Mnoho velkých firemních setkání a konferencí zahajuje program akce tzv. úvodním zasedáním, kterému se někdy říká plenární zasedání nebo úvodní všeobecné zasedání. Tato zasedání jsou nejčastěji spojována s většími konferencemi, kongresy nebo sjezdy, ale lze je použít i u menších firemních akcí.
Opening sessions jsou vždy naplánovány na určitý časový úsek na začátku programu. Obvykle trvají jednu až dvě hodiny. Prezentace, které jsou v těchto časech naplánovány, mohou organizátorům a pořadatelům akcí nabídnout jedinečnou příležitost oslovit jejich účastníky.
Co tvoří úvodní zasedání?
Opening general sessions se vyznačují naplánovanou prezentací nebo sérií prezentací různých řečníků. Jsou zaměřena na oslovení širokého publika.
Některé programy akcí nakonec nabízejí souběžné přestávkové sekce, v nichž se účastníci rozdělí do menších skupin na prezentace a workshopy. Jiné rozdělují publikum téměř okamžitě na zasedání, která jsou věnována určitým rolím, dovednostem nebo zájmům. Plenární zasedání však slouží jako příležitost oslovit všechny účastníky akce společně.
Vedoucí organizátor se může rozhodnout pokrýt obecné body programu a nastínit cíle celého programu. Úvodní zasedání obvykle zahrnují také hlavního řečníka a další přednášející, kteří pomáhají udávat tón sjezdu.
Tyto prezentace se mohou konat v různých formátech, ale samotná zasedání jsou z definice přístupná všem účastníkům.
Proč začít plenárním zasedáním?
Nejúčinnější úvodní obecná zasedání jsou ta, která jsou organizována ve prospěch publika a účastníků akce, nikoliv organizátorů akce. Organizátoři akce mohou využít příležitosti k řešení obchodních záležitostí společnosti nebo asociace, logistiky akce a bodů programu, ale skvělé plenární zasedání by mělo publikum také pobavit a motivovat.
Efektivní programy vyžadují zapojení a zájem publika. Organizátoři akcí musí bojovat o to, aby tento zájem získali zpět, pokud ho ztratí hned na začátku. Úvodní všeobecné zasedání by mělo začít program na silnou notu.
Cíle a záměry
Skvělá úvodní zasedání se obvykle zabývají nějakou kombinací následujících cílů:
- Motivovat, vzdělávat a/nebo bavit a zaujmout publikum.
- Nastavit tón programu.
- Vytvořit nezapomenutelný zážitek.
- Sdělit důležité informace.
Nejlepší úvodní všeobecné zasedání splňují všechny tyto cíle. Plenární zasedání výroční konference může zahrnovat uvítací zprávu prezidenta organizace, po níž následuje proslov konferenciéra, který bude po celou dobu akce plnit funkci moderátora.
Plenární zasedání může být zakončeno silnou notou hostujícího řečníka, který přednese prezentaci o motivaci účastníků k dosažení určitých cílů.
Když je to uděláno správně
Dobré úvodní všeobecné zasedání nastaví náladu celé akce. Zájem si udržíte, pokud se vám podaří udržet plenární zasedání optimistické. Chcete účastníky motivovat. Předejte jim některé informace, které dosud neznali, jako ochutnávku věcí příštích. Navažte s nimi kontakt.
A ano, je dobré přidat trochu zábavy, ale nechcete, aby zábava tvořila celou show.
.