Zpochybnění chybného poplatku a nahlášení podvodného poplatku vyžaduje ze strany držitele karty odlišné kroky.
Rozlišujeme tyto dva typy poplatků:
Chybný poplatek: Omylný poplatek za kartu PCard od prodejce, který není výsledkem podvodu, ale který je třeba zpochybnit; mezi příklady patří
- poplatek za položku, kterou jste nikdy neobdrželi
- poplatek za vrácenou položku
- poplatek, který zahrnuje daň z prodeje
- poplatek omylem zaúčtovaný prodejcem
Pokud si držitelé karet všimnou rozdílů mezi výpisem a účtenkami, nebo pokud se na výpisu objeví nějaké položky, které se zdají být nesprávné, měli by se je nejprve pokusit vyřešit přímo s obchodníkem/dodavatelem.
Pokud se položku nepodaří vyřešit přímo s dodavatelem, měli by se držitelé karet obrátit na zákaznický servis Citi na čísle 1-800-248-4553 (při volání mimo USA volejte placené číslo 1-904-954-7314), který jim faxem nebo americkou poštou zašle předvyplněný formulář pro vedení sporu, který bude formálně obsahovat důvod sporu a kopii výpisu s vyznačením chyby. Tento formulář by měl být podepsán a spolu s případnou další dokumentací (např. kopií dobropisu) zaslán faxem nebo americkou poštou zpět na zákaznický servis Citibank.
Citibank nemůže přijímat formuláře sporů bez podpisu držitele karty, protože by mohly být použity jako právní dokumenty a Citibank potřebuje porovnat podpis na formuláři sporu s podpisem, který by mohl předložit obchodník.
V případě sporu vzneseného z USA by lhůta pro oznámení sporu společnosti Citi byla 60 dní od data výpisu, kde se poplatek poprvé objevil.
Podvodný poplatek: Účtování z PCard, které nebylo provedeno držitelem karty, někdy od neznámého obchodníka, obvykle v důsledku
- odcizení fyzické PCkarty
- ztráty fyzické PCkarty
- odcizení čísla účtu PCkarty
Držitelé karet, kteří na svém výpisu zjistí potenciální podvodné transakce, by měli neprodleně informovat zákaznický servis Citibank na telefonním čísle 1-800-248-4553 (při volání ze zemí mimo USA volejte placené číslo 1-904-954-7314).USA), který bude s držitelem karty spolupracovat na okamžitém zablokování nebo zrušení karty. Účet bude poté předán pracovníkovi oddělení podvodů Citibank, který ve spolupráci s držitelem karty prověří transakce a dokončí vyšetřování podezřelé činnosti. Držitelé karet mohou být požádáni o vyplnění prohlášení s podrobnostmi o podvodných transakcích.
Držitelé karet by měli být upozorněni, aby nahlásili ztrátu nebo odcizení karty nebo aby nahlásili jakékoli podezření na podvodnou činnost na svém účtu, jakmile se o situaci dozvědí. Tato okamžitá akce ze strany držitele karty může pomoci urychlit vyšetřování podvodu, omezit neoprávněné aktivity a snížit odpovědnost, kterou může mít vaše společnost.
Použití nákupní karty omylem držitelem karty
Použije-li držitel karty nákupní kartu omylem – například provede osobní nákup v domnění, že použil osobní kreditní kartu – musí držitel karty okamžitě kontaktovat svého místního správce nákupní karty. V některých případech může být prodejce schopen připsat na nákupní kartu omylem účtovanou částku a přijmout místo ní osobní kreditní kartu. Pokud to není možné, musí držitel karty vypsat šek splatný na Harvardskou univerzitu na celou částku účtované částky. Držitel karty se v této situaci musí obrátit na svého místního správce, který mu sdělí podrobnosti o postupu vystavení šeku. Všechny omylem provedené poplatky musí obsahovat podrobné vysvětlení v systému zúčtování a kopie podkladů prokazujících, že univerzitě byly uhrazeny v plné výši, musí být uchovávány na místě pro případ auditu.
.