Ve větších institucích by soubor s lístky byl chronologický, s jedním oddílem pro každý rok nebo den, někdy by zahrnoval více než jedno století, a to tak podrobně, jak je to vhodné (zejména pro data daleko v budoucnosti). Běžnější technikou jsou kartotéční lístky se čtyřiceti třemi oddíly nebo systém se čtyřiceti třemi složkami či dvěma harmonikovými pořadači. Čtyřicet tři dělení vychází ze součtu dvou čísel, třicet jedna a dvanáct, které odpovídají maximálně třiceti jedna dnům v gregoriánském nebo juliánském měsíci a dvanácti měsícům v roce.
Při použití složek se položky naplánované na aktuální měsíc umístí do příslušné denní složky. Položky, které je třeba provést v budoucím měsíci, jsou umístěny do příslušné měsíční složky. Každý den se aktuální denní složka vyprázdní a umístí se na konec sady. Na začátku nového měsíce se položky pro tento měsíc vyjmou z měsíční složky a umístí se do příslušných denních složek.
Snadné systémy, které zahrnují mnoho opakujících se úkolů v průběhu času, obvykle používají a opakovaně používají kartotéční lístky vhodné velikosti, složitější systémy používají rozbalovací „harmonikové složky“, pořadače nebo dokonce celé místnosti plné kartoték. Moderní systémy se obvykle udržují v počítačových databázích nebo pomocí jednoduchých nástrojů, jako je unixový soubor „kalendář“, kalendář aplikace Microsoft Outlook atd.
.