Los equipos de proyecto de los hospitales que tienen la tarea de implementar Epic EHR no tienen escasez de pasos importantes que gestionar. La formación es el pináculo de estos esfuerzos. Cuando se maneja bien, la formación puede establecer el escenario para los usuarios empoderados y el prometido ROI para los administradores. Sin embargo, lamentablemente vemos muchos errores repetidos cuando se trata de la formación de Epic para los hospitales. Hoy ofrecemos algunas palabras de sabiduría debido a nuestra experiencia asistiendo a muchos clientes en este frente, así como algunos consejos para abordar esta tarea crítica como un profesional!
#1: Los módulos de formación de Epic son demasiado largos
Un aspecto crucial de la creación de grandes materiales de formación de Epic es tener en cuenta la audiencia: los usuarios finales clínicos ocupados. Con esto en mente, hemos visto que los hospitales y los sistemas de salud optan por guías y vídeos de formación pesados que no permiten un fácil acceso a la información que ayudará a los clínicos a hacer uso de su EHR de una manera eficiente. Siguiendo las mejores prácticas de aprendizaje de adultos y creando módulos de formación breves -ya sean vídeos de menos de cinco minutos o guías de inicio rápido- los hospitales fomentarán una mejor participación y retención del contenido.
Consejo de buenas prácticas
Hoy en día estamos acostumbrados a un tipo diferente de medios de comunicación, y es importante incorporar esto en el conjunto de formación utilizado para la implementación de Epic para llegar mejor a toda la audiencia de usuarios. El personal administrativo (como los profesionales de admisión/de la oficina principal) puede adorar sus paquetes de formación (copias físicas de los pasos del flujo de trabajo) o las guías de inicio rápido, mientras que los médicos pueden preferir los vídeos que pueden digerir rápidamente entre los pacientes o cuando sus horarios lo permitan. El desarrollo de ambos recursos físicos y digitales para la formación de Epic permitirá a los formadores para servir mejor a todos los usuarios esperados, en última instancia, fomentar la adopción y la realización del ROI.
#2: Los materiales de formación para Epic están anticuados
La creación de contenidos de formación dinámicos y multimedia para apoyar la formación de EHR es grande, pero si nunca se mantienen o la contabilidad de las actualizaciones y optimizaciones de Epic, incluso los mejores recursos no podrán impulsar los resultados. El tiempo es valioso para los usuarios finales, y si identifican rápidamente la información obsoleta o los flujos de trabajo en las guías de formación o los vídeos de formación, es probable que no estén dispuestos a continuar y volver a participar si/cuando se realizan las actualizaciones. Respete el tiempo de los ocupados proveedores del hospital manteniendo los materiales actualizados y permitiendo un presupuesto para revisiones periódicas para la exactitud y el compromiso exitoso.
Consejo de buenas prácticas
Como muchos hospitales contratan a formadores profesionales de Epic para que se encarguen de su puesta en marcha, la tarea de seguimiento de las iniciativas de formación puede perderse en la confusión si no se asigna adecuadamente a alguien dentro del hospital para que se encargue. Incluso si se toma la decisión de externalizar el mantenimiento continuo y la creación de materiales de prueba, es importante que alguien dentro del sistema de salud tenga en su radar (o en sus calendarios literales) evaluar periódicamente la necesidad de una actualización. No espere a que los usuarios finales le digan que el contenido es obsoleto.
#3: Los métodos de formación de EHR no son escalables
Un último error de la nota a menudo viene de los sistemas de salud que van en su lanzamiento inicial de Epic, pero no tienen en cuenta las necesidades en curso … especialmente cuando se trata de la formación. Puede que todo el mundo esté formado, conectado y utilizando la tecnología, pero ¿qué ocurre cuando se produce el inevitable cambio de personal y los nuevos usuarios necesitan formación? ¿Qué pasa si un médico ha estado de baja y necesita un repaso a su regreso para volver a manejar su carga de pacientes? ¿Qué sucede cuando el personal de apoyo necesita revisar los flujos de trabajo o los módulos que se utilizan con menos frecuencia para impulsar los procesos preferidos? Estos escenarios van a ser difíciles de abordar con sesiones de formación presencial como única opción.
Consejo de buenas prácticas
El aprendizaje digital para la formación de Epic es una gran solución para tener en cuenta estas necesidades, ya que aprovecha los materiales de formación reproducibles y a la carta que pueden ser fácilmente escalados, revisados y actualizados según sea necesario. Este enfoque exitoso también introduce la oportunidad de cuestionar a los participantes para medir el dominio y la retención, así como la retroalimentación para mejorar los futuros esfuerzos de formación para servir mejor a los usuarios finales (De hecho, si tuviéramos que añadir un cuarto error común, sería no incorporar la retroalimentación del usuario directamente en el programa de formación).
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