, una es más complicada que la otra porque una (factura comercial) se utiliza para envíos internacionales mientras que la otra (factura de envío) se utiliza para envíos nacionales. Sin embargo, ambas facturas sirven como documento legal para demostrar que una transacción se ha realizado y acordado entre dos partes.