Zaměstnavatelé mají tendenci shromažďovat o zaměstnancích velké množství dokumentů, od žádostí o zaměstnání a životopisů až po formuláře týkající se benefitů, hodnocení výkonnosti, disciplinární dokumentace, kontaktních údajů a dokonce i zdravotních záznamů. Zákon vyžaduje, aby zaměstnavatelé zachovávali důvěrnost některých informací, ale ne všech. Tento článek vysvětluje, které záznamy musí být důvěrné – a co dělat, pokud byla důvěrnost vašich záznamů porušena.
Pravidla pro lékařské informace
Největší kategorií záznamů, které musí být důvěrné, jsou lékařské informace. Zákon o Američanech se zdravotním postižením (ADA), zákon o zákazu diskriminace na základě genetických informací (GINA) a zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPAA) obsahují velmi přísná pravidla, jak musí zaměstnavatelé uchovávat určité typy zdravotních informací. Obecným záměrem těchto pravidel je chránit soukromí zaměstnanců a zabránit manažerům činit diskriminační rozhodnutí na pracovišti na základě zdravotního postižení nebo genetických informací zaměstnance.
Podle ADA musí být například zdravotní záznamy a informace uchovávány ve složce, která je oddělena od běžného osobního spisu zaměstnance, a musí být důvěrné (například v samostatné uzamčené kartotéce nebo online za zabezpečeným firewallem). Do těchto záznamů mohou nahlížet pouze:
- pracovníci bezpečnosti a první pomoci, pokud je to nutné k poskytnutí lékařského ošetření zaměstnanci nebo k vymýšlení evakuačních postupů
- nadřízený zaměstnance, pokud zdravotní postižení zaměstnance vyžaduje omezení povinností nebo přiměřené úpravy
- úředníci státní správy, pokud to vyžaduje zákon, a
- pojišťovny, které vyžadují lékařské vyšetření.
Pokud zaměstnavatel (nebo typičtěji personální oddělení) tato pravidla nedodrží a důvěrnost zdravotních záznamů zaměstnance je ohrožena, může zaměstnanec podat žalobu pro porušení ADA.
Jiné typy záznamů
Velmi málo pravidel výslovně vyžaduje, aby zaměstnavatelé zachovávali důvěrnost jiných typů osobních záznamů. Chytří zaměstnavatelé však dodržují některé protokoly zdravého rozumu, aby zachovali soukromí záznamů, které by mohly vést k právním problémům, pokud by se dostaly do nesprávných rukou. Zde je několik příkladů:
- I-9 formuláře. Na těchto oficiálních vládních formulářích musí zaměstnavatelé ověřit, zda jsou zaměstnanci oprávněni pracovat ve Spojených státech. (Více informací o formulářích I-9 naleznete v části Postupy zaměstnavatele při ověřování pracovních víz a imigračního statusu). Zaměstnavatelé nesmějí zaměstnávat zaměstnance, kteří nemají pracovní povolení. Kromě tohoto zákazu však zaměstnavatelé nesmějí rozhodovat o zaměstnání na základě národnostního původu nebo občanství zaměstnance. Protože formuláře I-9 mohou tyto informace obsahovat, chytří zaměstnavatelé je nezpřístupňují všem zaměstnancům firmy. Čím méně lidí má k těmto informacím přístup, tím méně lidí může zaměstnance na tomto základě diskriminovat. Ačkoli zaměstnanci nemohou podat žalobu jen proto, že zaměstnavatel nezachoval důvěrnost formulářů I-9, zaměstnanec by mohl podat žalobu za diskriminaci, pokud by to byl konečný výsledek porušení předpisů.
- Záznamy o šetření. Mnoho zaměstnavatelů uchovává spisy o vyšetřování na pracovišti (například stížnosti na obtěžování nebo incident krádeže) v samostatných důvěrných složkách. Není to sice zákonem vyžadováno, ale předchází se tím právním problémům. Například manažer obviněný z diskriminace může nahlédnout do spisu, aby zjistil, kteří zaměstnanci si stěžovali nebo byli svědky proti němu – a pak se těmto zaměstnancům pomstít. Nebo si zaměstnanec personálního oddělení může spis přečíst a pak se s kolegy pomlouvat o tom, kdo o kom co řekl, což by mohlo vést k žalobám na ochranu osobnosti proti firmě.
- Záznamy z prověrek. Pokud zaměstnavatel běžně provádí zprávy o bonitě, prověrky trestní minulosti nebo jiná šetření zaměstnanců nebo uchazečů, měly by být tyto materiály rovněž důvěrné. Například státní zákony mohou zaměstnavateli zakazovat rozhodování o zaměstnání na základě úvěrového záznamu nebo záznamu o zatčení zaměstnance. Pokud mají manažeři přístup k těmto materiálům a použijí je k opatřením proti zaměstnanci, může zaměstnavatel čelit právní odpovědnosti.
Pokud byla porušena vaše důvěrnost
Pokud došlo k úniku vašich soukromých informací na pracovišti, vaše právní možnosti závisí na typu záznamů, okolnostech porušení a důsledcích pro vás. V mnoha případech, i když jste z porušení důvěrných informací v rozpacích, nemusíte mít žádné právní prostředky, pokud někdo v práci nepoužil informace nezákonným způsobem (například jako důvod k vaší diskriminaci). Zkušený pracovněprávní právník vám může pomoci zjistit, zda byla porušena vaše zákonná práva a co s tím můžete dělat.