Einführung in die Rechnungswesen-Informationssysteme (AIS)

Ein Rechnungswesen-Informationssystem (AIS) ist eine Struktur, die ein Unternehmen verwendet, um seine Finanzdaten zu erfassen, zu speichern, zu verwalten, zu verarbeiten, abzurufen und zu melden, so dass sie von Buchhaltern, Beratern, Unternehmensanalysten, Managern, Chief Financial Officers (CFOs), Wirtschaftsprüfern, Regulierungsbehörden und Steuerbehörden verwendet werden können.

Speziell geschulte Buchhalter arbeiten eingehend mit AIS zusammen, um ein Höchstmaß an Genauigkeit bei den Finanztransaktionen und der Buchführung eines Unternehmens zu gewährleisten und die Finanzdaten denjenigen leicht zugänglich zu machen, die legitimerweise darauf zugreifen müssen – und das alles, während die Daten intakt und sicher bleiben.

Verständnis der Rechnungswesen-Informationssysteme (AIS)

Ein Rechnungswesen-Informationssystem ist eine Methode zur Verfolgung aller Buchhaltungs- und Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens. Buchhaltungsinformationssysteme bestehen im Allgemeinen aus sechs Hauptkomponenten: Menschen, Verfahren und Anweisungen, Daten, Software, informationstechnische Infrastruktur und interne Kontrollen. Im Folgenden werden die einzelnen Komponenten im Detail beschrieben.

1. AIS Menschen

Die Menschen in einem AIS sind die Systembenutzer. Ein AIS hilft den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, zusammenzuarbeiten. Zu den Fachleuten, die das AIS eines Unternehmens nutzen müssen, gehören:

• Buchhalter
• Berater
• Wirtschaftsanalytiker
• Manager
• Finanzchefs
• Rechnungsprüfer

Die Geschäftsleitung kann zum Beispiel Verkaufsziele festlegen, für die die Mitarbeiter dann die entsprechende Menge an Inventar bestellen können. Mit der Inventarbestellung wird die Buchhaltung über eine neue Verbindlichkeit informiert. Wenn in einem Unternehmen Verkäufe getätigt werden, sind u. a. folgende Personen und Abteilungen am Verkaufsprozess beteiligt:

1. Die Verkäufer geben die Kundenaufträge in das AIS ein.
2. Die Buchhaltung stellt dem Kunden eine Rechnung aus oder schickt ihm eine Rechnung.
3. Das Lager stellt die Bestellung zusammen.
4. Die Versandabteilung schickt die Bestellung an den Kunden.
5. Die Buchhaltung wird über eine neue Forderung informiert, die ein Schuldschein des Kunden ist, der normalerweise innerhalb von 30, 60 oder 90 Tagen bezahlt wird.
6. Die Kundendienstabteilung verfolgt die Bestellung und den Versand an den Kunden.
7. Die Geschäftsleitung nutzt das AIS, um Verkaufsberichte zu erstellen und Kostenanalysen durchzuführen, die Bestands-, Versand- und Herstellungskosten umfassen können.

Mit einem gut konzipierten AIS können alle Mitarbeiter eines Unternehmens auf dasselbe System zugreifen und die gleichen Informationen abrufen. Ein AIS vereinfacht auch die Weitergabe von Informationen an Personen außerhalb des Unternehmens, wenn dies erforderlich ist.

Beispielsweise können Berater die Informationen in einem AIS verwenden, um die Effektivität der Preisstruktur des Unternehmens zu analysieren, indem sie Kostendaten, Verkaufsdaten und Einnahmen betrachten. Auch Wirtschaftsprüfer können die Daten nutzen, um die internen Kontrollen eines Unternehmens, die Finanzlage und die Einhaltung von Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) zu beurteilen.

Das AIS sollte so konzipiert sein, dass es den Bedürfnissen der Personen entspricht, die es nutzen werden. Das System sollte außerdem einfach zu bedienen sein und die Effizienz verbessern, nicht behindern.

2. Verfahren und Anweisungen

Die Verfahren und Anweisungen eines AIS sind die Methoden, die es zum Sammeln, Speichern, Abrufen und Verarbeiten von Daten verwendet. Diese Methoden sind sowohl manuell als auch automatisiert. Die Daten können sowohl aus internen Quellen (z. B. Mitarbeiter) als auch aus externen Quellen (z. B. Online-Bestellungen von Kunden) stammen. Die Verfahren und Anweisungen werden in der AIS-Software kodiert. Die Verfahren und Anweisungen sollten jedoch auch den Mitarbeitern durch Dokumentation und Schulung „eingeimpft“ werden. Die Verfahren und Anweisungen müssen konsequent befolgt werden, um wirksam zu sein.

3. AIS-Daten

Ein AIS muss über eine Datenbankstruktur zur Speicherung von Informationen verfügen, wie z. B. Structured Query Language (SQL), eine Computersprache, die häufig für Datenbanken verwendet wird. Mit SQL können die im AIS gespeicherten Daten bearbeitet und zu Berichtszwecken abgerufen werden. Das AIS benötigt außerdem verschiedene Eingabemasken für die verschiedenen Arten von Systembenutzern und die Dateneingabe sowie verschiedene Ausgabeformate, um den Anforderungen der verschiedenen Benutzer und der verschiedenen Arten von Informationen gerecht zu werden.

Die in einem AIS enthaltenen Daten sind alle Finanzinformationen, die für die Geschäftspraktiken des Unternehmens relevant sind. Alle Geschäftsdaten, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken, sollten in ein AIS aufgenommen werden.

Die Art der Daten, die in einem AIS enthalten sind, hängt von der Art des Unternehmens ab, aber es kann aus den folgenden Daten bestehen:

• Verkaufsaufträge
• Kundenabrechnungen
• Verkaufsanalyseberichte
• Einkaufsanforderungen
• Lieferantenrechnungen
• Schecklisten
• Hauptbuch Hauptbuch
• Inventardaten
• Lohnabrechnungsdaten
• Zeiterfassung
• Steuerdaten

Die Daten können zur Erstellung von Buchhaltungsauszügen und Finanzberichten verwendet werden, einschließlich der Fälligkeit von Forderungen, Abschreibungsplänen, einer Summenbilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Alle diese Daten an einem Ort – im AIS – zu haben, erleichtert die Aufzeichnungen, die Berichterstattung, die Analyse, die Rechnungsprüfung und die Entscheidungsfindung in einem Unternehmen. Damit die Daten nützlich sind, müssen sie vollständig, genau und relevant sein.

Andererseits gehören Memos, Korrespondenz, Präsentationen und Handbücher zu den Daten, die nicht in ein AIS aufgenommen werden. Diese Dokumente haben vielleicht einen tangentialen Bezug zu den Finanzen des Unternehmens, sind aber, abgesehen von den Standardfußnoten, nicht wirklich Teil der Finanzbuchhaltung des Unternehmens.

4. AIS-Software

Die Softwarekomponente eines AIS sind die Computerprogramme, die zum Speichern, Abrufen, Verarbeiten und Analysieren der Finanzdaten des Unternehmens verwendet werden. Bevor es Computer gab, war ein AIS ein manuelles, papiergestütztes System, aber heute verwenden die meisten Unternehmen Computersoftware als Grundlage für das AIS. Kleine Unternehmen verwenden z.B. Quickbooks von Intuit oder Sage 50 Accounting von Sage, aber es gibt auch andere. Kleine bis mittlere Unternehmen verwenden z.B. Business One von SAP. Mittlere und große Unternehmen verwenden z.B. Dynamics GP von Microsoft, MAS 90 oder MAS 200 von der Sage Group, PeopleSoft von Oracle oder Epicor Financial Management.

Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit sind Schlüsselkomponenten einer effektiven AIS-Software. Manager verlassen sich auf die Informationen, die sie ausgeben, um Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen, und sie brauchen qualitativ hochwertige Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

AIS-Softwareprogramme können an die individuellen Bedürfnisse verschiedener Unternehmenstypen angepasst werden. Wenn ein vorhandenes Programm den Anforderungen eines Unternehmens nicht genügt, kann die Software auch intern unter maßgeblicher Mitwirkung der Endnutzer oder von einem Drittunternehmen speziell für das Unternehmen entwickelt werden. Das System könnte sogar an ein spezialisiertes Unternehmen ausgelagert werden.

Für börsennotierte Unternehmen wird die Struktur des AIS bis zu einem gewissen Grad von den Sarbanes-Oxley-Vorschriften diktiert, unabhängig davon, für welches Softwareprogramm und welche Anpassungsoptionen sich das Unternehmen entscheidet. Dies liegt daran, dass die SOX-Bestimmungen interne Kontrollen und Prüfverfahren vorschreiben, die öffentliche Unternehmen einhalten müssen.

5. IT-Infrastruktur

Informationstechnologie-Infrastruktur ist nur ein schicker Name für die Hardware, die für den Betrieb des Buchhaltungsinformationssystems verwendet wird. Die meisten dieser Hardware-Elemente muss ein Unternehmen ohnehin haben und kann Folgendes umfassen:

• Computer
• Mobile Geräte
• Server
• Drucker
• Überspannungsschutz
• Router
• Speichermedien
• eine Notstromversorgung

Zusätzlich zu den Kosten, Faktoren, die bei der Auswahl der Hardware zu berücksichtigen sind, gehören Geschwindigkeit, Speicherkapazität und die Möglichkeit, sie zu erweitern und aufzurüsten.

Vielleicht ist es am wichtigsten, dass die für ein AIS ausgewählte Hardware mit der geplanten Software kompatibel ist. Im Idealfall ist sie nicht nur kompatibel, sondern optimal – ein klobiges System ist viel weniger hilfreich als ein schnelles. Eine Möglichkeit für Unternehmen, die Anforderungen an die Kompatibilität von Hardware und Software zu erfüllen, ist der Kauf eines schlüsselfertigen Systems, das sowohl die Hardware als auch die Software enthält, die das Unternehmen benötigt. Der Kauf eines schlüsselfertigen Systems bedeutet theoretisch, dass das Unternehmen eine optimale Kombination aus Hardware und Software für sein AIS erhält.

Ein gutes AIS sollte auch einen Plan für die Wartung, Instandhaltung, den Austausch und die Aufrüstung von Komponenten des Hardwaresystems sowie einen Plan für die Entsorgung defekter und veralteter Hardware enthalten, damit sensible Daten vollständig vernichtet werden.

6. Interne Kontrollen

Die internen Kontrollen eines AIS sind die Sicherheitsmaßnahmen, die es zum Schutz sensibler Daten enthält. Diese können so einfach wie Passwörter oder so komplex wie eine biometrische Identifizierung sein. Biometrische Sicherheitsprotokolle können die Speicherung von menschlichen Merkmalen beinhalten, die sich im Laufe der Zeit nicht verändern, wie Fingerabdrücke, Stimme und Gesichtserkennung.

Ein AIS muss über interne Kontrollen verfügen, um vor unbefugtem Computerzugriff zu schützen und den Zugriff auf autorisierte Benutzer zu beschränken, was einige Benutzer innerhalb des Unternehmens einschließt. Es muss auch den unbefugten Dateizugriff durch Personen verhindern, die nur auf ausgewählte Teile des Systems zugreifen dürfen.

Ein AIS enthält vertrauliche Informationen, die nicht nur dem Unternehmen, sondern auch seinen Mitarbeitern und Kunden gehören. Zu diesen Daten können gehören:

• Sozialversicherungsnummern
• Gehalts- und Personalinformationen
• Kreditkartennummern
• Kundeninformationen
• Finanzdaten des Unternehmens
• Finanzinformationen von Lieferanten und Verkäufern

Alle Daten in einem AIS sollten verschlüsselt werden, und der Zugang zum System sollte protokolliert und überwacht werden. Die Systemaktivität sollte ebenfalls nachvollziehbar sein.

Ein AIS benötigt auch interne Kontrollen, die es vor Computerviren, Hackern und anderen internen und externen Bedrohungen der Netzsicherheit schützen. Es muss auch vor Naturkatastrophen und Stromstößen geschützt werden, die zu Datenverlusten führen können.

Beispiele aus der Praxis für Rechnungswesen-Informationssysteme

Ein gut konzipiertes AIS ermöglicht es einem Unternehmen, Tag für Tag reibungslos zu arbeiten, während ein schlecht konzipiertes AIS seine Arbeit behindern kann. Der dritte Nutzen eines AIS besteht darin, dass, wenn ein Unternehmen in Schwierigkeiten ist, die Daten in seinem AIS verwendet werden können, um herauszufinden, was schief gelaufen ist. Die Fälle WorldCom und Lehman Brothers liefern zwei Beispiele.

WorldCom

Im Jahr 2002 nutzten die internen Prüfer von WorldCom, Eugene Morse und Cynthia Cooper, das AIS des Unternehmens, um betrügerische Kostenzuweisungen und andere Buchungseinträge im Wert von fast 4 Milliarden Dollar aufzudecken.Ihre Untersuchung führte zur Entlassung des Finanzvorstands Scott Sullivan sowie zu neuen Rechtsvorschriften – Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Acts, der die internen Finanzkontrollen und -verfahren von Unternehmen regelt.

Lehman Brothers

Bei der Untersuchung der Ursachen des Zusammenbruchs von Lehman war die Überprüfung des AIS und anderer Datensysteme ein wichtiger Bestandteil, ebenso wie die Sammlung und Überprüfung von Dokumenten und die Befragung von Zeugen. Die Suche nach den Ursachen für den Zusammenbruch des Unternehmens „erforderte eine umfassende Untersuchung und Überprüfung der Betriebs-, Handels-, Bewertungs-, Finanz-, Buchhaltungs- und anderer Datensysteme von Lehman“, heißt es in dem 2.200 Seiten umfassenden, neunbändigen Bericht des Prüfers.

Die Systeme von Lehman sind ein Beispiel dafür, wie ein AIS nicht aufgebaut sein sollte. Im Bericht des Prüfers Anton R. Valukas heißt es: „Zum Zeitpunkt der Konkursanmeldung unterhielt Lehman ein Flickwerk von über 2.600 Softwaresystemen und -anwendungen… Viele der Systeme von Lehman waren undurchsichtig, veraltet oder nicht standardisiert.“

Der Prüfer beschloss, sich auf die 96 Systeme zu konzentrieren, die ihm am wichtigsten erschienen. Diese Prüfung erforderte Schulung, Studium und Versuch und Irrtum, nur um zu lernen, wie man die Systeme benutzt.

Valukas‘ Bericht stellte auch fest: „Die Systeme von Lehman waren in hohem Maße voneinander abhängig, aber ihre Beziehungen waren schwer zu entschlüsseln und nicht gut dokumentiert. Es bedurfte außerordentlicher Anstrengungen, diese Systeme zu entwirren, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.“

Das Fazit

Die sechs Komponenten eines AIS arbeiten alle zusammen, um den Mitarbeitern in Schlüsselpositionen zu helfen, ihre Finanzdaten zu sammeln, zu speichern, zu verwalten, zu verarbeiten, abzurufen und zu melden. Ein gut entwickeltes und gepflegtes Buchhaltungsinformationssystem, das effizient und genau ist, ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens.