25. července 2020
Personální spis obsahuje všechny důležité informace o historii zaměstnance v organizaci, jako je jeho hodnocení, kvalifikace, povýšení a případné disciplinární řízení.
Je nezbytné, v některých státech povinné, aby podnik vedl a uchovával osobní spisy všech zaměstnanců pro případ, že by na něj nespokojený nebo bývalý zaměstnanec podal žalobu.
Speciální nabídka
Odesílání pracovních nabídek na 100+ pracovních portálů jedním odesláním
Zveřejňování pracovních nabídek ZDARMA Zcela bezplatná zkušební verze, bez nutnosti karty. Oslovte více než 150 milionů kandidátů.
Kontrolní seznam personálního spisu
Základní informace o zaměstnanci:
- Jméno, adresa, telefonní číslo.
- Náhradní kontaktní údaje.
Historie zaměstnání:
- Žádost o zaměstnání a/nebo životopis.
- Nabídkový dopis.
- Popis pracovního místa.
- Ověření vzdělání (pokud je to relevantní).
- Dopisy o vzdělání (pokud je to relevantní).
- Reference.
- Prověření minulosti.
- Jakékoli další dokumenty související s pracovním poměrem.
- Záznamy o nemocenské, dovolené a volnu/odpočinku.
Rozvoj výkonnosti zaměstnance:
- Hodnocení zaměstnance.
- Deníky docházky.
- Cíle výkonnosti.
- Plán zlepšování výkonnosti (je-li relevantní).
- Žádosti o školení, přeložení a interní žádosti o zaměstnání.
- Záznamy o školení a profesním rozvoji.
- Uznávání zaměstnanců, včetně ocenění a výkonnostních dopisů.
- Písemná upozornění a/nebo disciplinární řízení.
Právní dokumentace:
- Daňové formuláře IRS (W-4, I-9).
- Informace o mzdách a odměnách.
- Pracovní smlouva.
- Zaměstnanecké výhody.
Záznamy o ukončení pracovního poměru zaměstnance:
- Dopis o jmenování.
- Dopis o ukončení pracovního poměru (je-li relevantní).
- Záznam o výstupním pohovoru.
- Dokumenty o nezaměstnanosti a pojištění.
- Záznamy o konečné mzdě (dovolená, odchod do důchodu atd.)
Kontrolní seznam osobního spisu
Stáhněte si zdarma kontrolní seznam osobního spisu ve formátu Word.
Stáhnout kontrolní seznamNáhlé stažení. Není vyžadován žádný e-mail.
Otázky:
Mají zaměstnanci právo nahlížet do svých osobních spisů?
Přístup ke svým osobním spisům mohou mít pouze zaměstnanci v některých státech. V některých státech mohou zaměstnanci pořizovat kopie určitých dokumentů ze svých osobních spisů, aniž by měli přístup k jiným dokumentům. Zaměstnanci by se měli seznámit se svou příručkou pro zaměstnance, aby si ujasnili zásady přístupu k osobnímu spisu.
Zjistěte více o osobních spisech.
Jaké dokumenty by měly být v osobním spisu?
- Zásadní informace o zaměstnanci.
- Hodnocení pracovního výkonu.
- Záznam o odchodu.
- Daňový záznam.
- Disciplinární záznam.
- Záznam o ukončení pracovního poměru.
Zjistěte více o personálních spisech.
Jak dlouho by se měly uchovávat personální spisy?
To závisí na státě, ve kterém sídlíte, a na obsahu spisů zaměstnanců. Federální zákony o zaměstnanosti určují, jak dlouho byste měli složky s osobními spisy uchovávat, ale lhůta se obvykle pohybuje od jednoho do čtyř let v závislosti na dokumentu. Je důležité tyto lhůty dodržet, abyste se vyhnuli pokutám.
Další užitečné soubory ke stažení naleznete v naší šabloně pracovní nabídky, šabloně pracovní smlouvy a dopisu o ověření zaměstnání.
Podívejte se na další podrobnosti o personálních složkách.
Jsou personální složky důvěrné?
Ano, personální spisy obsahují citlivé informace a personální oddělení je musí udržovat v tajnosti.
Přečtěte si více informací o personálních spisech.
Mohou být personální spisy zaměstnanců vedeny elektronicky?
Ano. Na trhu existuje mnoho skvělých možností softwaru pro vedení personálních spisů. Mnoho společností dává přednost ukládání personálních spisů do cloudu, což eliminuje potřebu kartoték a umožňuje přístup k personálním spisům odkudkoli. Podívejte se na Gusto a BambooHR.
Získejte více informací o personálních souborech.
Jak uspořádat personální soubory?
- Uspořádejte soubory podle jména zaměstnance.
- Vytvořte podsložky pro různé kategorie.
- Přehledně a správně označte každý papírový nebo elektronický soubor.
- Zálohujte své soubory.
- Udržujte všechny osobní spisy v bezpečí.
- Povolte přístup pouze oprávněným osobám.
Podívejte se na náš kontrolní seznam osobních spisů.
Může si ukončený zaměstnanec vyžádat osobní spis?
V mnoha státech musí zaměstnavatelé podle zákona umožnit současným i bývalým zaměstnancům přístup k jejich osobním spisům. V některých státech mají zaměstnanci právo pořizovat si kopie některých dokumentů ze svých osobních spisů, například hodnocení pracovního výkonu. V jiných státech jsou některé dokumenty z tohoto pravidla vyloučeny, například dokumenty týkající se trestního vyšetřování. Všechny společnosti by měly analyzovat státní zákony, aby zjistily rozsah omezení, a poradit se s právníkem, pokud obdrží žádost o nahlédnutí do osobního spisu od ukončeného zaměstnance. Většina zaměstnavatelů má pravidla pro přístup k osobním spisům, na která mohou zaměstnanci odkázat ve svých příručkách pro zaměstnance.
Zjistěte více o osobních spisech.
Jak mám ukládat složky s osobními spisy?
Osobní spisy mohou být uloženy buď v papírové podobě, nebo elektronicky, v závislosti na velikosti vaší firmy. Pokud obvykle organizujete personální spisy podle jmen zaměstnanců, zachovejte stejný systém ukládání pro všechny spisy, včetně zdravotních a mzdových spisů.
Přečtěte si více informací o personálních spisech.
Jsou personální spisy veřejnou listinou?
Personální spisy nejsou veřejnou listinou, ale za určitých okolností k nim lze přistupovat.
Přečtěte si více informací o personálních spisech.
Přečtěte si více informací o personálních spisech.